Εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Οι επαγγελματίες του κλάδου πιστεύουν ότι η εξωτερική ανάθεση, που γίνεται σωστά, παράγει φανταστικά αποτελέσματα. Αλλά αυτός ο κανόνας δεν ισχύει για κάθε περίπτωση. Τα χαρακτηριστικά της υπηρεσίας, οι αποχρώσεις της χρήσης, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα αξίζουν ιδιαίτερης προσοχής.

Εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Πρώτα απ' όλα, θα πρέπει να κατανοήσετε την ορολογία, καθώς η λέξη "outsourcing" στον εγχώριο επιχειρηματικό τομέα εμφανίστηκε σχετικά πρόσφατα. Κυριολεκτικά μεταφρασμένο σημαίνει «προσέλκυση πόρων τρίτων». Είναι σαφές από το πλαίσιο ότι μιλάμε για προσέλκυση ανθρώπινου δυναμικού στις δραστηριότητες της εταιρείας προκειμένου να βελτιωθεί ή να διατηρηθεί το τρέχον επίπεδο αποτελεσματικότητας.

Η εξωτερική ανάθεση ως επιχειρηματικό εργαλείο δεν είναι ιδιαίτερα διαδεδομένη στη Ρωσία. Σύμφωνα με τους οικονομολόγους, είναι πολύ νωρίς για να εξαχθούν συμπεράσματα, καθώς οι δυνατότητες αυτού του κλάδου πρακτικά δεν αποκαλύπτονται. Μπορεί να συγκριθεί με ευρωπαϊκές και δυτικές χώρες, όπου οι μεσαίες και μικρές εταιρείες αναθέτουν σε εξωτερικούς συνεργάτες περίπου το 80% των εσωτερικών διαδικασιών. Υπάρχουν πολλά καλά επιχειρήματα για αυτό. Αλλά δεν μπορεί να ειπωθεί ότι η εξωτερική ανάθεση επιχειρήσεωνδιαδικασίες υπόσχονται σταθερά οφέλη. Θα μιλήσουμε επίσης για τα μειονεκτήματα αυτής της προσέγγισης. Αλλά πρώτα πρώτα.

Πώς μοιάζει η διαδικασία;

Για να κατανοήσουμε την ουσία της διαδικασίας, είναι απαραίτητο να φανταστούμε ξεκάθαρα την ανατομία του φαινομένου. Η χρήση των υπηρεσιών εξωτερικών ειδικών ανήκει στην κατηγορία των υπηρεσιών B2B - παροχή υπηρεσιών σε εταιρείες και ιδιώτες επιχειρηματίες. Ως εκ τούτου, πρώτα από όλα, η εταιρεία-πελάτης υπογράφει συμφωνία με μια εταιρεία outsourcing. Θα υποδεικνύει τη σειρά συνεργασίας.

Οι υπηρεσίες εξωτερικής ανάθεσης, στην πραγματικότητα, είναι μια ομάδα «εισερχόμενων» ειδικών. Ο Ανάδοχος μπορεί να είναι νομικό πρόσωπο, ιδιώτης επιχειρηματίας ή ειδικός με άλλη άδεια να ασκεί εμπορικές δραστηριότητες. Για τους πελάτες ενός ειδικού outsourcing, δεν είναι σημαντική η μορφή δραστηριότητας, αλλά η εμπειρία του εκτελεστή, καθώς και τα πιθανά οφέλη στα οποία μπορεί να βασιστεί. Αντικειμενικά, η εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να προσφέρει ορισμένα σημαντικά οφέλη.

Γνώμη ειδικού

Η εμπορική δραστηριότητα είναι ενδιαφέρουσα γιατί σε κάθε στάδιο παρέχει την ευκαιρία να επιβεβαιωθεί ή να αντικρουστεί αυτή ή η άλλη θεωρία. Για παράδειγμα, η επιλεγμένη μέθοδος φορολογίας ή λογιστικής μπορεί να είναι σωστή και να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρημάτων ή, αντίθετα, στην αύξηση του κόστους.

Το δεύτερο αποτέλεσμα είναι αρκετά πιθανό εάν ο λογιστής της εταιρείας ή ένας καλός σύμβουλος του επικεφαλής «ξέχασε» να λάβει υπόψη μια μικρή αλλαγή στη φορολογική νομοθεσία. Η εταιρεία πρέπει να καλύψει τα έξοδα. Το κεφάλι με αυτοπεποίθησηστο γεγονός ότι οι υποθέσεις του διευθύνονται από ειδικούς, μπορεί να μην γνωρίζει ποιες ευκαιρίες χάνονται.

