Έννοια έργου: παραδείγματα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Σε κάθε επιχείρηση, το πιο σημαντικό πράγμα είναι να ξεκινήσετε σωστά. Αυτή η δήλωση είναι αρκετά αληθινή για τη δημοφιλή πλέον διαχείριση έργων. Πού να ξεκινήσετε το έργο; Τι είναι η έννοια του έργου; Παραδείγματα και μια θεωρητική βάση για την απάντηση αυτών των ερωτήσεων προτείνεται να εξεταστούν σε αυτό το άρθρο.

Κύκλος ζωής έργου και προϊόντος

Η διαχείριση οποιουδήποτε έργου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τα στάδια του κύκλου ζωής του.

Περνώντας ορισμένες φάσεις της ανάπτυξής του, το έργο τροποποιείται και απαιτεί νέες μορφές ελέγχου και διαχείρισης. Πρέπει να σημειωθεί ότι ο κύκλος ζωής ενός έργου δεν συμπίπτει με τον κύκλο ζωής ενός προϊόντος που δημιουργείται στη διαδικασία ή ως αποτέλεσμα της υλοποίησής του. Το προϊόν ξεκινά την ύπαρξή του από τη στιγμή της δημιουργίας όλων των μερών του και του συνδυασμού τους σε ένα ενιαίο αντικείμενο που μπορεί να υλοποιηθεί ή να χρησιμοποιηθεί προς όφελος του ιδιοκτήτη. Με αυτό, το προϊόν μπορεί να δημιουργηθεί:

• ως αποτέλεσμα του έργου (αν είναι ένας από τους στόχους του);
• στη διαδικασία υλοποίησής του (εάν το προϊόν είναι ένα από τα στάδια για την επίτευξη οποιουδήποτε από τους στόχους του);
• πριν από την έναρξη (αν η ύπαρξή του αποτελεί προϋπόθεση για την υλοποίηση του έργου);
• μετά την ολοκλήρωση (αν δεν είναι ο στόχος).

Έτσι, οι «γραμμές ζωής» του έργου και του προϊόντος μπορεί να τέμνονται ή να μην τέμνονται καθόλου, αλλά πάντα εξαρτώνται το ένα από το άλλο.

Φάσεις κύκλου ζωής έργου

Τα κύρια στάδια θεωρούνται ότι είναι:

1. Μύηση.
2. Ανάπτυξη.
3. Εφαρμογή.
4. Τέλος.

Αλλά αυτή δεν είναι η μόνη διαίρεση. Ως μέρος της οικονομικής αξιολόγησης των έργων, χρησιμοποιείται συχνότερα ο κύκλος ζωής του έργου τριών σταδίων:

1. Στάδιο προεπένδυσης (αιτιολόγηση των επενδύσεων).
2. Στάδιο επένδυσης (χρηματοδότηση).
3. Μετά την επένδυση (αξιολόγηση της οικονομικής απόδοσης του έργου).

Υπάρχουν πιο λεπτομερείς και όχι τόσο συνεπείς δομές κύκλου ζωής του έργου που χρησιμοποιούν οι διαχειριστές ανάλογα με την κλίμακα της ιδέας, την οργανωτική δομή της διοίκησης στην εταιρεία και τον κλάδο της οικονομικής δραστηριότητας. Με τον ένα ή τον άλλο τρόπο, το θέμα της προσοχής μας είναι η αρχή - η φάση έναρξης ή, με άλλα λόγια, η ιδέα του έργου.

