Η διαχείριση εκδηλώσεων είναι η διαχείριση της οργάνωσης εκδηλώσεων. Διαχείριση εκδηλώσεων και ανάπτυξή της στη Ρωσία

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η διαχείριση εκδηλώσεων είναι ένα σύνολο δραστηριοτήτων που εκτελούνται για τη δημιουργία μαζικών και εταιρικών εκδηλώσεων. Ταυτόχρονα, οι πρώτες καλούνται να παράσχουν ισχυρή υποστήριξη στις διαφημιστικές εταιρείες, ενώ οι δεύτερες στοχεύουν στην ενίσχυση του πνεύματος εντός των επιχειρήσεων.

Η διαχείριση εκδηλώσεων είναι επίσης γνωστή με διαφορετικό όνομα - "διαχείριση εκδηλώσεων". Το κύριο καθήκον του είναι να οργανώσει μια εκδήλωση μεγάλης κλίμακας από μια συνηθισμένη εκδήλωση, η οποία θα θυμάται για πολύ καιρό μετά την ολοκλήρωσή της.

Λίγη ιστορία

Αν εξετάσουμε αυτήν την έννοια σε μετάφραση από τα αγγλικά, τότε αυτό είναι ένα γεγονός, ένα γεγονός. Είναι γνωστό από πρωτογενείς πηγές ότι οι πρώτες ψυχαγωγικές εκδηλώσεις εμφανίστηκαν στις αρχές του 19ου αιώνα. Τότε ξεκίνησε η πώληση εισιτηρίων για διάφορους αγώνες στον επαγγελματικό αθλητισμό. Ταυτόχρονα, οι Ολυμπιακοί Αγώνες, για παράδειγμα, στην Αρχαία Ελλάδα, ή διάφοροι αγώνες στην Αρχαία Ρώμη μπορούν επίσης να χαρακτηριστούν ως ψυχαγωγία.

Cult event manager Joe Goldblatt αποδεικνύει ότι το επάγγελμα της διοργάνωσης διάφορων ψυχαγωγικών εκδηλώσεων χρονολογείται από τον 20οαιώνα (1955 - το άνοιγμα της Disneyland). Αυτό το εξαιρετικό άτομο μπορεί να εμπιστευτεί, καθώς είναι ο ιδρυτής της Διεθνούς Κοινότητας Διαχείρισης Εκδηλώσεων. Ανέπτυξε επίσης τα πρώτα μαθήματα κατάρτισης στον κόσμο και ένα πρόγραμμα επαγγελματικής πιστοποίησης σε αυτόν τον τομέα.

Τρέχουσα κατάσταση διαχείρισης συμβάντων

Όπως γνωρίζετε, η σύγχρονη κοινωνία έχει δύο βασικά χαρακτηριστικά - τη μαζική παραγωγή και την κατανάλωση. Ήταν αυτοί που επηρέασαν τη διαρκώς αυξανόμενη ανάγκη για μάρκετινγκ εκδηλώσεων.

Όπως γνωρίζετε, η σύγχρονη κοινωνία έχει δύο βασικά χαρακτηριστικά - τη μαζική παραγωγή και την κατανάλωση. Ήταν αυτοί που επηρέασαν τη διαρκώς αυξανόμενη ανάγκη για μάρκετινγκ εκδηλώσεων.

Στη Ρωσία, η διαχείριση εκδηλώσεων δεν ξεκίνησε αμέσως. Έτσι, στην ΕΣΣΔ, αυτό το είδος υπηρεσίας παρείχε το κράτος για μεγάλο χρονικό διάστημα και ήταν επίσης υπεύθυνο για τη διοργάνωση μεγαλειωδών διακοπών (για παράδειγμα, τους Ολυμπιακούς Αγώνες).

Επαγγελματικές εταιρείες εκδηλώσεων στη Ρωσία ξεκίνησαν τη δραστηριότητά τους μόλις τη δεκαετία του '90 του 20ού αιώνα. Λόγω των ιδιαιτεροτήτων αυτού του τομέα δραστηριότητας, αποδείχθηκε ότι οι περισσότεροι από τους ειδικούς ήταν από το show business. Ως εκ τούτου, κάποιες εκδηλώσεις πραγματοποιήθηκαν εκείνα τα χρόνια όχι στο όνομα της ωφέλειας, αλλά για τη συνηθισμένη παράσταση.

