Επαγγελματική επιστολή στα Αγγλικά: δείγματα σύνταξης, τυπικές φράσεις

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η επιχειρηματική επιστολή είναι ένα σύντομο επίσημο έγγραφο με δεδομένη δομή. Έχει μια συγκεκριμένη μορφή. Η δυνατότητα σύνταξης μπορεί να είναι χρήσιμη σε διαφορετικές περιστάσεις. Από την υποβολή αίτησης για μια θέση εργασίας μέχρι τη σύνταξη ενός ευχαριστήριου σημείωμα ή την αποστολή μιας συγγνώμης. Αυτό το άρθρο θα είναι μια λεπτομερής περιγραφή του τρόπου σύνταξης μιας επαγγελματικής επιστολής + δείγμα στα αγγλικά. Είναι σημαντικό ο σχεδιασμός και η δομή μιας επαγγελματικής επιστολής να εξαρτάται από τον τύπο της.

Κύριοι τύποι επαγγελματικών επιστολών

Εκπτωτικές επιστολές, εμπορικές (Επιστολές πωλήσεων). Απευθείας αλληλογραφία, η οποία χρησιμοποιείται για να ενημερώσει τους πιθανούς πελάτες σας για το τι τους προσφέρεται, τις υπηρεσίες και τις προϋποθέσεις. Η επιστολή αποκαλύπτει τα οφέλη της συνεργασίας και έχει σχεδιαστεί για να ενδιαφέρει τον πελάτη

Επιστολές επιχειρηματικής πρότασης. Πρόταση για συμφωνία ή συνεργασία. Η επιστολή αναφέρει τι θα λάβουν και τα δύο μέρη από τη συναλλαγή, ποια είναι τα οφέλη και τα οφέλη

Πραγματοποίηση έρευνας. Η επιστολή περιέχει ένα αίτημα για πρόσθετες πληροφορίες σχετικά μεπροϊόν ή υπηρεσία με τη μορφή μπροσούρων, καταλόγων, τηλεφωνικών επαφών κ.λπ

Απάντηση σε ερώτηση. Μια επιτυχημένη απάντηση σε μια ερώτηση μπορεί να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε την πώληση ή να οδηγήσετε σε νέες πωλήσεις. Οι πελάτες που υποβάλλουν αιτήματα ενδιαφέρονται για συγκεκριμένες πληροφορίες

Επιχειρηματικά συγχαρητήρια. Εάν κάποιος από τους πρώην συναδέλφους ή τους γνωστούς σας έχει ανοίξει μια νέα επιχείρηση ή έχει λάβει προαγωγή, τότε να γράψετε μια επιστολή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να τον συγχαρείτε

Email παραίτησης. Μερικές φορές, κατά σύμπτωση, πρέπει να στείλετε ένα email αντί για μια κλήση ή μια προσωπική συνάντηση. Μια επαγγελματικά και ευγενικά γραπτή επιστολή θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε καλές σχέσεις με τον εργοδότη σας

Ευχαριστήρια επιστολή. Εάν ένας επιχειρηματικός συνεργάτης σας έχει βοηθήσει ή κάποιος πελάτης έχει συστήσει τις υπηρεσίες σας σε κάποιον, τότε μια τέτοια επιστολή είναι μια καλή ευκαιρία να πείτε ευχαριστώ. Ένα ευχαριστήριο σημείωμα, εκτός από το να δείχνει την εκτίμησή σας, μπορεί να προωθήσει την καριέρα σας, να σας βοηθήσει να αποκτήσετε μια προσφορά εργασίας και να ενισχύσετε τη σχέση σας με έναν πελάτη ή προμηθευτή

Επιστολή συγγνώμης. Το να ζητάς συγγνώμη μπορεί να φαίνεται τρομακτικό βήμα, αλλά μόλις το κάνεις, σίγουρα θα κάνεις καλή εντύπωση. Μπορείτε να ζητήσετε συγγνώμη για λογαριασμό της εταιρείας ή για λογαριασμό της εταιρείας

