Πώς να διαπραγματευτείτε σωστά: κανόνες και κοινά λάθη

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η ικανότητα να διαπραγματεύεσαι και να βρίσκεις μια συμβιβαστική λύση ακόμα και στην πιο δύσκολη κατάσταση είναι μια μοναδική ικανότητα. Αυτή η ικανότητα είναι απαραίτητη για τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Πώς να διαπραγματευτείτε σωστά; Πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη δεξιότητα για να σας βοηθήσει να πετύχετε; Αυτό θα συζητηθεί σε αυτό το άρθρο.

Τύποι διαπραγμάτευσης

Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτό. Είναι υπό όρους δυνατό να χωριστούν όλες οι διαπραγματεύσεις σε δύο τύπους:

1. Ανταγωνιστικό: Ο στόχος που επιδιώκουν οι συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια τέτοιων συνομιλιών είναι να επιτύχουν τη νίκη με οποιοδήποτε κόστος. Μια τέτοια επαγγελματική συνάντηση οδηγεί συχνά σε μια κατάσταση σύγκρουσης μεταξύ των μερών.
2. Σύμπραξη: στόχος είναι να επιτευχθεί μια αμοιβαία συμφωνία που να ικανοποιεί τα συμφέροντα όλων των συμμετεχόντων στη διαδικασία.

Δεν υπάρχουν ακριβείς συμβουλές για το πώς να διαπραγματευτείτε σωστά. Ο καθένας επιλέγει τη δική του μέθοδο. Στην πράξη, τις περισσότερες φορές μπορείτε να βρείτε έναν συνδυασμό ανταγωνιστικών μορφών επιχειρηματικής συνομιλίας και συνεργατών.

Οι ανταγωνιστικές διαπραγματεύσεις χαρακτηρίζονται από τεταμένη ατμόσφαιρα. Καθήκον καθενός από τα μέρη είναι να αποκτήσει το δικό του όφελος, χωρίς να λαμβάνει υπόψη τα συμφέροντα της αντίθετης πλευράς. Για να επιτύχετε ένα θετικό αποτέλεσμα σε μια τέτοια κατάσταση, πρέπει να τηρείτε τις ακόλουθες συστάσεις:

1. Προσπαθήστε να μην αποκαλύψετε πλήρως την ουσία της πρότασής σας στην αρχή της συνάντησης. Διαφορετικά, η αντίθετη πλευρά θα λάβει αμέσως το μέγιστο σύνολο πληροφοριών. Πρέπει επίσης να βεβαιωθείτε ότι το θέμα της συνομιλίας δεν αλλάζει.
2. Αν πρέπει να κάνετε παραχωρήσεις, προσπαθήστε να τις κάνετε όσο το δυνατόν μικρότερες.
3. Αν αναπτυχθεί σύγκρουση, διατηρήστε την αξιοπρέπειά σας. Πρέπει να τηρούνται οι βασικοί κανόνες της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Για να εκτονώσετε την κατάσταση, δοκιμάστε να μετακινήσετε τη συζήτηση σε άλλο θέμα.

Προπαρασκευαστικό στάδιο

Για να κατανοήσετε πώς να διαπραγματευτείτε σωστά τη συνεργασία, πρέπει να γνωρίζετε τα κύρια χαρακτηριστικά αυτής της διαδικασίας.

Στο αρχικό στάδιο πραγματοποιείται η συλλογή και παροχή των πληρέστερων πληροφοριών. Ως αποτέλεσμα, και τα δύο μέρη μπορούν να καταλήξουν σε επικερδείς λύσεις. Κατά τη διεξαγωγή διαπραγματεύσεων εταιρικής σχέσης, θα πρέπει αρχικά κανείς να είναι έτοιμος να κάνει παραχωρήσεις.

Πρώτα, καθορίστε ποιους στόχους θέλετε να επιτύχετε σε αυτές τις συνομιλίες. Πρέπει να είναι μετρήσιμα και επιτεύξιμα. Πρέπει να καταλάβετε ξεκάθαρα τι θέλετε να πάρετε από τον αντίπαλό σας. Πριν από τη συνάντηση, αξίζει να διερευνήσετε τις ανάγκες του άλλου μέρους. Με βάση τις πληροφορίες που λάβατε, μπορείτε να διατυπώσετε τις προτάσεις σας. Θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο ρεαλιστικές. Αν και τα δύοτα μέρη θα είναι έτοιμα να κάνουν κάποιες παραχωρήσεις, θα γίνει πολύ πιο εύκολο να επιτευχθεί ένα αποτέλεσμα. Αλλά εάν ένας από τους διαπραγματευτές αρχίσει να διεξάγει μια συνομιλία με τη μορφή ανταγωνιστικών διαπραγματεύσεων, τότε η ανάπτυξη μιας κατάστασης σύγκρουσης είναι πιο πιθανή. Το κύριο καθήκον του διαπραγματευτή σε αυτήν την περίπτωση είναι να βελτιώσει τις σχέσεις.

