Διαχείριση. Εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον του οργανισμού: έννοια, χαρακτηριστικά και παραδείγματα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Το εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον ενός οργανισμού στη διοίκηση εξαρτάται από έναν συνδυασμό οικονομικών παραγόντων. Αυτή είναι η ικανότητα ανταγωνισμού, η κερδοφορία της εταιρείας, οι δείκτες απόδοσης της στρατηγικής που υιοθετήθηκε και οι προϋποθέσεις για περαιτέρω ανάπτυξη. Εάν ο κλάδος σάς επιτρέπει να εισέλθετε σε νέες αγορές (ιδιαίτερα σε ξένες), το εξωτερικό περιβάλλον απαιτεί στρατηγικό σχεδιασμό και προβλέψεις.

Εσωτερικό περιβάλλον: γενικές έννοιες

Το εσωτερικό περιβάλλον ενός οργανισμού περιλαμβάνει τα γεγονότα, τους παράγοντες, τους ανθρώπους, τα συστήματα, τις δομές και τις συνθήκες εντός του οργανισμού που γενικά βρίσκονται υπό τον έλεγχο της εταιρείας. Η δήλωση αποστολής και το στυλ ηγεσίας είναι επίσης ενισχυτικοί παράγοντες. Συνήθως σχετίζονται με το εσωτερικό περιβάλλον του οργανισμού στη διοίκηση. Και το εξωτερικό περιβάλλον θα εξαρτηθεί από τις ενέργειες του προηγούμενου.

Έτσι, είναι το εσωτερικό που καθορίζει τις οργανωτικές δραστηριότητες, τις αποφάσεις, τη συμπεριφορά και τις στάσεις των εργαζομένων. Οι αλλαγές στο στυλ ηγεσίας, την οργανωτική αποστολή ή την κουλτούρα μπορεί να έχουν σημαντικό αντίκτυπο σε μια εταιρείασυνολικά.

Το περιβάλλον και τα χαρακτηριστικά του

Ορισμένοι παράγοντες προέρχονται εκτός της εταιρείας αλλά προκαλούν αλλαγές εντός της εταιρείας. Βασικά, τα ακόλουθα αντικείμενα και έννοιες είναι εκτός ελέγχου οποιουδήποτε οργανισμού:

• Πελάτες.
• Διαγωνισμός.
• Οικονομία.
• Τεχνολογία.
• Πολιτικές και κοινωνικές συνθήκες.

Το εξωτερικό περιβάλλον ενός οργανισμού διαχείρισης μπορεί να έχει σημαντικό αντίκτυπο στο εσωτερικό του περιβάλλον, για παράδειγμα, τις τρέχουσες λειτουργίες του, την ανάπτυξη και τη μακροπρόθεσμη βιωσιμότητα.

Η παράβλεψη εξωτερικών δυνάμεων μπορεί να οδηγήσει σε σφάλμα. Είναι επιτακτική ανάγκη οι διευθυντές να παρακολουθούν συνεχώς και να προσαρμόζονται στο εξωτερικό περιβάλλον, εργάζονται για να κάνουν προληπτικές αλλαγές έγκαιρα αντί να υιοθετούν μια αντιδραστική προσέγγιση που μπορεί να οδηγήσει σε ένα εντελώς διαφορετικό αποτέλεσμα.

Ανάλυση SWOT

Το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον ενός οργανισμού διαχείρισης διεγείρει τις αντιδράσεις των διευθυντών στις περιστάσεις και τις αλλαγές. Βασίζονται σε δεδομένα «σάρωσης». Διαδικασία σημαίνει παρακολούθηση και των δύο περιβαλλόντων για πρώιμα σημάδια του τι μπορεί να χρειαστεί να αλλάξει. Για την αντιμετώπιση πιθανών ευκαιριών ή απειλών, πρέπει να γίνουν προσαρμογές για να εντοπιστούν τα δυνατά σημεία της εταιρείας και να αντιμετωπιστούν οι αδυναμίες της.

