Το γράφημα Gantt είναι ο βοηθός προγραμματισμού σας. Τι είναι ένα γράφημα Gantt και πώς να το φτιάξετε;

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Το γράφημα Gantt είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία για την οπτική απεικόνιση του χρονοδιαγράμματος στη διαχείριση έργων.

Τι είναι αυτό;

Το Το γράφημα Gantt έχει σχεδιαστεί για να απεικονίζει τα διάφορα στάδια εργασίας στον τομέα των μικρομεσαίων επιχειρήσεων. Οπτικά, είναι ένα απλό σύνολο λωρίδων που αποτελείται από δύο βασικούς άξονες: θήκες και χρόνο. Σε κάθε χρονική περίοδο ανατίθεται μια συγκεκριμένη εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί.

Στο διάγραμμα, εκτός από τα κύρια μπλοκ, μπορεί να υπάρχει μια ειδική πρόσθετη στήλη που δείχνει το ποσοστό της εργασίας που ολοκληρώθηκε. Οι ειδικοί βαθμοί - ορόσημα - χρησιμοποιούνται για την επισήμανση δύο ή περισσότερων εργασιών και την επίδειξη της σειράς εφαρμογής τους.

Το διάγραμμα Gantt είναι ένα είδος προτύπου στον τομέα της διαχείρισης έργων, επειδή με τη βοήθειά του καθίσταται δυνατή η ξεκάθαρη εμφάνιση της δομής της υλοποίησης όλων των σταδίων του έργου.

Τι χρησιμεύει το γράφημα Gantt;

Δεδομένου ότι οι περισσότεροι άνθρωποι είναι οπτικοί, το διάγραμμα παρέχει την ευκαιρία να λύσει μια από τις κύριες εργασίες και να δείξει στο προσωπικό τι να εργαστεί, ποιους πόρους να χρησιμοποιήσει στη διαδικασία και μεπόσο γρήγορα εκτελούνται ορισμένες εργασίες. Όλες οι πληροφορίες παρουσιάζονται σε συμπιεσμένη μορφή, χωρίς τη χρήση μπερδεμένων πινάκων και τεράστιου όγκου κειμένου. Ταυτόχρονα, η ουσία είναι ξεκάθαρη και κατανοητή σε όλους ανεξαιρέτως τους συμμετέχοντες στο έργο.

Η χρήση ενός γραφήματος απλοποιεί σημαντικά τη διαχείριση έργων μικρής κλίμακας και καθιστά δυνατό να διατηρείτε πάντα υπό έλεγχο τις δραστηριότητες των εργαζομένων.

Ιστορία της εμφάνισης του πρώτου γραφήματος

Η πρώτη μορφή γραφήματος αναπτύχθηκε και δοκιμάστηκε από τον Henry L. Gant στις αρχές του 20ου αιώνα. Ο επιστήμονας προσλήφθηκε για να διαχειριστεί την κατασκευή πλοίων για χρήση στον Πρώτο Παγκόσμιο Πόλεμο. Ένα ειδικό πρόγραμμα του επέτρεψε να συντονίσει την εργασία πολλών μηχανικών, ελέγχοντας την ολοκλήρωση των εργασιών έγκαιρα. Το Gant ξεκίνησε απευθείας αναφέροντας όλες τις απαιτούμενες εργασίες και προγραμματίζοντας τις σύμφωνα με τους διαθέσιμους πόρους.

Ένα σημαντικό στάδιο ήταν η επίδειξη της εξάρτησης ορισμένων εργασιών από άλλες. Επιπλέον, ο Gant διέθεσε για κάθε άτομο μια χρονική περίοδο κατά την οποία έπρεπε να ολοκληρώσει ένα συγκεκριμένο είδος δραστηριότητας, υπέδειξε ποιος και ποια εργασία θα εκτελούνταν, λαμβάνοντας υπόψη τον χρόνο που είχε διατεθεί για το έργο.

Η γραφική παράσταση Gantt γίνεται χρησιμοποιώντας έναν κατακόρυφο άξονα που αντιπροσωπεύει διαφορετικές εργασίες και έναν οριζόντιο άξονα που αντιπροσωπεύει το χρόνο.