Δημιουργία αξίωσης. Αυτές οι επιστολές χρησιμοποιούνται για την υποβολή αξιώσεων για μη ικανοποιητική απόδοση ή προϊόντα της εταιρείας. Σε περίπτωση που ο πελάτηςμη ικανοποιημένος με το έργο του εργολάβου, γράφει μια επιστολή απαιτώντας να γίνει καλύτερα το έργο

Συνοδευτική επιστολή. Είναι εξαιρετικά σημαντικά όταν κάνετε αίτηση για μια νέα θέση. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια σύντομη εισαγωγή, να επισημαίνουν τις πιο σημαντικές πληροφορίες στο βιογραφικό σας και να καθησυχάζουν τον πιθανό εργοδότη ότι είστε κατάλληλοι για τη δουλειά

Κανόνες για τη σύνταξη επαγγελματικής επιστολής

1. Το κείμενο της επιστολής πρέπει να είναι άμεσο και σύντομο.
2. Οι πληροφορίες στο κείμενο πρέπει να είναι αληθείς.
3. Δεν συνιστάται η χρήση συντομευμένων λέξεων.
4. Καμία διόρθωση ή διαγραφή.
5. Το νόημα δεν πρέπει να είναι διπλό.
6. Δεν επιτρέπεται η αργκό.
7. Η αφήγηση πρέπει να είναι ευγενική.

Επίσης αν γράψετε ένα email:

1. Δώστε προσοχή στην επιλογή μεγέθους, χρώματος γραμματοσειράς. Βεβαιωθείτε ότι η επιστολή σας είναι γραμμένη με απλή και επαγγελματική γραμματοσειρά. Διαφορετικά, ο παραλήπτης μπορεί να μην αφιερώσει καν χρόνο για να διαβάσει μια τέτοια επιστολή. Οι γραμματοσειρές που είναι πολύ μικρές ή δυσανάγνωστες μπορεί να έχουν ως αποτέλεσμα να μην διαβάζεται το email σας.
2. Οι καλύτερες γραμματοσειρές είναι Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
3. Το συνιστώμενο μέγεθος γραμματοσειράς είναι 10-12. Το μέγεθος εξαρτάται από τη διάρκεια του μηνύματός σας. Προσπαθήστε να χωρέσετε το γράμμα σε μία σελίδα.
4. Αποφύγετε τα έντονα, υπογραμμισμένα και πλάγια γράμματα. Τέτοια γράμματα μπορεί να είναι δύσκολο να διαβαστούν.

Πρινστείλτε ένα γράμμα, ελέγξτε το για αλφαβητισμό και ορθογραφικά λάθη, καθώς η παρουσία τους μπορεί να απωθήσει τον παραλήπτη. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα προσωπικά και εταιρικά ονόματα είναι γραμμένα σωστά. Για ευκολία στην ανάγνωση και την αντίληψη των πληροφοριών, σπάστε το κείμενο σε παραγράφους.

Δομή γραμμάτων

1. Ξεκινήστε την επιστολή σας με έναν επίσημο χαιρετισμό.
2. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν σύνδεσμο προς μια προηγούμενη επαφή ή συνομιλία.
3. Στη συνέχεια, αναφέρετε τον λόγο της επιστολής σας.
4. Στο κύριο μέρος, αναφέρετε την ουσία του προβλήματος με τα απαραίτητα επιχειρήματα.
5. Στην τελευταία παράγραφο, συνοψίστε το νόημα αυτού που γράφτηκε και συμπληρώστε το γράμμα.
6. Ευχαριστούμε τον παραλήπτη που διάβασε το email.
7. Παρακαλώ υπογράψτε και ημερομηνία παρακάτω.

Πώς να απευθυνθώ στον παραλήπτη σε μια επαγγελματική επιστολή στα Αγγλικά; Δείγμα

Η έκκλησή σας στον παραλήπτη εξαρτάται άμεσα από τη σχέση σας μαζί του. Εάν γνωρίζετε ήδη ένα άτομο προσωπικά για πολλά χρόνια, τότε θα ήταν σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε μόνο το όνομά του. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε τον κ., κα. ή Δρ.