Με την ανάπτυξη της εταιρικής κουλτούρας, η ζήτηση συνέχισε να αυξάνεται όχι μόνο για το μάρκετινγκ εκδηλώσεων, αλλά και για τους επαγγελματίες διαχείρισης εκδηλώσεων. Όχι μόνο πρέπει να είναι δημιουργικοί, αλλά πρέπει επίσης να είναι ικανοί σε διάφορα εργαλεία και γνώσειςτομείς της ψυχολογίας. Στα σύγχρονα πρακτορεία αυτής της κατεύθυνσης υπάρχουν καταρτισμένοι υπάλληλοι της πολιτείας που είναι σε θέση να διοργανώσουν οποιαδήποτε εκδήλωση. Μπορεί επίσης να υποτεθεί ότι αυτός ο κλάδος υπηρεσιών θα συνεχίσει να αναπτύσσεται.

Αιτία για τέτοια συμβάντα

Λοιπόν πώς μπορεί να ξεκινήσει μια εκδήλωση; Οι λόγοι που αποτελούν το «προοίμιο», μετά το οποίο πραγματοποιείται η οργάνωση εκδηλώσεων, μπορεί να είναι εντελώς διαφορετικοί. Ανάλογα με τη φύση και τους στόχους, είναι απαραίτητο να επισημανθούν οι ακόλουθες δράσεις: σεμινάρια, διαγωνισμοί, μαθήματα ανανέωσης, συναντήσεις και συναντήσεις, καθώς και επέτειοι. Οι εκδηλώσεις που διαχειρίζεται η διαχείριση εκδηλώσεων περιλαμβάνουν: συγκέντρωση κεφαλαίων (συγκέντρωση χρημάτων για συγκεκριμένους σκοπούς), συγχαρητήρια, τελετές, εορτασμούς, αθλητικούς αγώνες, συναυλίες και μουσικές παραστάσεις, καθώς και μαζικούς εορτασμούς. Το κυριότερο σε αυτή τη διαδικασία είναι η σωστή χρήση κάθε περίστασης και η οργάνωση της γιορτής με μέγιστο όφελος.

Είναι γνωστό από την εμπειρία ότι η διοργάνωση εκδηλώσεων, ακόμη και της μικρότερης κλίμακας, μπορεί να απαιτήσει σημαντικό κόστος και προσπάθεια (υλικό και πνευματικό). Επομένως, για εκπαίδευση υψηλής ποιότητας, είναι απαραίτητη μια σαφής ιδέα για τους απώτερους στόχους, τους στόχους και την επιθυμητή δημόσια κατακραυγή. Μόνο αφού λάβετε πλήρεις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις, μπορείτε να ξεκινήσετε απευθείας τη διαχείριση εκδηλώσεων. Ωστόσο, ορισμένα βασικά σημεία θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τον προγραμματισμό, τα οποία θα συζητηθούν παρακάτω.

Προϋπολογισμός

Αυτός ο όροςκαθορίζεται το κόστος των μελλοντικών γεγονότων. Για παράδειγμα, ένα καλά οργανωμένο εταιρικό πάρτι κοστίζει έως και 20 χιλιάδες συμβατικές μονάδες. Και μια άλλη εκδήλωση μεγάλης κλίμακας (για παράδειγμα, μια συναυλία ενός εξαιρετικού ερμηνευτή) είναι μια εντελώς διαφορετική διαχείριση εκδηλώσεων. Πρόκειται για διακοπές υψηλού επιπέδου με πρόσθετες οργανωτικές εκδηλώσεις: συνέντευξη τύπου, συνεντεύξεις τύπου και τηλεοπτικές εκπομπές. Το κόστος τέτοιων εκδηλώσεων μεγάλης κλίμακας είναι συχνά τεράστιο.

Σχέδιο δράσης

Ένα εξίσου σημαντικό στάδιο στο οποίο βασίζεται η οργάνωση της εκδήλωσης είναι το πλάνο. Η κατάρτιση μιας συγκεκριμένης λίστας ζητημάτων που πρέπει να επιλυθούν και ο καθορισμός του χρόνου θα επιτρέψει όχι μόνο να οργανώσετε σωστά μια συγκεκριμένη αργία, αλλά και να συντάξετε βέλτιστα μια εκτίμηση του κόστους για αυτήν.