Διάγραμμα Gantt στον σύγχρονο κόσμο

Αυτή η μέθοδος προγραμματισμού δεν χάνει τη συνάφειά της σήμερα, επειδή σας επιτρέπει να παρέχετε μια γραφική απεικόνιση του σχεδίου παραγωγής, απλοποιεί την παρακολούθηση της προόδου στην υλοποίησηανατεθειμένες εργασίες. Το διάγραμμα Gantt έχει γίνει ένα τόσο ισχυρό αναλυτικό εργαλείο που για σχεδόν 100 χρόνια δεν έχει υποστεί καμία αλλαγή. Μόνο τη δεκαετία του '90 του περασμένου αιώνα, για να περιγραφούν λεπτομερέστερα οι σχέσεις, εισήχθησαν σε αυτό γραμμές επικοινωνίας μεταξύ διαφόρων εργασιών:

• "finish-start" - η δραστηριότητα B δεν μπορεί να ξεκινήσει έως ότου ολοκληρωθεί η δραστηριότητα A;
• "start-finish" - η ενέργεια Β δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να ξεκινήσει η ενέργεια Α;
• "start-start" - η ενέργεια B θα ξεκινήσει όχι νωρίτερα από την ενέργεια A;
• "finish-finish" - η ενέργεια Β δεν πρέπει να τελειώνει νωρίτερα από τη λήξη της ενέργειας Α.

Υπάρχουν στοιχεία ότι ο χάρτης Gantt χρησιμοποιήθηκε στην κατασκευή τέτοιων γιγάντων μηχανικών κατασκευών όπως το Φράγμα Χούβερ (Λας Βέγκας, 1939) και το σύστημα αυτοκινητοδρόμων του Αϊζενχάουερ (συνδέει τις περισσότερες μεγάλες πόλεις στις Ηνωμένες Πολιτείες).

Οδηγία: πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα Gantt σε 5 βήματα;

Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε τους κανόνες για τη δημιουργία ενός γραφήματος Gantt και θα προσπαθήσουμε να το δημιουργήσουμε μόνοι μας σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel.

Βήμα 1. Συλλογή δεδομένων

Για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα, χρειαζόμαστε τα ακόλουθα δεδομένα:

• συντεταγμένες όλων των συνόλων δεδομένων (όπου πρέπει να ξεκινά κάθε μία από τις στήλες);
• όνομα κάθε σταδίου;
• διάρκεια κάθε σταδίου.

Για διευκόλυνση, τα εισάγουμε αμέσως στα αντίστοιχα πεδία του πίνακα. Αφού εισαγάγουμε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες, μπορούμε να προχωρήσουμε στη δημιουργία του ίδιου του γραφήματος.

Σημαντικό: βεβαιωθείτε ότι όλες οι μορφές δεδομένων είναιείναι σωστά: συγκεκριμένα, αυτό ισχύει για ημερομηνίες.

Βήμα 2. Σχηματισμός της διάταξης

Γνωρίζουμε λοιπόν τον σκοπό του προγραμματισμού και τα βασικά δεδομένα βάσει των οποίων θα φτιάξουμε ένα χρονοδιάγραμμα. Τώρα στο παράθυρο του υπολογιστικού φύλλου, πρέπει να πάμε στην ενότητα "Εισαγωγή -> γραφήματος" και, στη συνέχεια, να κάνουμε κλικ στο στοιχείο "Γραμμή". Δεν χρειαζόμαστε το συνηθισμένο, αλλά με συσσώρευση, αφού μόνο αυτό προβλέπει τη δεύτερη σειρά δεδομένων, που στην περίπτωσή μας θα είναι η κύρια.

Βήμα 3. Διαγράψτε όλα τα άλλα

Για να γίνει αυτό, το πρόγραμμα παρέχει ειδικά εργαλεία. Στο γράφημα που εμφανίζεται στην οθόνη, πρέπει να μετακινήσετε τον κέρσορα του ποντικιού πάνω από την μπλε γραμμή, να κάνετε δεξί κλικ πάνω του και να επιλέξετε "Μορφοποίηση σειράς δεδομένων" από το μενού που εμφανίζεται. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να πάμε στο στοιχείο "Γέμισμα" και να επιλέξουμε το στοιχείο "Χωρίς γέμισμα". Μετά από αυτό, το γράφημα θα μοιάζει με αυτό:

Βήμα 4. Τελειώσεις

Δεδομένου ότι από προεπιλογή όλα τα δεδομένα στο γράφημά μας είναι σε σειρά από κάτω προς τα πάνω, θα πρέπει να τα τροποποιήσουμε λίγο. Για να το κάνετε αυτό, κάνουμε δεξί κλικ στον άξονα της κατηγορίας (αυτόν δίπλα στον οποίο έχουμε μια λίστα εργασιών), πηγαίνουμε στο παράθυρο "Μορφοποίηση Άξονα". Ανοίγει αμέσως η καρτέλα που χρειαζόμαστε - "Παράμετροι άξονα". Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο Αντίστροφη σειρά κατηγορίας. Στην πραγματικότητα, το γράφημα Gantt είναι ήδη έτοιμο, απομένουν μόνο μερικά χρήσιμα μικρά πράγματα.