Δεν συνιστάται η χρήση άτυπων φράσεων χαιρετισμού όπως Γεια ή Γεια (γεια), Χαιρετισμοί (χαιρετισμοί), Καλημέρα (καλημέρα), Καλησπέρα (καλησπέρα). Χρησιμοποιήστε έναν προσωπικό χαιρετισμό που περιλαμβάνει το όνομα, το επίθετο ή τον τίτλο του παραλήπτη. Για παράδειγμα: Αγαπητέ κ. Dawson (Αγαπητέ κύριε Dawson), Αγαπητέ Διευθυντή (Αγαπητέ Διευθυντή).

Εάν δεν είναι η πρώτη φορά που γράφετε σε αυτήν την επαφή, θα ήταν σκόπιμο να προσθέσετεοποιαδήποτε φράση για ευγένεια. Για παράδειγμα, ελπίζω να τα πάτε καλά.

Παραδείγματα επίσημης διεύθυνσης

1. Αγαπητέ Όνομα Επώνυμο - π.χ. Αγαπητέ Josh Dawson.
2. Αγαπητέ κ. ή κα. Επώνυμο (αγαπητέ κ./κ. επώνυμο) - π.χ. Αγαπητέ κ. Dawson ή Αγαπητή κα. Dawson.
3. Αγαπητέ κ. ή κα. Όνομα Επώνυμο (αγαπητέ κ. ή κα ονοματεπώνυμο). Για παράδειγμα, αγαπητέ κ. Josh Dawson ή Αγαπητή κα. Jane Dawson.
4. Αγαπητέ Διευθυντή
5. Αγαπητέ κύριε ή κυρία (Αγαπητέ κύριε ή κυρία). Γράψτε έτσι εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη.
6. Σε ποιον μπορεί να αφορά (για τον ενδιαφερόμενο). Σε περίπτωση που δεν έχετε πληροφορίες σε ποιον απευθύνεται συγκεκριμένα αυτή η επιστολή.

Πώς να υπογράψω μια επαγγελματική επιστολή στα Αγγλικά; Δείγμα

Εάν δεν γνωρίζετε το άτομο προσωπικά, είναι σκόπιμο να ξεκινήσετε την επιστολή με τον Αγαπητέ Κύριε ή Αγαπητέ Κυρία και να την ολοκληρώσετε υπογράφοντας πιστά το δικό σας Όνομα Επίθετο

Οι φράσεις Yours Sincerely ή Yours Truly, που μεταφράζεται ως "Yous Sinrely", χρησιμοποιούνται σε περιπτώσεις όπου προηγουμένως απευθυνθήκατε στον παραλήπτη με όνομα ή επώνυμο.

Πώς πρέπει να υπογράψω μια επαγγελματική επιστολή στα Αγγλικά; Ένα δείγμα φαίνεται παρακάτω.

Σχεδιασμός διεύθυνσης

Η διεύθυνση και οι επαφές σας πρέπει να αναφέρονται στην επάνω δεξιά γωνία. Στο ίδιο σημείο, αν θέλετε, αναφέρετε το όνομα της εταιρείας σας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου. Εάν στέλνετε μια επιστολή για λογαριασμό μιας εταιρείας, δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε το όνομά σας.

Από αριστεράτα μέρη, αναφέρετε τη διεύθυνση του παραλήπτη. Θα πρέπει να είναι κάτω από τη διεύθυνσή σας.

Ένα δείγμα επαγγελματικής επιστολής στα Αγγλικά (διεύθυνση) έχει ως εξής.

Διακόσμηση ραντεβού

Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες που να υποδεικνύουν πού να τοποθετήσετε την ημερομηνία. Συνήθως υποδεικνύεται πάνω ή κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη.

Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι δεν γράφουν όλες οι χώρες τις ημερομηνίες με τον ίδιο τρόπο. Για παράδειγμα, στο Ηνωμένο Βασίλειο, ο αριθμός έρχεται πρώτα και μετά ο μήνας - 26 Ιουλίου 2019. Στην Αμερική, ισχύει το αντίθετο. Παράδειγμα: 26 Ιουλίου 2019.

Συνιστούμε να γράψετε το όνομα του μήνα με γράμματα, καθώς αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε πιθανές παρεξηγήσεις.

