Ποια βήματα περιλαμβάνει η διαδικασία διαχείρισης; Βασικές αρχές των διαδικασιών διαχείρισης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-17 18:46

Η συνάφεια του ζητήματος των σταδίων της διαδικασίας ηγεσίας οφείλεται στο γεγονός ότι διατρέχει σαν κόκκινο νήμα όλες τις δραστηριότητες του οργανισμού. Η αποτελεσματικότητα των διαδικασιών διαχείρισης μπορεί να συγκριθεί με ένα ρολόι. Ένας καλά λαδωμένος και ξεκάθαρος μηχανισμός θα οδηγήσει στο προγραμματισμένο αποτέλεσμα. Ταυτόχρονα, ένα καλό σύστημα διαχείρισης χαρακτηρίζεται από ευελιξία - ικανότητα προσαρμογής στις νέες συνθήκες.

Η ουσία του ελέγχου

Διαχείριση σημαίνει τη διαχείριση ενός αντικειμένου (επιχείρησης, πόρου) ή ενός υποκειμένου (πρόσωπο). Η διαχείριση ως διαδικασία είναι ένας συνδυασμός διαφόρων δραστηριοτήτων, συντονισμός, διατήρηση της τάξης που απαιτείται για την επιτυχή λειτουργία της επιχείρησης, την επίτευξη των στόχων και την ανάπτυξη.

Η διαδικασία διαχείρισης περιλαμβάνει τη λύση μιας τακτικής και στρατηγικής εργασίας:

• μια εργασία που σχετίζεται με την τακτική απαιτεί τη διατήρηση της αρμονίας, της ακεραιότητας και της αποτελεσματικότητας των στοιχείων της διαχειριζόμενης οντότητας.
• στρατηγική σημαίνει ανάπτυξη, βελτίωση και θετική αλλαγή κατάστασης.

Χαρακτηριστικά των διαδικασιών διαχείρισης

Η διαδικασία διαχείρισης είναι συνεχής και κυκλική. Αποτελείται από διευθυντική εργασία, αντικείμενο, μέσα και τελικό προϊόν. Η διαχείριση οποιουδήποτε αντικειμένου συνδέεται με την περιοδική επανάληψη επιμέρους σταδίων εργασίας. Αυτές μπορεί να είναι οι φάσεις της συλλογής και ανάλυσης δεδομένων, η ανάπτυξη μιας απόφασης διαχείρισης, η οργάνωση της εφαρμογής της.

Η τεχνολογία της διαδικασίας διαχείρισης βελτιώνεται παράλληλα με την ανάπτυξη του οργανισμού. Εάν ο ηγέτης καθυστερήσει να λάβει αποφάσεις, τότε η διαδικασία διαχείρισης γίνεται χαοτική, αδρανειακή.

Μια κλειστή ακολουθία ενεργειών διαχείρισης που επαναλαμβάνονται για την επίτευξη στόχων ονομάζεται κύκλος διαχείρισης. Η αρχή του κύκλου είναι ο εντοπισμός ενός προβλήματος, το αποτέλεσμα είναι η επίτευξη ενός εργασιακού αποτελέσματος. Η συχνότητα των διαδικασιών διαχείρισης βοηθά στην εύρεση κοινών προτύπων και αρχών για οργανισμούς διαφορετικών προφίλ.

Αρχές διαχείρισης

Οι θεμελιώδεις αρχές των διαδικασιών διαχείρισης εκφράζονται μέσω θεμελιωδών αρχών. Είναι αντικειμενικοί και συνεπείς με τους νόμους της διοίκησης. Ο κατάλογος των γενικών αρχών διαχείρισης που μπορείτε να βρείτε στα σχολικά βιβλία δεν είναι μικρός. Μεταξύ αυτών είναι:

• εστίαση;
• feedback;
• μετασχηματισμός πληροφοριών;
• βελτιστοποίηση;
• υποσχόμενος.

Η διαμόρφωση και λειτουργία του συστήματος διαχείρισης βασίζεται σε πολλές άλλες αρχές.

