Διαχείριση στην τεχνολογία της πληροφορίας: έννοια, στόχοι και στόχοι

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Μια καλά σχεδιασμένη στρατηγική ανάπτυξης εταιρείας είναι ένα από τα θεμέλια της επιτυχίας σε κάθε επιχειρηματικό τομέα. Αλλά για να συμβεί το ίδιο το γεγονός της σταθερής ανάπτυξης, είναι απαραίτητο να δοθεί προσοχή στην αποτελεσματική διαχείριση του προσωπικού, χωρίς την οποία η επίτευξη των στρατηγικών στόχων της επιχείρησης θα είναι εξαιρετικά προβληματική. Διάφορες προσεγγίσεις διαχείρισης επιτρέπουν την ανάπτυξη ευέλικτων συστημάτων διαχείρισης που ανταποκρίνονται στις τρέχουσες ανάγκες μιας συγκεκριμένης εταιρείας.

Ταυτόχρονα, ανεξάρτητα από την επιλογή του μοντέλου για τη συνεργασία με υπαλλήλους, η αποτελεσματική διαχείριση δεν μπορεί να είναι αποτελεσματική χωρίς μια καλά οργανωμένη ανάλυση πληροφοριών.

Διαχείριση στην Πληροφορική

Τέτοιες έννοιες όπως η διαχείριση και η τεχνολογία, που σχετίζονται άμεσα με πληροφορίες εντός της εταιρείας, χρησιμοποιούνται όλο και περισσότερο σε διάφορους επιχειρηματικούς τομείς. Αυτό δεν προκαλεί έκπληξη, διότι η σύγχρονη μορφή της επιχειρηματικότητας συνεπάγεται την αναπόφευκτη χρήση εκείνων των εργαλείων που σας επιτρέπουν να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία διαχείρισης προσωπικού.

Χωρίς τη χρήση της τεχνολογίας της πληροφορίας, η διαχείριση δεν μπορεί να είναι τόσο αποτελεσματική όσο η τρέχουσασυνθήκες της αγοράς. Επομένως, μια τέτοια συμβίωση τεχνολογίας και εμπειρίας είναι απλώς απαραίτητη για όλους τους διευθυντές που θέλουν να δουν ένα υψηλό επίπεδο εργασίας της ομάδας και του προσωπικού συνολικά.

Για να κατανοήσετε πώς αλληλεπιδρούν το ινστιτούτο διαχείρισης και τεχνολογίας πληροφοριών, θα πρέπει πρώτα να κατανοήσετε τους τρέχοντες όρους.

Βασικές έννοιες

Δεδομένου ότι η ίδια η τεχνολογία της πληροφορίας είναι ένας αποτελεσματικός συνδυασμός πολλών διαδικασιών, πρέπει να δώσετε προσοχή στις πιο σημαντικές από αυτές:

- Πληροφοριακό σύστημα. Αυτό δεν είναι τίποτα περισσότερο από ένα σύνολο κοινωνικών και υλικοτεχνικών στοιχείων που είναι απαραίτητα για τη συλλογή, αποθήκευση, επεξεργασία, προβληματισμό και διανομή πληροφοριών.

- Πηγή πληροφοριών. Σε αυτή την περίπτωση, μιλάμε για συστοιχίες εγγράφων και μεμονωμένων εγγράφων που είναι απαραίτητα για την επίτευξη ορισμένων στόχων της εταιρείας. Στην πραγματικότητα, αυτός είναι ένας πόρος που μπορεί να συγκριθεί με ενεργειακούς, οικονομικούς και διάφορους υλικούς πόρους που επιτρέπουν την επίλυση βασικών εργασιών για την εταιρεία.

- Αυτοματοποιημένο σύστημα ελέγχου. Ένα τέτοιο σύστημα αποτελείται από προσωπικό και μέσα για την αυτοματοποίηση των δραστηριοτήτων του. Ένα άλλο από τα καθήκοντά του είναι η εφαρμογή της τεχνολογίας πληροφοριών για την εκτέλεση διαφόρων εργασιών που σχετίζονται με την επιχείρηση.