Αφού κάθε πλευρά έχει σχηματίσει τη γνώμη της για τον αντίπαλο, μπορείτε να αρχίσετε να υποβάλλετε συγκεκριμένες προτάσεις. Εάν αποφασίσετε να κάνετε παραχωρήσεις, δεν χρειάζεται μόνο να προσφέρετε κάτι, αλλά και να πάρετε μια επιστροφή. Η ολοκληρωμένη ανταλλαγή πρέπει να είναι ίσης αξίας.

Συμβιβαστική

Όταν ολοκληρωθεί η ανταλλαγή βασικών πληροφοριών, μπορείτε να μεταβείτε απευθείας στην καρδιά του θέματος. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι όσο περισσότερα ζητάτε κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων, τόσο περισσότερα θα λαμβάνετε, όσο λιγότερα προσφέρετε, τόσο λιγότερα θα χάσετε. Όταν υποβάλλετε την πρότασή σας, προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν ακριβέστεροι στη διατύπωση. Αποφύγετε τις πρόχειρες εκτιμήσεις. Ο αντίπαλός σας μπορεί να ερμηνεύσει την ασάφεια εναντίον σας.

Ομοίως, αξίζει να διαπραγματευτείτε με το αντίθετο μέρος όταν προέρχεται μια προσφορά από αυτούς. Πρέπει να έχετε μια ξεκάθαρη ιδέα για το τι προσφέρουν. Μη διστάσετε να κάνετε ερωτήσεις. Θα σας βοηθήσουν να καταλάβετε εάν η προτεινόμενη επιλογή ταιριάζει στους στόχους σας.

Νοηματική

Πώς να διεξάγετε επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις; Αν η συνάντηση είναι άτυπη, προσπαθήστε να χρησιμοποιείτε ανοιχτές στάσεις και να διατηρείτε οπτική επαφή με τον συνομιλητή σας. Καθισμένος με σταυρωμένα πόδια και χέρια σταυρωμέναδεν αξίζει τον κόπο.

Σκεφτείτε την προδιαπραγματευτική σας ομιλία. Δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε λέξεις και εκφράσεις που μπορεί να ενοχλήσουν τους αντιπάλους σας. Επίσης, προσπαθήστε να αποφύγετε να κάνετε σαρκαστικά σχόλια που είναι υποτιμητικά για τον αντίπαλο διαπραγματευτή. Εάν η συζήτηση αρχίσει να παίρνει διαφορετική κατεύθυνση, προσπαθήστε να τραβήξετε την προσοχή των ανθρώπων που είναι παρόντες στη συνάντηση. Μπορείτε να τους ζητήσετε να εκφράσουν τη θέση τους. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η τεχνική βοηθά στην επίτευξη συμβιβασμού.

Ενεργή ακρόαση

Πολλοί επίδοξοι επιχειρηματίες ενδιαφέρονται για το πώς να διαπραγματεύονται σωστά με έναν πελάτη. Σε αυτή την περίπτωση βοηθάει πολύ η τακτική της «ενεργητικής ακρόασης». Σας επιτρέπει να αποφύγετε δυσάρεστες καταστάσεις ή επώδυνες αντιδράσεις από την αντίθετη πλευρά. Η τακτική της «ενεργητικής ακρόασης» βελτιώνει τις επικοινωνιακές δεξιότητες. Εάν πρέπει να διαπραγματεύεστε συχνά, θα είναι πολύ χρήσιμο.

Είναι σημαντικό να ακολουθήσετε αυτές τις οδηγίες:

1. Ακούστε προσεκτικά τον συνομιλητή. Μπορείτε να σκεφτείτε την απάντησή σας αργότερα.
2. Ενισχύστε το ενδιαφέρον σας με χειρονομίες, όπως κουνώντας το κεφάλι σας για να ενημερώσετε τον αντίπαλό σας ότι μπορείτε να τους ακούσετε.
3. Δείξτε την αντίληψη των πληροφοριών. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να εκφράσετε την ουσία αυτού που ειπώθηκε.
4. Προσπαθήστε να μπείτε στη θέση του συνομιλητή. Προσπαθήστε να μπείτε στη θέση του και δείτε την κατάσταση μέσα από τα μάτια του.
5. Κάντε ερωτήσεις στον συνομιλητή σας, διευκρινίστε πληροφορίες.
6. Οι παύσεις στη συζήτηση δεν πρέπει να σας τρομάζουν. Ένα διάλειμμα 2-3 λεπτών θα σας δώσει την ευκαιρία να μαζευτείτεσκέψεις και προχωρήστε στην επόμενη ερώτηση. Εάν χρειάζεστε μεγαλύτερο διάλειμμα, κάντε το. Σε ορισμένες περιπτώσεις, 10-15 λεπτά μπορούν να σώσουν την κατάσταση. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για συναντήσεις που γίνονται σε δύσκολες ψυχολογικές συνθήκες. Ένα διάλειμμα θα σας βοηθήσει να ανακτήσετε την ισορροπία και τα αποθέματα ηθικής ενέργειας. Επιπλέον, θα δώσει την ευκαιρία να αξιολογηθεί η κατάσταση από έξω.