Η δύναμη ενός ειδικού είναι ανάλογη με τον αριθμό των πολύπλοκων εργασιών που μπόρεσε να λύσει με επιτυχία και να δείξει συγκεκριμένα αποτελέσματα. Αυτό απαιτεί μια άλλη προϋπόθεση - τον δυναμισμό των συνολικών διαδικασιών στην εταιρεία. Οι υπηρεσίες εξωτερικής ανάθεσης είναι εξαιρετικές στο να παρέχουν τέτοιες συνθήκες στους ειδικούς τους, καθώς κάθε πελάτης είναι μια νέα πρόκληση.

Σαν αποτέλεσμα, σε σύντομο χρονικό διάστημα, οι ειδικοί αποκτούν ανεκτίμητη εμπειρία και έχουν ήδη αρκετές έτοιμες λύσεις στο οπλοστάσιό τους για κάθε κρίσιμη περίπτωση.

Επιτάχυνση διαδικασιών

Οι ψυχολόγοι σημειώνουν το εξής αποτέλεσμα: όσο λιγότερα καθήκοντα έχει ένας υπάλληλος, τόσο πιο γρήγορα χάνει το κίνητρο για εργασία και το αντίστροφο. Ο επικεφαλής μπορεί να προσλάβει έναν καλό ειδικό, να του αναθέσει σταθερό μισθό και κοινωνικό πακέτο. Αλλά θα τον εξοργίσει το γεγονός ότι πολύ σύντομα ο ειδικός αρχίζει να χάνει τις προθεσμίες, να δείχνει χαμηλή αποτελεσματικότητα και, γενικά, μια αρνητική τάση.

Ο λόγος δεν είναι ότι ο εργαζόμενος δεν είναι αρκετά καλός, αλλά η μικρή ποσότητα εργασίας που δεν μπορεί να δημιουργήσει το αποτέλεσμα της δυναμικής ανάπτυξης. Ταυτόχρονα, ο ίδιος υπάλληλος, αλλά εργαζόμενος σε εταιρεία outsourcing, διαχειρίζεται ταυτόχρονα τις υποθέσεις πολλών εταιρειών και δείχνει επιτυχία. Εάν ένας διευθυντής απευθυνθεί σε αυτήν την εταιρεία, οι υποθέσεις της εταιρείας του θα ολοκληρωθούν γρήγορα και οι μισθοί μπορεί να αποδειχθούν χαμηλότεροι από το περιεχόμενο ενός υπαλλήλου πλήρους απασχόλησης.

Μείωση κινδύνου

Σημαντικός παράγοντας σε κάθε επιχείρηση είναι η αντικειμενική ανάλυση και αξιολόγησηκινδύνους. Στην πραγματικότητα, είναι λίγες οι εταιρείες όπου κάθε εργαζόμενος είναι υπεύθυνος για τα αποτελέσματα της δουλειάς του. Η συνήθης πρακτική για τις εταιρείες: εάν υπάρχει επιτυχία - η έκδοση μπόνους, η αποτυχία τελειώνει με επίπληξη ή στέρηση του μπόνους.

Μια άλλη κατάσταση είναι όταν ένας ειδικός φέρει ίση ευθύνη μαζί με τον διευθυντή, τότε η αποτελεσματικότητα της δουλειάς του αυξάνεται πολύ. Η εξήγηση τέτοιων εκδηλώσεων συνεργασίας βρίσκεται περισσότερο στο επίπεδο των ψυχολογικών επιστημών παρά σε πρακτικές εξηγήσεις. Σε κάθε περίπτωση, το γεγονός ότι η εξωτερική ανάθεση της εταιρείας θα δικαιολογηθεί σε αυτό το σημείο είναι αδιαμφισβήτητο.

Μείωση κόστους

Αυτό το στοιχείο είναι ιδιαίτερα σημαντικό για νεοσύστατες επιχειρήσεις και μικρές εταιρείες. Σε τέτοια γραφεία, ο όγκος εργασίας για έναν ειδικό μπορεί να είναι μικρός. Για παράδειγμα, ένας επιχειρηματίας δεν μπορεί να κάνει χωρίς τις υπηρεσίες ενός δικηγόρου, αλλά η πρόσληψη ενός ειδικού με πτυχίο νομικής και εμπειρία πλήρους απασχόλησης μπορεί να του κοστίσει ένα σημαντικό ποσό.