- Αυτοματοποιημένο IS. Αυτό είναι ένα σύστημα πληροφοριών που είναι εξοπλισμένο με διάφορα εργαλεία για την αυτοματοποίηση της διαδικασίας.

- Τεχνολογία πληροφοριών. Αυτός ο όρος αναφέρεται στο σύνολοεργαλεία λογισμικού και υλικού και διαδικασίες παραγωγής, τα οποία συνδυάζονται σε μια ενιαία τεχνολογική αλυσίδα. Χάρη σε αυτή την προσέγγιση, καθίσταται δυνατή όλη η γκάμα των τομέων εργασίας με πληροφορίες, γεγονός που καθιστά δυνατή τη σημαντική μείωση του βαθμού έντασης εργασίας της διαδικασίας. Η αξιοπιστία και η αποτελεσματικότητα της χρήσης της πληροφορικής και σε αυτή την περίπτωση αυξάνονται.

Σύστημα διαχείρισης

Χωρίς κατανόηση της ουσίας της διαχείρισης, αυτό το θέμα θα είναι δύσκολο να αποκαλυφθεί. Για το λόγο αυτό, είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε τι είναι ένα τέτοιο σύστημα. Στην πραγματικότητα, μιλάμε για μια συγκεκριμένη μέθοδο διαχείρισης τεχνικών, οικονομικών, ανθρώπινων και άλλων πόρων προκειμένου να εκπληρώσει τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί στην ομάδα της επιχείρησης.

Πρέπει να καταλάβετε ότι το σύστημα διαχείρισης σήμερα περιλαμβάνει πολλά διαφορετικά υποσυστήματα που είναι κατασκευασμένα σύμφωνα με ορισμένα κριτήρια. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορεί κανείς να παρατηρήσει τη διαίρεση αυτού του συστήματος σε πολλά κύρια στοιχεία, καθένα από τα οποία είναι απαραίτητο για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου στρατηγικά σημαντικού στόχου.

Στη διαδικασία ανάπτυξης τέτοιων στοιχείων του συστήματος, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες της εταιρείας. Αυτό συνεπάγεται ανάλυση των ακόλουθων πτυχών της επιχείρησης:

- τύπος υποστήριξης πληροφοριών;

- τακτικοί, επιχειρησιακοί και στρατηγικοί στόχοι του οργανισμού, - χαρακτηριστικά διαχείρισης μιας συγκεκριμένης ομάδας εργαζομένων;

- εφαρμογή της θεωρίας της διοικητικής λήψης αποφάσεων και των μεθόδων έρευνας των σχετικών λειτουργιών;

- δομή, εκείνες οι διαδικασίες, χάρη στις οποίεςκαθίσταται δυνατή η παροχή υπηρεσιών, καθώς και η κατασκευή προϊόντων·

- αποστολή και όραμα της εταιρείας;

- επίτευξη οικονομικής ισορροπίας από τη διοίκηση της επιχείρησης;

- μια κατάλληλη επιλογή δεικτών για την αξιολόγηση της ποιότητας της διαδικασίας επίτευξης βασικών στόχων.

Για να χαρακτηρίσουμε εν συντομία τη διαχείριση, μπορούμε να πούμε ότι είναι ένα σύνολο εργαλείων ανάλυσης και επιρροής που μπορούν να απλοποιήσουν σημαντικά τη λήψη αποφάσεων της διοίκησης.

Διαχειριστικές προσεγγίσεις

Μιλώντας για αποτελεσματική διαχείριση προσωπικού, πρέπει να καταλάβετε ότι αυτή τη στιγμή δεν υπάρχει ενοποιημένο σύστημα διαχείρισης. Αυτό σημαίνει ότι, ανάλογα με τα καθήκοντα, το προφίλ της εταιρείας και την εμπειρία των διευθυντών, μπορούν να χρησιμοποιηθούν διάφορες προσεγγίσεις για την ποιοτική οργάνωση της εργασίας του προσωπικού.

