Η κύρια λειτουργία του ελέγχου στη διαχείριση

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Κάθε ηγέτης εκτελεί τις βασικές λειτουργίες της διοίκησης: προγραμματισμός, οργάνωση, κίνητρο, έλεγχος. Τα τέσσερα στοιχεία της συνάρτησης ελέγχου: καθορισμός δεικτών και μεθόδων για τη μέτρηση των αποτελεσμάτων, μέτρηση αποτελεσμάτων, προσδιορισμός του εάν τα αποτελέσματα είναι σε καλό δρόμο και διορθωτικές ενέργειες.

Όλες οι λειτουργίες διαχείρισης: προγραμματισμός, οργάνωση, κίνητρα, έλεγχος είναι στενά αλληλένδετες. Είναι εξίσου σημαντικά για την αποτελεσματική διαχείριση. Δεν μπορούν να χωριστούν σε μείζονα και δευτερεύοντα. Ταυτόχρονα, οι λειτουργίες διαχείρισης: οργάνωση, παρακίνηση και έλεγχος βασίζονται σε στοχαστικό και αποτελεσματικό σχεδιασμό.

• Ο προγραμματισμός είναι η κύρια, θεμελιώδης λειτουργία. Με βάση τους στρατηγικούς στόχους, κατασκευάζεται ένα σχέδιο για την επίτευξή τους, που προβλέπει την κατανομή ορισμένων πόρων και συνδέει αυτή την κατανομή χρονικά. Ο σχεδιασμός τεκμηριώνει την κατανομή των πόρων και ενώνει τις προσπάθειες μεμονωμένων τμημάτων και εργαζομένων για την επίτευξη ενός κοινού στόχου. Για αυτό πραγματοποιείταιαποσύνθεση κοινών στόχων σε προσωπικούς. Είναι επιτακτική ανάγκη να προβλεφθεί σχεδιασμός και έλεγχος του οργανισμού. Οι λειτουργίες διαχείρισης, εκτός από τον καθορισμό στόχων, προβλέπουν επίσης τη σύνταξη μιας λίστας εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν με μια συγκεκριμένη σειρά για να επιτευχθεί ο στόχος. Ταυτόχρονα, κάθε έργο συνδέεται με τον χρόνο έναρξης και λήξης του, τους πόρους που του έχουν ανατεθεί και τα επόμενα (ή προηγούμενα) λειτουργούν στο χρόνο.
• Ο οργανισμός, ως συνάρτηση της διαχείρισης, είναι να δημιουργεί μια δομή που επιτρέπει μεμονωμένα στοιχεία του συστήματος να συνεργάζονται σύμφωνα με δεδομένους κανόνες και να ξοδεύουν ορθολογικά τους διατιθέμενους πόρους για την επίτευξη των στόχων. Η οργανωτική δομή περιγράφεται από μια σειρά από επίσημους κανόνες - κανονισμούς, κανονισμούς, οδηγίες.
• Το κίνητρο, ως λειτουργία της διοίκησης, είναι να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους σε όλα τα επίπεδα να συνεργάζονται αποτελεσματικά για την επίτευξη των στόχων τους. Αυτή είναι η πιο ανθρωπιστική και λιγότερο επισημοποιημένη λειτουργία της διακυβέρνησης.
• Έλεγχος, ως λειτουργία, η διαδικασία διαχείρισης συνίσταται στην ποσοτική και ποιοτική λογιστική των αποτελεσμάτων της εργασίας, αυτή είναι μια διαδικασία που διασφαλίζει ότι ο οργανισμός επιτυγχάνει τους στόχους του

Ανάθεση ελέγχου

Ο έλεγχος είναι η κύρια λειτουργία της διαχείρισης. Είναι για:

• Μείωση της αβεβαιότητας της παραγωγικής διαδικασίας και της διαδικασίας διαχείρισης.
• Πρόβλεψη και πρόληψη αποτυχίας.
• Υποστήριξη επιτυχημένης ενέργειας.

Ο έλεγχος είναι αδιανόητος χωρίς μέτρηση. Για να καταλάβω τιη εργασία εξελίσσεται σύμφωνα με το σχέδιο, είναι απαραίτητο να συγκριθούν οι ποσοτικοί δείκτες που επιτεύχθηκαν τη στιγμή του ελέγχου με κάποιους προηγουμένως γνωστούς προγραμματισμένους.