Καταμερισμός εργασίας	Οι λειτουργίες διαχείρισης διαχωρίζονται μεταξύ τους και αποτελούν τη βάση για τη δομή διαχείρισης. Υπάρχουν τμήματα, ομάδες που εκτελούν διαφορετικούς, αλλά κοινούς τύπους εργασίας.
Συνδυασμός συναρτήσεων	Συνδυασμός λειτουργιών σε διευθυντικές λειτουργίες. Η σχέση των λειτουργιών των οργάνων διοίκησης με την εσωτερική δομή.
Κεντρισμός και ανεξαρτησία	Η διαδικασία διαχείρισης και η οργανωτική δομή παραμένουν συγκεντρωμένες και ανεξάρτητες από το εξωτερικό περιβάλλον.
Υποταγή στο σύστημα ελέγχου	Η ροή πληροφοριών συνδέει τα ανώτερα, μεσαία και κατώτερα επίπεδα διαχείρισης μέσω βημάτων.

Η εφαρμογή των αρχών συμβάλλει στην αποτελεσματική ενοποίηση των διευθυντικών λειτουργιών, ενισχύοντας τους δεσμούς σε όλα τα επίπεδα διακυβέρνησης.

Λειτουργίες διαχείρισης

Οι επαγγελματικές δραστηριότητες των διευθυντών αντικατοπτρίζονται σταδιακά στις διευθυντικές λειτουργίες.

Ομαδοποίηση συναρτήσεων	Η διαδικασία διαχείρισης περιλαμβάνει δραστηριότητες
Κοινές (καθολικές) συναρτήσεις	Σχεδιασμός, υλοποίηση προβλέψεων, συντονισμός, οργάνωση, έλεγχος, λογιστική λειτουργία και άλλα. Συμβάλετε στην ανάπτυξη, βελτίωση και διασύνδεση των διαδικασιών διαχείρισης.
Ειδικές λειτουργίες	Διοίκηση, διαχείριση προσωπικού, κίνητρα. Ως εργαλεία για γενικές λειτουργίες, βοηθούνοργανώστε παραγωγικές δραστηριότητες.
Λειτουργίες βοηθητικού προγράμματος	Διατήρηση διαδικασιών διαχείρισης για την επιτυχή λειτουργία όλων των επιπέδων διοίκησης.

Από τη φύση της δραστηριότητας, διακρίνονται λειτουργίες που χρησιμοποιούνται σε διάφορους τομείς που σχετίζονται με την παραγωγή, το οικονομικό κομμάτι, την οικονομία και την τεχνολογία.

Ο Henri Fayol χώρισε τις λειτουργίες διαχείρισης ενός βιομηχανικού οργανισμού σε 6 ομάδες: διοικητικές, εμπορικές, παραγωγικές, λογιστικές, ασφαλιστικές και λογιστικές δραστηριότητες.

Βήματα της διαδικασίας διαχείρισης

Κάθε διαχειριστική ενέργεια και απόφαση συνοδεύεται από την ενότητα πληροφοριών, στόχων, κοινωνίας και άλλων πτυχών. Η ουσία της διαχείρισης αντανακλά τον κύκλο διαχείρισης, ο οποίος μπορεί να αναπαρασταθεί ως ένα σύνολο σταδίων.

Η διαδικασία διαχείρισης περιλαμβάνει βήματα που εναλλάσσονται συνεχώς.

Εντοπισμός του προβλήματος	Πρόβλεψη	Ρύθμιση στόχου	Απόφαση διαχείρισης
Ανάλυση της κατάστασης, κάνοντας «διάγνωση» του προβλήματος	Προσδιορισμός ενός πιθανού σεναρίου	Ανάπτυξη στόχων και στόχων, στρατηγικές για την επίτευξή τους	Η διαδικασία ανάπτυξης και λήψης της καλύτερης απόφασης

Εκτός από τα παραπάνω βήματα, η διαδικασία διαχείρισης περιλαμβάνει ενέργειες για την εφαρμογή μιας απόφασης διαχείρισης.

