Το απόθεμα είναι υποχρεωτικό: περιπτώσεις, παραγγελία, συγχρονισμός

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Το Το απόθεμα αντιπροσωπεύεται από μια ειδική διαδικασία για τη συμφωνία υφιστάμενων αξιών, αγαθών, χρημάτων ή πάγιων περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας με εκείνες τις αξίες που είναι διαθέσιμες στα επίσημα έγγραφα της επιχείρησης. Μπορεί να πραγματοποιηθεί σε υποχρεωτική βάση ή με πρωτοβουλία της διοίκησης της εταιρείας. Η διενέργεια απογραφής είναι υποχρεωτική για ορισμένες εταιρείες και αυτή η διαδικασία πραγματοποιείται αναγκαστικά κάθε χρόνο σε όλες τις εταιρείες. Ο κύριος σκοπός αυτής της διαδικασίας είναι να εντοπίσει διάφορες ασυνέπειες και ελλείψεις. Πολλές εταιρείες δεν συνειδητοποιούν την αξία αυτής της διαδικασίας, επομένως χρησιμοποιείται μόνο ως τυπική διαδικασία. Αν και αν προσεγγίσετε σωστά το απόθεμα, τότε με τη βοήθειά του μπορείτε να εντοπίσετε όλες τις ελλείψεις ή τα πλεονάσματα.

Σκοπός της διαδικασίας

Πολλοί επίδοξοι επιχειρηματίες σκέφτονται αν είναι απαραίτητο να γίνει μια απογραφή και ποιοι στόχοι μπορούν να επιτευχθούν μέσω αυτής της διαδικασίας. Η διαδικασία αντιπροσωπεύεται από μια συστηματική λογιστική των υλικών περιουσιακών στοιχείων και κεφαλαίων, για τα οποία γίνεται σύγκριση των πραγματικώνδείκτες με δεδομένα από επίσημα έγγραφα.

Ο κύριος σκοπός της απογραφής είναι να εντοπίσει αποκλίσεις. Μπορούν να εμφανιστούν για διάφορους λόγους:

• Οι τιμέςεπηρεάζονται από φυσικούς παράγοντες, επομένως αυτό περιλαμβάνει συρρίκνωση, φθορά λόγω ακατάλληλης αποθήκευσης, εξάτμιση ή απώλεια που συμβαίνει κατά τη μεταφορά των εμπορευμάτων.
• παράνομες ενέργειες από την πλευρά των εργαζομένων της εταιρείας, για παράδειγμα, λήψη εσφαλμένων μετρήσεων, αποδοχή εξαρτημάτων σώματος ή ακόμα και κλοπή τιμαλφών.
• προβλήματα που εμφανίζονται κατά τη λογιστική, επομένως, μετά την απογραφή, συχνά εντοπίζονται διάφορα λάθη, διορθώσεις, ανακρίβειες, τυπογραφικά λάθη ή άλλες ασάφειες στα έγγραφα.

Με βάση αυτό, ένας συστηματικός έλεγχος επιτρέπει σε κάθε διαχειριστή εταιρείας να εντοπίσει έγκαιρα διάφορες παραβιάσεις και προβλήματα.

Λειτουργίες επαλήθευσης

Η διενέργεια απογραφής εμπορευμάτων συνεπάγεται απαραίτητα τη χρήση διαφορετικών λειτουργιών της διαδικασίας:

1. Οι συνθήκες υπό τις οποίες αποθηκεύονται διάφορα αγαθά αξιολογούνται αντικειμενικά και μια τέτοια αξιολόγηση είναι αντικειμενική.
2. Διαπιστώνεται πόσο σωστά και αρμοδίως πραγματοποιείται η συντήρηση διαφόρων εγγράφων στην εταιρεία.
3. Αντικατοπτρίζει τα χαρακτηριστικά της διαχείρισης αποθήκης στην εταιρεία.
4. Αξιολογείται η πληρότητα και η ορθότητα της λογιστικής.
5. Παρέχεται πρόληψη διαφόρων καταχρήσεων και παραβιάσεων από προσλαμβανόμενους ειδικούς.