Ο έλεγχος διαδικασίας είναι ένα σύστημα που σας επιτρέπει να σχεδιάζετε, να μετράτε, να αναγνωρίζετε αποκλίσεις και να διορθώνετε οποιαδήποτε επιχειρηματική δραστηριότητα, όπως παραγωγή, συσκευασία, παράδοση στον καταναλωτή και πολλά άλλα.

Η λειτουργία ελέγχου στη διαχείριση είναι ένα ουσιαστικό μέρος της διαδικασίας διαχείρισης.

Εάν απουσία συνάρτησης ελέγχου, οποιοδήποτε στοιχείο ελέγχου χάνει το νόημά του. Δεν θα ξέρετε αν έγινε αυτό που σχεδιάστηκε και γενικά αν γίνεται κάτι.

Χωρίς τη λειτουργία ελέγχου, είναι επίσης αδύνατη η διαχείριση του προσωπικού.

Η διαδικασία διαχείρισης είναι μια λειτουργική διαδικασία για τον οργανωτικό έλεγχο, θα πρέπει να προέρχεται από τους στόχους και τα στρατηγικά σχέδια του οργανισμού

Τέσσερα στοιχεία της συνάρτησης ελέγχου

Υπάρχουν τέσσερα κύρια βήματα στη λειτουργία ελέγχου διαχείρισης:

1. Ορίστε δείκτες και πώς να μετράτε τα αποτελέσματα.
2. Μέτρηση αποτελεσμάτων.
3. Προσδιορίστε εάν τα αποτελέσματα είναι όπως έχουν προγραμματιστεί.
4. Εφαρμογή διορθωτικής ενέργειας.

"Έλεγχος" σημαίνει μια λίστα που διατηρείται εις διπλούν (γαλλικά contrôle, από contrerôle -, από λατινικά contra - κατά και rotulus - κύλιση).

Ορισμός στόχων και μεθόδων μέτρησης αποτελεσμάτων

Είναι απαραίτητο να σχηματιστεί ένα σύνολο δεικτών που είναι σημαντικοί για την ελεγχόμενη διαδικασία και να καθοριστούν οι προγραμματισμένες τιμές για καθένα σε δεδομένες χρονικές στιγμές. Όταν αυτή τη στιγμή το πραγματικόΩς αποτέλεσμα, οι διευθυντές λαμβάνουν μηνύματα σχετικά με το πώς πάνε τα πράγματα και ως εκ τούτου δεν χρειάζεται να ελέγχουν κάθε βήμα της υλοποίησης των σχεδίων.

Οι δείκτες πρέπει να είναι σαφώς διατυπωμένοι, μετρήσιμοι και ουσιαστικοί για παρακολούθηση. Σε ένα εργοστάσιο παραγωγής, οι μετρήσεις μπορεί να περιλαμβάνουν πωλήσεις και παραγωγή, αποδοτικότητα εργασίας, απόδοση ασφάλειας και πολλά άλλα.

Στην παροχή υπηρεσιών, από την άλλη πλευρά, οι μετρήσεις θα πρέπει να περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, τον αριθμό των πελατών που πρέπει να περιμένουν στην ουρά στην τράπεζα ή τον αριθμό των νέων πελατών που έχουν εισαχθεί ως αποτέλεσμα μιας ενημερωμένης διαφημιστικής καμπάνιας.

Τα σημεία μέτρησης στη γραμμή χρόνου δεν θα πρέπει επίσης να επιλέγονται τυχαία, αλλά θα πρέπει να συσχετίζονται με κρίσιμα σημαντικά, από την άποψη μιας ελεγχόμενης διαδικασίας, χρονικές περιόδους ή την αρχή / το τέλος σημαντικών σταδίων της διαδικασίας. Θα μπορούσε να είναι

• Έναρξη ή τέλος της περιόδου προγραμματισμού - βάρδια, ημέρα, εβδομάδα ή μήνα.
• Έναρξη ή τέλος ενός σημαντικού σταδίου: ολοκλήρωση προπαραγωγής, έναρξη τελικής συναρμολόγησης του προϊόντος, αποστολή του προϊόντος στον πελάτη.
• Μια νέα κυκλοφορία προϊόντος ή επίτευξη προγραμματισμένου όγκου υπηρεσιών.