Η εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών, ιδίως η μεταφορά ορισμένων τύπων εργασίας σε εξωτερική διαχείριση, θα συμβάλει στη σημαντική μείωση του κόστους. Ένας επιχειρηματίας μπορεί να επικοινωνήσει με έναν απομακρυσμένο υπάλληλο μόνο για συγκεκριμένη εργασία και να πληρώσει ανάλογα με τον όγκο της.

Αν μιλάμε για μια μεσαία εταιρεία, τότε μπορεί επίσης να μειώσει σημαντικά το κόστος. Σε τέτοιες εταιρείες, είναι συνήθως σύνηθες να διατηρούνται ολόκληρα τμήματα σε διαφορετικούς τομείς δραστηριότητας. Συνήθως, μετά από ενδελεχή έλεγχο ανθρώπινου δυναμικού, γίνεται σαφές ότι μέρος του τμήματος μπορεί να μειωθεί άμεσα και η εταιρεία επωφελείται μόνο από αυτό. Εξωτερική ανάθεση εταιρείας καιορισμένες από τις εργασίες του μπορούν να προσφέρουν εξαιρετικά αποτελέσματα με χαμηλό κόστος.

Μοναδικά χαρακτηριστικά

Δεν υπάρχουν όρια για επιχειρηματικές προοπτικές. Αυτή η φράση θα είναι αληθινή και κυριολεκτικά. Όλος ο κόσμος γνωρίζει ότι σε ορισμένα μέρη του κόσμου η εργασία εκτιμάται πολύ ακριβά, σε άλλα κοστίζει μια δεκάρα. Αυτό ισχύει για όλους τους τύπους εργασίας: υψηλής ειδίκευσης, διανοητικής και πνευματικής εργασίας.

Το Διαδίκτυο κατέστησε δυνατό τον συνδυασμό τέτοιων συνθηκών. Κάθε ένα από τα μέρη λαμβάνει το δικό του όφελος: ένας ειδικός βρίσκει δουλειά με αξιοπρεπή αμοιβή και ένας επιχειρηματίας βρίσκει έναν ειδικό με καλά προσόντα. Η εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών είναι αρκετά δυνατή μέσω του Διαδικτύου. Ανάλογα με τον τύπο δραστηριότητας, μπορείτε να οργανώσετε την εργασία έτσι ώστε η επιχείρηση να λειτουργεί όλο το εικοσιτετράωρο και σε όλο τον κόσμο.

Απλοποίηση εργασιακών σχέσεων

Η χρήση των υπηρεσιών των μισθωτών δημιουργεί πολλές υποχρεώσεις. Για τη διαχείριση αυτής της πτυχής, καθίσταται απαραίτητη η δημιουργία τμήματος HR. Αυτό είναι ένα μεγάλο πρόβλημα της εταιρείας.

Τα πιτσιρίκια έχουν και τις δυσκολίες τους. Μπορεί να έχουν ή όχι τμήμα HR. Αλλά στις μικρές ομάδες, όπως δείχνει η πρακτική, είναι δύσκολο να διατηρηθεί η υποταγή. Και αυτό έχει πολύ αρνητικό αντίκτυπο στην αποδοτικότητα της εργασίας. Το προσωπικό στην εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών, κατ' αρχήν, δεν έχει τη δυνατότητα να εκτεθεί στα φαινόμενα που συνήθως συμβαίνουν εντός της εταιρείας. Η ουσία όλων των σχέσεων εδώ εξαρτάται από τους όρους της σύμβασης παροχής υπηρεσιών.

Μπορείτε να προγραμματίσετε με ασφάλεια

Ο καταμερισμός των κινδύνων και των ευθυνών έχει ήδη αναφερθεί. Βασιζόμενος στην εμπειρία και τις γνώσεις των ερμηνευτών, ο επιχειρηματίας μπορεί πλέον να σχεδιάζει πιο επικίνδυνα έργα και αποφάσεις. Αρκεί απλώς να ενημερώσετε τους ερμηνευτές σας σχετικά. Η ευκαιρία να πειραματιστείτε ανοίγει όμορφες όψεις και ευκαιρίες για τις επιχειρήσεις που δεν έχετε ξαναδεί.

