Οριζόντια επικοινωνία: βασικές έννοιες, τύποι, μέθοδοι διαχείρισης σε έναν οργανισμό

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η επικοινωνία αναφέρεται συνήθως ως μια ποικιλία μορφών μεταφοράς πληροφοριών. Όσον αφορά το επιχειρηματικό περιβάλλον, συνηθίζεται να γίνεται διάκριση μεταξύ κάθετων και οριζόντιων επικοινωνιών. Κάθε ένα από αυτά έχει τα δικά του χαρακτηριστικά, χαρακτηριστικά γνωρίσματα της αλληλεπίδρασης των συμμετεχόντων. Αυτό το άρθρο θα το διερευνήσει με περισσότερες λεπτομέρειες. Ας επισημάνουμε τις κύριες διαφορές μεταξύ αυτών των τύπων επικοινωνίας.

Τι είναι αυτό;

Αρχικά, εξετάστε τη βασική ιδέα. Έτσι, η επικοινωνία είναι η διαδικασία μεταφοράς πληροφοριών που χρησιμοποιείται από τους ανθρώπους. Μπορεί να εμφανιστεί με διάφορες μορφές:

• Ρητή. Αυτή είναι η χρήση προφορικής γλώσσας, κειμένου ή κάποιου είδους γραφικών εικόνων, γραφικών κ.λπ.
• Σιωπηρή. Επικοινωνία μέσω μη λεκτικών χειρονομιών, εκφράσεων προσώπου, ορισμένων εκφράσεων προσώπου.

Όσον αφορά τα κύρια μέσα επιχειρηματικής επικοινωνίας, αυτά είναι τα ακόλουθα:

• Συνάντηση.
• Βιντεοδιάσκεψη.
• Email.
• Τηλεφωνικές συνομιλίες.
• Μετάδοση σημειώσεων.
• Προσωπικόσυνομιλία.
• Χρήση τεχνολογιών Διαδικτύου (συνομιλίες, άμεσοι αγγελιοφόροι).
• Υποβολή αναφορών.

Συνηθίζεται να ξεχωρίζουμε τα ακόλουθα στοιχεία επικοινωνίας:

• Αποστολείς. Πρόκειται για άτομα που σχηματίζουν, κωδικοποιούν δεδομένα και τα μεταφέρουν σε άλλους συμμετέχοντες στη διαδικασία.
• Μηνύματα. Κωδικοποιημένες πληροφορίες για τον αποστολέα.
• Κανάλια. Εδώ ξεχωρίζουν τα μέσα επικοινωνίας, τα περιβάλλοντα στα οποία μπορεί να διαδοθεί η πληροφορία.
• παραλήπτης. Το άτομο στο οποίο στάλθηκαν οι πληροφορίες. Ένα στοιχείο που ερμηνεύει πληροφορίες.

Εσωτερικές και εξωτερικές ομάδες

Οι κάθετες και οριζόντιες επικοινωνίες σε έναν οργανισμό είναι από τη φύση τους υποκατηγορίες.

Οι επιχειρηματικές επικοινωνίες χωρίζονται γενικά σε εξωτερικές και εσωτερικές. Τα τελευταία αντιπροσωπεύονται από την επικοινωνία που λαμβάνει χώρα απευθείας εντός του οργανισμού, ιδίως μεταξύ μεμονωμένων υπαλλήλων, τμημάτων, εργαστηρίων, τμημάτων της εταιρείας. Η εξωτερική επικοινωνία είναι επικοινωνία με εξωτερικές οντότητες. Μπορούν να είναι εργολάβοι, προμηθευτές, πελάτες, οργανισμοί παροχής υπηρεσιών, εκπρόσωποι κρατικών υπηρεσιών κ.λπ.

Με τη σειρά τους, οι εσωτερικές επικοινωνίες στον οργανισμό αντιπροσωπεύονται από οριζόντια και κάθετα, καθώς και δίκτυα επικοινωνίας. Οι κάθετες χωρίζονται περαιτέρω σε δύο ακόμη κατηγορίες:

• Αντίστροφη (αρχή από κάτω προς τα πάνω).
• Ιεραρχική (αρχή από πάνω προς τα κάτω).

Χαρακτηριστικά αυτώνοι ποικιλίες που παρουσιάζονται θα συζητηθούν λεπτομερώς στο άρθρο.

