Έγγραφο αναφοράς: τύποι, μορφή, δείγμα και σχέδιο

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η σωστή τεκμηρίωση είναι σημαντική για οποιονδήποτε οργανισμό, επειδή σας επιτρέπει να συμμετέχετε σωστά σε βασικές εργασίες και να μην φοβάστε τους φορολογικούς και άλλους ελέγχους. Τα έγγραφα αναφοράς συντάσσονται σε διάφορους τύπους και μορφές. Οι τύποι τεκμηρίωσης διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας, τη δραστηριότητα της και πολλούς άλλους παράγοντες.

Γενική έννοια

Το έγγραφο αναφοράς αντικατοπτρίζει ένα σύνολο δεικτών με τα αποτελέσματα της εργασίας της εταιρείας για την επιλεγμένη περίοδο. Η αναφορά μπορεί να περιέχει πίνακες με λογιστικά, στατιστικά και άλλα δεδομένα. Η αναφορά είναι το αποτέλεσμα της εργασίας για τη λογιστική για πληροφορίες.

Οι εκθέσεις συντάσσονται σύμφωνα με τα έντυπα που συνιστώνται από το Υπουργείο Οικονομικών και την Κρατική Στατιστική Υπηρεσία. Μπορούν να είναι περιλήψεις για συγκεκριμένους κλάδους, καθώς και για εδαφικές περιοχές - περιφέρειες, περιφέρειες, σε όλο το σύνολο της οικονομίας.

Τα έγγραφα αναφοράς μπορούν να ταξινομηθούν κατά τύπο, περίοδο, ποσότητα δεδομένων, βαθμό γενίκευσης.

Ποικιλίες

Ανά τύπο, η αναφορά χωρίζεται σε:

• λογιστική;
• statistical;
• λειτουργικό.

Η λογιστική είναι συστηματοποιημένα δεδομένα ιδιοκτησίαςοργάνωση, τα οικονομικά της, αποτελέσματα εργασίας. Τα λογιστικά έγγραφα αναφοράς συντάσσονται σύμφωνα με τις λογιστικές πληροφορίες.

Τα στατιστικά στοιχεία προετοιμάζονται σύμφωνα με στατιστικά, λογιστικά και λειτουργικά αρχεία.

Οι επιχειρησιακές αναφορές προετοιμάζονται με βάση το λειτουργικό υλικό για ορισμένα χρονικά διαστήματα - μια εβδομάδα, ένα μήνα, μια δεκαετία κ.λπ. Αυτές οι πληροφορίες σάς βοηθούν να διατηρήσετε τον λειτουργικό έλεγχο των διαδικασιών εργασίας στον οργανισμό σας.

Η συχνότητα προετοιμασίας των εγγράφων αναφοράς μπορεί να είναι:

• ενδοετησίως - ανά ημέρα, πέντε ημέρες, δέκα ημέρες, μήνας, τρίμηνο, μισό έτος.
• Το nual είναι μια σύνοψη της χρονιάς.

Οι ενδοετήσιες στατιστικές αναφορές είναι τρέχουσες και η λογιστική είναι ενδιάμεση.

Ο βαθμός γενίκευσης των πληροφοριών στις αναφορές μπορεί να είναι διαφορετικός. Ανάλογα με αυτόν τον δείκτη, οι αναφορές είναι:

• κύριο - συγκεντρώνονται απευθείας από τον οργανισμό;
• ενοποιημένο - προετοιμάστηκε από ανώτερα ιδρύματα.

Οποιαδήποτε αναφορά πρέπει να παρέχει αξιόπιστα δεδομένα για τις δραστηριότητες του οργανισμού, την οικονομική του θέση, τα αποτελέσματα της εργασίας, τυχόν αλλαγές σε αυτές τις πληροφορίες.

Εμφάνιση και περιεχόμενο

Τα έντυπα των εγγράφων αναφοράς έχουν εγκριθεί από τους κρατικούς κανονισμούς.