Πώς καταλαβαίνετε κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης ότι εσείς και ο αντίπαλός σας καταλήγετε σε συμφωνία; Προσέξτε για λεκτικές ενδείξεις από την άλλη πλευρά. Μπορεί να είναι οι λέξεις «ίσως» ή «ίσως». Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό είναι σημάδι ότι σύντομα θα επιτευχθεί συμφωνία.

Τηλεφωνικές κλήσεις

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου μια προσωπική συνάντηση είναι αδύνατη για διάφορους λόγους. Τότε το πρόβλημα πρέπει να λυθεί εξ αποστάσεως. Πώς να διεξάγετε διαπραγματεύσεις στο τηλέφωνο για να επιτύχετε το επιθυμητό αποτέλεσμα; Οι μεγάλες συμφωνίες συνήθως δεν συνάπτονται τηλεφωνικά. Αλλά είναι πολύ πιθανό να επιτευχθεί μια προκαταρκτική συμφωνία με αυτόν τον τρόπο.

Όταν πραγματοποιείτε τηλεφωνικές συνομιλίες, πρέπει να ακολουθείτε τις ακόλουθες συστάσεις:

1. Συνιστάται να προετοιμαστείτε προσεκτικά για τον διάλογο και να κάνετε ένα σημείωμα. Η έλλειψη οπτικής επαφής σε αυτή την περίπτωση είναι ένα πλεονέκτημα, καθώς δεν χρειάζεται να ντρέπεστε για τα φύλλα απάτης.
2. Δηλώστε αμέσως τον σκοπό της κλήσης σας. Εάν κατά τη διάρκεια μιας προσωπικής επίσκεψης μπορεί να υπάρχουν πολλά από αυτά, τότε σε μια τηλεφωνική συνομιλία ο στόχος είναι συνήθως ένας.
3. Δεν είναι απαραίτητο να ζητήσετε αμέσως να προσκαλέσετε έναν διευθυντή ή έναν υπεύθυνο για ένα συγκεκριμένοερώτηση υπαλλήλου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λύση. Απλώς ρωτήστε με ποιον είναι ρεαλιστικό να συζητήσετε αυτήν την εργασία και η γραμματέας θα σας αλλάξει στο σωστό άτομο.
4. Καθοριστικοί παράγοντες των αναγκών του συνομιλητή σας. Μη διστάσετε να κάνετε διευκρινιστικές ερωτήσεις σχετικά με σχέδια και ενδιαφέροντα. Το ενδιαφέρον μπορεί να αυξηθεί με λίγες μόνο προτάσεις.
5. Δώστε μια σύντομη παρουσίαση της πρότασής σας. Προσπαθήστε να το κρατήσετε μέσα σε λίγα λεπτά.
6. Διαλύστε την απάντηση στις αντιρρήσεις του συνομιλητή. Εάν σχετίζονται γενικά με το προτεινόμενο προϊόν ή υπηρεσία, εξηγήστε πώς η πρότασή σας επιλύει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα.
7. Τερματισμός κλήσης. Εάν η συζήτηση πήγε καλά, τότε σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να συμφωνήσετε για την επόμενη ενέργεια. Για παράδειγμα, σχετικά με μια συνάντηση για να συζητήσουμε τις λεπτομέρειες.

Επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις

Κάθε επιχειρηματίας πρέπει να γνωρίζει τα βασικά του διαλόγου. Ένας ικανός επιχειρηματίας πρέπει να ξέρει πώς να διαπραγματεύεται σωστά με τους προμηθευτές. Χωρίς την ικανότητα να βρει μια κοινή γλώσσα με τους συνεργάτες, δεν μπορεί κανείς να γίνει επιχειρηματίας μεγιστάνας. Η βάση κάθε επαφής είναι η προσωπική επικοινωνία. Καμία τηλεφωνική κλήση ή email δεν μπορεί να το αντικαταστήσει. Κατά τη διαπραγμάτευση, είναι καλύτερο να έχετε αυτοπεποίθηση και άνεση. Δεν αξίζει να φλερτάρετε και να είστε υπερβολικά καλοί με έναν επαγγελματικό συνεργάτη. Να θυμάστε πάντα τον σκοπό της συνάντησης. Μια επαγγελματική συνομιλία δεν ανέχεται υπονοούμενα: προσπαθήστε να διατυπώσετε τις σκέψεις σας συγκεκριμένα και κατανοητά. Ταυτόχρονα, ακούστε προσεκτικά τις αντιπροτάσεις. Δυνατότητα συνέχισης συνομιλίαςδείξτε την εμπειρία και τις γνώσεις σας.

