Περιγραφή θέσης εργασίας διαχειριστή γραφείου: καθήκοντα, λειτουργίες και δικαιώματα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Στα περισσότερα δημόσια μέρη, το πρώτο άτομο που συναντάτε μόλις περάσετε το κατώφλι είναι ο ρεσεψιονίστ. Αυτοί οι ειδικοί προσλαμβάνονται από ξενοδοχεία, ινστιτούτα αισθητικής, εστιατόρια και, φυσικά, ιδρύματα γραφείων. Έχουν πολλές ευθύνες, από την επικοινωνία με τους επισκέπτες και τους συνεργάτες μέχρι την επεξεργασία της τεκμηρίωσης.

Λειτουργίες

Αξίζει να πούμε ότι ο διαχειριστής είναι ένα πολύ ευέλικτο επάγγελμα, το οποίο μπορεί να περιλαμβάνει ευέλικτα καθήκοντα. Το πλεονέκτημα για αρχάριους είναι ότι δεν απαιτεί εις βάθος γνώση σε έναν συγκεκριμένο τομέα.

Οι πιθανοί εργοδότες δίνουν μεγαλύτερη προσοχή στις προσωπικές ιδιότητες. Ένας πιθανός υποψήφιος για τη θέση του διαχειριστή γραφείου θα πρέπει να είναι μέτρια κοινωνικός, να μπορεί να δημιουργεί επαφές με διαφορετικά άτομα και να εκφράζει σωστά τις δικές του σκέψεις. Θα είναι επίσης πλεονέκτημα να έχετε ενδιαφέρον για τον επιλεγμένο τομέα.δραστηριότητες και την ικανότητα αντιμετώπισης του άγχους. Η τελευταία ποιότητα θα είναι σίγουρα χρήσιμη για τον μελλοντικό διαχειριστή. Θα πρέπει να επικοινωνήσει με έναν τεράστιο αριθμό επισκεπτών, μεταξύ των οποίων σίγουρα θα συναντηθούν συγκρούσεις. Ωστόσο, ακόμη και σε τέτοιες περιπτώσεις, ο διαχειριστής πρέπει να μπορεί να παραμείνει ευγενικός.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι ανάλογα με την πολιτική προσλήψεων της εταιρείας, ενδέχεται να υπάρχουν απαιτήσεις για τριτοβάθμια εκπαίδευση, ικανότητα εργασίας με εξοπλισμό γραφείου κ.λπ.

Το πρόγραμμα εργασίας για αυτή τη θέση καθορίζεται συνήθως από τις ώρες λειτουργίας της επιχείρησης, αφού ο διαχειριστής είναι αυτός που την ανοίγει το πρωί και την κλείνει το βράδυ. Ωστόσο, όταν εργάζεστε όλο το εικοσιτετράωρο για τους υπαλλήλους, καταρτίζεται πρόγραμμα βάρδιων. Κατά κανόνα, τα γραφεία δεν λειτουργούν σε αυτήν τη λειτουργία.

Αξίζει επίσης να δοθεί προσοχή στο γεγονός ότι ο διαχειριστής και ο διευθυντής γραφείου είναι διαφορετικά επαγγέλματα. Ο διευθυντής γραφείου εποπτεύει στην πραγματικότητα άλλους υπαλλήλους. Ο διαχειριστής, σε αντίθεση με αυτόν, δεν εκτελεί αυτή τη λειτουργία. Εκτελεί μόνο τις δικές του λειτουργίες, αλληλεπιδρώντας με άλλους υπαλλήλους του γραφείου εάν είναι απαραίτητο.

Κύριες αρμοδιότητες

Ένας διαχειριστής γραφείου, που βρίσκεται στο χώρο εργασίας, πρέπει να εκτελέσει έναν σημαντικό αριθμό εργασιών που του αναθέτει η διοίκηση. Ας τις απαριθμήσουμε εν συντομία.

