Αυτοματοποίηση επιχειρηματικών συστημάτων: εργαλεία και τεχνολογίες

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Συστήματα CRM, λύσεις ERP, εργαλεία WEB και έννοιες BPM - όλοι αυτοί οι όροι αφορούν τους σημερινούς επιχειρηματίες που προσπαθούν να εκσυγχρονίσουν την επιχείρησή τους. Ακατανόητες συντομογραφίες, σκοτεινοί ξένοι όροι … Και είναι αλήθεια, τι είναι όλα αυτά - συστήματα ERP-, BPM-, CRM;

Νέα αντικείμενα προς όφελος των μαζών

Πρόσφατα, η τεχνολογία της πληροφορίας, η υπολογιστική ισχύς έχει γίνει σημαντικό στοιχείο της καθημερινής ζωής. Δεν παρέκαμψαν τη σφαίρα της επιχειρηματικότητας. Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών συστημάτων είναι μια αρκετά περίπλοκη διαδικασία σύνταξης ενός τέτοιου πακέτου λογισμικού που θα σας επιτρέψει να ελέγχετε όλα όσα συμβαίνουν εντός της εταιρείας και, εάν είναι δυνατόν, να μειώσετε την πιθανότητα να κάνει λάθη ο ανθρώπινος παράγοντας.

Τα παραδοσιακά μοντέλα διαχείρισης επιχειρήσεων γίνονται σταδιακά λείψανο του παρελθόντος. Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών συστημάτων στις μέρες μας είναι ένα υποχρεωτικό γεγονός, το οποίο είναι καλύτερα να μην καθυστερήσει, καθώς από αυτό εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό η ευελιξία της εταιρείας, η ικανότητά της να επιβιώσει στην αγορά, να προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες συνθήκες ακόμη και σε συνθήκες έντονου ανταγωνισμού.

Γενική ορολογία

Επιχείρησηδιαδικασία - ένα σύνολο σταδίων που σας επιτρέπουν να εξορθολογίσετε και να εφαρμόσετε μια στρατηγική για την επίτευξη των στόχων που έχουν διαμορφωθεί από τους ηγέτες της επιχείρησης. Χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά εργαλεία επιχειρηματικού αυτοματισμού, μπορείτε να τυποποιήσετε όλες τις λειτουργίες για να αποκτήσετε αυτό που θέλετε. Αυτό θα κάνει την αλληλεπίδραση με τους πελάτες πιο αποτελεσματική, τα τμήματα του οργανισμού θα βρίσκονται σε συνεχή διάλογο και τα κέρδη θα αυξηθούν. Ταυτόχρονα, η πελατεία θα είναι ικανοποιημένη, οι παλιοί πελάτες θα παραμείνουν, καθώς η ποιότητα της εξυπηρέτησης θα είναι αρκετά υψηλή και θα έρθουν νέοι, μεταξύ άλλων με σύσταση προηγούμενων εξυπηρετούμενων.

Οι κύριοι στόχοι της αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών είναι να μετατρέψει τη ροή εργασίας σε έναν αποτελεσματικό, αποδοτικό, κερδοφόρο τρόπο επιβίωσης στην αγορά αγαθών και υπηρεσιών. Η ανάπτυξη συστημάτων διαχείρισης χρησιμοποιώντας λειτουργικές και βολικές λύσεις σάς επιτρέπει να διαχειρίζεστε όλες τις διαδικασίες στην εταιρεία.

Πώς λειτουργεί;

Όταν ένας επιχειρηματίας χρειάζεται να πάρει μια απόφαση, θα πρέπει να κατανοήσει κανείς ότι η επιλογή ενός συστήματος αυτοματισμού επιχειρήσεων δεν είναι εύκολη και πολύ υπεύθυνη δουλειά. Είναι απαραίτητο, όποτε είναι δυνατόν, να προτιμάται ένα αποτελεσματικό προϊόν εξειδικευμένο στον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η επιχείρηση. Πιστεύεται ότι οι επιλογές είναι βολικές στη χρήση και αποτελεσματικές στη λειτουργία, επιτρέποντας τη μοντελοποίηση όλων των διαδικασιών που συμβαίνουν εντός του οργανισμού, ανεξάρτητα από την πολυπλοκότητα. Εάν εφαρμοστεί σε διακομιστές cloud, που επιτρέπει την ηλεκτρονική πρόσβαση, αυτή η αυτοματοποίηση επιχειρηματικών διαδικασιών θα είναι η μεγαλύτερηαποτελεσματικό.