Οι λειτουργίες του σχεδιασμού και του ελέγχου στη διαχείριση είναι πολύ στενά αλληλένδετες και δεν έχουν νόημα η μία χωρίς την άλλη. Κανένα ελεγχόμενο σχέδιο δεν μετατρέπεται σε άδειο κομμάτι χαρτί. Οι λειτουργίες διαχείρισης του κινήτρου και του ελέγχου σχετίζονται επίσης.

Αποτελέσματα μέτρησης

Μέτρηση αποτελεσμάτων σε σημεία ελέγχου και σύγκρισή τους με προγραμματισμέναΟι δείκτες θα πρέπει να εκτελούνται με προληπτικό τρόπο, έτσι ώστε οι αποκλίσεις να μπορούν να ανιχνευθούν όσο το δυνατόν νωρίτερα ή ακόμη και να προβλεφθούν πριν συμβούν, αποφεύγοντας έτσι ή ελαχιστοποιώντας τις διορθωτικές ενέργειες.

Εάν τα σημεία ελέγχου σχεδιάζονται σωστά και υπάρχουν διαθέσιμα εργαλεία για να προσδιορίσετε τι ακριβώς κάνουν οι υφισταμένοι, η αξιολόγηση της τρέχουσας και αναμενόμενης απόδοσης θα είναι ακριβής και εύκολη.

Ωστόσο, υπάρχουν πολλές δραστηριότητες στις οποίες είναι δύσκολο να προσδιοριστούν τα ακριβή σημεία ελέγχου, υπάρχουν επίσης πολλές δραστηριότητες που είναι δύσκολο να μετρηθούν.

Είναι πολύ απλό, για παράδειγμα, να καθοριστεί ένας τυπικός χρόνος για την παραγωγή μαζικών προϊόντων και είναι εξίσου εύκολο να μετρηθούν οι πραγματικές τιμές για αυτούς τους δείκτες

Η κατάσταση είναι πιο περίπλοκη με είδη εργασίας μακριά από την τεχνολογία. Για παράδειγμα, δεν είναι εύκολο να παρακολουθείτε το έργο ενός διευθυντή εργασιακών σχέσεων, επειδή δεν είναι εύκολο να αναπτύξετε έναν σαφή πίνακα αποτελεσμάτων.

Ο επικεφαλής αυτού του τύπου μάνατζερ βασίζεται συχνά σε τόσο ασαφείς δείκτες όπως οι σχέσεις με τα συνδικάτα, ο ενθουσιασμός και η πίστη των υφισταμένων, η εναλλαγή εργαζομένων ή/και οι εργασιακές διαφορές. Σε τέτοιες περιπτώσεις, τα αποτελέσματα της μέτρησης του υφισταμένου από τον διευθυντή είναι επίσης ασαφή.

Συμμόρφωση των αποτελεσμάτων με το σχέδιο

Αυτό είναι ένα απλό αλλά πολύ σημαντικό βήμα στη διαδικασία ελέγχου. Περιλαμβάνει τη σύγκριση των μετρούμενων αποτελεσμάτων με προκαθορισμένους στόχους. Σε αυτό το στάδιο, μια προ-ανεπτυγμένη τεχνική σύγκρισης είναι εξαιρετικά σημαντική. Σε αυτόΤο έγγραφο θα πρέπει να ορίζει με σαφήνεια τι μετράται συγκεκριμένα, σε ποιο χρονικό σημείο και υπό ποιες συνθήκες. Ακολουθήστε αυτή την τεχνική αυστηρά, διαφορετικά, τα αποτελέσματα της μέτρησης και σύγκρισης με το σχέδιο θα είναι αναξιόπιστα.

Εάν η απόδοση είναι όπως έχει προγραμματιστεί, η διοίκηση μπορεί να πιστεύει ότι όλα είναι υπό έλεγχο. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν χρειάζεται να παρέμβετε στην καθημερινή λειτουργία του οργανισμού.

Διορθωτική ενέργεια

Αυτό το στάδιο γίνεται το πιο σημαντικό σε περίπτωση που οι δείκτες δεν φτάσουν τους προγραμματισμένους και η ανάλυση δείχνει την ανάγκη για διορθωτικές ενέργειες. Τέτοιες διορθωτικές ενέργειες μπορεί να περιλαμβάνουν αλλαγές σε μία ή περισσότερες πτυχές της καθημερινής λειτουργίας του οργανισμού.