Personnel

Η διευθέτηση του ζητήματος του προσωπικού είναι απλώς απαραίτητη για να διεξαχθούν σωστά οι εργασίες για τη διοργάνωση εκδηλώσεων. Έτσι, στο αρχικό στάδιο, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ο αριθμός των καλλιτεχνών, μηχανικών ήχου, ειδικών φωτισμού που εργάζονται σε συγκεκριμένες διακοπές. Είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε με σαφήνεια πόσα άτομα θα συμμετάσχουν στην παράδοση του εξοπλισμού, στην προετοιμασία του χώρου, καθώς και στη διαπραγμάτευση με εργολάβους.

Προσέλκυση χορηγών

Η διοργάνωση και η διεξαγωγή εκδηλώσεων συχνά πραγματοποιούνται με χορηγία. Ωστόσο, μερικές φορές οι εταιρικές διακοπές στην επιχείρηση γίνονται από μόνες τους. Όλα εξαρτώνται από την κλίμακα ενός συγκεκριμένου κόμματος.

Τραβώντας την προσοχή του κοινού

Μία από τις πιο σημαντικές εργασίες πουγια την επίλυση της διαχείρισης εκδηλώσεων είναι να επιτευχθεί η απαραίτητη δημόσια κατακραυγή. Επομένως, όταν σχεδιάζετε μια ενέργεια, είναι απαραίτητο να φανταστείτε με ακρίβεια σε ποιους τόμους και τι είδους απάντηση σε ένα συγκεκριμένο γεγονός είναι επιθυμητό να λάβετε.

Outsourcing

Σε κάθε περίπτωση, αυτή την ερώτηση αντιμετωπίζει ένας αρχάριος υπεύθυνος εκδηλώσεων ή υπεύθυνος μάρκετινγκ. Η διοργάνωση εκδηλώσεων ευρύτερης κλίμακας ανατίθεται σε επαγγελματίες. Παρόλο που τέτοιες διακοπές μπορεί να κοστίσουν λίγο περισσότερο σε μια επιχείρηση, ένα ειδικό πρακτορείο θα αποφύγει το μεγαλύτερο μέρος της ταλαιπωρίας αναλαμβάνοντας ολόκληρο το βάρος όλης της εργασίας.

Οι ειδικοί, ενεργώντας σύμφωνα με τους αποδεκτούς κανόνες, αναπτύσσουν πρώτα μια γενική ιδέα. Και μόνο τότε, χρησιμοποιώντας τις δημιουργικές τους δυνατότητες, προσφέρουν μια ιδέα που θα εξέφραζε στο μέγιστο βαθμό την ατομικότητα και την ουσία του μελλοντικού γεγονότος.

Το επόμενο βήμα είναι η επιλογή του κατάλληλου εξοπλισμού και χώρων. Ένα αρκετά σημαντικό σημείο σε αυτή τη διαδικασία είναι η δημιουργία ενός ολοκληρωμένου σεναρίου. Οι ειδικοί τέτοιων πρακτορείων θα οργανώσουν διαπραγματεύσεις με εργολάβους, θα αναζητήσουν επαγγελματίες ηχολήπτες και παρουσιαστές. Επίσης, οι επαγγελματίες θα βρουν τρόπους να κάνουν οικονομία σε κάποια μικροπράγματα, αλλά ταυτόχρονα δεν θα τους λείψει τίποτα στην εορταστική φασαρία.

Η διοργάνωση εκδηλώσεων θα είναι πιο αποτελεσματική με τη συμμετοχή ειδικών από τον αρμόδιο φορέα, ιδιαίτερα στις δημόσιες σχέσεις. Για παράδειγμα, τα γραφεία επικοινωνίας που έχουν μακροχρόνιες επαφές με τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να επιτύχουν δημόσιασυντονισμός πολύ πιο γρήγορος. Για την επίτευξη των στόχων, οι επαγγελματίες χρησιμοποιούν διάφορους τρόπους για τη διάδοση πληροφοριών: απευθείας ταχυδρομείο, υπαίθρια διαφήμιση και μεταφορά πληροφοριών στο κοινό-στόχο χρησιμοποιώντας ειδικές πηγές. Έτσι, οι σύγχρονες μεγάλες ρωσικές εταιρείες αντιμετωπίζουν την ανάγκη να οργανώσουν διακοπές με τη συμμετοχή επαγγελματιών.