Τα οπτικά εργαλεία κάνουν την εργασία με το σύστημα πιο βολική, είναι ευκολότερο να ελέγχεται η ποιότητα των εισαγόμενων πληροφοριών, η πληρότητα της πλήρωσης και επίσης να αξιολογείται η αποτελεσματικότητα κάθε υπαλλήλου της επιχείρησης. Οι σωστές πληροφορίες που παρέχονται στον διαχειριστή μέσω της αυτοματοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών γίνονται η βάση για τη λήψη διοικητικών αποφάσεων.

Καλό για όλους

Δεν είναι λιγότερο σημαντικές οι τεχνολογίες αυτοματισμού επιχειρήσεων για τους διευθυντές εταιρειών, οι οποίοι λαμβάνουν έτσι ένα εργαλείο μέσω του οποίου μπορείτε ανά πάσα στιγμή να παρακολουθείτε τον υπεύθυνο για τις εργασίες, καθώς και όλους τους συμμετέχοντες στη διαδικασία. Ταυτόχρονα, είναι δυνατός ο υπολογισμός του χρόνου που δαπανάται για την εκτέλεση της εργασίας. Αυτές οι πληροφορίες είναι απαραίτητες για τον περαιτέρω προγραμματισμό των δραστηριοτήτων.

Κατά την ανάπτυξη συστημάτων επιχειρηματικού αυτοματισμού, το προϊόν πρέπει να περιλαμβάνει μια αυτόματη υπενθύμιση που σας επιτρέπει να ελέγχετε επείγουσες εργασίες. Τα μηνύματα δημιουργούνται με τη λειτουργία που καθορίζεται από το πρόγραμμα, μπορείτε να διαμορφώσετε την έκδοση πληροφοριών σχετικά με διάφορα συμβάντα που είναι σημαντικά για το προσωπικό και τους πελάτες του οργανισμού. Κατά την ανάπτυξη ενός συστήματος, είναι απαραίτητο να δίνετε ιδιαίτερη προσοχή στη σχεδίαση - η διεπαφή πρέπει να είναι κατανοητή σε διαισθητικό επίπεδο, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν γρήγορα να εμπλακούν στη δουλειά με αυτό και να μην κάνουν λάθη.

Όλα για πωλητές

Ένας από τους κύριους τομείς εφαρμογής του συστήματος αυτοματισμού είναι η βελτίωση της εργασίας των εταιρειών που ειδικεύονται στις πωλήσεις και πρώτα απ 'όλα, το προσωπικό θα πρέπει να εργαστεί σε ένα νέο προϊόν,υπεύθυνος για τις συναλλαγές. Ο αυτοματισμός σάς επιτρέπει να κατανέμετε το χρόνο εργασίας και να αυξάνετε την αποτελεσματικότητα κάθε νέας ημέρας. Οι επιχειρηματικές διαδικασίες που προγραμματίζονται στο σύστημα χωρίζονται σε ξεχωριστά στάδια και ο διαχειριστής που χρησιμοποιεί το προϊόν μπορεί πάντα να λάβει πληροφορίες βοήθειας σχετικά με το τρέχον βήμα.

Τα σύγχρονα συστήματα περιέχουν εργαλεία που σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε όλα τα στάδια αλληλεπίδρασης με έναν συγκεκριμένο πελάτη. Αυτό βοηθά στην ανάλυση αιτημάτων, βάσει των οποίων είναι δυνατή η προσφορά μιας υπηρεσίας, ενός προϊόντος που είναι σχετικό με τον συγκεκριμένο πελάτη. Η ατομική προσέγγιση και η εξέταση των αναγκών εκτιμώνται ιδιαίτερα στις μέρες μας. Για να αναλύσετε την αποτελεσματικότητα, μπορείτε να καταφύγετε στην αυτοματοποίηση του υπολογισμού της διοχέτευσης πωλήσεων. Ένα παρόμοιο εργαλείο θα είναι χρήσιμο για τον εντοπισμό σημείων συμφόρησης στο έργο της επιχείρησης. Άλλα εργαλεία είναι γνωστό ότι βοηθούν στην εισαγωγή αναλυτικών στοιχείων στις επιχειρηματικές διαδικασίες. Ένας επιχειρηματίας πρέπει να επιλέξει τα πιο βολικά, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησής του, και να διαμορφώσει μια εργασία για τους προγραμματιστές που εφαρμόζουν το σύστημα ελέγχου.