Οριζόντια επικοινωνία

Τι εννοείς; Η οριζόντια επικοινωνία είναι η ανταλλαγή επίσημων, επιχειρηματικών πληροφοριών μεταξύ εργαζομένων που κατέχουν την ίδια, ισότιμη θέση στην εταιρεία. Εδώ η επικοινωνία μπορεί να είναι σχετική τόσο μεταξύ εργαζομένων του ίδιου συνεργείου, τμήματος, κλάδου, όσο και μεταξύ εργαζομένων ισοδύναμων τμημάτων εργαστηρίων και υποκαταστημάτων.

Οριζόντια επικοινωνία είναι η επικοινωνία μεταξύ διευθυντών που έχουν το ίδιο πεδίο αρμοδιοτήτων, καθώς και μεταξύ εργαζομένων που έχουν την ίδια κατηγορία, βρίσκονται σε ισοδύναμες θέσεις, έχουν ίσο σύνολο εξουσιών και ευθυνών.

Οι οριζόντιες επικοινωνίες σε έναν οργανισμό είναι απαραίτητες πρώτα από όλα για τη δημιουργία μιας υγιούς, φιλικής, άνετης ατμόσφαιρας εργασίας. Αυτή είναι η οργάνωση μιας πλήρους, γόνιμης επιχειρηματικής επικοινωνίας. Ένα σωστά οργανωμένο σύστημα οριζόντιων επικοινωνιών σας επιτρέπει να επιτύχετε θετικά αποτελέσματα με βάση τα αποτελέσματα της δουλειάς κάθε μέλους της ομάδας.

Πιθανά προβλήματα

Αυτό το είδος επιχειρηματικής επικοινωνίας μπορεί να επισκιαστεί από ορισμένα προβλήματα. Εδώ είναι τα κυριότερα που είναι χαρακτηριστικά των οριζόντιων επικοινωνιών στη διαχείριση:

• Χρησιμοποιώντας επαγγελματική ορολογία. Μπορεί να είναι ακατανόητο για νεοπροσληφθέντες υπαλλήλους, υπαλλήλους άλλου τμήματος.
• Διαφωνίες σχετικά με τη σημασία του συγκεκριμένου ιστότοπού τους, τον ιδιαίτερο τύπο δραστηριότητάς τους.
• Μείωση της επαγγελματικής επικοινωνίας σενοικοκυριό, συζήτηση προσωπικών προβλημάτων. Η εμφάνιση σε αυτή τη βάση φημών, συζητήσεων πίσω από την πλάτη σας, συζητήσεων που αποσπούν την προσοχή από τη διαδικασία του τοκετού.
• Η αποτελεσματικότητα της επαγγελματικής επικοινωνίας μπορεί να μειωθεί λόγω της εμφάνισης συμπαθειών, προσωπικών αντιπαθειών κ.λπ.

Επίλυση Προβλήματος

Για να μην υπάρχουν τέτοια προβλήματα εσωτερικές οριζόντιες επικοινωνίες στην εταιρεία, ο διευθυντής θα πρέπει να κάνει τα εξής:

• Ζητήστε από τους υφισταμένους, τους συναδέλφους να επικοινωνούν σε γλώσσα κατανοητή σε όλους, να αποκρυπτογραφήσουν επαγγελματικούς όρους.
• Ρυθμίστε την επικοινωνία μεταξύ των υφισταμένων σας, εξουδετερώστε τις διαφωνίες και τις παρεξηγήσεις μεταξύ τους.
• Πραγματοποιήστε γενικές συνελεύσεις, συμπεριλαμβανομένων των ανεπίσημων, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους.

Κάθετος τύπος

Οι οριζόντιες επικοινωνίες είναι επικοινωνίες μεταξύ εργαζομένων του ίδιου οργανισμού, επιχειρηματική επικοινωνία μεταξύ εργαζομένων του ίδιου τμήματος, εργαστηρίου, που καταλαμβάνουν ίσες θέσεις. Η κάθετη επικοινωνία σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον είναι η μεταφορά πληροφοριών μεταξύ της διοίκησης και των υφισταμένων. Περιλαμβάνει τις ακόλουθες φόρμες:

• Παραγγελίες.
• Συστάσεις.
• Παραγγελίες.