Ένας κοινός τύπος περιβαλλοντικής σάρωσης είναι η ανάλυση SWOT, η οποία εξετάζει συγκεκριμένα τα δυνατά σημεία, τις αδυναμίες, τις ευκαιρίες και τις απειλές εσωτερικών και εξωτερικώνοργανωσιακό περιβάλλον. Εν ολίγοις, η διοίκηση καταλήγει να αναλύει όλα όσα συμβαίνουν γύρω από την εταιρεία και σε αυτήν, καθώς και στην εργασία του προσωπικού και της ικανοποίησης των εργαζομένων με τη θέση τους.

Ο διευθυντής θα αρχίσει να αναλύει το εσωτερικό περιβάλλον, μελετώντας τις ανεπάρκειες εντός του οργανισμού. Στη συνέχεια, πρέπει να εξετάσει το εξωτερικό περιβάλλον και πράγματα που συμβαίνουν εκτός του οργανισμού αλλά επηρεάζουν την επιτυχημένη ύπαρξή του.

Παράγοντες που επηρεάζουν την κερδοφορία

Η SWOT-analysis συνιστά την ανάλυση των στοιχείων που μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση της εταιρείας. Για κάθε έναν από τους παράγοντες, υπάρχουν αρκετές περιστάσεις που μπορούν να αλλάξουν το εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον του οργανισμού διαχείρισης. Παραδείγματα αυτού είναι το περιβάλλον μάρκετινγκ. Είναι ένας συνδυασμός εξωτερικών και εσωτερικών παραγόντων και δυνάμεων που επηρεάζουν την ικανότητα μιας εταιρείας να συνδέεται και να εξυπηρετεί τους πελάτες της.

Περιβάλλον μάρκετινγκ επιχειρήσεων

Το εσωτερικό περιβάλλον διαφέρει ανάλογα με την εταιρεία και περιλαμβάνει ιδιοκτήτες, εργάτες, μηχανές, υλικά κ.λπ. Το εξωτερικό χωρίζεται επιπλέον σε δύο στοιχεία: μικρο και μακρο.

1. Το περιβάλλον μικρού ή εργασιών είναι επίσης συγκεκριμένο για τις επιχειρήσεις. Αποτελείται από τους παράγοντες που εμπλέκονται στην παραγωγή, διανομή και προώθηση της προσφοράς.
2. Ένα μακροοικονομικό ή ευρύ περιβάλλον περιλαμβάνει έννοιες που επηρεάζουν την κοινωνία στο σύνολό της.

Το ευρύ μέσο έχει έξι συστατικά:

• Δημογραφικά.
• Οικονομικό.
• Σωματική.
• Τεχνολογικό.
• Πολιτικά και νομικά.
• Κοινωνικό-πολιτισμικό.

Το περιβάλλον μάρκετινγκ μιας εταιρείας αποτελείται από παράγοντες και μέρη εκτός του μάρκετινγκ που επηρεάζουν την ικανότητά της να το διαχειρίζεται όσον αφορά τη δημιουργία και τη διατήρηση επιτυχημένων σχέσεων με πελάτες-στόχους. (Philip Kotler)

Αρχή προσαρμογής εξωτερικής σχέσης 1 - Ανταγωνισμός

Εάν η επιχείρησή σας δεν είναι μονοπώλιο, θα πρέπει να πολεμήσετε τον ανταγωνισμό. Όταν ξεκινάτε μια επιχείρηση και εισέρχεστε στην αγορά με το προϊόν σας, παλεύετε ενάντια σε καθιερωμένες, πιο έμπειρες εταιρείες στον ίδιο κλάδο.

Μόλις πετύχετε, θα πρέπει να αντιμετωπίσετε νέες εταιρείες που προσπαθούν να κλέψουν τους πελάτες σας ή να σας ανταγωνιστούν. Μπορεί να ενισχύσει τις θέσεις ή να σας σπάσει. Για παράδειγμα, ανταγωνιζόμενοι την Amazon, πολλά μικρότερα καταστήματα έκλεισαν. Εάν οι παράγοντες του εξωτερικού και εσωτερικού περιβάλλοντος του οργανισμού ανακαλύφθηκαν νωρίτερα, όλοι θα μπορούσαν να γίνουν ανταγωνιστικοί.

