Τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης και των βασικών εννοιών της

2026 Συγγραφέας: Howard Calhoun | calhoun@techconfronts.com. Τελευταία τροποποίηση: 2025-01-24 13:14:47

Η Τεκμηρίωση αναφέρεται στην καταγραφή πληροφοριών σύμφωνα με τους ρυθμιζόμενους κανόνες, δηλαδή τη διαδικασία επεξεργασίας εγγράφων με ειδικό τρόπο. Δεδομένου ότι η διαδικασία καταγραφής δεδομένων μπορεί να πραγματοποιηθεί με διάφορα μέσα, τα έγγραφα στην πρακτική των δραστηριοτήτων διαχείρισης είναι πολύ διαφορετικά - χειρόγραφα, γραφικά, τυπογραφικά, φωτογραφικά και βίντεο.

Η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης είναι μια ρυθμιζόμενη διαδικασία, η οποία της παρέχει εγγύηση νομικής ισχύος - μια ιδιότητα που υπάρχει στην ισχύουσα νομοθεσία.

Σήμερα χρησιμοποιούνται διάφορα μέσα τεκμηρίωσης: από απλά (όπως μολύβια και συνηθισμένα στυλό) έως πιο σύνθετα ηλεκτρομηχανικά (περιλαμβάνει μαγνητόφωνο, βιντεοκάμερα, συσκευή phono κ.λπ.) και αυτοματοποιημένα, υπολογιστή. Οι μέθοδοι τεκμηρίωσης εξαρτώνται επίσης από τα μέσα που χρησιμοποιούνται. Μπορεί να είναι κείμενο, ηλεκτρονικό, φιλμ και φωτογραφικό.

Η δραστηριότητα διαχείρισης χρησιμοποιεί συνήθως έγγραφα κειμένου γραμμένα στο χέρι ή δημιουργημένα σε υπολογιστή. Να γιατίονομάζονται εγγραφές διαχείρισης.

Τεκμηρίωση είναι πάντα η στερέωση κάποιων πληροφοριών σε έναν συγκεκριμένο φορέα, με ειδικές λεπτομέρειες, με τις οποίες στη συνέχεια προσδιορίζεται. Η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης δημιουργεί τα μέσα και τις προϋποθέσεις για τη ρύθμιση των δραστηριοτήτων τόσο ενός μεμονωμένου υπαλλήλου όσο και των οικονομικών ή οργανωτικών ενεργειών ολόκληρης της επιχείρησης.

Η τεκμηρίωση ενδέχεται να διαφέρει ως προς τις λειτουργίες, τον σκοπό, το περιεχόμενο, τον βαθμό απορρήτου και τη διαθεσιμότητα των πληροφοριών. Οι παράγοντες αντιμετώπισης καθιστούν δυνατή την ταξινόμηση του σε διαοργανωτική και εξωτερική. Το πρώτο, το οποίο δεν υπερβαίνει ένα ίδρυμα ή οργανισμό και διεξάγεται μεταξύ των συμμετεχόντων του, ονομάζεται υπηρεσία. Η δεύτερη - εξωτερική τεκμηρίωση - πραγματοποιείται μεταξύ οργανισμών διαφόρων τύπων, μεμονωμένων υπαλλήλων που δεν είναι άμεσα εξαρτημένοι μεταξύ τους.

Η τεχνική τεκμηρίωση εκτελείται σύμφωνα με τα καθιερωμένα πρότυπα, τα οποία είναι διαφορετικά για κάθε τύπο εγγράφου. Για οποιαδήποτε δραστηριότητα διαχείρισης, αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό, διότι με αυτόν τον τρόπο η τεκμηρίωση αποκτά νομική ισχύ, η οποία χρησιμεύει ως η ασφαλέστερη απόδειξη της αυθεντικότητας των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτήν.

Η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης επιβάλλει συγκεκριμένες αρμοδιότητες στους υπαλλήλους ή στα διοικητικά όργανα που την εκτελούν. Έτσι, κατά τη δημιουργία τυχόν επίσημων εγγράφων πρέπει να τηρούνταιισχύοντες νομοθετικοί κανόνες, κανόνες εγγραφής, που είναι πανελλαδικά. Επιπλέον, κάθε έγγραφο πρέπει να συνοδεύεται από στοιχεία του οργανισμού, νομικά σημαντικά: το όνομα και την αποκωδικοποίησή του, υπογραφές και σφραγίδες της διοίκησης ή συγκεκριμένου τμήματος της επιχείρησης, ημερομηνία σύνταξης και αριθμός στο βιβλίο εγγραφής, σφραγίδες έγκρισης, και τα λοιπά. Τέλος, η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης πρέπει να εκδίδει έγγραφα αυστηρά εντός της δικής της αρμοδιότητας.

Τα έγγραφα διαφέρουν ως προς τον βαθμό γνησιότητας. Τα προσχέδια ή τα αντίγραφα από την κύρια τεκμηρίωση περιέχουν μόνο συγκεκριμένο κείμενο και δεν έχουν την ίδια νομική ισχύ με τα πρωτότυπα. Ως αυθεντικό έγγραφο θεωρείται αυτό που περιέχει τις πληροφορίες και τα παραπάνω στοιχεία που επιβεβαιώνουν την εγκυρότητα και τη γνησιότητά του.