Σύγκριση με τη δυτική πρακτική

Στη Δύση, η διαχείριση εκδηλώσεων είναι ένας αρκετά νέος τύπος επιχείρησης, δεν μπορεί να του δοθεί περισσότερο από είκοσι χρόνια. Η προσοχή των Ρώσων επιχειρηματιών τραβήχτηκε σε αυτό το είδος επιχείρησης μόνο στα μέσα της δεκαετίας του 1990. Την περίοδο αυτή, η εγχώρια οικονομία έλαβε νέα ανάπτυξη και διάφορες εργασίες άρχισαν να εξευγενίζονται με έναν συγκεκριμένο τρόπο. Ένας υπεύθυνος εκδηλώσεων έχει γίνει ένας από τους πιο περιζήτητους ειδικούς στην αγορά επικοινωνιών. Ο αριθμός των πρακτορείων που παρέχουν τέτοιου είδους υπηρεσίες αυξάνεται συνεχώς και οι μαζικές εκδηλώσεις αρχίζουν να αποκτούν ευρωπαϊκό προσανατολισμό όχι μόνο στη Μόσχα, αλλά και σε μεγάλα κέντρα.

Ωστόσο, η διοργάνωση μιας εκδήλωσης οποιασδήποτε κλίμακας θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη τις ιδιαιτερότητες της εγχώριας νοοτροπίας: αν είναι ένα γλέντι - τότε μέχρι το πρωί. Αυτό το εύρος της ρωσικής ψυχής μερικές φορές δημιουργεί κάποιες δυσκολίες, αλλά αυτό δεν επηρεάζει με κανέναν τρόπο το αποτέλεσμα.

Είναι επίσης απαραίτητο να σημειωθεί το γεγονός ότι αυτός ο τομέας δραστηριότητας έχει ευρείες προοπτικές. Ταυτόχρονα, είναι επίσης πρόωρο να πούμε ότι μια τέτοια αγορά υπηρεσιών έχει διαμορφωθεί πλήρως. Συχνά η παρουσία χαμηλών τιμών σε βάρος της ποιότητας σε επιχειρήσεις με αυτό το είδοςδραστηριότητα οφείλεται στην έλλειψη κουλτούρας διαχείρισης εκδηλώσεων σε διάφορες εταιρείες. Έτσι, πολλοί άνθρωποι θυμούνται ότι πρέπει να γιορτάσουν την Πρωτοχρονιά ή την επέτειο της εταιρείας λίγες μέρες πριν από την εκδήλωση. Αλλά στην πραγματικότητα, το αντίστοιχο κόστος θα πρέπει να συμπεριληφθεί στην εκτίμηση για τουλάχιστον άλλους έξι μήνες μιας τέτοιας γιορτής.

Μαθήματα διαχείρισης εκδηλώσεων

Δυστυχώς, δεν υπάρχουν εκπαιδευτικά ιδρύματα όπου θα εκπαιδεύονταν τέτοιοι ειδικοί. Αυτό το επάγγελμα το κατακτούν συνήθως καλλιτέχνες, ψυχολόγοι, διαφημιστές και δάσκαλοι. Στις περισσότερες περιπτώσεις, άτομα χωρίς ειδική εκπαίδευση αποκτούν το επάγγελμα του «διαχειριστή εκδηλώσεων». Τα μαθήματα είναι κατάλληλα μόνο για εκείνους των οποίων τα θέματα έχουν απήχηση με τα βασικά της διαχείρισης εκδηλώσεων. Δυστυχώς, υπάρχουν επίσης πολύ λίγα από αυτά σήμερα.

Συχνά τα ίδια τα γραφεία εκδηλώσεων ασχολούνται με την προετοιμασία των εργαζομένων τους. Για αυτό προσλαμβάνονται ασκούμενοι. Και ήδη οι καλύτεροι από αυτούς έχουν εγγραφεί στην πολιτεία.