Περιεχόμενο επιστολής

Οποιαδήποτε επίσημη επιστολή πρέπει να γράφεται απλά και ξεκάθαρα. Δεν πρέπει να ζωγραφίζετε τα πάντα σε πολλές σελίδες (μέγιστο 2-3 παράγραφοι). Όπως γνωρίζουμε, η συντομία είναι η αδερφή του ταλέντου.

Πρώτα, κατανοήστε τον σκοπό της επιστολής σας: ευχαριστώ, παράπονο, προσφορά εργασίας κ.λπ.

Υπάρχει μια φράση που είναι βολικό να ξεκινήσει η πρώτη πρόταση με: Γράφω…, μετά από την οποία μπορείτε να γράψετε τον σκοπό της επιστολής.

Παραδείγματα:

• για να σας ενημερώσω για - να σας ενημερώσω για;
• ipso facto - μόνο για αυτόν τον λόγο;
• προτείνω - προτείνω;
• να εξηγήσω - να εξηγήσω;
• για αίτημα - αίτημα;
• σε σχέση με αυτό - σε σχέση με αυτό;
• σε αναφορά - σχετικά;
• για να σας υπενθυμίσω - υπενθύμιση;
• σε συγχαρητήρια - συγχαρητήρια.

Στην επόμενη παράγραφο, περιγράψτε την ουσία και τον σκοπό σαςγράμματα. Αποφύγετε τη χρήση περιττών λέξεων και φράσεων. Εκφράστε ξεκάθαρα τις σκέψεις σας.

Και στην τελευταία παράγραφο μπορείτε να γράψετε για το τι περιμένετε τώρα από τον παραλήπτη. Ανάλογα με τον σκοπό της σύνταξης, αυτό μπορεί να είναι ένα αίτημα για επανάληψη της εργασίας, μια προσφορά για αγορά προϊόντος ή υπηρεσίας, αποστολή περισσότερων πληροφοριών κ.ο.κ.

Συμπλήρωση του γράμματος

Φροντίστε να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για την ανάγνωση και να τον ενημερώσετε ότι ελπίζετε σύντομα να απαντήσετε.

Χρήσιμες φράσεις:

1. Σας ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον σας - ευχαριστώ για το ενδιαφέρον σας.
2. Παρακαλώ, πείτε μου τι σκέφτεστε - παρακαλώ πείτε με τι σκέφτεστε.

Δείγμα επιστολής

Πώς να γράψω μια επιστολή αιτήματος; Ένα δείγμα σε επιχειρηματικό αγγλικό στιλ μοιάζει με αυτό.

Αυτό είναι ένα δείγμα επιχειρηματικής επιστολής στα αγγλικά στη φόρμα αιτήματος. Αποστέλλεται σε εταιρείες που ενδέχεται να μην αναζητούν ενεργά νέους υπαλλήλους αυτήν τη στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο έχετε την ευκαιρία να δείξετε το βιογραφικό σας στον υπεύθυνο προσλήψεων. Μέσω της επιστολής, ο εργοδότης θα παρατηρήσει ότι ενδιαφέρεστε για την εταιρεία και για μια συγκεκριμένη θέση.

Σε περίπτωση που δεν σχεδίαζαν να προσλάβουν νέους υπαλλήλους, η επιστολή θα σας βοηθήσει να παραμείνετε στο ραντάρ. Όταν αλλάξει η κατάσταση, θα θεωρηθείς υποψήφιος.

Πώς να γράψετε ένα επαγγελματικό email;

Πρώτα πρέπει να γνωρίζετε μερικούς κανόνες:

1. Η διεύθυνση email σας πρέπει να φαίνεται επαγγελματική και απλή. Για παράδειγμα, [email protected] ή [email protected]. Βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση email σας δεν είναι κάπως έτσι - [email protected].
2. Είναι επίσης σημαντικό να κρατάτε τα γράμματα σύντομα. Κατά μέσο όρο, οι άνθρωποι δεν ξοδεύουν περισσότερο από ένα λεπτό διαβάζοντας ένα μόνο email. Για να ενδιαφέρει το μήνυμά σας τον παραλήπτη και να το διαβάσει μέχρι το τέλος, γράψτε μόνο για δουλειά.
3. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή θέματος για να πείσετε τον αναγνώστη να ανοίξει το email σας. Μην το εκτείνετε πολύ, αλλά συμπεριλάβετε περισσότερες λέξεις-κλειδιά. Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια επιστολή ζητώντας δουλειά, απλώς συμπεριλάβετε τη θέση και το όνομα και το επώνυμό σας.
4. Ολοκληρώστε την επιστολή σας επαγγελματικά. Αφιερώστε χρόνο για να το υπογράψετε σωστά. Η υπογραφή σας πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα και τη διεύθυνση email σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου σας, τον τίτλο εργασίας σας ή τον προσωπικό σας ιστότοπο.
5. Και ο τελευταίος κανόνας - επεξεργασία. Ελέγξτε πολλές φορές για να βεβαιωθείτε ότι το email είναι καθαρά γραμμένο και επεξεργασμένο. Πριν στείλετε ένα μήνυμα, διαβάστε το ξανά και διορθώστε τυχόν ορθογραφικά και γραμματικά λάθη.

Τι πρέπει να εξαιρεθεί από το γράμμα;

• emoticons;
• λάθη και τυπογραφικά λάθη;
• φανταχτερές ή έγχρωμες γραμματοσειρές;
• επιπλέον και περιττές πληροφορίες;
• εικόνες;
• αργκό ή συντομευμένες λέξεις.

Παραδείγματα σύνταξης διαφορετικών τύπων email

Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή στα Αγγλικά; Τα δείγματα και τα πρότυπα σάς βοηθούν να μορφοποιήσετε και να οργανώσετε τις πληροφορίες στο email σας. Ωστόσο, ενώ τα δείγματα μπορούν να είναι ένα καλό σημείο εκκίνησης, μην ξεχάσετε να κάνετε το email σαςεξατομικευμένο.

Έτσι μοιάζει ένα επαγγελματικό email στα Αγγλικά (δείγμα στην εικόνα):

Αυτό το είδος επιστολής είναι συγχαρητήρια για την έναρξη μιας νέας επιχείρησης. Τα λόγια υποστήριξης και αναγνώρισής σας θα μείνουν στη μνήμη του παραλήπτη και μπορεί επίσης να είναι χρήσιμα στο μέλλον.

Δείτε πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή στα Αγγλικά. Δείγμα φωτογραφίας.

Όταν ευχαριστείς ένα άτομο, πες τι ακριβώς. Ενημερώστε τον παραλήπτη ότι αυτό δεν είναι ένα ευχαριστήριο σημείωμα. Καταγράψτε τους τρόπους με τους οποίους σας έχουν βοηθήσει. Για παράδειγμα, η Suzanne ήταν πολύ χρήσιμη στη διοργάνωση του συνεδρίου. Σε απάντηση, η Μαίρη προσφέρει τις υπηρεσίες της αν χρειαστεί. Αυτό δείχνει ότι τα λόγια της δεν είναι άδεια και εκτιμά πραγματικά τη δουλειά που έχει γίνει, ότι είναι έτοιμη να προσφέρει κάτι σε αντάλλαγμα.

Συνεργασία

Για να ξεκινήσετε τη συνεργασία και να αναπτύξετε περαιτέρω τη συνεργασία, πρέπει να γράψετε την πρώτη επιστολή που θα περιέχει την προσφορά σας ή πληροφορίες σχετικά με τη συμφωνία. Μια επαγγελματική επιστολή θα ενδιαφέρει την εταιρεία ή τον πελάτη και θα ενθαρρύνει τη συνεργασία.

Έτσι φαίνεται μια επιστολή επιχειρηματικής συνεργασίας στα Αγγλικά (δείγμα).

Στην επιστολή, μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τις επαφές σας: τηλέφωνο, ταχυδρομείο και διεύθυνση, ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας με όποιον τρόπο τον βολεύει.

Χρησιμοποιώντας το αγγλικό πρότυπο επαγγελματικού email, μπορείτε εύκολα να γράψετε το δικό σας.