Διαχείριση με σύνεση

Συνηθίζεται να μιλάμε για τρεις κατηγορίες συστημάτων αυτοματισμού επιχειρηματικών διαδικασιών: ανάπτυξη, υποστήριξη, πρωτεύον. Η διαβάθμιση καθορίζεται από τον βαθμό επιρροής στο έργο της εταιρείας, την εξάρτηση του αποτελέσματος από την ορθότητα της εφαρμογής ενός συγκεκριμένου συστήματος.

Ο αποτελεσματικός αυτοματισμός είναι επίσης μια εργαλειοθήκη μέσω της οποίας μπορείτε να ελέγξετε τους δυνητικούς πελάτες, να προσδιορίσετε τις ανάγκες τόσο του δυνητικού όσο και του ήδη εγκατεστημένου πελατολογίου. Το νέο προβάδισμα πρέπει να είναικαταχωρείται, εμφανίζεται στο σύστημα, ώστε στο μέλλον ο υπεύθυνος για τη διαδικασία να μπορεί να το λάβει υπόψη του στην εργασία και να διορθώσει τα βήματά του.

Όλα για τον πελάτη

Η κύρια ιδέα του έργου κάθε επιχείρησης που ενδιαφέρεται για την επιτυχία είναι να ικανοποιήσει τις ανάγκες του πελάτη, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες και τα γούστα του. Η άψογη υπηρεσία γίνεται το κλειδί για τη διατήρηση του συσσωρευμένου κοινού και είναι δυνατό να παρέχετε ακριβώς ένα τέτοιο επίπεδο υπηρεσιών εάν εφαρμόσετε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου για όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Αυτό θα βοηθήσει στην αποφυγή σφαλμάτων που προκαλούνται από τον ανθρώπινο παράγοντα και θα διατηρήσει στο επίκεντρο όλα τα ζητήματα, τις προθεσμίες και τις σημαντικές πτυχές. Η εξυπηρέτηση πελατών πολλών καναλιών είναι ένα πολύ σημαντικό εργαλείο για την εφαρμογή ενός προσεκτικού και αποτελεσματικού συστήματος.

Η ανάπτυξη περιλαμβάνει τον προγραμματισμό μιας διαδικασίας αναφοράς, σύμφωνα με την οποία θα δημιουργηθούν όλα τα αιτήματα και οι εκκλήσεις. Κατά την ανάλυση των πληροφοριών που λαμβάνετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα παράθυρο για να επεξεργαστείτε τη μέγιστη ποσότητα δεδομένων. Χρησιμοποιώντας ένα βολικό σύστημα, οι χειριστές θα μπορούν να καλούν συμβόλαια που σχετίζονται με τον πελάτη, να βλέπουν το ιστορικό του, να παρακολουθούν τις προθεσμίες, να ελέγχουν τη διαθεσιμότητα σχολίων και να ξοδεύουν ελάχιστο χρόνο και προσπάθεια σε όλες αυτές τις λειτουργίες.

Υποστήριξη τεκμηρίωσης

Μερικές φορές φαίνεται ότι η τεκμηρίωση κάθε επέμβασης είναι βαρετή, κουραστική, χρονοβόρα και εντελώς άχρηστη. Οι προγραμματιστές σύγχρονων εργαλείων για την αυτοματοποίηση επιχειρήσεων έχουν λάβει υπόψη μια τέτοια κοινή γνώμη, έτσι ένας επιχειρηματίας έχει μια εξαιρετικήεπιλογή προϊόντων λογισμικού που βοηθούν στη βελτιστοποίηση της διαδικασίας τεκμηρίωσης.