Βήμα 5. Μορφοποίηση

Έτσι, συνεχίζουμε να εργαζόμαστε πάνω στο γράφημα. Όπως μπορείτε να δείτε, εξακολουθεί να φαίνεται αντιαισθητικό και τώρα θα το διορθώσουμε χρησιμοποιώντας το ίδιο το υπολογιστικό φύλλο:

1. Τεντώστε το γράφημα στο επιθυμητό μέγεθος χρησιμοποιώντας το βέλος στην επάνω δεξιά γωνία.
2. Επιλέξτε όλες τις ημερομηνίες στον πίνακα, κάντε κλικ στην περιοχή επιλογής με το δεξί κουμπί του ποντικιού και μεταβείτε στο "Format Cells-> Number". Αυτή η ενότητα παρουσιάζει τις κύριες μορφές αριθμών με τις οποίες εργαζόμαστε. Για να μην αλληλοεπικαλύπτονται οι επιγραφές, σας συμβουλεύουμε να επιλέξετε μια συντομότερη έκδοση της καταχώρισης. Στη συνέχεια, πάλι, κάντε δεξί κλικ στον άξονα με ημερομηνίες στο γράφημα, επιλέξτε "Μορφοποίηση Άξονα -> Αριθμός" και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Σύνδεσμος στην πηγή".
3. Επιλέξτε το υπόμνημα (τα σύμβολα "Ημερομηνία" και "Διάρκεια" στα δεξιά) και πατήστε το κουμπί Διαγραφή στο πληκτρολόγιο.
4. Ανοίξτε το "Format Axis -> Parameters" και ορίστε τις ελάχιστες και μέγιστες τιμές (ορίσαμε 15 Δεκεμβρίου, αφού είναι Δευτέρα και 3 Ιανουαρίου). Εδώ μπορούμε να ορίσουμε την τιμή των κύριων τμημάτων (αυτό είναι βολικό σε περιπτώσεις όπου, για παράδειγμα, η εργασία σε ένα έργο θα διαρκέσει αρκετές εβδομάδες ή μήνες). Στην περίπτωσή μας, είναι πιο βολικό να αφήσετε την προεπιλεγμένη τιμή (2,0).

Λίγο ακόμα πειραματισμός με τη μορφοποίηση - και αυτή είναι η ομορφιά που έχουμε στο τέλος. Εδώ είναι ένα ολοκληρωμένο γράφημα Gantt. Το παράδειγμα που δώσαμε είναι, φυσικά, πολύ απλό - αλλά αρκεί να κατανοήσουμε την ουσία αυτής της μεθόδου σχεδιασμού καιοπτική επίδειξη της διαδικασίας εκτέλεσης ορισμένων εργασιών.

Άλλα προγράμματα χαρτογράφησης

Φυσικά, υπάρχουν πολλά άλλα, καλύτερα προγράμματα που διευκολύνουν τη διαχείριση έργου. Ένα γράφημα Gantt οποιασδήποτε πολυπλοκότητας μπορεί να κατασκευαστεί εύκολα χρησιμοποιώντας εφαρμογές όπως:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project και πολλά άλλα.

Επιπλέον, υπάρχει μια σειρά από διαδικτυακές υπηρεσίες που παρέχουν στους χρήστες τους την ευκαιρία όχι μόνο να προγραμματίζουν τις υποθέσεις τους, αλλά και να λαμβάνουν τακτικές αναφορές, ειδοποιήσεις σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση των εργασιών μέσω e-mail. Ωστόσο, δεν μπορεί κανείς να αρνηθεί το γεγονός ότι η εμπιστευτικότητα των δεδομένων που είναι αποθηκευμένα στο δίκτυο κινδυνεύει και το σταθερό λογισμικό που εγκαθίσταται απευθείας στον υπολογιστή του χρήστη, κατά κανόνα, έχει πολύ ευρύτερη λειτουργικότητα και είναι πιο αξιόπιστο στη λειτουργία του.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της μεθόδου

Τέλος, αξίζει να εξεταστούν λεπτομερώς τα κύρια πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της περιγραφόμενης μεθόδου σχεδιασμού και διαχείρισης.