Λόγω τέτοιων πολλών λειτουργιών, κρατήστεΤο απόθεμα θεωρείται σημαντική διαδικασία σε κάθε εταιρεία.

Περιπτώσεις υποχρεωτικής καταμέτρησης αποθεμάτων

Ορισμένες εταιρείες υποχρεούνται να πραγματοποιήσουν τη διαδικασία χωρίς αποτυχία βάσει νομικών απαιτήσεων. Πληροφορίες σχετικά με τις περιπτώσεις στις οποίες η απογραφή είναι υποχρεωτική περιέχονται στους ακόλουθους κανονισμούς:

• στον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 402 «Σχετικά με τη λογιστική»,
• στις οδηγίες που εγκρίθηκαν με Διάταγμα του Υπουργείου Οικονομικών Αρ. 49.

Σίγουρα ο έλεγχος πραγματοποιείται στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• κατά την ενοικίαση ακινήτου;
• πώληση ή επαναγορά περιουσιακών στοιχείων που ανήκουν στην εταιρεία;
• μετασχηματισμός κρατικής ή δημοτικής επιχείρησης;
• πριν από τον σχηματισμό των ετήσιων λογαριασμών;
• όταν διορίζετε ένα νέο οικονομικά υπεύθυνο άτομο στην εταιρεία;
• όταν εντοπιστεί ζημιά σε τιμαλφή ή κλοπή ιδιοκτησίας,
• μετά από φυσικές καταστροφές ή άλλες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης;
• όταν η εταιρεία αναδιοργανωθεί;
• πριν την εκκαθάριση του οργανισμού;
• σε άλλες περιπτώσεις που προβλέπονται από το νόμο.

Το απόθεμα είναι υποχρεωτικό πριν από την προετοιμασία ετήσιων αναφορών. Μια τέτοια διαδικασία επιτρέπει όχι μόνο να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις του νόμου, αλλά και να αποφευχθούν διάφορα λάθη ή ελλείψεις στα λογιστικά έγγραφα. Συνήθως, οι εταιρείες πραγματοποιούν έλεγχο ετησίως πριν από το τέλος του ημερολογιακού έτους.

Η απογραφή των παγίων πραγματοποιείται κάθε τρία χρόνια. Κάθε διαχειριστής πρέπει να γνωρίζει όλες τις περιπτώσεις υποχρεωτικής απογραφής. Επιπλέον, μπορεί να διορίσει ανεξάρτητα μια επιθεώρηση εάν υπάρχουν αμφιβολίες σχετικά με την εντιμότητα της εργασίας ορισμένων προσλαμβανόμενων ειδικών.

Πώς καθορίζεται η σειρά διαδικασίας

Η διενέργεια απογραφής συνεπάγεται απαραιτήτως τη συνεκτίμηση των απαιτήσεων που περιέχονται στις Οδηγίες. Πολλές αποχρώσεις καθορίζονται από τους άμεσους διευθυντές των εταιρειών. Για αυτό, οι κανόνες καθορίζονται στη συστατική τεκμηρίωση.

Ο διευθυντής της εταιρείας μπορεί να εντοπίσει ορισμένα σημαντικά σημεία:

• όταν απαιτείται διαδικασία;
• πόσες φορές το χρόνο μπορεί να γίνει απογραφή;
• τι ώρα εκτελείται η διαδικασία;
• πόσο διαρκεί;
• τι στοιχεία είναι βέβαιο ότι θα ελεγχθούν;
• ποιος είναι μέλος ή πρόεδρος της επιτροπής απογραφής.