Προγραμματισμός	Δημιουργία συστήματος δραστηριοτήτων για την επίτευξη του στόχου
Οργανισμός	Κινητοποίηση εργαζομένων για εκτέλεση εργασιών, κατανομή ρόλων
Κίνητρο	Τόνωση ή παρότρυνση των καλλιτεχνών να εργαστούν
Έλεγχος και λογιστική	Παρατήρηση, συντονισμός και επεξεργασία των αποτελεσμάτων
Κανονισμός	Διασφάλιση επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων

7 βήματα στη διαδικασία HR

Τα καθήκοντα διαχείρισης στον τομέα του ανθρώπινου δυναμικού είναι ποικίλα. Η διαδικασία διαχείρισης προσωπικού αποτελείται από επτά στάδια.

• Σχεδιασμός στελέχωσης για όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης.
• Προσέλκυση προσωπικού, συγκρότηση εφεδρείας προσωπικού, επιλογή και πρόσληψη.
• Εργασιακά κίνητρα. Δημιουργία υλικού (μισθός, μπόνους) και άυλου συστήματος κινήτρων για τη συγκρότηση μιας σταθερής ομάδας.
• Σύστημα προσαρμογής και επαγγελματικού προσανατολισμού των εργαζομένων. Ως αποτέλεσμα, όλοι θα πρέπει να μπουν γρήγορα στη δουλειά, να γνωρίζουν τους εταιρικούς στόχους, να κατανοούν την ουσία και τις απαιτήσεις για τις δραστηριότητές τους.
• Αξιολόγηση εργαζομένων και εργασίας. Αξιολόγηση γνώσεων, δεξιοτήτων, δεξιοτήτων για αποτελεσματική εργασία. Το σύστημα για την αξιολόγηση της δουλειάς του καθενός και την ενημέρωση της ομάδας στο σύνολό της.
• Μετεγκατάσταση, προγραμματισμός σταδιοδρομίας, εναλλαγή εργασίας.
• Εκπαίδευση προσωπικού για αντικατάσταση ηγετών. Προηγμένη εκπαίδευση στελεχώνεργαζόμενοι.

Μια αποτελεσματική διαδικασία διαχείρισης προσωπικού είναι αδύνατη χωρίς την ανάπτυξη και ενίσχυση του επαγγελματικού δυναμικού των εργαζομένων. Αυτός ο παράγοντας γίνεται καθοριστικός για την παραγωγή και την παραγωγικότητα της εργασίας.

Διαχείριση έργου

Οι διαδικασίες διαχείρισης έργου είναι μια συλλογή από συναρτήσεις και καθορισμένες δραστηριότητες.

Ρύθμιση στόχου και πρόβλεψη

Προγραμματισμός

Διαχείριση και διανομή πόρων

Κίνητρο και έλεγχος των ερμηνευτών

Λειτουργική και διαρκής διαχείριση

Ολόκληρο το έργο και κάθε ερμηνευτής μπορούν να αξιολογηθούν χρησιμοποιώντας έναν αριθμό δεικτών. Πρόκειται για τον όγκο, την περίοδο και την ποιότητα της εργασίας που εκτελείται σύμφωνα με τις προθεσμίες, το ύψος των επενδυμένων πόρων (υλικών, οικονομικών), τη στελέχωση της ομάδας του έργου, το αναμενόμενο επίπεδο κινδύνου.

Οι διαδικασίες διαχείρισης έργου σχετίζονται με τις ακόλουθες εργασίες:

• διατύπωση στόχων έργου;
• αναζήτηση και επιλογή λύσεων για την υλοποίηση του έργου;
• δημιουργία δομής (ομάδα καλλιτεχνών, πόροι, χρονοδιάγραμμα και προϋπολογισμός);
• επικοινωνία με το εξωτερικό περιβάλλον;
• καθοδήγηση μιας ομάδας καλλιτεχνών και συντονισμός της προόδου της εργασίας.