Κάθε εταιρεία διατηρεί εσωτερική αναφορά, η οποία παρέχει πληροφορίες για την υλοποίηση των σχεδίων, οδηγίες από τη διοίκηση. Αυτές οι εκθέσεις συντάσσονται από ειδικούς από διάφορα τμήματα της εταιρείας και υποβάλλονται στη διοίκηση. Τέτοια τεκμηρίωση μπορείονομάζεται αναφορά ή βοήθεια.

Οι αναφορές εντός των ιδρυμάτων γίνονται σε ελεύθερη μορφή. Υποβάλλονται σε χαρτιά ή σε επιστολόχαρτα του οργανισμού.

Τα ακόλουθα δεδομένα απαιτούνται στην αναφορά:

• όνομα οργανισμού;
• όνομα της δομικής μονάδας ή τμήματος της εταιρείας;
• όνομα εγγράφου;
• η ημερομηνία και ο αριθμός του;
• title;
• άμεσο κείμενο με τα αποτελέσματα της εργασίας;
• υπογραφή;
• έγκριση ή επίλυση.

Το κείμενο της έκθεσης περιέχει πλήρεις πληροφορίες για την εργασία που έγινε, την ανάλυση των αποτελεσμάτων της δραστηριότητας. Εξάγονται συμπεράσματα, εάν χρειαστεί, γίνονται προτάσεις. Στις αναφορές επισυνάπτονται συχνά επεξηγηματικές σημειώσεις. Η ημερομηνία της αναφοράς πρέπει να συνάδει με την έγκριση του διαχειριστή.

Επαγγελματικά ταξίδια

Ένας ξεχωριστός τύπος αναφοράς είναι τα έγγραφα αναφοράς για διαμονή σε ξενοδοχείο σε περιπτώσεις επαγγελματικών ταξιδιών ειδικών.

Τα έξοδα ταξιδιού περιλαμβάνουν το κόστος ενοικίασης δωματίου ξενοδοχείου. Η εταιρεία υποχρεούται από το νόμο να αποζημιώσει στον εργαζόμενο όλα τα έξοδα δωματίου του ξενοδοχείου.

Ένας υπάλληλος που επέστρεψε από επαγγελματικό ταξίδι παρέχει ένα από αυτά τα έγγραφα:

• λογαριασμός;
• επιταγή;
• παραλαβή.

Ποιο από αυτά τα έγγραφα θα είναι το πιο σωστό και δεν θα εγείρει ερωτήσεις από τις φορολογικές αρχές;

Εάν το ξενοδοχείο δεν χρησιμοποιεί εξοπλισμό ταμειακής μηχανής, τότε ο υπάλληλος του ξενοδοχείουπρέπει να συμπληρώσετε ειδική φόρμα. Μπορείτε να το καλέσετε με διάφορους τρόπους: απόδειξη, επιταγή, κουπόνι.

Απαιτήσεις φόρμας

Κάθε ξενοδοχείο έχει τη δική του μορφή, αλλά εκδίδεται σύμφωνα με τις εγκεκριμένες απαιτήσεις. Τα έγγραφα αναφοράς για διαμονή πληρούν τις ακόλουθες απαιτήσεις:

• η αναφορά περιέχει λεπτομέρειες (όνομα του οργανισμού, αριθμός, σειρά, διεύθυνση, ΑΦΜ, σφραγίδα);
• το ίδιο το έντυπο κατασκευάζεται σε τυπογραφείο ή χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένα συστήματα που προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και αποθήκευση πληροφοριών για πέντε χρόνια.
• Ο αριθμός και η σειρά εγγράφου έχουν εκχωρηθεί.

Εάν ένας υπάλληλος παρουσίασε ένα έγγραφο που δεν πληροί τις εγκεκριμένες απαιτήσεις και η εταιρεία το αποδέχτηκε και το εκτέλεσε, σε περίπτωση αξιώσεων από φορολογικούς υπαλλήλους, ο οργανισμός θα μπορεί να υπερασπιστεί τα έξοδά του στο δικαστήριο.