Οι απαντήσεις σε όλες αυτές τις ερωτήσεις είναι σταθερές στην ιδρυτική τεκμηρίωση. Η διενέργεια απογραφής είναι υποχρεωτική κατά την αλλαγή οικονομικά υπεύθυνων προσώπων. Κάτω από τέτοιες συνθήκες, ένας νέος ειδικός μπορεί να είναι σίγουρος ότι οι ελλείψεις που προέκυψαν από τον προκάτοχό του δεν θα μεταφερθούν σε αυτόν με κανέναν τρόπο.

Τι ελέγχεται;

Η απογραφή μπορεί να πραγματοποιηθεί σε σχέση με διαφορετικά ακίνητα, επομένως επισημαίνεται η επαλήθευση μετρητών, πάγιων περιουσιακών στοιχείων, υλικών ή άλλων στοιχείων. Κατά τη διαδικασία αξιολογούνται όλα τα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις της εταιρείας και των υποτμημάτων της. Τα ακόλουθα στοιχεία υπόκεινται σε επαλήθευση:

• πάγια στοιχείαεταιρείες που χρησιμοποιούνται για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων,
• άυλα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας;
• διάφορες οικονομικές επενδύσεις;
• αγαθά και υλικά;
• εργασία σε εξέλιξη;
• χρήματα σε λογαριασμούς και στο χέρι;
• χρεόγραφα και SSO;
• διακανονισμοί με αντισυμβαλλομένους, αγοραστές, την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, διάφορα ταμεία και άλλους οφειλέτες ή πιστωτές,
• επιφυλάξεις;
• στοιχεία ενεργητικού και παθητικού της επιχείρησης.

Πότε απαιτείται απογραφή υλικών; Ένας τέτοιος έλεγχος εκτελείται όταν υπάρχει υποψία ότι προσλαμβανόμενοι ειδικοί στην εταιρεία κάνουν κατάχρηση των εξουσιών τους, επομένως εντοπίζεται κλοπή ή έλλειψη.

Η επαλήθευση υπόκειται όχι μόνο σε ακίνητα που ανήκουν στην εταιρεία, αλλά και σε τιμαλφή που βρίσκονται σε λογαριασμούς εκτός ισοζυγίου. Η επιχείρηση δεν έχει δικαιώματα ιδιοκτησίας σε αυτά, αλλά χρησιμοποιούνται στη διαδικασία της εργασίας βάσει σύμβασης μίσθωσης ή άλλων συμφωνιών.

Βήματα διαδικασίας

Η διενέργεια απογραφής περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνει απαραίτητα την υλοποίηση διαδοχικών ενεργειών. Επομένως, η διαδικασία χωρίζεται σε στάδια:

1. Εκδίδεται εντολή από τον επικεφαλής σχετικά με την ανάγκη απογραφής.
2. Γίνεται σύγκληση επιτροπής απογραφής και θα πρέπει να περιλαμβάνει ειδικούς που δεν ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα του ελέγχου.
3. Προσδιορίστε το χρονικό πλαίσιο κατά το οποίο θα εκτελεστεί η διαδικασία.
4. Επιλέχθηκε το προς αξιολόγηση ακίνητο.
5. Υλικόαρμόδια πρόσωπα της εταιρείας δίνουν αποδείξεις στον εργοδότη.
6. Εκτυπώστε αποθέματα αξιών στην εταιρεία, που δημιουργήθηκαν για κάθε οικονομικά υπεύθυνο άτομο.
7. Γίνεται ένας άμεσος έλεγχος, ο οποίος συνίσταται στη ζύγιση, τη σύγκριση της πραγματικής ποσότητας με δεδομένα από έγγραφα, τη μέτρηση, την καταμέτρηση και άλλες παρόμοιες ενέργειες.
8. Οι πληροφορίες από τη λίστα αποθεμάτων συγκρίνονται με τις πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στα λογιστικά έγγραφα, γεγονός που καθιστά δυνατό τον εντοπισμό τυχόν αποκλίσεων
9. Σχηματίζονται συγκριτικές δηλώσεις, με τη βοήθεια των οποίων είναι δυνατός ο εντοπισμός των αιτιών των αποκλίσεων.
10. Συντάσσονται τα αποτελέσματα του ελέγχου, για τα οποία συντάσσεται σχετική πράξη.
11. Εάν εντοπιστούν ελλείψεις και άλλα προβλήματα, τότε διενεργείται έρευνα στην εταιρεία, σκοπός της οποίας είναι να εντοπιστούν οι δράστες.
12. Οι παραβάτες που προσδιορίζονται υπόκεινται σε διοικητική ή ποινική ευθύνη, ανάλογα με τα χαρακτηριστικά των παραβάσεων.

