Τρέχων, προκαταρκτικός και τελικός έλεγχος: γιατί και πώς διενεργείται

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης καθορίζεται από την επίτευξη του στόχου, σε όλα τα στάδια της κίνησης προς το αποτέλεσμα, ο διευθυντής πρέπει να ασκεί έλεγχο και επίβλεψη στη διαδικασία, τους πόρους, το περιβάλλον. Ο έλεγχος είναι ένας από τους πιο σημαντικούς λειτουργικούς σκοπούς ενός ηγέτη.

Η έννοια του ελέγχου στη διαχείριση

Η διαχείριση είναι απαραίτητη για την αποτελεσματική οργάνωση δραστηριοτήτων, την ορθολογική χρήση πόρων και την επίτευξη στόχων. Η διαχείριση έχει παραδοσιακά πέντε βασικές λειτουργίες: προγραμματισμό, οργάνωση, παρακίνηση, έλεγχο και συντονισμό. Καθένα από αυτά έχει τη δική του ιδιαιτερότητα και σημασία. Έτσι, ο έλεγχος, τρέχων ή στρατηγικός, είναι μια σημαντική δραστηριότητα ενός διευθυντή για τη σύγκριση των αποτελεσμάτων της εργασίας με το σχέδιο σε όλα τα στάδια της παραγωγικής διαδικασίας, τον έλεγχο των αποτελεσμάτων για συμμόρφωση με τα πρότυπα και τους κανόνες και την εξάλειψη των αναδυόμενων αποκλίσεων.

Η σημασία του ελέγχου εξηγείται από την ανάγκη να αρθεί η αβεβαιότητα σχετικά με την κατάσταση των πραγμάτων στην εταιρεία και την πρόοδο της παραγωγικής διαδικασίας. Επίσης, ο έλεγχος είναι προϋπόθεση για επιτυχημένη δραστηριότητα. Αυτόςσας επιτρέπει να αξιολογήσετε την κατάσταση και να αποτρέψετε την εμφάνιση κρίσεων. Ο έλεγχος και η επίβλεψη είναι απαραίτητες, αλλά μπορούν να λάβουν πολλές μορφές και να επιτελούν ποικίλες λειτουργίες. Ανάλογα με το στυλ ηγεσίας σε έναν οργανισμό, ο έλεγχος μπορεί να συγκεντρωθεί στα χέρια ενός μόνο διευθυντή, συνήθως ενός ανώτερου διευθυντή, ή να ανατεθεί σε πολλούς υπαλλήλους.

Λειτουργίες ελέγχου

Ο έλεγχος είναι μια δυσάρεστη στιγμή εργασίας τόσο για τον ηγέτη όσο και για τον ερμηνευτή, αλλά είναι απαραίτητος. Στη διαχείριση, συνηθίζεται να μιλάμε για πολλές βασικές λειτουργίες ελέγχου:

- Αξιολόγηση του περιβάλλοντος, εξωτερικού και εσωτερικού. Κατά τη διάρκεια του ελέγχου, ο διαχειριστής συλλέγει πληροφορίες και εξαλείφει την αβεβαιότητα στην κατανόηση της τρέχουσας διαδικασίας. Η διεξαγωγή ελέγχου σάς επιτρέπει να ανιχνεύσετε αρνητικούς ή απειλητικούς παράγοντες στο εξωτερικό και εσωτερικό περιβάλλον και να βρείτε ευκαιρίες για να τους εξαλείψετε ή να τους λάβετε υπόψη κατά την εκτέλεση δραστηριοτήτων.

- Απόκριση σε αποκλίσεις. Ο διευθυντής ελέγχει για να γνωρίζει όλες τις λεπτομέρειες της παραγωγικής διαδικασίας και να έχει χρόνο να ανταποκριθεί σε αλλαγές και αποκλίσεις. Ο έλεγχος σάς επιτρέπει να παρατηρείτε έγκαιρα λάθη και απειλές και να ξαναφτιάχνετε γρήγορα τη διαδικασία παραγωγής.

- Κατανομή πόρων. Ο τακτικός και τεχνικός έλεγχος επιτρέπει την πιο ορθολογική χρήση των διαθέσιμων χρημάτων, του εξοπλισμού, την εύρεση της κατάλληλης θέσης για τις ικανότητες των εργαζομένων. Ταυτόχρονα, ο έλεγχος σάς επιτρέπει να αναγνωρίζετε τα αποθέματα και να τα χρησιμοποιείτε παραγωγικά.

- Διατήρηση σχολίων. Η διαδραστική λειτουργία του ελέγχου είναι αυτή στην πορεία της εφαρμογής τουδημιουργείται αλληλεπίδραση μεταξύ όλων των στοιχείων του συστήματος, μεταξύ του διαχειριστή και του εκτελεστή.

- Αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού. Προκειμένου να παρακινηθούν σωστά οι εργαζόμενοι και να πληρωθεί αποτελεσματικά για την εργασία τους, είναι απαραίτητο να οικοδομηθεί ένα σαφές σύστημα αξιολόγησης, σε αυτό ο διευθυντής βοηθά τον έλεγχο σε όλα τα στάδια της παραγωγής.

Τύποι ελέγχου

Η πολυπλοκότητα της διαδικασίας επίβλεψης οδηγεί σε πολλαπλά προσόντα ελέγχου.

Ανάλογα με τη συχνότητα των διαδικασιών διακρίνονται:

- Προκαταρκτικός έλεγχος. Ακόμη και πριν από την έναρξη των εργασιών, θα πρέπει να ληφθούν μέτρα για την παρακολούθηση και την αξιολόγηση βασικών πόρων: υλικό, ανθρώπινο, παραγωγή. Σκοπός του είναι να αποτρέψει την πιθανότητα αρνητικών συνεπειών των ενεργειών των ερμηνευτών. Σας επιτρέπει να κάνετε προσαρμογές στο σχέδιο ακόμη και πριν αρχίσει να εφαρμόζεται και πριν γίνουν λάθη.

- Τρέχον έλεγχος. Πραγματοποιείται κατά την εκτέλεση της εργασίας, σκοπός του είναι να εντοπίσει στο στάδιο της εμφάνισης και να αποτρέψει λάθη και αποκλίσεις. Στοχεύει στην παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τους κανόνες και τα πρότυπα. Ο τρέχων έλεγχος απαιτεί συνεχή ροή πληροφοριών και άμεση διόρθωση των σφαλμάτων.

- Τελικός έλεγχος. Πραγματοποιείται στο στάδιο της σύνοψης και της αξιολόγησης της επίτευξης των αποτελεσμάτων. Ο κύριος σκοπός αυτού του τύπου ελέγχου είναι να αποτρέψει παρόμοια σφάλματα στο μέλλον. Τα δεδομένα που λαμβάνονται σε αυτό το στάδιο γίνονται η βάση για τη δημιουργία νέων σχεδίων.

Με βάση τη συχνότητα των ενεργειών ελέγχου, στρατηγικές, τακτικές καιλειτουργικός έλεγχος. Με τη λειτουργική συσχέτιση, οι ειδικοί ονομάζουν τύπους οικονομικού, παραγωγικού, μάρκετινγκ και προσωπικού ελέγχου. Μπορείτε επίσης να διακρίνετε εξωτερικούς και εσωτερικούς τύπους ελέγχου με βάση την κατεύθυνση δράσης.

Στρατηγικός και τακτικός έλεγχος

Το πιο σημαντικό εργαλείο για την υλοποίηση των επιχειρηματικών σχεδίων είναι ο στρατηγικός και ο τακτικός έλεγχος. Το καθήκον αυτών των τύπων δραστηριοτήτων διαχείρισης είναι η παρακολούθηση της ορθότητας των σχεδίων και των συνεχιζόμενων ενεργειών. Ο στρατηγικός έλεγχος είναι ένας συστηματικός έλεγχος συμμόρφωσης με παγκόσμιους στόχους, στρατηγικά προγράμματα και δράσεις. Οι στόχοι αυτού του τύπου δραστηριότητας είναι: ο προσδιορισμός της ορθότητας των επιλεγμένων μακροπρόθεσμων στόχων και η ορθότητα του τρόπου επίτευξής τους, ο εντοπισμός πιθανών ευκαιριών για την εταιρεία. Ο τακτικός έλεγχος συνδέεται με τον έλεγχο της επίτευξης βραχυπρόθεσμων, άμεσων στόχων. Εργαλείο του είναι ο τεχνικός έλεγχος, ο οποίος στοχεύει στον εντοπισμό της αυστηρής συμμόρφωσης της παραγωγικής διαδικασίας με κανονισμούς, πρότυπα και κανονισμούς.

Έλεγχος στα στάδια προετοιμασίας

Ολόκληρη η διαδικασία διαχείρισης διαποτίζεται από στάδια ελέγχου. Υπάρχει μια παράδοση σκηνικής ταξινόμησης, σε αυτήν την περίπτωση, υπάρχουν: προκαταρκτικός, τρέχων και τελικός έλεγχος. Κάθε ένα από αυτά εκτελεί τις λειτουργίες του και έχει διακριτικά χαρακτηριστικά. Ο προκαταρκτικός έλεγχος προηγείται της έναρξης των εργασιών, είναι αναπόσπαστο μέρος του σχεδιασμού. Σκοπός του είναι να δημιουργήσει συνθήκες για την αποτελεσματική έναρξη της παραγωγής. Για το θέμα αυτόΣτο στάδιο, αξιολογείται η ετοιμότητα και η ικανότητα του προσωπικού, η διαθεσιμότητα των απαραίτητων πόρων και η τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων.