Τι είναι η μύηση;

Η έναρξη, ή η ανάπτυξη μιας ιδέας έργου, περιλαμβάνει μια ολόκληρη σειρά διαδικασιών, η οποία τελικά καθορίζεται από τον διαχειριστή, με βάση διάφορους εξωτερικούς και εσωτερικούς παράγοντες. Ωστόσο, αξίζει να δώσουμε μια γενική λίστα ερωτήσεων που πρέπει να απαντηθούν σε αυτό το στάδιο:

1. Ποιες είναι οι προϋποθέσεις για την υλοποίηση του συγκεκριμένου έργου;
2. Που επιβεβαιώνει την ανάγκη για αυτόυλοποίηση;
3. Ποιο είναι το εξωτερικό περιβάλλον της ιδέας;
4. Ποιοι είναι οι κύριοι στόχοι;
5. Πόσο τεχνικά εφικτή είναι η ιδέα;
6. Ποιες είναι οι συγκεντρωτικές οικονομικές συνθήκες για την υλοποίηση της ιδέας;
7. Υπάρχει σαφής κατανόηση της ώρας έναρξης;

Το σχέδιο ιδέας του έργου περιλαμβάνει επίσης τις ακόλουθες κύριες δραστηριότητες:

1. Προσδιορισμός του κύριου τρόπου υλοποίησης της ιδέας.
2. Ανάθεση υπευθύνου υλοποίησης.
3. Καθορισμός του μεγέθους και της σύνθεσης της ομάδας έργου.
4. Διόρθωση των προσδοκιών των ενδιαφερόμενων μερών.
5. Σχηματισμός μιας διευρυμένης λίστας διεργασιών.
6. Αναβαθμισμένη ανάλυση των πόρων που απαιτούνται για την επίτευξη καθορισμένων στόχων.
7. Ανάλυση κινδύνου και υποθέσεων.
8. Καθορίστε ένα συνολικό σχέδιο διαχείρισης έργου.
9. Εξουσιοδότηση (κυκλοφορία).

Η ιδέα του έργου καταλήγει τελικά στην ανάπτυξη ενός χάρτη που περιλαμβάνει όλα τα ζητήματα και τα προβλήματα που περιγράφονται παραπάνω. Η ακρίβεια των αριθμών που υποδεικνύονται σε ένα τέτοιο έγγραφο συχνά δεν υπερβαίνει το 25%, ωστόσο, είναι απαραίτητα για την αρχική έναρξη των εργασιών στο έργο.

Ανάπτυξη χάρτη

Η διαμόρφωση της έννοιας του έργου είναι αδύνατη χωρίς τη διαδικασία ανάπτυξης ενός εγγράφου που να δηλώνει την ύπαρξή του και να περιέχει, εκτός από τις αρχικές απαιτήσεις και στόχους, την εξουσία του διαχειριστή και το ποσό των διατεθέντων πόρων.

Ο χάρτης του έργου είναι σαφώς δομημένος και πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες κύριες ενότητες:

1. Λίστα σημαντικών αλλαγών.

2. Φύλλο έγκρισης.

3. Γενικόςπεριγραφικό μέρος:

• goals;
• δικαιολόγηση σκοπιμότητας;
• προγραμματισμένα αποτελέσματα;
• προϊόν έκβασης ή τελικός στόχος;
• κύρια στάδια υλοποίησης;
• ενδιαφερόμενα μέρη του έργου και οι προσδοκίες τους;
• κίνδυνοι, υποθέσεις, περιορισμοί;
• σχήμα ελέγχου διαδικασίας και εντολές.

4. Βασικές αρχές εργασίας.

5. Σχετικά έγγραφα.

Κατά τη σύνταξη ενός τέτοιου εγγράφου, κατά κανόνα, χρησιμοποιούν τη μέθοδο των αξιολογήσεων εμπειρογνωμόνων, τον κύριο ρόλο στην οποία διαδραματίζουν τα προσόντα του διαχειριστή έργου.

Ταυτοποίηση ενδιαφερόμενων μερών

Η δημιουργία της ιδέας του έργου επηρεάζεται σημαντικά από άτομα που έχουν άμεσο ενδιαφέρον για το αποτέλεσμα. Ο καθορισμός του κύκλου τέτοιων προσώπων είναι απαραίτητος για την αξιολόγηση των παραγόντων που επηρεάζουν το έργο. Ως μέρος αυτού του σταδίου, οι στόχοι συμφωνούνται με βασικούς δικαιούχους, καθορίζονται οι ρόλοι των άμεσων και έμμεσων ενδιαφερομένων, αξιολογούνται οι κίνδυνοι και οι αβεβαιότητες που συνδέονται με την αναπόφευκτη σύγκρουση συμφερόντων και αναπτύσσεται μια φόρμα για την ενημέρωση αυτών των ατόμων σχετικά με την πρόοδο. της ιδέας.