Όλα τα επίσημα έγγραφα είναι πάντα διαθέσιμα σε ηλεκτρονική μορφή, είναι δομημένα και ταξινομημένα και ειδικά προγραμματισμένα εργαλεία ελέγχουν την τήρηση των προθεσμιών. Μπορείτε να παρακολουθείτε αλληλογραφία, λογιστικά έγγραφα, συμβάσεις που έχουν συναφθεί με πελάτες και προμηθευτές. Πολλά προϊόντα περιλαμβάνουν επίσης ενσωματωμένα πρότυπα που διευκολύνουν τη δημιουργία νέων εγγράφων. Όταν παραγγέλνει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα για μια επιχείρηση, ένας επιχειρηματίας παρέχει στους προγραμματιστές ένα βασικό πρότυπο που είναι αποθηκευμένο στη μνήμη.

Γιατί χρειάζεται;

Χρησιμοποιώντας ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, μπορείτε να βρείτε γρήγορα και αποτελεσματικά το σωστό έγγραφο μεταξύ του συνολικού όγκου πληροφοριών. Πολλά προγράμματα σάς επιτρέπουν να επισυνάψετε σαρωμένα αντίγραφα, κάτι που είναι επίσης βολικό και σας δίνει πρόσβαση σε μια έντυπη φόρμα, ανεξάρτητα από το πού βρίσκεται το άτομο που χρειάζεται το έγγραφο.

Η ενοποίηση των εγγράφων στην ηλεκτρονική αποθήκευση βοηθά να διατηρείται ο έλεγχος των δεδομένων και να είστε σίγουροι ότι τίποτα δεν θα χαθεί. Η ευκολία και η ταχύτητα της αναζήτησης καθιστούν τη ροή εργασίας πιο αποτελεσματική και επομένως πιο αποδοτική. Επεκτείνοντας τα δικαιώματα πρόσβασης, μπορείτε να εργαστείτε με το επιλεγμένο έγγραφο ως ομάδα, κάτι που σας βοηθά να αντιμετωπίσετε πολύπλοκες εργασίες που απαιτούν συλλογική λύση. Εάν η επιχείρηση εργάζεται συχνά σε εμπορικά έγγραφα, είναι απαραίτητο να επιλέξετε ένα τέτοιο σύστημααυτοματισμού που περιλαμβάνει δυνατότητες όρασης. Αυτό θα κάνει τη διαδικασία έγκρισης τεκμηρίωσης ταχύτερη και πιο αποτελεσματική.

Κοιτάξτε το μέλλον

Η περίοδος της κρίσης αναγκάζει τις επιχειρήσεις να καταφύγουν στα πιο αποτελεσματικά και ισχυρά εργαλεία, διαφορετικά είναι απλά αδύνατο να επιβιώσουν στην αγορά. Ο ολοκληρωμένος αυτοματισμός είναι μια τόσο σύγχρονη προσέγγιση, χάρη στην οποία το κόστος μειώνεται, το αποτέλεσμα της εργασίας γίνεται πιο σημαντικό, το οικονομικό στοιχείο είναι πολύ πιο κερδοφόρο για την επιχείρηση από ό,τι πριν από τη χρήση αυτοματοποιημένων λύσεων.

Η ανάπτυξη ενός συστήματος είναι μια υπεύθυνη εργασία που περιλαμβάνει πρώτα τον εντοπισμό όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών του οργανισμού, τον προσδιορισμό της αλληλουχίας τους, τη βαθμολόγηση της σημασίας και της πολυπλοκότητάς τους. Η χρήση αυτής της προσέγγισης σάς επιτρέπει να ενώσετε όλους τους συμμετέχοντες στη διαδικασία, να επιτύχετε αμοιβαία κατανόηση τόσο εντός της εταιρείας όσο και κατά την επικοινωνία με τον πελάτη. Όταν εργάζεστε για τη δημιουργία ενός αυτοματοποιημένου συστήματος, είναι απαραίτητο να δίνετε προσοχή τόσο στις κύριες διαδικασίες στο έργο του οργανισμού όσο και στις βοηθητικές που υποστηρίζουν την υποδομή. Πρέπει να θυμόμαστε ότι είναι οι επιχειρηματικές διαδικασίες που γίνονται η βάση για τον προγραμματισμό της δραστηριότητας της επιχείρησης, την ανάπτυξη του προσωπικού και τη βελτίωση της απόδοσης.