Ιεραρχική δομή εργασίας: έννοια και σκοπός. Διαχείριση έργου

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Κάθε έργο έχει στόχους και στάδια υλοποίησης. Η υλοποίηση του έργου συνεπάγεται την ύπαρξη στόχων, ορισμένων τύπων δραστηριοτήτων, δεξιοτήτων και ικανοτήτων. Κάθε στάδιο απαιτεί έλεγχο διαδικασίας. Αυτή είναι μια σύνθετη, δημιουργική τέχνη του συντονισμού όλων των πόρων που εμπλέκονται στην υλοποίηση του έργου: ανθρώπινου και υλικού.

Βασικές έννοιες

Η διαχείριση έργου είναι μια διαδικασία με απεριόριστες δυνατότητες. Παρόλα αυτά, όλα τα είδη των ενεργειών είναι προβλέψιμα. Σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου εφαρμόζονται σύγχρονες μέθοδοι και τεχνολογίες διαχείρισης. Σκοπός: να επιτευχθούν ορισμένα αποτελέσματα, που καθορίζονται ως προς τη σύνθεση, τον όγκο, το κόστος, την ποιότητα και το κόστος χρόνου στο έργο. Τελικά, όλοι οι συμμετέχοντες σε αυτή τη διαδικασία πρέπει να είναι ικανοποιημένοι με το αποτέλεσμα.

Το πρώτο και κύριο εργαλείο είναι ο ορισμός του πεδίου εφαρμογής του έργου. Η έννοια της δομής ανάλυσης εργασίας (WBS) είναι σημαντική εδώ. Η δημιουργία ενός έγκυρου πραγματικού εγγράφου είναι απλή θεωρητικά, αλλά στην πράξη, κατά κανόνα, αποδεικνύεται δύσκολη.μια διαδικασία που απαιτεί τις δικές της ιδιαιτερότητες και αποχρώσεις.

ISR - καθορίζει πλήρως το περιεχόμενο του έργου και εστιάζει στα αποτελέσματά του. Για τον προσδιορισμό των στόχων και της σύνθεσης των σταδίων, η μεθοδολογία είναι εξαιρετική: η δομή ανάλυσης εργασιών (WBS), ή στα αγγλικά WBS. Αυτή η τεχνική ονομάζεται επίσης CPP, που σημαίνει δομή ανάλυσης εργασίας. Αλλά πιο συχνά χρησιμοποιούν τη συντομογραφία ISR.

Ως αποτέλεσμα της δημιουργικής δραστηριότητας όλης της ομάδας, γεννιέται ένα επίσημο έγγραφο που εξηγεί το περιεχόμενο του έργου και τα συστατικά του. Τα έργα που δεν περιλαμβάνονται στο WBS δεν ανήκουν στις εργασίες σχεδιασμού. Το ίδιο το έγγραφο μπορεί να περιέχει πολλά επίπεδα, κάθε στοιχείο των οποίων είναι μοναδικό, έχει έναν κωδικό και, σύμφωνα με τους κανόνες, πρέπει να περιγράφεται στο λεξικό WBS.

Η μεθοδολογία με την οποία δημιουργείται μια ιεραρχική δομή εργασίας για την επίτευξη επιτυχίας

Η αξία του ISR αυξάνεται επίσης με την αύξηση της κλίμακας της εργασίας. Αυτός είναι ένας από τους βασικούς παράγοντες επιτυχίας. Το IRS εξυπηρετεί για:

• λεπτομέρειες εργασίες έργου;
• κίνδυνος, πόρος, χρονοδιάγραμμα, σχεδιασμός κόστους και ποιότητας;
• ακριβής κατανομή με σαφή όρια και καθορισμό της ευθύνης των συμμετεχόντων;
• οργανώσεις μεταξύ των συμμετεχόντων στο έργο αλληλεπίδρασης;
• οργάνωση ελέγχου για την υλοποίηση των εργασιών και των αλλαγών;
• οργανισμοί αναφοράς;
• δημιουργία μιας δομής έργου που ονομάζεται οργανωτική δομή.

Όλα τα στοιχεία που έχουν ιεραρχική δομή εργασίας κατασκευάζονται σε μια βολική γραφική μορφή. Αυτή η προσέγγιση έχει πλεονεκτήματαπριν από τη λίστα. Λόγω της συλλογικής δουλειάς στη δημιουργία IRS, αυξάνεται το επίπεδο επικοινωνίας, επιτυγχάνεται η καλύτερη ορατότητα, παρακολούθηση και έλεγχος. Οι πληροφορίες που παρουσιάζονται σε γραφική μορφή σάς επιτρέπουν να καλύψετε οπτικά ολόκληρο το σχήμα.