Εάν το ξενοδοχείο διαθέτει εκδοτήριο εισιτηρίων

Συνήθως τα ξενοδοχεία διαθέτουν ταμειακές μηχανές. Στη συνέχεια, τα έγγραφα αναφοράς για διαμονή δεν συμπληρώνονται και στον εργαζόμενο εκδίδεται απόδειξη μετρητών. Είναι αυτός που μιλάει για το γεγονός της εγγραφής και της πληρωμής για ένα δωμάτιο ξενοδοχείου.

Η επιταγή μπορεί να συνοδεύεται από τιμολόγιο ή άλλο έγγραφο που παρέχει πληροφορίες σχετικά με την εγγραφή ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου.

Εάν σε έναν υπάλληλο εκδόθηκε απόδειξη και ένταλμα μετρητών αντί για επιταγή, σε μια τέτοια περίπτωση, ενδέχεται να υπάρξουν προβλήματα από την πλευρά των φοροτεχνικών κατά τη σύνταξη εκθέσεων. Φυσικά, η εταιρεία μπορεί να υπερασπιστεί τα συμφέροντά της στο δικαστήριο, αλλά αυτή η διαδικασία δεν είναι πολύ απλή.

Οι αποδείξεις για PKO παρέχονται επίσης ως έγγραφα αναφοράς για διαμονή σε ξενοδοχείο. Γίνονται επίσης αποδεκτές και συνήθως δεν προκαλούν περιττές ερωτήσεις. Οι αποδείξεις θεωρούνται επίσημα έγγραφα που πιστοποιούν την αποδοχή χρημάτων από τη διεύθυνση του ξενοδοχείου.

Σε περίπτωση που λείπουν έγγραφα

Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου ένας υπάλληλος δεν παρέχει ούτε ένα έγγραφο. Στη συνέχεια ο λογιστής ζητά από το ξενοδοχείο πιστοποιητικό κατοικίας συγκεκριμένου ατόμου. Και η ίδια η εταιρεία θα πρέπει να έχει πληροφορίες σχετικά με την περίοδο ταξιδιού αυτού του υπαλλήλου.

Τέτοιες αποχρώσεις μπορεί να οδηγήσουν σε διαφωνίες με φορολογικούς υπαλλήλους, οι οποίες συνήθως επιλύονται στο δικαστήριο υπέρ του οργανισμού.

Οι καταστάσεις μη παροχής εγγράφων μπορεί να εξηγηθούν από το γεγονός ότι ο υπάλληλος δεν έμενε σε ξενοδοχείο, αλλά σε ενοικιαζόμενο διαμέρισμα. Σε αυτή την περίπτωση, η εταιρεία πληρώνει το κόστος ενοικίασης κατοικίας, ο εργαζόμενος δεν επιβαρύνεται με έξοδα, πράγμα που σημαίνει ότι δεν του αποζημιώνονται.

Συχνά, οι λογιστές θέτουν το ερώτημα - πώς να λάβουν υπόψη το κόστος για τη φορολογία; Μια εταιρεία μπορεί να αναφέρει, κατά τη φορολόγηση των κερδών της, τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν για την ενοικίαση μιας κατοικίας, αλλά μόνο για την περίοδο που ο υπάλληλος της διέμενε πραγματικά σε αυτήν. Τα έξοδα σε όλες τις υπόλοιπες περιόδους θα θεωρούνται ως μη εύλογα έξοδα και δεν θα γίνονται δεκτά από τις φορολογικές αρχές.

Η προετοιμασία των εγγράφων αναφοράς είναι μια σημαντική και κρίσιμη στιγμή στις δραστηριότητες οποιουδήποτε οργανισμού. Κατά κανόνα, αυτό γίνεται από λογιστικό προσωπικό ή προϊσταμένους δομικών τμημάτων.επιχειρήσεις. Σε περίπτωση δυσκολίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες τρίτων εταιρειών.