Αν αναλογιστούμε τους επίκαιρους κλάδους που προσφέρει σήμερα οποιοδήποτε πανεπιστήμιο πληροφορικής και διαχείρισης, μπορούμε να ξεχωρίσουμε αρκετές βασικές τεχνολογίες. Αυτές είναι οι ακόλουθες προσεγγίσεις:

- σύστημα;

- περιστασιακά;

- διαδικασία;

- κανονιστικό;

- μάρκετινγκ;

- σύνθετο.

Καθένας από αυτούς τους τομείς διαχείρισης αξίζει ιδιαίτερης προσοχής, ενώ η κατάλληλη χρήση τέτοιων μεθόδων σας επιτρέπει να έχετε αρκετά καλά αποτελέσματα.

Βασικές εργασίες

Προφανώς, απαιτείται διαχείριση για την επίτευξη συγκεκριμένωνσκοπούς, αυτή, στην πραγματικότητα, είναι η αξία του. Επομένως, είναι λογικό να ληφθούν υπόψη εκείνες οι οδηγίες που χρησιμοποιούνται σε ένα τόσο δύσκολο θέμα όπως η διαχείριση προσωπικού.

Λοιπόν, τα καθήκοντα της διαχείρισης είναι τα εξής:

- συνεχής αναζήτηση για νέες αγορές και η μετέπειτα ανάπτυξή τους;

- αρμόδια οργάνωση της παρακίνησης των εργαζομένων της εταιρείας μέσω της διαμόρφωσης ανταγωνιστικών μισθών και συνθηκών εργασίας;

- επιλογή ειδικών υψηλής ειδίκευσης;

- παρακολούθηση του βαθμού αποτελεσματικότητας της επιχείρησης και της διαδικασίας επίτευξης των στόχων;

- εντοπισμός σχετικών πόρων για την εταιρεία και εύρεση μεθόδων για την παροχή τους στη σωστή ποσότητα, - ανάπτυξη ενός τέτοιου συστήματος διαφόρων δραστηριοτήτων που θα σας επιτρέψει να επιτύχετε γρήγορα και αποτελεσματικά βασικούς στόχους·

- διαμόρφωση στρατηγικής για την ανάπτυξη της δομής της εταιρείας.

Ταυτόχρονα, θα πρέπει να γίνει κατανοητό ότι καθώς η ίδια η εταιρεία μεγαλώνει και η τιμή της επεκτείνεται, τα καθήκοντα της διαχείρισης θα γίνονται πιο περίπλοκα. Τα καλά νέα είναι ότι οι τεχνολογίες διαχείρισης εξελίσσονται συνεχώς, γεγονός που επιτρέπει σε όσους είναι υπεύθυνοι για την ποιότητα εργασίας των εργαζομένων να διατηρούν ένα αποδεκτό επίπεδο αποτελεσματικότητας.

Τεχνολογία

Τα κύρια καθήκοντα της διαχείρισης περιγράφηκαν παραπάνω, αλλά για την επιτυχή εφαρμογή τους είναι απαραίτητη η χρήση αποτελεσματικών εργαλείων διαχείρισης. Αυτός είναι ο λόγος που οι τεχνολογίες διαχείρισης είναι ένα από τα πιο σημαντικά συστατικά μιας επιτυχημένης εταιρείας. Στην πραγματικότητα, μιλάμε για ένα σύνολο μεθόδων που χρησιμοποιούνται για τη συλλογή,επεξεργασία πληροφοριών και στη συνέχεια διαμόρφωση της καταλληλότερης στρατηγικής.

Ταυτόχρονα, τόσο η λήψη βασικών αποφάσεων όσο και το σύστημα εφαρμογής τους πρέπει να συμμορφώνονται με το καθορισμένο χρονικό πλαίσιο. Διαφορετικά, οι απαραίτητες διαδικασίες ενδέχεται να διαρκέσουν αδικαιολόγητα.