Όλες οι πληροφορίες σχετικά με τον κύκλο των προσώπων που προσδιορίζονται με αυτόν τον τρόπο αποθηκεύονται στο μητρώο ενδιαφερομένων. Αυτό το μητρώο είναι διαθέσιμο στον διαχειριστή έργου και χρησιμοποιείται από αυτόν για τη διαχείριση των ζωνών και του βαθμού επιρροής στις επιχειρηματικές διαδικασίες και την ομάδα.

Δήλωση έννοιας

Πριν από την έγκριση, η ιδέα ελέγχεται προσεκτικά και προσαρμόζεται για όλα τα στοιχεία τηςδιακλαδισμένη δομή: όγκοι χρηματοδότησης, μέθοδοι υλοποίησης, παράγοντες που επηρεάζουν, κίνδυνοι κ.λπ. Η ιδέα του έργου εγκρίνεται μόνο αφού έχει συμφωνηθεί από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των αρχών και των δημοτικών δομών.

Εφαρμογή της έννοιας

Η ιδέα της ανάπτυξης του έργου υλοποιείται μέσω της υλοποίησης του σχεδίου, το οποίο επίσης καθορίζεται σε αυτό. Κατά την υλοποίηση των ιδεών, συμβαίνουν διάφορες αλλαγές, που καταγράφονται και εγκρίνονται από τη διοίκηση, οι οποίες επηρεάζουν το τελικό αποτέλεσμα. Η παρακολούθηση αυτών των αλλαγών και ο ποιοτικός έλεγχος είναι ίσως οι πιο σημαντικές διαδικασίες διαχείρισης στη φάση υλοποίησης της ιδέας.

Παράδειγμα 1. Έννοια κατασκευαστικού έργου

Η ανάπτυξη της ιδέας ενός κατασκευαστικού έργου περιλαμβάνει απαραίτητα:

• ανάλυση γης;
• περιορισμοί ανάπτυξης;
• τρέχουσα κατάσταση της επικράτειας;
• αξιολόγηση των δυνατοτήτων ανάπτυξής του;
• ανάλυση της αγοράς ακινήτων (η χωρητικότητά της, η κατάτμησή της);
• προσδιορισμός πιθανών ανταγωνιστών;
• αξιολόγηση δυναμικής, όγκοι ζήτησης;
• προσδιορισμός πιθανών αγοραστών.

Η ιδιαιτερότητα του κατασκευαστικού έργου μπορεί να θεωρηθεί η μεταβλητότητα της χρήσης της διαθέσιμης γης. Η εκτίμηση του προγραμματιστή εδώ έρχεται στο προσκήνιο στη διαμόρφωση του concept. Για να γίνει η σωστή επιλογή, χρησιμοποιούνται ανάλυση SWAT, μοντελοποίηση πολλαπλών μεταβλητών και άλλα εργαλεία.

Μετά την επίλυση αυτών των εργασιών προτεραιότητας, συντάσσεται χάρτης έργου, ο οποίος εκτός από τα παραπάνωενότητες, πρέπει να περιέχει:

• έννοια ανάπτυξης (κύρια χαρακτηριστικά της τοποθεσίας, υποδομή μεταφορών, γενικό σχέδιο, συστάσεις για αρχιτεκτονικές και σχεδιαστικές λύσεις και οικοδομικά υλικά και τα βασικά στοιχεία του εξωραϊσμού);
• έννοια μάρκετινγκ (στρατηγική τιμολόγησης, κατά προσέγγιση χρονοδιάγραμμα πωλήσεων/ενοικιάσεων, στρατηγική προώθησης);
• χρηματοοικονομικό σχήμα (επενδυτικές ανάγκες, πρόβλεψη κερδών, κατά προσέγγιση πρόγραμμα ταμειακών ροών).