Είναι απαραίτητο να ολοκληρωθεί η απογραφή πριν από την άμεση προετοιμασία, υπογραφή και υποβολή των ετήσιων εκθέσεων στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία. Η διαδικασία απογραφής ολοκληρώνεται απαραίτητα με ειδική αναφορά.

Κανόνες αναφοράς

Δημιουργείται αναφορά με βάση τα αποτελέσματα του ελέγχου. Περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:

• ημερομηνία αποθέματος;
• δεδομένα για μέλη της επιτροπής απογραφής;
• περίοδος κατά την οποία πραγματοποιήθηκε η διαδικασία;
• επαληθεύσιμη ιδιοκτησία της εταιρείας;
• Εντοπίστηκαν προβλήματα και ελλείψεις;
• υπογραφές όλων των επιθεωρητών.

Ενώ απαιτείται απόθεμα πριν από την προετοιμασία των ετήσιων λογαριασμών, κάθε στέλεχος της εταιρείας μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία χωρίς βάσιμο λόγο. Για να γίνει αυτό, εκδίδεται κατάλληλη εντολή, μετά την οποία οι υπάλληλοι της επιχείρησης καλούνται να ακολουθήσουν τη διαδικασία.

Αρμοδιότητες της επιτροπής απογραφής

Η απογραφή απαιτείται από το νόμο, επομένως κάθε εταιρεία πρέπει να δημιουργήσει ένα ειδικό όργανο υπεύθυνο για τον έλεγχο και τη λογιστική. Ονομάζεται επιτροπή εκκαθάρισης. Έχει κάποιες ευθύνες:

• εφαρμογή διαφόρων προληπτικών μέτρων με στόχο τη διατήρηση της περιουσίας της επιχείρησης;
• συμμετοχή σε διάφορες διαφορές που σχετίζονται με την αποθήκευση ή τη φθορά των αξιών περιουσίας;
• έλεγχος της ορθότητας της προετοιμασίας διαφόρων εγγράφων που σχετίζονται με την περιουσία της εταιρείας·
• απόθεμα με βάση την παραγγελία της διοίκησης της εταιρείας;
• ετοιμασία έκθεσης για τα αποτελέσματα του ελέγχου;
• διεξαγωγή έρευνας με στόχο τον εντοπισμό του υπαίτιου διάφορων παραβιάσεων και προβλημάτων.

Όλες αυτές οι ενέργειες πρέπει να εκτελούνται αποκλειστικά από υπαλλήλους της εταιρείας που δεν ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα του ελέγχου.

Ποιος είναι στην προμήθεια

Κατά το σχηματισμό μιας επιτροπής, συνήθως συμμετέχουν στην εργασία οι ακόλουθοι ειδικοί:

• διοικητικοί υπάλληλοι;
• ειδικοί του τμήματος λογιστικής;
• εγχώριοελεγκτές;
• συχνά εμπλέκονται ακόμη και ανεξάρτητοι ειδικοί.
• εκπρόσωποι διαφόρων θέσεων που διατίθενται στη στελέχωση του οργανισμού.

Εάν η εταιρεία έχει μικρή ποσότητα διαφορετικής περιουσίας, τότε συχνά η ευθύνη για τη διενέργεια απογραφής μετατίθεται στην επιτροπή ελέγχου, εάν υπάρχει στην εταιρεία.