Διαφορετικές αρχές χρησιμοποιούνται για τη διαμόρφωση τεχνολογιών διαχείρισης. Αυτή μπορεί να είναι η αρχή της αναλογικότητας, του ρυθμού, της συνέχειας, της εξειδίκευσης και της συνεργασίας, της προσαρμοστικότητας κ.λπ. Ωστόσο, ανεξάρτητα από την προσέγγιση, η επιτυχία των μεθόδων διαχείρισης καθορίζεται σε μεγάλο βαθμό από τη διαθεσιμότητα και την κατάλληλη χρήση της πληροφορίας. Γι' αυτό η τεχνολογία της πληροφορίας είναι τόσο σημαντική. Τα συστήματα διαχείρισης χωρίς πρόσβαση σε ενημερωμένα δεδομένα δεν μπορούν να είναι αποτελεσματικά.

Επίδραση οικονομικών παραγόντων

Για να εκτιμήσετε όλη την ουσία των μηχανισμών και των διαδικασιών διαχείρισης προσωπικού σε οποιαδήποτε εταιρεία, πρέπει να συνειδητοποιήσετε το γεγονός ότι οποιαδήποτε εταιρεία προσελκύει πόρους, συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπινων πόρων σε μια συνεχώς μεταβαλλόμενη αγορά.

Με άλλα λόγια, η οικονομία της αγοράς και η διαχείριση είναι δύο φαινόμενα που συνδέονται πάντα μεταξύ τους. Αν λάβουμε υπόψη όλες τις πτυχές αυτού του γεγονότος, μπορούμε να αναγνωρίσουμε τα ακόλουθα χαρακτηριστικά των σύγχρονων διαδικασιών διαχείρισης:

- Η εταιρεία παρέχει οικονομική ανεξαρτησία σε όσους είναι υπεύθυνοι για τη λήψη βασικών αποφάσεων που επηρεάζουν τα αποτελέσματα της επιχείρησης. Αυτή η προσέγγιση επιτρέπει στους διευθυντές να λειτουργούν σχετικά ελεύθερα, αυξάνοντας σταθερά το επίπεδο αποτελεσματικότητάς τους.

- Μόνιμηαλλαγή προγραμμάτων και προσαρμογή στόχων, λόγω σημαντικών αλλαγών στις συνθήκες της αγοράς.

- Χρήση σύγχρονης βάσης πληροφοριών και τεχνολογίας υπολογιστών. Χωρίς αυτά τα εργαλεία, θα είναι εξαιρετικά δύσκολο να πραγματοποιηθούν πολυμεταβλητοί υπολογισμοί στη διαδικασία λήψης βασικών αποφάσεων. Για το λόγο αυτό, η διαχείριση στην τεχνολογία της πληροφορίας είναι ένα αναπόφευκτο φαινόμενο της εποχής μας.

- Η εταιρεία εστιάζει κυρίως στις ανάγκες και τη ζήτηση της αγοράς, καθώς και στις ανάγκες των καταναλωτών που είναι εξέχοντες εκπρόσωποι του κοινού-στόχου της εταιρείας. Ως αποτέλεσμα, οι πόροι διανέμονται με τέτοιο τρόπο ώστε να διασφαλίζεται, πρώτα απ' όλα, η κυκλοφορία προϊόντων που ανταποκρίνονται καλύτερα στη ζήτηση.

- Η εταιρεία προσπαθεί συνεχώς να βελτιώνει την αποδοτικότητα της παραγωγής, ελαχιστοποιώντας παράλληλα το κόστος, επιτυγχάνοντας έτσι μια σταθερή αύξηση των κερδών.

Προφανώς, η διαχείριση τεχνολογίας πληροφοριών συνεπάγεται συνεχή ενημέρωση της βάσης γνώσεων, τεχνικών, προσεγγίσεων και χειρισμού μεγάλων ροών δεδομένων.