Παράδειγμα 2. Η έννοια της εφαρμογής ενός συστήματος αυτοματισμού

Η ανάπτυξη μιας ιδέας έργου για την εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος πωλήσεων για ένα βιβλιοπωλείο θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες συγκεκριμένες ενότητες:

• Αξιολόγηση της διαδικτυακής αγοράς βιβλίων ως προς τον όγκο και την αξία πωλήσεων.
• Προσδιορισμός του κόστους διατήρησης ενός ηλεκτρονικού καταστήματος.
• Προσδιορίστε πρόσθετες ανάγκες της αγοράς για ένα υπάρχον βιβλιοπωλείο.

Η ιδέα ενός τέτοιου εκσυγχρονισμού του καταστήματος θα έχει πολλούς στόχους: τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού καταστήματος, τη διασφάλιση της απόδοσής του και την επίτευξη συγκεκριμένου επιπέδου παραγγελιών μέσω ενός νέου διαδικτυακού πόρου.

Τέτοιοι στόχοι μπορούν να επιτευχθούν με τη διαδοχική επίλυση των παρακάτω εργασιών:

• ανάπτυξη όρων αναφοράς;
• εκτέλεση εργασιών για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού καταστήματος;
• ανάπτυξη ενός συστήματος για την παράδοση βιβλίων από τον εκδότη στους αγοραστές·
• advertising;
• σύναψη συμβάσεων με διαδικτυακά συστήματαπληρωμή.

Παράδειγμα 3. Η έννοια του εκσυγχρονισμού της παραγωγής

Η ιδέα ενός έργου για την εισαγωγή μιας νέας τεχνολογίας σε έναν υπάρχοντα κύκλο παραγωγής αναπτύσσεται πάντα λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης και τις συνθήκες λειτουργίας της. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στα ακόλουθα βήματα:

• Εντοπισμός «ευάλωτων κρίκων» στην αλυσίδα παραγωγής (η εισαγωγή νέας τεχνολογίας θα πρέπει είτε να αντικαταστήσει προβληματικές περιοχές είτε να μην προκαλέσει την αποτυχία τους λόγω παραβίασης της ακεραιότητας του κύκλου εργασίας).
• Ανάπτυξη συστήματος για τη σταδιακή εισαγωγή νέας τεχνολογίας (το σχέδιο για τη συμπερίληψη ενός νέου κρίκου στην παραγωγική διαδικασία είναι το πιο σημαντικό στοιχείο στην υλοποίηση του έργου εκσυγχρονισμού, καθώς η ανισορροπία στις ενέργειες της ομάδας και οι εργαζόμενοι στην παραγωγή μπορούν να ακυρώσουν όλα τα κεφάλαια που δαπανήθηκαν για τον επανεξοπλισμό).
• Αξιολόγηση των δυνατοτήτων των εργαζομένων της επιχείρησης για διαχείριση και εξυπηρέτηση νέου εξοπλισμού.

Μεταξύ των στόχων ενός τέτοιου έργου, κατά κανόνα, αναφέρονται και τα χαρακτηριστικά των ενημερωμένων προϊόντων ως προς τον όγκο και την ταχύτητα κυκλοφορίας.

Δεδομένων των ανωτέρω, καθίσταται σαφές ότι η έννοια του έργου περιλαμβάνει τις κύριες διατάξεις σχετικά με το περιεχόμενό του, τα οικονομικά οφέλη, τη σκοπιμότητα και τις συνέπειες. Από αυτή την άποψη, οι εννοιολογικές διατάξεις των νέων ιδεών που είναι απαραίτητες για την ανάπτυξη ή την έναρξη μιας νέας επιχείρησης πρέπει να δομηθούν, να αξιολογηθούν και να συμφωνηθούν πριν προχωρήσουμε σε πραγματικές αλλαγές και οικονομικές ενέσεις.