Προσαρμογή αρχών 2 - Αλλαγές δημόσιας πολιτικής

Οι αλλαγές στην κυβερνητική πολιτική μπορεί να έχουν τεράστιο αντίκτυπο στις επιχειρήσεις. Η καπνοβιομηχανία είναι ένα κλασικό παράδειγμα. Το εξωτερικό και το εσωτερικό περιβάλλον της οργάνωσης των εταιρειών τσιγάρων από τη δεκαετία του 1950 έχουν αλλάξει από την κυβερνητική επιρροή. Ήταν υποχρεωμένοι να βάζουν προειδοποιητικές ετικέτες στα προϊόντα τους, έχασαν το δικαίωμα να διαφημίζονται στην τηλεόραση. Επιπλέον, απομένουν όλο και λιγότερες θέσεις για καπνιστές,όπου μπορούν να καπνίζουν νόμιμα.

Το ποσοστό των καπνιστών στη Ρωσία έχει σχεδόν μειωθεί στο μισό, γεγονός που είχε ανάλογο αντίκτυπο στα έσοδα του κλάδου. Λαμβάνοντας υπόψη την έννοια του εξωτερικού και εσωτερικού περιβάλλοντος του οργανισμού, θα πρέπει να πούμε ότι το πρώτο συνεπάγεται αλλαγές στο δεύτερο. Υπάρχουν ανεξάρτητες περιστάσεις που δεν μπορούν να "νικηθούν".

Συντελεστής Εσωτερικής Ανάπτυξης 1 - Εργαζόμενοι

Εάν δεν είστε επιχειρηματίας μεμονωμένα, οι υπάλληλοί σας αποτελούν σημαντικό μέρος του εσωτερικού περιβάλλοντος της εταιρείας σας. Πρέπει να κάνουν καλή δουλειά. Οι διευθυντές πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζονται υπαλλήλους χαμηλότερου επιπέδου και να ελέγχουν άλλα μέρη του εσωτερικού περιβάλλοντος.

Ακόμα κι αν όλοι οι εργαζόμενοι είναι ικανοί και ταλαντούχοι, η εσωτερική πολιτική και οι συγκρούσεις μπορούν να καταστρέψουν μια καλή εταιρεία. Αυτοί οι παράγοντες του εξωτερικού και εσωτερικού περιβάλλοντος του οργανισμού πρέπει να προσδιοριστούν. Αυτό είναι ένα από τα χαρακτηριστικά της πολιτικής προσωπικού της επιχείρησης.

Εσωτερικός παράγοντας 2 - Οικονομικά

Ακόμη και με μεγάλες αποταμιεύσεις, η έλλειψη κεφαλαίων μπορεί να είναι ο αποφασιστικός παράγοντας για το αν μια επιχείρηση επιβιώσει ή όχι. Όταν οι οικονομικοί πόροι είναι πολύ περιορισμένοι, επηρεάζει τον αριθμό των ατόμων που μπορείτε να προσλάβετε, την ποιότητα του εξοπλισμού και την αποτελεσματικότητα της διαφήμισης που χρειάζεστε για να οργανώσετε.

Εάν δεν υπάρχουν τέτοιες δυσκολίες, υπάρχει μεγαλύτερη ευελιξία για την ανάπτυξη και την επέκταση των επιχειρήσεων. Κάτω από τέτοιες συνθήκες, είναι ευκολότερο να επιβιώσεις από μια κρίση ή έναν απρογραμμάτιστο πληθωρισμό.

Μέθοδοι του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος του οργανισμού

Όταν καθοριστούν όλοι οι παράγοντες, πρέπει να προχωρήσετε στις μεθόδους ανάλυσης των δυνατών και των αδυναμιών. Αυτό προτείνεται από το σύστημα SWOT. Οι τελικοί δείκτες που θα προκύψουν θα χρησιμοποιηθούν για την προετοιμασία του στρατηγικού σχεδιασμού, μετά τον οποίο θα γίνουν η βέλτιστη πλατφόρμα για τη δημιουργία μιας τακτικής επέκτασης της επιχείρησης.

Η SNW-ανάλυση διαφέρει από το SWOT σε ένα πιο προηγμένο σύστημα τακτικών που εστιάζει στα δυνατά σημεία. Το πρώτο χρησιμοποιείται για ανεπτυγμένες χώρες, όπου η ίδια η εταιρεία αποτελεί σημαντική αρχή για την οικοδόμηση μιας επιχείρησης. Η δεύτερη ανάλυση χρησιμοποιείται σε λιγότερο ανεπτυγμένες χώρες, όπου οι επιχειρήσεις μπορεί να πάψουν να υπάρχουν λόγω της επιρροής του κράτους.