Για παράδειγμα, ένας διευθυντής υποκαταστήματος τράπεζας πρέπει να αποφασίσει ότι πρέπει να απασχοληθούν περισσότεροι ταμίες στην αίθουσα προκειμένου να τηρηθεί η προηγουμένως καθορισμένη μέγιστη αναμονή των πέντε λεπτών.

Ή ο διευθυντής του καταστήματος αποφασίζει να στείλει στους χειριστές του μηχανήματος υπερωρίες για να τηρήσουν τις προθεσμίες για την παράδοση των προϊόντων.

Η παρακολούθηση βοηθά επίσης στον εντοπισμό εσφαλμένων στόχων, οπότε η διορθωτική ενέργεια θα είναι η διόρθωση των στόχων και όχι η μάχη για την αλλαγή των τρεχουσών μετρούμενων τιμών.

Επικαιρότητα διορθωτικών ενεργειών

Πρέπει πάντα να αναπτύσσετε έναν εποικοδομητικό τρόπο για να φέρετε τους δείκτες στις προγραμματισμένες τιμές, διαφορετικά θα πρέπει να συνειδητοποιήσετε καθυστερημένα ότι η αποτυχία έχει ήδη συμβεί. Όσο νωρίτερα εντοπιστεί ένα σφάλμα ή μια αποτυχία, τόσο πιο πιθανό είναι να διορθωθεί ή να καλυφθεί. Και όσο λιγότερος χρόνος, υλικά και εργατικά μέσα θα δαπανηθεί για τη διόρθωσή του.

Οι αποκλίσεις που ανακαλύφθηκαν σε μεταγενέστερη ημερομηνία μπορεί να είναι εντελώς αδύνατο να διορθωθούν. Σε αυτή την περίπτωση, ο οργανισμός υφίσταται σημαντικές οικονομικές ζημίες και ζημίες φήμης, μέχρι τον τερματισμό της λειτουργίας του.

Τα κακά νέα σήμερα είναι καλύτερα από τα ίδια νέα αύριο.

Δ. Σ. Τσάντγουικ

Σχέση συναρτήσεων ελέγχου

Λειτουργίες διαχείρισης: το κίνητρο και ο έλεγχος συνδέονται στενά μεταξύ τους. Για τη δημιουργία ενός αποτελεσματικού συστήματος κινήτρων για έναν υφιστάμενο, ένας διευθυντής χρειάζεται πρόσβαση σε ακριβή και έγκαιρα αποτελέσματα ελέγχου.

Μπορεί να πραγματοποιηθεί έλεγχος συμμόρφωσης:

• προγραμματισμένοι δείκτες;
• πρότυπα ποιότητας;
• εταιρικές πολιτικές;
• απαιτήσεις για ασφάλεια και προστασία της εργασίας;
• απαιτήσεις ελέγχου κρατικών ή δημόσιων οργανισμών.

Ο έλεγχος μπορεί επίσης να είναι περιοδικός και εφάπαξ, προγραμματισμένος και έκτακτος, ιδιωτικός και ως μέρος γενικού ελέγχου του οργανισμού.

Συμπέρασμα

Η κύρια λειτουργία του ελέγχου στη διοίκηση είναι να διασφαλίζει την εφαρμογή του σχεδίου και έτσι να επιτυγχάνει τους στόχους του οργανισμού. Πρόσθετα χαρακτηριστικά - υποστήριξη για οργάνωση και κίνητρα και αλληλεπίδραση μαζί τους. Η λειτουργία ελέγχου στη διαχείριση είναι η πιο σημαντική. Το σημείο ελέγχου δεν είναιπροκειμένου να πιάσει τη μονάδα ή τους εργαζόμενους στη μη εκπλήρωση του σχεδίου και να τους τιμωρήσει. Το θέμα είναι να εντοπίζονται έγκαιρα οι αποκλίσεις από το σχέδιο. Στη συνέχεια, υπάρχει η ευκαιρία να έχετε χρόνο να κάνετε διορθωτικές ενέργειες. Η στοχαστική οργάνωση των διαδικασιών ελέγχου είναι το κλειδί για την ακριβή και έγκαιρη εκτέλεση των σχεδίων και την επίτευξη των στόχων.