Κύκλος PDCA - η φιλοσοφία της συνεχούς επιχειρηματικής βελτίωσης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

PDCA-κύκλος (κύκλος Deming) είναι μια από τις βασικές έννοιες στη σύγχρονη θεωρία διαχείρισης. Υποστηρίζει επίσης τη σειρά προτύπων ISO 9000, τα οποία χρησιμοποιούνται σε όλο τον κόσμο για τη διαχείριση ποιότητας σε επιχειρήσεις όλων των μεγεθών και τύπων.

Ορισμός

PDCA Ο κύκλος Deming είναι μια τεχνολογία για συνεχή βελτίωση της διαδικασίας στις επιχειρήσεις και σε οποιοδήποτε άλλο πεδίο δραστηριότητας. Το όνομα αυτής της μεθόδου είναι μια συντομογραφία 4 αγγλικών λέξεων, που σημαίνει μια λογική ακολουθία σταδίων βελτίωσης:

• P - Σχέδιο (πλάνο);
• D - Do (do);
• C - Έλεγχος (έλεγχος, ανάλυση);
• A - Πράξη (πράξη).

Όλα είναι λογικά και απλά: πρώτα πρέπει να σκεφτείς τις ενέργειες. Στη συνέχεια εκτελούνται σύμφωνα με το σχέδιο. Το τρίτο βήμα είναι η ανάλυση των ληφθέντων αποτελεσμάτων. Και τέλος, το τελευταίο στάδιο - Πράξη - περιλαμβάνει την εισαγωγή συγκεκριμένων αλλαγών για τη βελτίωση της διαδικασίας ή/και τον καθορισμό νέων στόχων. Μετά από αυτό, ξεκινά ξανά η φάση του σχεδιασμού, στην οποία θα πρέπει να ληφθούν υπόψη όλα όσα έχουν γίνει στο παρελθόν.

Σχηματικά, ο κύκλος ελέγχου PDCA εμφανίζεται ωςτροχός, που δείχνει τη συνέχεια αυτής της διαδικασίας.

Τώρα ας δούμε κάθε βήμα λεπτομερώς.

Σχέδιο (Σχέδιο)

Το πρώτο βήμα είναι ο προγραμματισμός. Είναι απαραίτητο να διατυπώσετε με σαφήνεια το πρόβλημα, στη συνέχεια να καθορίσετε τους κύριους τομείς εργασίας και να βρείτε την καλύτερη λύση.

Ένα κοινό λάθος είναι η ανάπτυξη ενός σχεδίου που βασίζεται σε υποκειμενικές εικασίες και υποθέσεις διαχείρισης. Χωρίς να γνωρίζουμε τις υποκείμενες αιτίες του προβλήματος, είναι δυνατό, στην καλύτερη περίπτωση, να εξουδετερωθούν οι συνέπειές του και στη συνέχεια μόνο προσωρινά. Ποια εργαλεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να γίνει αυτό;

Μέθοδος "5 Γιατί"

Αναπτύχθηκε στη δεκαετία του '40, αλλά κέρδισε δημοτικότητα 30 χρόνια αργότερα, όταν η Toyota άρχισε να το χρησιμοποιεί ενεργά. Πώς πραγματοποιείται μια τέτοια ανάλυση;

Πρώτα πρέπει να διατυπώσετε και να γράψετε το πρόβλημα. Στη συνέχεια κάντε την ερώτηση: "Γιατί συμβαίνει αυτό;" και γράψε όλους τους λόγους. Μετά από αυτό, πρέπει να κάνετε το ίδιο για κάθε απάντηση. Στη συνέχεια ακολουθούμε το ίδιο μοτίβο, μέχρι την ερώτηση "Γιατί;" δεν θα ερωτηθεί 5 φορές. Κατά κανόνα, είναι η πέμπτη απάντηση που είναι ο πραγματικός λόγος.

Διάγραμμα Ishikawa

Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να αναπαραστήσετε γραφικά τις σχέσεις αιτίου-αποτελέσματος οποιωνδήποτε φαινομένων στην επιχείρηση. Πήρε το όνομά του από τον δημιουργό του, χημικό Kaora Ishikawa, και χρησιμοποιείται ευρέως στη διαχείριση.

Κατά τη δημιουργία ενός διαγράμματος, υπάρχουν 5 πιθανές πηγές προβλημάτων: άνθρωποι, υλικά, περιβάλλον (περιβάλλον), εξοπλισμός και μέθοδοι. Καθένα από αυτά, με τη σειρά του, μπορεί να περιέχει πιο λεπτομερείς λόγους. Για παράδειγμα,η εργασία των εργαζομένων εξαρτάται από το επίπεδο δεξιοτήτων, την υγεία, τα προσωπικά προβλήματα κ.λπ.

Η ακολουθία κατασκευής του διαγράμματος Ishikawa:

1. Σχεδιάστε ένα οριζόντιο βέλος προς τα δεξιά και γράψτε ένα σαφώς καθορισμένο πρόβλημα κοντά στην άκρη του.
2. Κλίση προς το κύριο βέλος, απεικονίστε τους 5 βασικούς παράγοντες επιρροής για τους οποίους μιλήσαμε παραπάνω.
3. Χρησιμοποιήστε μικρά βέλη για να εμφανίσετε λεπτομερείς λόγους. Μικρότερα κλαδιά μπορούν να προστεθούν ανάλογα με τις ανάγκες. Αυτό γίνεται μέχρι να διαγραφούν όλες οι πιθανές αιτίες.