Πακέτα και λεξικά

Ένα σημαντικό στοιχείο που έχει η ιεραρχική δομή της εργασίας είναι τα πακέτα που περιλαμβάνουν λίστες λειτουργιών που είναι απαραίτητες για την επίτευξη του αποτελέσματος της εργασίας. Χάρη σε αυτό, η εργασία πραγματοποιείται χωρίς να χρειάζονται προσθήκες. Δίνει τη δυνατότητα να δούμε μια ρεαλιστική αξιολόγηση και ένα μετρήσιμο αποτέλεσμα. Ένα τέτοιο πακέτο είναι αρκετά κατάλληλο για παράδοση στον εργολάβο.

Η απτή βοήθεια για την υλοποίηση της εργασίας παίζεται από ειδικό λεξικό. Επιτρέπει την ερμηνεία όλων των στοιχείων και των όρων που έχει η ιεραρχική δομή της εργασίας του έργου και ο διαχειριστής να καθορίσει τα όρια ευθύνης για κάθε μέλος της ομάδας. Αυτό είναι απαραίτητο για την αποφυγή διπλών λειτουργιών.

Το λεξικό περιέχει: αριθμούς στοιχείων. τα ονόματά τους; ο χρόνος που διατίθεται για την υλοποίηση μιας συγκεκριμένης λειτουργίας· η σειρά των στοιχείων· το αναμενόμενο αποτέλεσμα και υπεύθυνος για κάθε τμήμα του έργου.

Στοιχεία

Η ιεραρχική δομή της εργασίας του έργου αναπτύσσεται από όλη την ομάδα χρησιμοποιώντας τη μέθοδο ολοκλήρωσης. Όλες οι πτυχές του έργου αναλύονται διαδοχικά: στόχοι, αποτελέσματα, κριτήρια, επιτεύγματα, προϊόντα, λειτουργικοί τομείς, όγκοι, τεχνικές απαιτήσεις. Οι προϋποθέσεις που απαιτούνται για τη δημιουργία μιας δομής ανάλυσης εργασίας είναι οι εξής:

• κάθε στοιχείο πρέπει να έχει το δικό του διαμορφωμένο μετρήσιμο αποτέλεσμα;
• κάθε αποτέλεσμα του παραπάνω στοιχείου είναι γινόμενο των στοιχείων αποσύνθεσης.
• πακέτα και ορισμένες λειτουργίες πρέπει να είναι μοναδικές.

Για να είναι επιτυχής η οργάνωση της εργασίας, η δομή είναι πλήρης, αλλά όχι περιττή.

Τα στοιχεία των ανώτερων επιπέδων πρέπει να συνδυάζονται με ολόκληρη την οργανωτική δομή. Τα στοιχεία του κατώτερου επιπέδου δεν πρέπει να είναι υπερβολικά σε μέγεθος, αλλά αρκετά επαρκή για την υλοποίηση της εργασίας και του ελέγχου.

Για να αναλύσουμε τα παραδοτέα του έργου σε στοιχεία, υπάρχουν δύο κύριες προσεγγίσεις: λειτουργική και προϊόν. Αυτά τα κριτήρια δεν μπορούν να συνδυαστούν στο ίδιο επίπεδο. Ωστόσο, σε διαφορετικά είναι ακόμη και πολύ σκόπιμο. Είναι επίσης σημαντικό να μην αναμειγνύονται διευθυντικές και ουσιαστικές εργασίες. Απαιτείται μια προσέγγιση προϊόντων, ώστε ο πελάτης να μπορεί να δει πότε και ποια προϊόντα θα του παραδώσει ο διαχειριστής. Λειτουργικό - για την αλληλεπίδραση του μάνατζερ με τους ερμηνευτές και τον διορισμό υπευθύνων για ορισμένους τομείς εργασίας.

Προσεγγίσεις

Εάν η οργάνωση του έργου θα πραγματοποιηθεί σε πολλά στάδια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση που βασίζεται στην κυβική δομή του έργου.