Αυτό αποστέλλεται από το αφεντικό στους υφισταμένους του. Οι εργαζόμενοι στέλνουν αναφορές, μηνύματα, αναφορές κ.λπ. ως απάντηση στον διευθυντή.

Η κάθετη επικοινωνία χωρίζεται σε δύο τύπους:

• Μεταξύ τμημάτων, τμημάτων, εργαστηρίων που βρίσκονται σε διαφορετικά ιεραρχικά επίπεδαστην εταιρεία.
• Ακριβώς μεταξύ υφισταμένων και ηγετικών σωμάτων.

Η μεταφορά πληροφοριών εδώ είναι διαθέσιμη σε δύο μορφές - κατάντη (ιεραρχική) και ανάντη (αντίστροφη). Ας τα παρουσιάσουμε συγκεκριμένα.

ομάδα από πάνω προς τα κάτω

Εδώ οι πληροφορίες θα προέρχονται από τα υψηλότερα επίπεδα της ιεραρχίας στα χαμηλότερα. Δηλαδή από το αφεντικό στους υφισταμένους του. Σε αυτήν την ομάδα, μπορούν να διακριθούν οι ακόλουθες μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας:

• Παραγγελίες και παραγγελίες. Μπορεί να συνοδεύεται από εξηγήσεις σχετικά με την επίτευξη στόχων, την υλοποίηση εργασιών, την εφαρμογή ορισμένων τεχνικών και μεθόδων.
• Έγγραφα-αξιολογήσεις των προσπαθειών των υφισταμένων.
• Υποστήριξη και έλεγχος.
• Κίνητρα για υπαλλήλους.

Προβλήματα ιεραρχικού υποτύπου

Τα προβλήματα επαγγελματικής επικοινωνίας τύπου "από πάνω προς τα κάτω" (επικοινωνία του διευθυντή με τους υφισταμένους του) περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• Παρεξήγηση. Μπορεί να υπάρχει μια κατάσταση όπου τα αφεντικά και οι καλλιτέχνες μιλούν διαφορετικές γλώσσες - τόσο κυριολεκτικά όσο και μεταφορικά. Ακόμα κι αν τα ρωσικά επιλεγούν ξεκάθαρα ως γλώσσα επικοινωνίας, τα διαφορετικά επίπεδα επαγγελματικής κατάρτισης θα εξακολουθήσουν να αφήνουν περιθώρια για παρεξηγήσεις. Για παράδειγμα, εάν το αφεντικό κάνει κατάχρηση του επαγγελματικού, τεχνικού λεξιλογίου στην επικοινωνία με το προσωπικό χαμηλής ειδίκευσης. Ένα άλλο παράδειγμα: ο επικεφαλής μιας διεθνούς εταιρείας δεν μπορεί πάντα να βρει κοινή γλώσσα με υπαλλήλους που είναι εκπρόσωποι μιας διαφορετικής εθνικής κουλτούρας. Αυτοί, ακόμη και γνωρίζοντας μια ξένη γλώσσα, μπορεί να μην καταλαβαίνουν τις ιδιαιτερότητες της ομιλίας του μητρικού ομιλητή τους - τις ίδιες συντομογραφίες, ορολογία, παιχνίδι λέξεων.
• Ποσότητα πληροφοριών. Οι διευθυντές δεν στέλνουν πάντα τις απαραίτητες πληροφορίες στο σωστό ποσό. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η εργασία που έχει ανατεθεί είναι δύσκολο να ολοκληρωθεί από έναν υφιστάμενο λόγω έλλειψης απαραίτητων πληροφοριών. Και σε άλλες περιπτώσεις, ο ερμηνευτής υποφέρει από την ανάγκη να μελετήσει περιττές, άχρηστες, άσχετες πληροφορίες.

Ομάδα από κάτω προς τα πάνω

Πρόκειται για πληροφορίες που αποστέλλονται από τους υφισταμένους στον αρχηγό. Οι παρακάτω φόρμες ξεχωρίζουν εδώ:

• Memorials.
• Αναφορές.
• Μηνύματα για τα στάδια της δουλειάς που έγινε.
• Αναφορές σχετικά με την εμφάνιση απρόβλεπτων προβλημάτων κατά την επίλυση μιας εργασίας σέρβις.
• Προτάσεις με καινοτόμες ιδέες, τρόπους βελτίωσης της παραγωγής, εισαγωγή νέων τεχνολογιών και μεθόδων δραστηριότητας στην εταιρεία.