Μετά από αυτό, όλες οι επιλογές που ελήφθησαν καταγράφονται σε μια στήλη, από τις πιο ρεαλιστικές έως τις ελάχιστες.

"Brainstorm"

Μια ομαδική συζήτηση με ειδικούς και βασικό προσωπικό, στην οποία καθήκον κάθε συμμετέχοντα είναι να ονομάσει όσο το δυνατόν περισσότερες πιθανές αιτίες και λύσεις στο πρόβλημα, συμπεριλαμβανομένων των πιο φανταστικών.

Μετά από θεωρητική ανάλυση, είναι απαραίτητο να βρεθούν πραγματικά τεκμηριωμένα δεδομένα που επιβεβαιώνουν ότι τα αίτια του προβλήματος έχουν εντοπιστεί σωστά. Δεν μπορείτε να ενεργείτε με προαίσθηση ("πιθανότατα…").

Όσον αφορά τον ίδιο τον προγραμματισμό, οι ιδιαιτερότητες είναι επίσης σημαντικές εδώ. Είναι σημαντικό να ορίσετε προθεσμίες, να σκιαγραφήσετε μια σαφή σειρά ενεργειών και μετρήσιμα αποτελέσματα (συμπεριλαμβανομένων των ενδιάμεσων) στα οποία πρέπει να οδηγήσουν.

Do (Do)

Το δεύτερο στάδιο του κύκλου PDCA είναι η εφαρμογή του σχεδίου, η εφαρμογή των αλλαγών. Τις περισσότερες φορές είναι πιο σκόπιμο να εφαρμόζονται πρώτα οι αποφάσεις που λαμβάνονταιμικρής κλίμακας, πραγματοποιήστε μια «δοκιμή πεδίου» και ελέγξτε πώς λειτουργεί σε μια μικρή περιοχή ή αντικείμενο. Εάν υπάρχουν καθυστερήσεις, καθυστερήσεις, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ποιος είναι ο λόγος (μη ρεαλιστικός σχεδιασμός ή έλλειψη πειθαρχίας από την πλευρά των εργαζομένων). Επιπλέον, εισάγεται ένα ενδιάμεσο σύστημα ελέγχου, το οποίο επιτρέπει όχι μόνο να περιμένουμε τα αποτελέσματα, αλλά να παρακολουθούμε συνεχώς όσα έχουν ήδη γίνει.

Έλεγχος

Με απλά λόγια, τώρα πρέπει να απαντήσουμε σε μία μόνο ερώτηση: "Τι μάθαμε;". Ο κύκλος PDCA συνεπάγεται μια συνεχή αξιολόγηση των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων. Είναι απαραίτητο να αξιολογηθεί η πρόοδος σε σχέση με τους καθορισμένους στόχους, να προσδιοριστεί τι λειτουργεί καλά και τι πρέπει να βελτιωθεί. Διενεργείται κυρίως με τον έλεγχο των αναφορών και άλλων εγγράφων της επιχείρησης.

Για την επιτυχή εφαρμογή του κύκλου Shewhart-Deming (PDCA) στις επιχειρήσεις, είναι απαραίτητο να καταρτίζονται τακτικές αναφορές για την εργασία που έχει γίνει και να συζητούνται τα αποτελέσματα με τους εργαζόμενους. Το ιδανικό εργαλείο για αυτό είναι η εισαγωγή βασικών δεικτών απόδοσης KPI, βάσει των οποίων χτίζεται ένα σύστημα κινήτρων και ανταμοιβών για τους πιο παραγωγικούς υπαλλήλους.

Πράξη

Το τελευταίο βήμα είναι στην πραγματικότητα η δράση. Μπορεί να υπάρχουν πολλές επιλογές εδώ:

• εφαρμογή αλλαγής;
• απορρίψτε την απόφαση εάν αποδειχτεί αναποτελεσματική;
• επαναλάβετε όλα τα στάδια του κύκλου PDCA ξανά, αλλά εισάγετε ορισμέναπροσαρμογές.

Εάν κάτι λειτουργεί καλά και μπορεί να αναπαραχθεί, η λύση πρέπει να τυποποιηθεί. Για να γίνει αυτό, γίνονται κατάλληλες αλλαγές στην τεκμηρίωση της επιχείρησης: κανονισμούς εργασίας, οδηγίες, λίστες ελέγχου για τον έλεγχο της απόδοσης της εργασίας, προγράμματα εκπαίδευσης εργαζομένων κ.λπ. Παράλληλα, θα πρέπει να αξιολογηθεί η δυνατότητα εισαγωγής βελτιώσεων σε άλλες επιχειρηματικές διαδικασίες όπου μπορεί να προκύψουν παρόμοια προβλήματα.

Εάν το σχέδιο δράσης που αναπτύχθηκε δεν έφερε τα αναμενόμενα αποτελέσματα, πρέπει να αναλύσετε τους λόγους της αποτυχίας και μετά να επιστρέψετε στο πρώτο στάδιο (Σχέδιο) και να δοκιμάσετε μια άλλη στρατηγική.