Αναπληρωτής Διευθυντής Γενικών Υποθέσεων: Περιγραφή θέσης εργασίας και αρμοδιότητες

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Ποιες είναι οι απαιτήσεις για έναν Αναπληρωτή Διευθυντή; Ποιες είναι οι ευθύνες αυτού του ειδικού; Αυτές και πολλές άλλες ερωτήσεις θα απαντηθούν στο άρθρο.

Κύριοι στόχοι

Ο Αναπληρωτής Διευθυντής Γενικών Υποθέσεων έχει, σύμφωνα με την περιγραφή της θέσης εργασίας, αρκετούς κύριους επαγγελματικούς στόχους:

1. Αυτό περιλαμβάνει τη διασφάλιση των πληροφοριών και της οικονομικής ασφάλειας του οργανισμού. Ο παρουσιαζόμενος ειδικός θα πρέπει να συμβάλλει στη συνεχή ανάπτυξη της εταιρείας, καθώς και να σχηματίζει αποθεματικά προσωπικού.
2. Ο εργαζόμενος είναι υποχρεωμένος να συμμετέχει με επάρκεια και αποτελεσματικότητα στην επιλογή και εκπαίδευση του προσωπικού. Η κατεύθυνση των εργαζομένων σε συγκεκριμένες αποστολές είναι επίσης στην αρμοδιότητα ενός ειδικού. Μην ξεχνάτε τον κύριο στόχο του Αναπληρωτή Διευθυντή: να παρέχει άνετες και σύγχρονες συνθήκες εργασίας για το προσωπικό.
3. Τέλος, ο Αναπληρωτής Διευθυντής Γενικών Υποθέσεων πρέπει να διατηρεί τα καθιερωμένα πρότυπα και κανόνες ανά πάσα στιγμή. Εάν είναι απαραίτητο, θα πρέπει να δημιουργηθούν πρότυπα.

Απαιτήσεις ειδικού

Στην περίπτωση, όπως και με οποιαδήποτε άλληαπό άλλον υπάλληλο, επιβάλλονται ορισμένες απαιτήσεις στον εν λόγω ειδικό. Και το πρώτο που αξίζει να σημειωθεί είναι ότι ο αναπληρωτής διευθυντής γενικών θεμάτων πρέπει να έχει τριτοβάθμια εκπαίδευση. Θα πρέπει να είναι νομικό ή τεχνικό - ανάλογα με την κατεύθυνση του οργανισμού.

Ο ειδικός πρέπει να έχει τουλάχιστον 5 χρόνια εμπειρία. Επιπλέον, η περιγραφή θέσης καθορίζει ειδικές διατάξεις σχετικά με τις απαραίτητες για την εργασία γνώσεις του εργαζομένου:

• Οι αποστολές, τα πρότυπα, οι τοπικοί κανονισμοί και τα διάφορα επιχειρηματικά σχέδια πρέπει να είναι ευθύνη του ατόμου που εκπροσωπείται.
• Ο εργαζόμενος πρέπει να κατέχει όλες τις θεωρίες διαχείρισης προσωπικού.
• Ο εργαζόμενος πρέπει να γνωρίζει τα πάντα για τους τρόπους ηθικής υποστήριξης της ομάδας.
• Ο Αναπληρωτής Διευθυντής Γενικών Υποθέσεων πρέπει να έχει προχωρημένες δεξιότητες Η/Υ.
• Ο εργαζόμενος πρέπει να είναι εξοικειωμένος με όλες τις αρχές του οργανισμού.

Σχετικά με τον χώρο εργασίας στον οργανισμό

Η περιγραφή εργασίας του Αναπληρωτή Διευθυντή Γενικών Υποθέσεων περιέχει στοιχεία σχετικά με τη θέση του εκπροσωπούμενου υπαλλήλου στη δομή του οργανισμού. Τι μπορεί να επισημανθεί εδώ;

Πρώτον, ο εν λόγω ειδικός ορίζεται στην ομάδα των διευθυντών. Διορίζεται σε θέση ή απολύεται από αυτήν μόνο με εντολή του διευθυντή.