Scientific Manager

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, υπάρχουν πολλές διαφορετικές προσεγγίσεις για την οργάνωση αποτελεσματικής διαχείρισης που χρησιμοποιούνται ευρέως από τις επιχειρήσεις στη σημερινή αγορά. Αλλά αν στραφούμε στην προέλευση, δεν μπορούμε να αγνοήσουμε το γεγονός ότι οι τρέχουσες έννοιες βασίζονται στη σχολή της επιστημονικής διαχείρισης.

Ο ιδρυτής αυτής της κατεύθυνσης είναι ο Frederick Taylor. Πολλή προσπάθεια για τη διαμόρφωση αυτής της άποψης για τη διαχείριση έγινε επίσης από τον Henry Gantt, τη Lilia και τον Frang. Gilbert.

Αυτοί οι εξέχοντες ειδικοί διαχείρισης στήριξαν την ιδέα τους κυρίως στο γεγονός ότι εάν χρησιμοποιήσετε σωστά μετρήσεις, παρατηρήσεις, αναλύσεις και λογική, μπορείτε να επιτύχετε κάτι περισσότερο από απτή βελτίωση στην αποτελεσματικότητα της διαδικασίας εργασίας.

Τα ακόλουθα στοιχεία του έργου της εταιρείας μπορούν να αναγνωριστούν ως βασικοί τομείς ανάλυσης και ανάπτυξης πάνω στους οποίους έχει χτιστεί η σχολή επιστημονικής διαχείρισης:

- ανάπτυξη της επίσημης δομής του οργανισμού;

- προσδιορισμός εκείνων των μέτρων που θα βοηθήσουν στην κατάλληλη διάκριση μεταξύ διευθυντικών και εκτελεστικών λειτουργιών, δηλαδή των καθηκόντων ενός εργαζομένου και ενός αφεντικού, - ορθολογική οργάνωση της εργασιακής διαδικασίας.

Υπάρχει επίσης μια κλασική σχολή διαχείρισης ή, για την ακρίβεια, μια διοικητική-λειτουργική. Περιλαμβάνει μια σειρά από αρχές που αποτελούν μια κοινή προσέγγιση για την ανάλυση των δραστηριοτήτων της διοίκησης, η οποία έχει επανειλημμένα αποδείξει την αποτελεσματικότητά της.

Τέτοιες αρχές περιλαμβάνουν την υποταγή των προσωπικών, ιδιωτικών συμφερόντων στα κοινά, το εταιρικό πνεύμα, το οποίο ορίζεται επίσης ως η ενότητα του προσωπικού, η ιεραρχία κ.λπ.

Πληροφορίες ως εργαλείο διαχείρισης

Έχει ήδη σημειωθεί παραπάνω ότι είναι εξαιρετικά δύσκολο να διαχειριστεί κανείς το προσωπικό και να προσαρμόσει τον αλγόριθμο της εργασίας του χωρίς συνεχή ροή των απαραίτητων πληροφοριών και δεδομένων. Πιο συγκεκριμένα, είναι δυνατό, αλλά ο βαθμός αποτελεσματικότητας μιας τέτοιας ηγεσίας θα είναι εξαιρετικά χαμηλός. Για το λόγο αυτό, διαφορετικές προσεγγίσεις στη διαχείριση συνεπάγονται αναπόφευκτα τη συνετή χρήση των πληροφοριών.

Για κυκλοφορίαένας τέτοιος αλγόριθμος ελέγχου απαιτεί συστήματα για εργασία με δεδομένα, τα οποία δεν είναι τίποτα άλλο παρά ένας συνδυασμός ιδανικών και υλικών στοιχείων. Στην πραγματικότητα, μιλάμε για ποιοτική σύνδεση της πληροφορικής με το προσωπικό της εταιρείας.

Τα επιστημονικά εργαλεία χρησιμοποιούνται επίσης ενεργά στη σύγχρονη διαχείριση. Πρόκειται για ένα ολόκληρο σύμπλεγμα μοντέλων υψηλής ποιότητας που επιτρέπουν στον διαχειριστή να λάβει τις σωστές αποφάσεις σε αρκετά σύντομο χρονικό διάστημα. Αυτά τα εργαλεία βασίζονται σε μαθηματικές μεθόδους, που σημαίνει πρώτα απ 'όλα τη συλλογή των σωστών δεδομένων, μετά την παρουσίασή τους στη σωστή μορφή και μόνο μετά την έναρξη της διαδικασίας ανάλυσης.