Ο τρέχων έλεγχος, σε αντίθεση με τον προκαταρκτικό, συμπίπτει χρονικά με τα στάδια παραγωγής. Η κύρια λειτουργία του είναι να βελτιώνει τη ροή εργασίας. Ο διευθυντής παρακολουθεί συνεχώς τη συμμόρφωση όλων των εργασιών παραγωγής και των ενεργειών των εκτελεστών με εγκεκριμένα σχέδια και πρότυπα. Μερικές φορές αυτό το στάδιο ονομάζεται επίσης "ενδιάμεσος έλεγχος", ο οποίος τονίζει το κύριο χαρακτηριστικό του - τον εντοπισμό ελλείψεων και αποκλίσεων στο δρόμο προς τον στόχο. Εφαρμόζεται στην αξιολόγηση της επίλυσης τόσο τρεχόντων όσο και στρατηγικών προβλημάτων. Ιδιαίτερη σημασία έχει ο τελικός ή τελικός έλεγχος. Είναι πολύ διαφορετικό από άλλα στάδια ως προς τις εργασίες και τη ροή του.

Τελικός έλεγχος: συγκεκριμένα

Το τελικό στάδιο της παραγωγικής διαδικασίας περιλαμβάνει την επίλυση πολλών σημαντικών εργασιών. Πρόκειται για τον προσδιορισμό του βαθμού συμμόρφωσης με τους καθορισμένους στόχους και τα αποτελέσματα, την αξιολόγηση της εργασίας του προσωπικού, τη σύνταξη λίστας λανθασμένων υπολογισμών και λαθών προκειμένου να προχωρήσουμε σε ένα νέο στάδιο σχεδιασμού βάσει αυτών. Ο τελικός έλεγχος θα πρέπει να γίνεται σύμφωνα με τα καθιερωμένα κριτήρια, ώστε οι ερμηνευτές να κατανοήσουν πώς ελέγχεται η εργασία τους και πώς αυτό θα επηρεάσει την αμοιβή τους. Αυτός ο τύπος εποπτείας συνδέεται με την αξιολόγηση της δαπάνης των πόρων, με τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας των στρατηγικών και των τακτικών και την αξιολόγηση της ορθότητας των αποφάσεων που ελήφθησαν νωρίτερα. Τα αποτελέσματα αυτού του σταδίου είναι εξαιρετικά σημαντικά για το μέλλον του οργανισμού, αφού τα αποτελέσματά του μπορούναποφύγετε τα λάθη όταν δημιουργείτε σχέδια για το μέλλον.

Διαδικασία ελέγχου

Ο έλεγχος, τρέχων και τελικός, πραγματοποιείται σύμφωνα με έναν αλγόριθμο.

Στο πρώτο στάδιο συλλέγονται πληροφορίες, στη συνέχεια διαμορφώνονται κριτήρια αξιολόγησης για κάθε λειτουργία και διαδικασία και στη συνέχεια καθορίζονται οι στόχοι και οι μέθοδοι ελέγχου. Αυτό είναι το προπαρασκευαστικό στάδιο. Περαιτέρω, ο έλεγχος εισέρχεται στο στάδιο της πραγματικής αξιολόγησης της διαδικασίας και των ενεργειών. Το τελευταίο στάδιο είναι η ανάλυση των πληροφοριών που λαμβάνονται και η διατύπωση συμπερασμάτων, είναι συνώνυμο με τον τελικό έλεγχο. Ως αποτέλεσμα όλων αυτών των ενεργειών, θα πρέπει να γεννηθεί μια διαχειριστική απόφαση.

Αρχές ελέγχου

Ένας διευθυντής που ασκεί έλεγχο, τρέχον, στρατηγικό ή τελικό, πρέπει να θυμάται τις βασικές αρχές της εφαρμογής του. Αυτά περιλαμβάνουν:

- Επικαιρότητα. Θα πρέπει να υπάρχει κάποιο χρονικό διάστημα μεταξύ των διαδικασιών ελέγχου, να μην είναι πολύ συχνό ώστε ο εργαζόμενος να μην αισθάνεται ότι δεν τον εμπιστεύονται. Αλλά δεν πρέπει να γίνεται πολύ σπάνια, ώστε ο εργαζόμενος να μην έχει την εντύπωση ότι δεν έχει έλεγχο.

- Ευελιξία. Πρέπει να προσαρμοστεί στις τρέχουσες συνθήκες.

- Κερδοφορία. Στόχος του είναι να εξοικονομήσει πόρους, επομένως δεν πρέπει να απαιτεί μεγάλες επενδύσεις.