Δεύτερον, σύμφωνα με το έγγραφο, ο εργάτηςείναι διευθυντής δεύτερου επιπέδου. Άρα, ένας ειδικός δεν έχει δικό του προσωπικό όσον αφορά την επιχειρησιακή υπαγωγή. Ωστόσο, σε ό,τι αφορά το θέμα της πολιτικής προσωπικού και της ασφάλειας, το εργαζόμενο προσωπικό θα πρέπει να τον υπακούει.

Σχετικά με την αξιολόγηση της εργασίας ενός ειδικού

Η οδηγία του Αναπληρωτή Διευθυντή Γενικών Υποθέσεων ορίζει ειδικά κριτήρια για την αξιολόγηση των εργασιακών καθηκόντων ενός ειδικού.

Η αξιολόγηση πραγματοποιείται από τον διευθυντή του οργανισμού. Εδώ είναι οι δείκτες που ξεχωρίζουν στο έγγραφο:

• εκπλήρωση όλων των εργασιακών λειτουργιών που καθορίζονται στην περιγραφή θέσης;
• το επίπεδο πειθαρχίας και συγκέντρωσης του εργαζομένου προσωπικού, το υψηλό επίπεδο εκτέλεσης των καθηκόντων του από το εργατικό προσωπικό·
• ασφάλεια στον οργανισμό. ο βαθμός αποτελεσματικότητας των μεθόδων που μπορούν να ληφθούν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης·
• η παρουσία στην οργάνωση ενός αποτελεσματικού συστήματος ηθικών και υλικών κινήτρων ή κινήτρων για τους εργαζόμενους·
• διεξαγωγή αποτελεσματικής και οικονομικής πολιτικής προσωπικού,
• εξασφάλιση αποθεματικού προσωπικού υψηλής ποιότητας, που περιλαμβάνει εργαζόμενους με επίπεδο προσόντων·
• η παρουσία φιλικού κλίματος μέσα στην ομάδα, η απουσία συγκρούσεων και διαφωνιών.

Έτσι, πολλά κριτήρια αξιολόγησης καθορίζονται από μια εξειδικευμένη οδηγία (επαγγελματίας ή επίσημης). Ο Αναπληρωτής Διευθυντής Γενικών Υποθέσεων πρέπει να εκτελεί τα καθήκοντά του πολύ αποτελεσματικά και αποτελεσματικά,ώστε η διοίκηση να τις αξιολογεί στο σωστό επίπεδο.

Η πρώτη ομάδα ειδικών καθηκόντων

Η περιγραφή καθηκόντων του Αναπληρωτή Διευθυντή Γενικών Υποθέσεων καθορίζει τις απαιτήσεις και τις λειτουργίες. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα:

Ανάπτυξη, εφαρμογή και ενημέρωση επιχειρηματικών σχεδίων που σχετίζονται με την ασφάλεια στον οργανισμό εγκαίρως (το πόσο συχνά αναπτύσσονται τέτοια σχέδια εξαρτάται από τον ίδιο τον οργανισμό. κατά κανόνα, αυτό συμβαίνει μία φορά το χρόνο)

• Διαμόρφωση οργανωτικής πολιτικής προσωπικού. κατάρτιση ετήσιου σχεδίου προσωπικού.
• Ανάπτυξη και εφαρμογή συστήματος ελέγχου υποψηφίων για κενές θέσεις. οργάνωση ενός συστήματος ποιότητας για τον έλεγχο των υποψηφίων για θέσεις εργασίας.
• Οργάνωση συνεχών και αποτελεσματικών εργασιών για την προετοιμασία εφεδρείας προσωπικού.
• Οργάνωση αποτελεσματικών διαγωνισμών για την προσέλκυση των πιο υποσχόμενων και ικανών ειδικών να εργαστούν στον οργανισμό.

Φυσικά, μόνο ένα μέρος των λειτουργιών που απαιτείται να εκτελεί ένας ειδικός παρουσιάστηκαν παραπάνω. Η δεύτερη ομάδα εργασιακών καθηκόντων του υπαλλήλου θα παρουσιαστεί παρακάτω.

