Υπόλογο άτομο. Λεπτές λεπτομέρειες της έκθεσης και υπολογισμοί

2026 Συγγραφέας: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. Τελευταία τροποποίηση: 2025-01-24 13:14:43

Ο εκτυπωτής τελείωσε πάλι από μελάνι, το τελευταίο ρολό χαρτιού φαξ έμεινε στη ρεσεψιόν, μια λάμπα κάηκε στο διάδρομο; Δεν είναι πρόβλημα - ένας συνετός προμηθευτής (ή απλώς ένα μέλος του προσωπικού) έχει το σωστό απόθεμα και θα διορθώσει αυτά τα προβλήματα εγκαίρως!

Αυτός ο υπόλογος διορίζεται με εντολή του διευθυντή. Έχοντας συγκεντρώσει αιτήσεις για όλα τα τμήματα και τα τμήματα, συμπληρώνει αίτηση για προκαταβολή για αγορά αγαθών και υλικών. Μετά ορμάει σε μαγαζιά, αποθήκες και αν χρειαστεί τον στέλνουν σε άλλη πόλη. Έχοντας αγοράσει το απαραίτητο υλικό, εντός τριών ημερών από το επαγγελματικό ταξίδι ή την περίοδο που ορίζεται στην αίτηση, υποβάλλει στο λογιστήριο την έκθεση ΑΟ-1 με τα δικαιολογητικά. Στη σελίδα τίτλου συμπληρώνει το όνομα του οργανισμού, το τμήμα, το ονοματεπώνυμο, τον αριθμό προσωπικού, τη θέση, τον σκοπό της προκαταβολής. Στο πίσω μέρος του πίνακα (στήλες 1-6), ο υπόλογος εισάγει τα στοιχεία των παραστατικών δαπανών με το ποσό και, συνοψίζοντας το τέλος, βάζει την υπογραφή του με αντίγραφο. Σε αντάλλαγμα, ο λογιστής του εκδίδει απόδειξη ότι η έκθεση έχει γίνει αποδεκτή και επαληθεύεται. Από την πλευρά του, ο λογιστής, έχοντας ορίσει αύξοντα αριθμό στην έκθεση, συγκρίνει τα δεδομένα με τα αρχειοθετημένα πρωτότυπα έγγραφακαι συμπληρώστε τα κουτάκια 7-9. Στη συνέχεια, στο πρώτο φύλλο, βάζει τα υπόλοιπα από την προηγούμενη αναφορά, το ποσό που έλαβε, τα έξοδα και εμφανίζει το αποτέλεσμα για έγκριση.

Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι οποιοδήποτε σφάλμα στο AO-1 ή ασυνέπεια με τη Διαδικασία διεκπεραίωσης συναλλαγών σε μετρητά θα αποκαλυφθεί αναγκαστικά από έλεγχο διακανονισμών με υπόλογα πρόσωπα.

Ο σχολαστικός ελεγκτής θα αναλύσει τα μηνιαία υπόλοιπα (λογαριασμός 71) που μεταφέρθηκαν στην επόμενη περίοδο (ξαφνικά ο λογιστής υποτίμησε κάπου το υπόλοιπο και αυτό ονομάζεται παράλογη διαγραφή). Στη συνέχεια θα συγκρίνει την έκδοση και επιστροφή της υποέκθεσης με την ταμειακή μηχανή, προσέχοντας αν ο υπόλογος έλαβε προκαταβολή χωρίς να αναφέρει την προηγούμενη. Ένας βαθύς έλεγχος θα επηρεάσει επίσης τα συνημμένα έγγραφα. Κάθε ένα από αυτά πρέπει να περιέχει τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Είναι δυνατή η πληρωμή για εργασία ή υπηρεσίες, η λήψη αγαθών και υλικών από τρίτο οργανισμό μόνο βάσει τιμολογίου, τιμολογίου, στέλεχος από παραγγελία απόδειξης, μετρητών και απόδειξης πώλησης. Ελέγχοντας την ίδια λειτουργία, αλλά με ένα άτομο, ο ελεγκτής θα ζητήσει μια πράξη αγοράς βάσει της σύμβασης πώλησης και μια εντολή εξόδων.

Ο επιθεωρητής θα δώσει ιδιαίτερη προσοχή στην ανάγκη για επαγγελματικά ταξίδια για τους υπαλλήλους, τη σύμπτωση των στόχων με τις συνημμένες παραγγελίες, τη διαθεσιμότητα των δικαιολογητικών, την αντιστοιχία της περιόδου επαγγελματικού ταξιδιού από το πιστοποιητικό στον αριθμό των ημερών για πληρωμή, τις ημερομηνίες στις αποδείξεις του ξενοδοχείου και τα ταξιδιωτικά εισιτήρια για τις οποίες αναφέρεται ο υπόλογος. Οι υπολογισμοί των προτύπων του διαμερίσματος και των ημερήσιων αποζημιώσεων θα υπόκεινται σε υποχρεωτικό έλεγχο. Το τελικό στάδιο ελέγχου των επιδομάτων ταξιδιού είναι η ομαδοποίησηλίστα όλων των παραβιάσεων.

Το πιο χρονοβόρο στάδιο του ελέγχου είναι η συμφωνία των προκαταρκτικών αναφορών με το περιοδικό Νο. 7, το οποίο παρουσιάζει ολόκληρη τη λογιστική των διακανονισμών με υπόλογα πρόσωπα. Σύμφωνα με αυτό το μητρώο, ο ελεγκτής θα επαληθεύει επιμελώς τη σωστή εισαγωγή των δεδομένων για κάθε έκθεση. Ο συνολικός κύκλος εργασιών του δανείου πρέπει να αντιστοιχεί στα χρεωστικά στοιχεία των λογαριασμών 50, 51, 55, με τα πιστωτικά ποσά των λογαριασμών 60, 26, 10 κ.λπ.