Διαχείριση πληροφοριών

Οι πληροφορίες είναι μια συλλογή γνώσεων, πληροφοριών για οποιοδήποτε γεγονός, γεγονός, φαινόμενο ή διαδικασία. Στη διαχείριση παραγωγής, οι πληροφορίες γίνονται απαραίτητο μέσο επικοινωνίας,επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων.

Η μεγάλη σημασία της πληροφορίας στο σύστημα διαχείρισης οφείλεται στην καθολικότητά της. Δεν είναι μόνο αντικείμενο και προϊόν διευθυντικής εργασίας, αλλά και συλλογή δεδομένων για την κατάσταση του συστήματος διαχείρισης, το εσωτερικό και το εξωτερικό περιβάλλον.

Οι διαδικασίες διαχείρισης πληροφοριών είναι τα στάδια συλλογής, μεταφοράς, μετατροπής, επεξεργασίας και εφαρμογής πληροφοριών. Η αποθήκευση και η καταστροφή της βάσης πληροφοριών ξεχωρίζουν ως ξεχωριστές διαδικασίες.

Διαχείριση κινδύνου

Η διαχείριση κινδύνων σε οποιαδήποτε εταιρεία δεν είναι μια μοναδική περίπτωση, αλλά μια διαρκής αναγκαιότητα. Η διαχείριση κινδύνων έχει γίνει ένα στάδιο της επιχειρηματικής διαχείρισης, χωρίς το οποίο είναι αδύνατο να πραγματοποιηθεί κέρδος και να επιτευχθούν στόχοι. Η διαδικασία διαχείρισης κινδύνου περιλαμβάνει πέντε βήματα στοχευμένης δράσης.

Ανάλυση αγοράς

Εναλλακτικές μέθοδοι διαχείρισης κινδύνου

Επιλογή μεθόδων διαχείρισης

Εφαρμογή μέτρων διαχείρισης κινδύνου

Παρακολούθηση και βελτίωση του συστήματος αξιολόγησης κινδύνου

Στην πράξη, αυτές οι διεργασίες δεν εκτελούνται πάντα με αυτή τη σειρά ή μπορούν να εκτελεστούν ταυτόχρονα.

Η συνολική εικόνα θα πρέπει να συμπληρωθεί με σχόλια για κάθε ένα από τα στάδια, που σημαίνει επιστροφή, εάν είναι απαραίτητο, στο στάδιο που πέρασε. Το τελικό στάδιο σχετίζεται με τα συμπεράσματα και την τελική αξιολόγηση. Τα αποτελέσματα θα πρέπει να χρησιμοποιούνται κατά την αξιολόγηση και την ελαχιστοποίηση των κινδύνωνστο μέλλον.

Διαχείριση τεχνολογίας παραγωγής

Τα συστήματα ελέγχου διαδικασιών εξαρτώνται από την οργανωτική δομή, η οποία παρουσιάζεται στις σύγχρονες επιχειρήσεις σε τρεις εκδόσεις.

• Η κεντρική μέθοδος διαχείρισης περιλαμβάνει τη συγκέντρωση λειτουργιών στα τμήματα. Στην παραγωγή, υπάρχει στην πραγματικότητα μόνο διαχείριση γραμμής. Επομένως, ο συγκεντρωτισμός εφαρμόζεται μόνο σε μικρή παραγωγή.
• Αποκέντρωση - η δομή της διαδικασίας διαχείρισης συνδέεται με τη μεταφορά όλων των λειτουργιών στα καταστήματα. Τα εργαστήρια γίνονται εν μέρει ανεξάρτητα τμήματα.
• Ο συνδυασμός συγκεντροποίησης και αποκεντρωμένου συστήματος χρησιμοποιείται από τις περισσότερες μεταποιητικές επιχειρήσεις. Τα λειτουργικά ζητήματα επιλύονται σε συνεργεία ή γραφεία, ενώ οι μέθοδοι διαχείρισης και ο ποιοτικός έλεγχος παραμένουν στα τμήματα διαχείρισης. Τα εργαστήρια διαθέτουν δικό τους μηχανισμό διαχείρισης και διεξάγουν όλη την τεχνολογική διαδικασία.