• Λήψη και μετέπειτα διανομή τηλεφωνικών κλήσεων. Κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων, ο διαχειριστής πρέπει να καταγράφει τις πληροφορίες και να τις μεταφέρει στους υπαλλήλους. Εάν είναι απαραίτητο, η κλήση θα πρέπειανακατεύθυνση σε άλλο τμήμα.
• Τα καθήκοντα ενός διαχειριστή γραφείου περιλαμβάνουν μια ρήτρα που απαιτεί από έναν υπάλληλο να παρέχει αρχικές συμβουλές σε πιθανούς πελάτες.
• Η ανάγκη επεξεργασίας της εισερχόμενης καθώς και της εξερχόμενης τεκμηρίωσης.
• Ανάρτηση αγγελιών εργασίας σε εξειδικευμένες πύλες και γραφεία πρόσληψης. Επίσης, τα καθήκοντα του διαχειριστή γραφείου περιλαμβάνουν τη διεξαγωγή αρχικών συνεντεύξεων με πιθανούς υποψηφίους.
• Αγορά γραφικής ύλης και αναλώσιμων που απαιτούνται για την ομαλή λειτουργία του εξοπλισμού γραφείου.

Εκτός από τα καθήκοντα που αναφέρονται παραπάνω, ο διαχειριστής γραφείου αλληλεπιδρά συνεχώς με τους ανθρώπους. Αυτοί είναι τόσο δυνητικοί πελάτες όσο και σημερινοί υπάλληλοι της εταιρείας. Αυτός ο ειδικός είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό των εργαζομένων.

Δικαιώματα

Ο αριθμός των δικαιωμάτων, σε αντίθεση με τα καθήκοντα, είναι πολύ μικρότερος. Λοιπόν, τι κάνει η οδηγία διαχειριστή γραφείου;

• Ενεργείτε για λογαριασμό της εταιρείας, εκπροσωπώντας τα συμφέροντά της στην αλληλεπίδραση με άλλες επιχειρήσεις.
• Για να αλληλεπιδράσετε με άλλους υπαλλήλους εντός της αρμόδιας αρχής.
• Κάντε προτάσεις προς εξέταση για τη βελτίωση της απόδοσης του οργανισμού.

Λειτουργίες διαχειριστή γραφείου

Όταν βρίσκεται στο χώρο εργασίας, αυτός ο ειδικός θα πρέπειεκτελεί έναν σημαντικό αριθμό εργασιών που του έχουν ανατεθεί:

• Προετοιμασία του γραφείου.
• Διατηρήστε την τάξη.
• Εξυπηρέτηση επισκεπτών.
• Τηλεφωνική εξυπηρέτηση.

Στην πραγματικότητα, ο αριθμός των συναρτήσεων μπορεί να είναι μεγαλύτερος. Εξαρτάται από τη λίστα των εργασιακών ευθυνών του διαχειριστή γραφείου σε ένα συγκεκριμένο ίδρυμα.

Προετοιμασία του γραφείου

Η εκπλήρωση των ανατεθέντων λειτουργιών, κατά κανόνα, ξεκινά με την προετοιμασία για μια νέα εργάσιμη ημέρα. Φτάνοντας στο χώρο εργασίας του, ο διαχειριστής ελέγχει την εργασία του εξοπλισμού γραφείου, τη διαθεσιμότητα αναλώσιμων και γραφικής ύλης. Στη συνέχεια, ο ειδικός πρέπει να εξοικειωθεί με τη λίστα των επισκεπτών και να δημιουργήσει προϋποθέσεις για τη συνάντησή τους.

Διατήρηση τάξης

Ο διαχειριστής δεν πρέπει να εμπλέκεται άμεσα σε καθαρισμό και άλλες δραστηριότητες για τη διατήρηση της τάξης στο γραφείο. Ωστόσο, μεταξύ των καθηκόντων του είναι η ανάγκη συντονισμού των εργασιών του προσωπικού συντήρησης. Πρέπει να προγραμματίσει τον καθαρισμό, καθώς και να υποδείξει τη διάρκειά του.

Εξυπηρέτηση πελατών

Τα καθήκοντα του διαχειριστή συνίστανται επίσης στη διαπραγμάτευση με τους επισκέπτες σχετικά με την ώρα της επίσκεψης, στο συντονισμό τους με τον επικεφαλής. Το χρονοδιάγραμμα των επισκέψεων θα πρέπει να καταρτιστεί με τέτοιο τρόπο ώστε να μην υπάρχουν αλληλεπικαλύψεις και να μην χρειάζεται κανείς να χάνει χρόνο περιμένοντας. Επιπλέον, ο διαχειριστής πρέπει να συναντά επισκέπτες. Είναι αυτός που δημιουργεί το πρώτοεντύπωση.