Υπάρχουν επίσης δύο διαφορετικές αναλύσεις (STEP και PEST) που στοχεύουν στις δραστηριότητες του κράτους και ταυτόχρονα στις μικρές επιχειρήσεις.

1. Η παραλλαγή STEP-ανάλυση χρησιμοποιείται στις ΗΠΑ, τη Ρωσία, την Αφρική και χώρες με μεγάλη επικράτεια. Η Κίνα χρησιμοποιεί διαφορετική μέθοδο ανάλυσης, καθώς ορισμένες περιοχές εκεί οριοθετούνται σε νομική βάση. Ο τεχνολογικός παράγοντας έχει προτεραιότητα ως δείκτη προόδου.
2. Η Η ανάλυση PEST χρησιμοποιείται για την ανάλυση των εξωτερικών χαρακτηριστικών μιας επιχείρησης. Αγγίζει παράγοντες όπως η πολιτική και η οικονομία των ηγετών του κόσμου. Από αυτούς εξαρτάται η ανάπτυξη μιας «μικρής» χώρας.

Για να κατανοήσετε το σύστημα των μακροοικονομικών επιπτώσεων, πρέπει να μελετήσετε την οικονομία άλλων κρατών.

Οργανισμός διαχείρισης περιβάλλοντος

Η διαχείριση αλλαγών μπορεί να οριστεί ως προσέγγιση συστημάτωνστον μετασχηματισμό διαδικασιών, συστημάτων, δομών, τεχνολογιών και αξιών προκειμένου να διορθωθούν οι ελλείψεις και οι ασυνέπειες στον οργανισμό. Αυτό συνεπάγεται μια σειρά από δραστηριότητες που βοηθούν τους συμμετέχοντες να μετακινηθούν από τον τρέχοντα τρόπο εργασίας στον τρόπο που επιδιώκουν.

Στην επιχείρηση, η αλλαγή αναφέρεται σε οποιαδήποτε αλλαγή στον παραδοσιακό τρόπο εργασίας. Θα μπορούσε να είναι μια προσθήκη, μια αλλαγή σε μια πολιτική, διαδικασία, μέθοδο ή οτιδήποτε άλλο θα μπορούσε να επηρεάσει άμεσα ή έμμεσα τον οργανισμό.

Οι λόγοι για να κάνετε αλλαγές μπορεί να είναι φυσικοί (π.χ. επιβίωση, ανάπτυξη ή επέκταση). Μπορούν επίσης να είναι αντιδραστικά, δηλαδή να προσαρμοστούν σε ένα μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Εξετάστε μερικά από αυτά:

• Η διαχείριση της αλλαγής περιλαμβάνει προσεκτικό σχεδιασμό και εφαρμογή στρατηγικών, ενώ παράλληλα συμβουλεύεται και εμπλέκει τα άτομα που επηρεάζονται από την αλλαγή. Βοηθά τον οργανισμό να εφαρμόσει, να διαχειριστεί και να παρακολουθεί την αλλαγή και εξουσιοδοτεί τα μέλη του οργανισμού να αγκαλιάσουν την αλλαγή στο υπάρχον περιβάλλον.
• Αναγνωρίζοντας την ανάγκη. Μόνο με τον προσδιορισμό του τι θα βελτιωθεί (δηλαδή διαδικασία, προϊόν, τεχνολογία, μέθοδος). Αυτό απαιτεί μια ομάδα που θα ξεκινήσει τη διαδικασία και θα ηγηθεί.
• Το επείγον να κάνουμε τους εργαζόμενους και τα άλλα μέλη του οργανισμού να συνειδητοποιήσουν τη σημασία της αλλαγής και τα οφέλη της. Αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα που πρέπει να εξεταστεί και να τεθεί υπόψη όλων των ενδιαφερομένων. Επιπλέον, τα κόμματα με εναλλακτικές ιδέες θα πρέπει να έχουν ίσες ευκαιρίες να παρουσιάσουν τις απόψεις, τις απόψεις τους καιπροτάσεις για το ίδιο θέμα.
• Φραγμοί. Η αντίσταση στην αλλαγή είναι ένα από τα κύρια εμπόδια στη διαχείριση της αλλαγής. Μερικές φορές η ηγεσία μπορεί να λάβει υποστήριξη μόνο από λίγα άτομα και άλλοι μπορεί να είναι ανθεκτικοί στην αλλαγή. Επομένως, για να εφαρμοστεί αποτελεσματικά μια στρατηγική αλλαγής, τα εμπόδια πρέπει να αρθούν εγκαίρως.
• Ενημέρωση. Η αλλαγή πρέπει να ξεκινά με ένα όραμα για το μέλλον καθώς αποσαφηνίζει τους μελλοντικούς στόχους του οργανισμού στα ενδιαφερόμενα μέρη. Επομένως, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί και να κοινοποιηθεί αυτό το όραμα στα επηρεαζόμενα μέρη, ώστε να γνωρίζουν γιατί συμβαίνει αυτό.