Αν εξετάσουμε τη διαχείριση στην τεχνολογία της πληροφορίας μέσα από το πρίσμα των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων, τότε αξίζει να επισημάνουμε τα ακόλουθα καθήκοντα, η λύση των οποίων γίνεται σε συνεχή βάση:

- δημιουργία λεπτομερών αναφορών ελέγχου που δείχνουν την κατάσταση των υποθέσεων στην εταιρεία, - λήψη των απαραίτητων πληροφοριών σύμφωνα με τα τρέχοντα αιτήματα

- επεξεργασία δεδομένων που σχετίζονται με λειτουργίες που εκτελούνται στην εταιρεία.

Τεχνολογίες όπως αυτή είναι απαραίτητες επειδή οι διαχειριστές ασχολούνται συνεχώς με μεγάλο όγκο δεδομένων στη λεγόμενη ακατέργαστη κατάσταση. Δηλαδή, πρέπει να αντιμετωπίσεις πληροφορίες που δεν έχουν ταξινομηθεί. Αυτό ακριβώς το πρόβλημα μας επιτρέπουν να λύσουμε διάφορες εργαλειοθήκες.

Τα κύρια στοιχεία της διαδικασίας επεξεργασίας δεδομένων είναι τα εξής:

1. Συλλογή πληροφοριών.

2. Επεξεργασία ληφθέντων δεδομένων. Σε αυτήν την περίπτωση, χρησιμοποιούνται τα ακόλουθα εργαλεία:

-ομαδοποίηση ή ταξινόμηση πληροφοριών, που σημαίνει την αντιστοίχιση ενός κωδικού σε ορισμένα μπλοκ δεδομένων που σας επιτρέπει να διανέμετε γρήγορα και εύκολα πληροφορίες σε ομάδες·

- η ταξινόμηση είναι απαραίτητη για την οργάνωση των ληφθέντων πληροφοριών και τη δημιουργία της επιθυμητής ακολουθίας, - υπολογισμοί με χρήση λογικών και αριθμητικών πράξεων;

- συγκέντρωση ή μεγέθυνση, η οποία εκτελείται για τη μείωση του όγκου των δεδομένων, φιλτράροντας μόνο τις πιο σχετικές πληροφορίες.

3. Αποθήκευση δεδομένων. Για το σκοπό αυτό χρησιμοποιούνται ειδικές βάσεις πληροφοριών.

4. Σχηματισμός εγγράφων με τη μορφή εκθέσεων. Τέτοια τεκμηρίωση παρέχεται στη συνέχεια στη διοίκηση και στους εξωτερικούς συνεργάτες της εταιρείας, προκειμένου να εξοικειωθούν με τη δυναμική επίτευξης των βασικών στόχων της επιχείρησης.

Αποτελέσματα

Προφανώς, οι μεγάλες ροές πληροφοριών που φθάνουν συνεχώς σε διευθυντές και επιστήμονες υπολογιστών μπορούν να γίνουν απτό πρόβλημα χωρίς σωστή οργάνωση της ταξινόμησης και της ανάλυσής τους.

Επιπλέον, εάν τα μπλοκ πληροφοριών δεν διανεμηθούν, τότε δεν θα είναι εύκολο να χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες που λαμβάνονται για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των διαδικασιών της εταιρείας. Για το λόγο αυτό, η πειθαρχία "τεχνολογία πληροφοριών στη διαχείριση" γίνεται ολοένα και πιο δημοφιλής, καθώς σας επιτρέπει να εκπαιδεύσετε ειδικούς που είναι σε θέση να οργανώσουν τη διαδικασία διαχείρισης με ποιοτικό τρόπο, λαμβάνοντας υπόψη όλες τις απαιτήσεις των σύγχρονων εταιρειών.