Ηρεμία και προβλεψιμότητα

Είναι δύσκολο να διευθύνεις μια επιχείρηση όταν προκαλεί αϋπνία, αφαιρεί υγεία και ηρεμία. Θα έρθει μια στιγμή που ο επιχειρηματίας δεν θα μπορεί πλέον να βρει τη δύναμη να συνεχίσει την επιχείρηση. Η λειτουργία της εξωτερικής ανάθεσης επιχειρηματικών διαδικασιών είναι να κάνει τη λειτουργία μιας επιχείρησης όσο το δυνατόν πιο εύκολη.

Αν ένας ειδικός είναι καλός, τότε δεν υπάρχει λόγος να ανησυχείτε μήπως τον απομακρύνουν οι ανταγωνιστές. Δεν χρειάζεται να ελέγχετε κάθε βήμα με το TC, να ακολουθείτε την πειθαρχία, να ζητάτε αποτελέσματα και να τα επιτυγχάνετε σε υψηλή τιμή. Όλα αυτά τα προβλήματα βρίσκονται στους ώμους της εταιρείας outsourcing, η οποία, βάσει της σύμβασης, είναι υπεύθυνη για τους πελάτες της.

Ελαττώματα

Υπάρχουν επίσης μια σειρά από μειονεκτήματα που πρέπει να λάβει υπόψη ένας επιχειρηματίας. Για παράδειγμα:

1. Έλλειψη ελέγχου. Πρόκειται για τον έλεγχο της εκπλήρωσης των καθηκόντων. Ένας τέτοιος κίνδυνος είναι μεγάλος όταν εργάζεστε για εξωτερική ανάθεση με άλλες χώρες. Ο πελάτης δεν γνωρίζει ποιος εκτελεί συγκεκριμένα την εργασία του, πώς και ποιο θα είναι το ακριβές αποτέλεσμα.
2. Διαρροή πληροφοριών. Κατά τη διάρκεια της εργασίας, ο απομακρυσμένος υπάλληλος θα έχει πρόσβαση στις υποθέσεις της εταιρείας, καθώς και στα σημαντικά δεδομένα της. Στη σύμβαση για την παροχήυπηρεσίες, η ασφάλεια πρέπει να λάβει ειδική θέση. Οι εταιρείες εγγυώνται την ασφάλεια των πληροφοριών. Ωστόσο, θα ήταν χρήσιμο να ζητήσετε να συμπεριληφθούν στη σύμβαση πρόσθετα μέτρα εμπιστευτικότητας.
3. Εξάρτηση από άλλη εταιρεία. Η πολύ στενή συνεργασία με άλλη εταιρεία μπορεί να θέσει τις υποθέσεις του πελάτη σε εξαρτημένη θέση. Προκειμένου να αποφευχθεί η συγκέντρωση όλων των δυνάμεων σε ένα ξένο χέρι, συνιστάται η χρήση των υπηρεσιών διαφορετικών εταιρειών ή η ελαφρά μείωση του μεριδίου των περιπτώσεων εξωτερικής ανάθεσης.

Τι μπορεί να ανατεθεί σε εξωτερικούς συνεργάτες;

Δεδομένων όλων των πλεονεκτημάτων και των μειονεκτημάτων, τίθεται το ερώτημα ποιες επιχειρηματικές διαδικασίες πρέπει να ανατεθούν σε εξωτερικούς συνεργάτες και ποιες όχι. Σήμερα, οι ακόλουθοι τύποι επιχειρηματικών διαδικασιών εφαρμόζονται εξ αποστάσεως.

• Λογιστική.
• Υπηρεσίες ελέγχου.
• Υπηρεσίες δικηγόρου.
• Εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικών διαδικασιών στις προμήθειες.
• Τμήμα Πωλήσεων.
• τμήμα δημοσίων σχέσεων.
• Διαδικασίες εκτύπωσης.
• Μέρος καθαρισμού.
• Υπηρεσίες μετακόμισης.
• Εξωτερική ανάθεση επιχειρηματικής διαδικασίας στη διαφήμιση.
• Μεταφραστικές υπηρεσίες.
• Αρμοδιότητες του τμήματος HR.

Αυτή δεν είναι μια εξαντλητική λίστα με το τι μπορεί να ανατεθεί σε απομακρυσμένους υπαλλήλους. Πολλά εξαρτώνται από το εύρος της εταιρείας και τις ιδιαιτερότητες της εργασίας. Χάρη στις ευρείες δυνατότητες του Διαδικτύου, μπορείτε να βρείτε οποιονδήποτε ειδικό με στενή εστίαση και σε τιμή που ταιριάζει και στα δύο μέρη.