Μία από τις καλύτερες τακτικές για την τόνωση του ενδιαφέροντος και του ηθικού της ομάδας είναι η δημιουργία μικρών, εύκολα επιτεύξιμων ορόσημων για την ενίσχυση του ηθικού και της ικανοποίησης των εργαζομένων. Αλλά οι μακροπρόθεσμοι στόχοι δεν πρέπει να αγνοούνται, καθώς είναι αυτοί που επηρεάζουν την υιοθέτηση αλλαγών στο εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Οι αλλαγές συχνά αποτυγχάνουν επειδή δηλώνονται πρόωρα επιτυχείς.

Πρέπει να εφαρμοστούν σωστά. Πρέπει να περιμένουμε λίγο για να εντοπίσουμε κενά ή ελλείψεις.

Γιατί χρειαζόμαστε ανάλυση PEST

Αυτό είναι ένα εργαλείο που έχει σχεδιαστεί για τον εντοπισμό πτυχών του εξωτερικού περιβάλλοντος. Μπορούν να επηρεάσουν τη στρατηγική του οργανισμού. Η διαχείριση του εσωτερικού και του εξωτερικού περιβάλλοντος είναι αδύνατη χωρίς στρατηγική και χρήση της ίδιας μορφής ίση με τους ανταγωνιστές.

Η ΒΗΜΑ-ανάλυση βοηθάει στο να πετύχετεπροκύπτει εάν εφαρμόζονται περιοδικά διαφορετικές εκτιμήσεις συντελεστών μορφής. Σταθεροί δείκτες δυναμικής ανάπτυξης που επηρεάζουν τις προοπτικές επιχειρηματικής ανάπτυξης. Το αποτέλεσμα είναι ένα μοντέλο της απάντησης της εταιρείας σε μια νέα στρατηγική που μπορεί να προσαρμόσει την εταιρεία στο σύνολο των παραγόντων που προσδιορίζονται στο μακροοικονομικό περιβάλλον.

Χαρακτηριστικά μιας καλής εταιρείας οργάνωσης

Οι εργαζόμενοι πρέπει να εκπαιδευτούν ώστε να ενσωματώνουν επιτυχώς τις αλλαγές στην καθημερινή τους ρουτίνα. Η παρακολούθηση αλλαγών θα πρέπει να υποστηρίζει έναν διαρκή μηχανισμό για την παρακολούθηση της σωστής εφαρμογής των αλλαγών.

Η διαχείριση αλλαγής αναφέρεται στη διαδικασία ανάπτυξης και εφαρμογής εταιρικών στρατηγικών, σχεδίων και πρακτικών που προκύπτουν από τα διάφορα εσωτερικά και εξωτερικά περιβάλλοντα ενός οργανισμού. Ένα χαρακτηριστικό ικανότητας αναφέρεται στο σύνολο εξαιρετικών δεξιοτήτων, στρατηγικών, κινήσεων ή τεχνολογιών που διακρίνουν μεταξύ ενός ηγέτη και ενός μέσου παίκτη σε έναν κλάδο. Αποτελεί ζωτική πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος για μια επιχείρηση έναντι των ανταγωνιστών της.