Αν κατά τον έλεγχο αποκαλυφθεί ότι έστω και ένα μέλος της επιτροπής απουσιάζει, τότε τα αποτελέσματα της διαδικασίας ακυρώνονται.

ευθύνη για μη αποθέματα

Ορισμένοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων αρνούνται εσκεμμένα τον έλεγχο για διάφορους λόγους. Η νομοθεσία δεν προβλέπει ευθύνη για μια τέτοια απόφαση. Ωστόσο, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία μπορεί να επιβάλει πρόστιμο στην εταιρεία εάν αποδειχθεί ότι υπάρχουν ασυνέπειες ή λάθη στις ληφθείσες οικονομικές καταστάσεις.

Συστάσεις από ειδικούς

Κατά τη διενέργεια απογραφής σε μια εταιρεία, συνιστάται να χρησιμοποιείτε ορισμένες συστάσεις. Αυτά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

• 10 ημέρες πριν από τον έλεγχο, ο επικεφαλής εκδίδει μια κατάλληλη εντολή, η οποία καταγράφεται στο ημερολόγιο.
• Επιτρέπεται ο σχηματισμός επιτροπής όχι μόνο μόνιμη, αλλά και εφάπαξ ή εργάσιμη.
• Εάν ο οργανισμός χρησιμοποιεί πολλά αγαθά και υλικά, τότε η απόφαση για την ανάγκη για επιλεκτικό απόθεμα λαμβάνεται από τον διευθυντή με βάση την τρέχουσα κατάσταση στην εταιρεία.
• Όλα τα μέλη της επιτροπής θα πρέπει να συμμετέχουν στην επαλήθευση, διαφορετικά τα αποτελέσματα αναγνωρίζονται εύκολαμη έγκυρο.
• Εμπλέκονται υπεύθυνα άτομα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας.
• Η διοίκηση της εταιρείας πρέπει να διασφαλίσει ότι η διαδικασία πραγματοποιείται γρήγορα και εύκολα.
• Η επαλήθευση μπορεί συχνά να διαρκέσει πολύ, ειδικά σε εταιρείες που χρησιμοποιούν μεγάλο αριθμό υλικών ή αποστέλλουν και λαμβάνουν πολλά αγαθά.

Κατά την απογραφή, τα μέλη της επιτροπής πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τις απαιτήσεις του νόμου.

Ημερομηνίες λήξης

Ο επικεφαλής της εταιρείας καθορίζει πόσο συχνά θα γίνει ο έλεγχος. Αλλά ταυτόχρονα, λαμβάνονται υπόψη ορισμένες συστάσεις, επομένως, γίνεται απογραφή στην αποθήκη τουλάχιστον μία φορά το χρόνο.

Τα καταστήματα πρέπει να ελέγχονται δύο φορές το χρόνο. Τα υλικά και τα αγαθά αξιολογούνται χωρίς αποτυχία πριν από τη σύνταξη ετήσιων εκθέσεων. Η επαλήθευση πραγματοποιείται συνήθως εντός τριών ημερών, αλλά μερικές φορές η διαδικασία καθυστερεί για αρκετές εβδομάδες.

Συμπέρασμα

Το απόθεμα είναι μια υποχρεωτική διαδικασία για κάθε εταιρεία. Περιλαμβάνει τη σύγκριση των διαθέσιμων υλικών και αγαθών με την ποσότητα που αναφέρεται στην τεκμηρίωση της εταιρείας. Η διαδικασία πραγματοποιείται από ειδική επιτροπή.

Δεν υπάρχουν πληροφορίες στη νομοθεσία σχετικά με την ευθύνη για άρνηση διενέργειας απογραφής, αλλά εάν οι φορολογικοί ελεγκτές εντοπίσουν λάθη και παραβάσεις στην αναφορά, η εταιρεία θα πρέπει να πληρώσει σημαντικά πρόστιμα.