Το κύριο πλεονέκτημα, αναμφίβολα, είναι η γραφική παρουσίαση του υλικού. Κατά κανόνα, είναι βολικό για τους επιχειρηματίες να εργάζονται με γραφήματα Gantt - τους αρέσει η ικανότητα να αναγνωρίζουν και να ορίζουν με σαφήνεια τα στάδια της εργασίας σε ένα έργο. Παρουσιάζοντας εργασίες με τη μορφή ράβδων διαφορετικού χρώματος, όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν κυριολεκτικά να αναγνωρίσουν τις εργασίες τους με μια ματιά.

Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι τα διαγράμματα Gantt είναιένα εξαιρετικό εργαλείο παρουσίασης που είναι σε θέση να καταδείξει τις βασικές προτεραιότητες του έργου. Δηλαδή, μόλις οι ηγέτες διαθέσουν και διανείμουν κάθε έναν από τους διαθέσιμους πόρους, η ομάδα μαθαίνει αμέσως γι 'αυτό και ακολουθεί περαιτέρω οδηγίες. Αυτή η δυνατότητα του γραφήματος Gantt είναι εξαιρετικά χρήσιμη για τα ανώτερα στελέχη - χρησιμοποιώντας την, είναι πολύ πιο εύκολο να ετοιμάσετε μια λεπτομερή, ευρύχωρη αναφορά για την κατάσταση των διαφόρων έργων.

Ωστόσο, όπως κάθε άλλη μέθοδος προγραμματισμού, το γράφημα Gantt έχει τα μειονεκτήματά του. Ένα από αυτά είναι η εξάρτηση από την εργασία. Αρκετά συχνά, κατά τη διαδικασία παρουσίασης έργων, οι διαχειριστές πρέπει να δείξουν ποιες από αυτές τις εργασίες σχετίζονται μεταξύ τους. Αλλά, δυστυχώς, η ίδια η μορφή γραφήματος δεν το επιτρέπει. Για να ξεπεράσουν αυτόν τον περιορισμό, οι διαχειριστές καταφεύγουν σε διάφορα κόλπα: για παράδειγμα, προσθέτουν ειδικές κάθετες γραμμές στο γράφημα που δείχνουν βασικές εξαρτήσεις. Ωστόσο, αυτή είναι μόνο μια προσωρινή λύση, δεν είναι δυνατή η πλήρης μεταφορά των πληροφοριών.

Ένα άλλο μειονέκτημα των διαγραμμάτων Gantt είναι η ακαμψία τους. Σήμερα, τα έργα δεν είναι στατικά - υφίστανται συνεχώς κάποιες αλλαγές, μετατοπίσεις, τις οποίες είναι απλά αδύνατο να ληφθούν υπόψη στο διάγραμμα. Πριν ξεκινήσουν να δημιουργούν ένα γράφημα, οι διαχειριστές πρέπει να υπολογίσουν τα πάντα με την παραμικρή λεπτομέρεια, γιατί με την παραμικρή αλλαγή στην εκτίμηση, ολόκληρο το διάγραμμα πρέπει να ξανασχεδιαστεί από την αρχή. Και αυτό δεν σημαίνει ότι είναι σε θέση να απεικονίσει πολλούς διαφορετικούς τρόπους προγραμματισμού ταυτόχροναλείπει επίσης.

Ανεξάρτητα από το γιατί χρειάζεστε ένα γράφημα Gantt, ένα πρόγραμμα (ακόμη και το πιο "προηγμένο") δεν θα μπορεί να εμφανίσει τη σημασία και την ένταση των πόρων ορισμένων έργων, την ουσία τους. Ως εκ τούτου, χρησιμοποιείται σπάνια για έργα ιδιαίτερα μεγάλης κλίμακας.

Ωστόσο, είναι αδύνατο να αρνηθούμε ότι αυτή η μέθοδος είναι εξαιρετικά κοινή στην πρακτική διαχείρισης έργων - για περισσότερο από έναν αιώνα χρήσης της, οι άνθρωποι είχαν την ευκαιρία να επαληθεύσουν την αποτελεσματικότητά της και την υψηλή απόδοση.