Απαιτήσεις υποψηφίου

Είναι ασφαλές να πούμε ότι η δουλειά ενός μάνατζερ αυτής της κατηγορίας είναι ο τρόπος ζωής του. Γι' αυτό ένα άτομο που έχει επιλέξει αυτό το επάγγελμα πρέπει να έχει ιδιότητες που να έχουν άμεση απήχηση στις επαγγελματικές του δραστηριότητες.

Απαραίτητα προσωπικά χαρακτηριστικά ενός διαχειριστή εκδηλώσεων:

- ανοιχτός και χαρούμενος χαρακτήρας, κοινωνικότητα, καθώς και προκατειλημμένη εμφάνιση;

- δημιουργική και καλλιτεχνική ικανότητα;

- αναλυτική και δημιουργική σκέψη;

- υψηλή απόδοση και αντοχή στο στρες;

-ηγετικές ιδιότητες;

- οργανωτικές δεξιότητες;

- ετοιμότητα για αυτοβελτίωση.

Βάσει της παραπάνω λίστας ιδιοτήτων, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι οι πατάτες καναπέ και τα φλεγματικά άτομα δεν πρέπει να εφαρμόζονται σε αυτόν τον τομέα.

Οι άνθρωποι σε αυτό το επάγγελμα πρέπει να έχουν καλλιτεχνικά και δημιουργικά ταλέντα. Ωστόσο, οι οργανωτικές δεξιότητες παίζουν επίσης σημαντικό ρόλο σε αυτή την περίπτωση. Ο μάνατζερ πρέπει να ιεραρχήσει σωστά και να πετύχει τον στόχο με κάθε κόστος. Πρέπει επίσης να έχει την ικανότητα να εργάζεται με τεράστιο όγκο πληροφοριών και το ταλέντο της πειθούς.

Έτσι, μπορεί να φαίνεται ότι αυτή η διαχείριση εκδηλώσεων είναι πολύ περίπλοκο πράγμα. Το πού να μελετήσετε σε αυτήν την περίπτωση δεν είναι επίσης απολύτως σαφές. Ένα πράγμα είναι σίγουρο - εάν ένα άτομο έχει τουλάχιστον τις μισές ιδιότητες που σημειώνονται σε αυτό το άρθρο, τότε μπορεί ήδη να προσπαθήσει να βοηθήσει στη διοργάνωση μιας εκδήλωσης, για παράδειγμα, στην επιχείρηση όπου εργάζεται. Και αν το κάνει καλά και του αρέσει να το κάνει, τότε μπορείτε ήδη να προσφέρετε τις υπηρεσίες σας σε άλλες εταιρείες.

Κύριες οδηγίες διαχείρισης εκδηλώσεων

Σήμερα, οι επαγγελματίες των επιχειρήσεων δημοσίων σχέσεων έχουν ξεχωρίσει τους ακόλουθους τομείς διαχείρισης εκδηλώσεων: οργάνωση εσωτερικών εταιρικών εκδηλώσεων με στόχο την ενίσχυση του πνεύματος της επιχείρησης. προσφορές μεγάλης κλίμακας.

Ωστόσο, σε κάθε μεμονωμένη περίπτωση, οι ειδικοί προχωρούν από τις εργασίες που πρέπει να επιλύσουν. Μια ακριβής δήλωση του στόχου θα σας βοηθήσει να επιλέξετε από ένα ευρύ φάσμαεργαλεία με τη μορφή που είναι κατάλληλη σε μια συγκεκριμένη περίπτωση. Εξετάστε ένα παράδειγμα.

Για παράδειγμα, μια φαρμακευτική εταιρεία παρήγγειλε ένα πρακτορείο εκδηλώσεων για να γιορτάσει την πέμπτη επέτειό του. Μια γιορτή αυτού του μεγέθους συμβάλλει πρώτα απ' όλα στην ενίσχυση του εταιρικού πνεύματος. Ως εκ τούτου, ως καλύτερη επιλογή θεωρήθηκε η αποχώρηση της ομάδας στον σύλλογο της επαρχίας. Οι ομαδικοί αγώνες και οι αθλητικές σκυταλοδρομίες επιλέχθηκαν ως ένα αρκετά κατάλληλο μέσο επικοινωνίας και το αποκορύφωμα των διακοπών ήταν η παροχή μιας ευκαιρίας σε οποιονδήποτε να δει την πόλη από ένα καλάθι με μπαλόνια.