Οικονομική διαχείριση

Το σύστημα οικονομικής διαχείρισης πρέπει να υπάρχει ακόμα και σε μια μικρή εταιρεία και να αποτελείται όχι μόνο από λογιστικά. Η διαδικασία διαχείρισης περιλαμβάνει πέντε τομείς οικονομικής εργασίας.

Έλεγχος επιχειρηματικής διαδικασίας	Βοηθά στον εντοπισμό πιθανών απωλειών μετρητών
Δημιουργία οικονομικού τμήματος	Η οικονομική δομή και η κατανομή των οικονομικών τμημάτων είναι σαφής κατανομή ευθύνης, αποτελεσματικός έλεγχος των ταμειακών ροών.
Έλεγχος της κυκλοφορίας χρημάτων και αγαθών	Υλοποιήθηκε μέσω ενός προγράμματος χρηματοοικονομικών ταμειακών ροών.
Εισαγωγή της λογιστικής διαχείρισης	Κατατέθηκε μετά την ανάπτυξη δεικτών για την αξιολόγηση της κατάστασης των οικονομικών, της αποτελεσματικότητας των τμημάτων.
Διαχείριση προϋπολογισμού	Η διαδικασία διαχείρισης περιλαμβάνει τον προγραμματισμό ενός προϋπολογισμού με βάση αναλυτικές πληροφορίες από τα οικονομικά τμήματα.

Ανάλυση της διαδικασίας διαχείρισης

Ο κύριος σκοπός της ανάλυσης διαχείρισης είναι να παρέχει στη διοίκηση πληροφορίες για τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων. Περιλαμβάνει τρεις τομείς ανάλυσης:

• αναδρομική (εξετάζει πληροφορίες σχετικά με προηγούμενα γεγονότα);
• λειτουργικό (ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης);
• προσδοκία (βραχυπρόθεσμη και στρατηγική ανάλυση της πιθανής κατάστασης στο μέλλον).

Βελτίωση του συστήματος διαχείρισης

Η διαδικασία βελτίωσης του συστήματος διαχείρισης βασίζεται στην ανάλυση διαχειριστικών και λογιστικών δεδομένων. Για να εκτιμηθεί η αποτελεσματικότητά του, είναι απαραίτητο να υπολογιστεί ένας αριθμός συντελεστών: ελεγχσιμότητα, επίπεδο αυτοματισμού εργασίας, αποδοτικότητα εργασίας, οικονομική αποδοτικότητα διαχείρισης, αποτελεσματικότητα διαχείρισης, παραγωγικότητα εργασίας.

Η βελτίωση του συστήματος διαχείρισης είναι μια αναπόφευκτη διαδικασία για έναν επιτυχημένο οργανισμό. Σε αυτό το στάδιο, η διαδικασία διαχείρισης περιλαμβάνει, για παράδειγμα:

1) διαχειριστικός έλεγχοςσύστημα;

2) επαλήθευση της συμμόρφωσης με τη νομοθεσία, τα διεθνή πρότυπα, τις συστάσεις της Τράπεζας της Ρωσικής Ομοσπονδίας·

3) ανάπτυξη μέτρων για τη βελτίωση του συστήματος διαχείρισης και την ενημέρωση της εσωτερικής τεκμηρίωσης·

4) συνεργασία του διοικητικού συμβουλίου με μετόχους και σχηματισμός προτάσεων.

Η τρέχουσα κατάσταση της κοινωνίας και της οικονομίας συμβάλλει στην επανεξέταση του διοικητικού και διοικητικού επαγγελματισμού. Για τον διευθυντή, η ενεργός εργασία για την ανάπτυξη του προσωπικού, ο κύριος πόρος της επιχείρησης, καθίσταται σχετική. Ένας επιτυχημένος διευθυντής ξέρει πώς να κοιτάζει το μέλλον, να είναι ευέλικτος στη λήψη αποφάσεων μπροστά σε ένα εντελώς απρόβλεπτο εξωτερικό περιβάλλον.