Δεύτερη ομάδα καθηκόντων ειδικών

Η περιγραφή εργασίας του υπαλλήλου καθορίζει επίσης τις ακόλουθες κύριες λειτουργίες:

οργάνωση διαδικασίας προσαρμογής ποιότητας για κάθε νέο άτομο στον οργανισμό. ραντεβού για αυτούς τους σκοπούς ηλικιωμένων ή συμβούλων που θα βοηθούσαν τους νέους υπαλλήλους να συνηθίσουν το χώρο εργασίας όσο το δυνατόν γρηγορότερατοποθεσία

• Έλεγχος της κατανομής των ευθυνών για την εργασία με τεκμηρίωση προσωπικού.
• Προετοιμασία όλων των απαραίτητων υλικών και εγγράφων για την παρουσίαση ορισμένων υπαλλήλων για βραβεία ή κίνητρα.
• Αναζήτηση και εκτέλεση όλων των εγγράφων και υλικών για επιβολή στους υπαλλήλους, εάν είναι απαραίτητο, διοικητική ή πειθαρχική ευθύνη.

Τα καθήκοντα του Αναπληρωτή Διευθυντή Γενικών Υποθέσεων είναι επομένως αρκετά εκτεταμένα και πολύπλοκα. Ξεχωριστά, αξίζει να επισημανθεί το σύστημα μέτρων ασφαλείας και οι μέθοδοι διαπραγμάτευσης με διάφορες αρχές.

Πρόσθετες απαιτήσεις για έναν υπάλληλο

Μία από τις κύριες αρμοδιότητες του Αναπληρωτή Διευθυντή παραμένει η διασφάλιση των μέτρων ασφαλείας ως ενιαίο σύστημα.

Εδώ μπορούμε να επισημάνουμε τα εξής:

• Ανάλυση της κατάστασης των αντικειμένων στον οργανισμό για ασφάλεια. αξιολόγηση αυτών των αντικειμένων.
• Λήψη μέτρων για τον εκσυγχρονισμό του συστήματος ασφαλείας στην επιχείρηση.
• Αποτρέψτε τους κινδύνους ασφαλείας.

Εκτός από όλα τα παραπάνω, ο εκπροσωπούμενος ειδικός πρέπει να ασχολείται και με την προστασία των πληροφοριών στον οργανισμό. Αναπληρωτής Γενικός Διευθυντής Γενικών Υποθέσεων εκτελεί:

• ανάλυση της βάσης πληροφοριών του οργανισμού;
• ετοιμασία λίστας πληροφοριών και δεδομένων για εμπορικά μυστικά;
• εργαστείτε για την αποτελεσματική προστασία των εμπορικών μυστικών.

Στα καθήκοντα του αναπληρωτή. διευθυντής,μεταξύ άλλων περιλαμβάνει και διάλογο με διάφορους φορείς και επιχειρήσεις. Ειδικότερα, οι διαπραγματεύσεις με τις υπηρεσίες επιβολής του νόμου διεξάγονται και είναι πιο συχνά απαραίτητες. Ο ειδικός είναι υποχρεωμένος σε αυτή την περίπτωση να ανταποκριθεί σε όλα τα αιτήματα που του αποστέλλονται και να συμμετέχει σε όλες τις απαραίτητες νομικές διαδικασίες.

Εργασία με τεκμηρίωση

Αρκετά καθήκοντα εκτελούνται από τον Αναπληρωτή Γενικό Διευθυντή Γενικών Υποθέσεων. Οι ευθύνες τεκμηρίωσης είναι ίσως οι πιο συνηθισμένες στη δουλειά ενός επαγγελματία.

Συγκεκριμένα, ο εργαζόμενος υποχρεούται να υποβάλει τα ακόλουθα έγγραφα:

• Πρόγραμμα εργασίας για τον επόμενο μήνα - έως την πέμπτη ημέρα κάθε μήνα. ο παραλήπτης είναι ο κύριος υπόχρεος.
• Οικονομική μηνιαία αναφορά - πριν από την πρώτη ημέρα κάθε μήνα. ο παραλήπτης είναι ο αρχιλογιστής.
• Τελική μηνιαία αναφορά για την εργασία που εκτελέστηκε - έως την πέμπτη ημέρα του μήνα. Παραλήπτης - Διευθύνων Σύμβουλος.
• Οδηγίες και κανονισμούς - καθώς έρχονται οι παραγγελίες. Οι χρήστες είναι οι ίδιοι οι υπάλληλοι του οργανισμού.