Στο ανώτατο επίπεδο, τα αποτελέσματα αναλύονται με βάση τα στάδια του κύκλου ζωής. Μετά από αυτό, πραγματοποιείται δόμηση κατά προϊόντα έργου. Στο τελικό στάδιο ολοκληρώνονται πακέτα εργασιών σύμφωνα με το λειτουργικό κριτήριο ή σύμφωνα με τα είδη των δραστηριοτήτων.

Για καθοδήγησητου έργου, οικοδόμηση μιας ιεραρχικής δομής εργασίας και όλες οι βασικές πληροφορίες που είναι απαραίτητες για αυτό περιλαμβάνονται στον χάρτη. Η περιγραφή της ουσιαστικής εργασίας γίνεται πρώτα. Μετά από αυτό, μπορείτε να δημιουργήσετε μια περιγραφή του μπλοκ διαχείρισης. Συνήθως εκχωρείται σε μια ενότητα υπό όρους, ως "Σύστημα Διαχείρισης Έργου". Επιπλέον, στο πρώτο επίπεδο της ιεραρχίας, οι ενότητες διαμορφώνονται σύμφωνα με την τεκμηρίωση σχεδιασμού και το αντικείμενο που τίθεται σε λειτουργία.

Συχνά η προσέγγιση για την υλοποίηση του έργου είναι αντιεπαγγελματική, αγνοώντας το IRS. Μια τέτοια προσέγγιση, στην καλύτερη περίπτωση, θα οδηγήσει σε πολλά λάθη, η διόρθωση των οποίων θα απαιτήσει μεγάλο υλικό και φυσικό κόστος.

Αποσύνθεση

Για να επιτευχθεί το αποτέλεσμα με τη μορφή που προοριζόταν αρχικά, με ελάχιστους πόρους που δαπανήθηκαν, είναι απαραίτητο να προσεγγίσετε την υλοποίηση του έργου επαγγελματικά. Αυτός είναι ο σκοπός της δομής ανάλυσης εργασίας, ένα αποτελεσματικό εργαλείο για τους διευθυντές.

Αποσύνθεση σε εξέλιξη:

• δεν θα είναι δυνατό να εκτιμηθεί ρεαλιστικά ο χρόνος, ο κίνδυνος και το κόστος;
• Το στοιχείο δεν μπορεί πλέον να σπάσει λογικά.

Εάν το στοιχείο μπορεί να ολοκληρωθεί αρκετά γρήγορα (έως 10 εργάσιμες ημέρες), τότε η αποσύνθεση θεωρείται πλήρης.

Στάδια του IRS

1. Βάλτε στόχους και σχεδιάστε στόχους.
2. Στάδιο αποσύνθεσης στόχου.
3. Ορίζονται οι λειτουργίες.
4. Περιεχόμενο σε εκκρεμότητα.
5. Εντοπίζονται πόροι.
6. Στάδιοαναθέσεις πόρων.
7. Κόστος υπολογίζεται.
8. Ο προϋπολογισμός είναι υπό εκτίμηση.
9. Εκτιμώμενοι όροι και όγκοι.
10. Προγραμματισμός.
11. Ένα σχέδιο αναπτύσσεται για την ολοκλήρωση του έργου.
12. Οι σχέσεις εντοπίζονται.
13. Τα κριτήρια επιτυχίας έχουν καθοριστεί.

Το οικονομικό μοντέλο μπορεί να είναι πολύτιμο βοήθημα στον προγραμματισμό. Ένα σωστά αναπτυγμένο λειτουργικό μοντέλο θα μειώσει τον χρόνο για λεπτομερείς λειτουργίες και θα σκεφτεί λεπτομερώς τις λειτουργίες προτεραιότητας.

Έχουν αναπτυχθεί επαρκής αριθμός μεθόδων για τον προγραμματισμό του βέλτιστου χρονοδιαγράμματος εργασίας για το έργο, μεταξύ των οποίων: η μέθοδος της ευρετικής προσέγγισης και η κρίσιμη διαδρομή. Είναι πλεονεκτικό να παρουσιάζονται χρονοδιαγράμματα με τη μορφή διαγράμματος σημείου ελέγχου (γεγονότα μηδενικού μήκους που αντιστοιχούν στη στιγμή επίτευξης του αποτελέσματος και την έναρξη σημαντικών ορόσημων στο έργο). Ένα τέτοιο διάγραμμα αντικατοπτρίζει τους πραγματικούς και τους προγραμματισμένους όρους.