Τέτοια σχόλια δεν είναι λιγότερο σημαντικά για τους διαχειριστές από το να τους δίνουν οι ίδιοι εντολές. Από τους υφισταμένους μπορείτε να λάβετε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση των υποθέσεων στην εταιρεία. Αυτές οι πληροφορίες μας επιτρέπουν να αξιολογήσουμε τη συλλογική διάθεση, να εντοπίσουμε την αυξανόμενη δυσαρέσκεια των εργαζομένων στην αρχή.

Προβλήματα αντίστροφου υποτύπου

Τα σχόλια μεταξύ των εκτελεστών και της διοίκησης μπορεί να αμαυρωθούν από τα ακόλουθα ζητήματα:

• Οι υφισταμένοι σπάνια στέλνουν αρνητικά σχόλια, παράπονα στη διοίκησή τους ακόμη και για εκείνες τις πτυχές που είναι αρκετάσοβαρός. Ο λόγος είναι απλός - ο φόβος της απόλυσης.
• Συχνά, ακόμη και τα σχόλια και οι προτάσεις που στέλνουν οι εργαζόμενοι παραμένουν αναπάντητα. Ο λόγος είναι είτε η υπερβολική απασχόληση του διευθυντή, είτε η έλλειψη σεβασμού προς τους δικούς του υπαλλήλους. Θεωρεί ότι δεν είναι σημαντικό να αναλύει τα μηνύματά τους. Σε απάντηση, οι εργαζόμενοι είναι πεπεισμένοι ότι τέτοια σχόλια είναι άχρηστα.
• Η κριτική που υποβλήθηκε μπορεί να μην φτάσει στον τελικό προορισμό της. Για παράδειγμα, στην περίπτωση που ένας υπάλληλος στέλνει επιστολή στον Διευθύνοντα Σύμβουλο με παράπονο για την άμεση διαχείρισή του. Το υφιστάμενο αφεντικό μπορεί να αποτρέψει τέτοια σχόλια, καθώς θα έχει αρνητικές συνέπειες για αυτόν.
• Για διευκρίνιση σκοτεινών θεμάτων, βοηθήστε στην επίλυση προβλημάτων που έχουν προκύψει ξαφνικά, στις περισσότερες περιπτώσεις, οι εργαζόμενοι προτιμούν να απευθύνονται σε συναδέλφους και όχι σε διευθυντές. Ο λόγος μπορεί να είναι ότι δεν ελπίζουν να λάβουν πλήρη, εξειδικευμένη βοήθεια, φοβούνται ότι θα κατηγορηθούν για ανικανότητα.
• Συχνά υπάρχει ένας εδαφικός, γεωγραφικός λόγος για την αδυναμία μιας τέτοιας σύνδεσης. Τα γραφεία όπου βρίσκονται οι υφιστάμενοι και το διοικητικό προσωπικό μπορούν να βρίσκονται σε διαφορετικές περιοχές του οικισμού, ακόμη και σε διαφορετικές πόλεις, πολιτείες.

Τρόποι επίλυσης προβλημάτων

Όλα τα παραπάνω προβλήματα μπορούν να λυθούν ως εξής:

• Ορίστε ανώνυμα ταχυδρομεία και θυρίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου οι εργαζόμενοιθα μπορεί να στέλνει παράπονα και προτάσεις για ανώνυμη περιήγηση.
• Αναπτύξτε ένα σύστημα για την επιβράβευση των εργαζομένων που χρησιμοποιούν σχόλια από τη διοίκηση.
• Δημιουργήστε προγράμματα επικοινωνίας μεταξύ ενός απλού εργαζόμενου και ενός υψηλόβαθμου αφεντικού χωρίς ενδιάμεσα εμπόδια με τη μορφή άμεσης καθοδήγησης των εργαζομένων.
• Καταχώριση όλων των προσφυγών που λαμβάνονται από τους διευθυντές από υφισταμένους με την ανάγκη να αναφέρουν τα μέτρα που ελήφθησαν ως απάντηση.