Τηλεφωνική εξυπηρέτηση

Αυτή η λειτουργία εκχωρείται στον διαχειριστή για να απαλλάξει τον διαχειριστή από τις διαπραγματεύσεις και να μην τον αποσπάσει από τη ροή εργασίας. Ένας υπάλληλος μπορεί να λύσει κάποια ζητήματα μόνος του ή να κλείσει ραντεβού για έναν επισκέπτη σύμφωνα με το πρόγραμμα του διευθυντή. Όταν εκτελεί αυτές τις λειτουργίες, ο εργαζόμενος πρέπει οπωσδήποτε να τηρεί το απόρρητο, να μην αποκαλύπτει σε τρίτους τις πληροφορίες που έχει στη διάθεσή του.

Δείγμα

Η περιγραφή θέσης εργασίας του διαχειριστή γραφείου μπορεί να περιλαμβάνει διαφορετικά στοιχεία ανάλογα με τις απαιτήσεις ενός συγκεκριμένου οργανισμού. Ωστόσο, κατά κανόνα, σε αυτό θα προδιαγράφονται τυπικές συνθήκες, οι οποίες λαμβάνονται ως υπόδειγμα.

• Γενικές διατάξεις.
• Απαιτήσεις προσόντων. Κατά κανόνα, μια δευτεροβάθμια εξειδικευμένη εκπαίδευση αρκεί για έναν υποψήφιο διαχειριστή. Η εμπειρία θα είναι σίγουρα πλεονέκτημα.
• ευθύνες. Καμία περιγραφή εργασίας δεν είναι πλήρης χωρίς αυτό το στοιχείο.
• Δικαιώματα. Ο διαχειριστής, για παράδειγμα, έχει το δικαίωμα να κάνει προτάσεις για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων της επιχείρησης.
• Πρόσθετες διατάξεις που μπορεί να περιλαμβάνουν στοιχεία που δεν περιλαμβάνονται σε άλλες ενότητες.

Συνηθίζεται να παρέχεται μια περιγραφή θέσης εργασίας σε έναν νέο υπάλληλο για έλεγχο, το γεγονός της οποίας πρέπει να επιβεβαιώσει με τη δική του υπογραφή.

Χώρος εργασίας

Η οδηγία για την προστασία της εργασίας για τον διαχειριστή του γραφείου ορίζει ορισμένες απαιτήσεις για τις συνθήκες εργασίας. Για παράδειγμα, ο χώρος εργασίας πρέπει να βρίσκεται με τέτοιο τρόπο ώστε ο εργαζόμενος να είναι άνετοςεκτελούν τα δικά τους καθήκοντα. Κατά κανόνα, βρίσκεται δίπλα στο γραφείο του διευθυντή και σας επιτρέπει να παρακολουθείτε άλλους υπαλλήλους.

Πρέπει να κατανοήσετε ότι κατά την εκτέλεση καθηκόντων, ο διαχειριστής, καθώς και άλλοι υπάλληλοι, συχνά πρέπει να χρησιμοποιούν εξοπλισμό γραφείου. Γι' αυτό πρέπει να τοποθετηθεί με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι διαθέσιμο για βραχυπρόθεσμη χρήση.

Ένα από τα σημαντικά καθήκοντα που δεν διευκρινίζεται με σαφήνεια στην περιγραφή εργασίας του διαχειριστή είναι να λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ του άμεσου προϊσταμένου και των υφισταμένων. Επομένως, ο εργαζόμενος θα πρέπει να προσπαθήσει να δημιουργήσει ένα ευνοϊκό περιβάλλον και να δημιουργήσει επαφές με άλλους ειδικούς. Είναι σημαντικό όχι μόνο να μεταφέρετε σωστά τις οδηγίες του αρχηγού, αλλά και να μπορείτε να ελέγξετε την ακρίβεια της εφαρμογής τους.

Για αυτόν τον λόγο, η ικανότητα σύνδεσης με άλλους γίνεται σημαντικός παράγοντας για την επιτυχία σε αυτή τη θέση. Αυτό ισχύει τόσο για τους ηγέτες όσο και για τους υφισταμένους. Όσον αφορά τις προσωπικές ιδιότητες, η οργάνωση και η αντίσταση στο άγχος θεωρούνται αρκετά σημαντικά, που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε άλλους υπαλλήλους και να παραμένετε ήρεμοι ακόμα και όταν αντιμετωπίζετε επισκέπτες σε σύγκρουση.