Διάλογος με τον πελάτη

Αυτός είναι ένας ειδικός τύπος επαγγελματικής συνομιλίας. Πώς να διαπραγματευτείτε σωστά με τον πελάτη, ώστε η συνεργασία σας να γίνει αμοιβαία επωφελής; Φροντίστε να ρωτήσετε τις ανάγκες του πελάτη. Εάν θίγετε θέματα που είναι άσχετα με αυτόν, ο πελάτης θα χάσει γρήγορα το ενδιαφέρον του για τη συζήτηση. Κάντε ερωτήσεις στον συνομιλητή σας. Αυτό θα τονίσει τη συμμετοχή σας στην επιχειρηματική διαδικασία. Συνιστάται επίσης να εστιάσετε στην εμπειρία σας σε έναν συγκεκριμένο τομέα. Μπορείτε να δώσετε παραδείγματα παραγγελιών που έχουν ήδη ολοκληρωθεί.

Συνομιλίες με τρομοκράτες

Για τους κατοίκους των μεγάλων πόλεων, η τρομοκρατία έχει γίνει μία από τις κύριες φοβίες. Συχνά οι τρομοκρατικές επιθέσεις συνοδεύονται από σύλληψη ομήρων. Πολλά εξαρτώνται από το πώς συμπεριφέρεστε σε μια τέτοια κατάσταση. Πώς να διαπραγματευτείτε σωστά με τρομοκράτες; Η βασική συμβουλή που δίνουν οι ειδικοί είναι να προσπαθήσετε να είστε ήρεμοι. Εκπληρώστε όλες τις απαιτήσεις των εισβολέων.

Σε κατάσταση κρίσης, υπάρχει συχνά ένα φαινόμενο όπως το σύνδρομο της Στοκχόλμης. Αυτός ο όρος αναφέρεται στην εμφάνιση συμπάθειας στα θύματα προς τους τρομοκράτες. Η γενική ένταση στην παρούσα κατάσταση κάνει τους ανθρώπους να έρθουν πιο κοντά. Άλλωστε, οι τρομοκράτες εκτιμούν και τη δική τους ζωή. Λάβετε αυτό υπόψη σας, αλλά συνεχίστε να εκφράζετε την προθυμία σας να υποβάλετε. Μην προσπαθείτε να διαπραγματευτείτε. Εξάλλου, δεν γνωρίζετε καλά όλα τα κίνητρα των εγκληματιών. Μόνο οι αξιωματικοί πληροφοριών γνωρίζουν πώς να διεξάγουν σωστά τις επιχειρησιακές διαπραγματεύσεις. Παραδείγματα τέτοιων καταστάσεων δείχνουν ότι μόνο με την εφαρμογή των βασικών συστάσεων των ψυχολόγωνμπορείτε να βασιστείτε στην επιτυχή επίλυση του προβλήματος.

Χρήσιμες συμβουλές

Υπάρχουν μερικές απλές οδηγίες για αποτελεσματική διαπραγμάτευση.

Τα κυριότερα:

1. Μην πείτε ναι μετά την πρώτη πρόταση. Αν βιαστείς με την απάντηση, ο συνομιλητής μπορεί να βιώσει αρνητική αντίδραση.
2. Ζητήστε περισσότερα από όσα ελπίζετε να λάβετε. Πολλοί ψυχολόγοι, όταν μιλούν για το πώς να διαπραγματευτεί σωστά τη συνεργασία, προτείνουν τη χρήση αυτής της τεχνικής. Αυξάνει τις πιθανότητές σας να βγάλετε κέρδος και σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν χώρο για επαγγελματική συνομιλία.
3. Δείξτε προθυμία να αλλάξετε τους όρους σας εάν είναι απαραίτητο. Εξετάστε όλες τις πλευρές του υπό συζήτηση θέματος, αλλά μην βιαστείτε να κάνετε υποχωρήσεις. Προσπαθήστε να λάβετε υπόψη τα ενδιαφέροντα του συνομιλητή και να τα αναλύσετε.

Συμπέρασμα

Σε αυτήν την κριτική, εξετάσαμε πώς να διαπραγματευτούμε σωστά. Οι παρακάτω συμβουλές και κόλπα θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη συνομιλία σας σε διάφορες καταστάσεις.