Ποια είναι η δομή του έργου; Οργανωτική δομή του έργου. Οργανωτικές δομές διαχείρισης έργου

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η δομή του έργου χρησιμοποιείται για να καθορίσει το τελικό αποτέλεσμα που πρέπει να επιτευχθεί και να το συσχετίσει με τους απαιτούμενους πόρους, δραστηριότητες, εργασία και εξοπλισμό. Η δομή σας επιτρέπει επίσης να συνδέσετε τα στοιχεία όχι μόνο με το προϊόν ή το προϊόν που θα προκύψει στο τέλος, αλλά και μεταξύ τους. Η διαμόρφωση του έργου θα πρέπει να ξεκινήσει με αυτό που συμβαίνει στο τέλος. Στη συνέχεια ακολουθεί η κύρια διάσπαση σε μπλοκ, τα οποία συνεχίζουν να συνθλίβονται και να αυξάνονται σε αριθμό μέχρι να ληφθεί υπόψη η παραμικρή λεπτομέρεια που απαιτείται στην παραγωγή. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει επίσης τη δημιουργία όχι μόνο κάθετων, αλλά και οριζόντιων συνδέσεων μεταξύ των στοιχείων, εάν τέτοιες ενέργειες είναι απαραίτητες.

Τι είναι η δομή του έργου;

Η δραστηριότητα οποιασδήποτε εταιρείας στον κόσμο ξεκινά με την ανάπτυξη ενός κοινού σχεδίου δράσης. Για παράδειγμα, μια εταιρεία έχει παραγγελία για την προμήθεια ζυμαρικών. Τώρα η διοίκηση, τα εξειδικευμένα τμήματα, οι αναλυτές και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη καταρτίζουν ένα σχέδιο, το οποίο είναι η δομή ανάπτυξης του έργου. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να καθορίσετε από πού να προμηθευτείτε τις πρώτες ύλες και πού να τις επεξεργαστείτε στο επιθυμητόπολιτείες. Αυτά είναι δύο τετράγωνα. Κάθε ένα από αυτά μπορεί να αναπτυχθεί περαιτέρω. Το ζήτημα των πρώτων υλών μπορεί να χωριστεί σε αναζήτηση προμηθευτή, μεταφορά για μεταφορά και ποιοτικό έλεγχο. Η επεξεργασία των πρώτων υλών, με τη σειρά της, είναι επίσης μοιρασμένη. Είναι απαραίτητο να αποφασίσετε ποιο δωμάτιο θα χρησιμοποιήσετε, πού θα βρείτε εξοπλισμό, ειδικούς, εγκαταστάτες και πώς να ξεκινήσετε τον κύκλο παραγωγής. Αυτό είναι μόνο το απλούστερο παράδειγμα, γιατί τα μπλοκ θα συνεχίσουν να χωρίζονται μέχρι να μην μείνουν ερωτήσεις. Έτσι οι κύριες δομές του έργου βοηθούν στην επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος σε ένα δεδομένο χρονικό πλαίσιο. Όταν κάθε εκτελεστής κατανοήσει με ακρίβεια τις λειτουργίες και τις ενέργειές του, συνειδητοποιήσει γιατί εκτελείται κάθε συγκεκριμένο στοιχείο και ποιο θα πρέπει να είναι το τελικό αποτέλεσμα, μόνο τότε θα επιτευχθεί η μέγιστη αποτελεσματικότητα της επιχείρησης.

Επισημασμένη δομή

Η απλούστερη οργανωτική δομή ενός έργου περιγράφεται παραπάνω. Αλλά αυτό είναι μόνο η αρχή. Υπάρχει ένα τέτοιο πράγμα όπως μια ειδική δομή, η οποία αναφέρεται τόσο στη διαδικασία οργάνωσης μιας εταιρείας στο σύνολό της, όσο και απευθείας σε ένα συγκεκριμένο έργο. Υπάρχει μια συγκεκριμένη εταιρεία στην οποία υπάρχει σαφής διαχωρισμός σε λειτουργίες, χαρακτηριστικά, κύκλους παραγωγής και αναζήτηση εργαζομένων. Για να λειτουργήσει όμως όλος ο μηχανισμός, η διοίκηση πρέπει πρώτα να βρει ένα κατάλληλο έργο που θα φέρει κέρδος. Αυτό γίνεται από μια εντελώς διαφορετική εταιρεία, η οποία έχει τη δική της δομή. Αυτός είναι ο συγκεκριμένος τύπος οργάνωσης. Για παράδειγμα, μια εταιρεία δραστηριοποιείται στην παραγωγή μεταλλικών προϊόντων. Το σύστημα έχει επεξεργαστεί, αλλά δεν είναι ξεκάθαρο τι θα συμβείκερδοφόρα να πωληθούν και ποια προϊόντα θα οδηγήσουν σε απώλειες. Για να γίνει αυτό, προσλαμβάνεται μια άλλη εταιρεία ανάλυσης, η οποία μελετά την αγορά και εκδίδει τις συστάσεις της. Με βάση αυτά μπαίνει σε δράση όλος ο μηχανισμός λειτουργίας της πρώτης εταιρείας.

Διπλός τύπος

Αυτός είναι ο δεύτερος τύπος που μπορεί να δεχτεί το πλαίσιο διαχείρισης έργου. Υπονοεί την παρουσία δύο εταιρειών, καθεμία από τις οποίες εκτελεί το μέρος της εργασίας της. Στη συνέχεια, αυτά τα στοιχεία συνδυάζονται και προκύπτει το τελικό προϊόν. Το ίδιο ισχύει άμεσα για έργα εντός της ίδιας εταιρείας. Πάρτε, για παράδειγμα, μια εταιρεία που αναπτύσσει παιχνίδια στον υπολογιστή. Ένα από τα τμήματα του είναι υπεύθυνο για τη δημιουργία γραφικών και το δεύτερο - για την ιστορία. Μόνο όταν και τα δύο εξαρτήματα είναι έτοιμα και συνδέονται μεταξύ τους, θα εμφανιστεί το τελικό προϊόν. Συνήθως αυτό γίνεται από άλλο τμήμα (ή εταιρεία), το οποίο παρέχει αλληλεπίδραση μεταξύ διαφορετικών δομών και ρυθμίζει τις δραστηριότητές τους.

Πολύπλοκο σχέδιο

Αυτή η δομή του έργου διακρίνεται από την παρουσία πολλών τμημάτων (ή επιχειρήσεων) ταυτόχρονα, καθένα από τα οποία έχει τον δικό του τομέα ευθύνης. Στο παράδειγμα του ίδιου παιχνιδιού υπολογιστή, ολόκληρο το σύστημα μπορεί να μοιάζει κάπως έτσι: υπάρχει μια διοίκηση που έχει λάβει μια σθεναρή απόφαση να ξεκινήσει τη δημιουργία ενός προϊόντος. Στη συνέχεια, υπάρχουν πολλά τμήματα, καθένα από τα οποία πρέπει να παρέχει ένα μέρος του συνολικού προϊόντος. Μπορεί να μην έχουν δικούς τους ειδικούς, γι' αυτό πρέπει να προσλαμβάνουν άτομα από έξω. Αυτοί, με τη σειρά τους, μπορούν να κάνουν τη δουλειά μόνοι τους ήεμπιστευτείτε σε κάποιον άλλον. Δηλαδή, η βάση της εταιρείας είναι κυριολεκτικά μερικά μπλοκ ή τμήματα. Τα υπόλοιπα γίνονται από τρίτους. Αλλά το τελικό αποτέλεσμα έχει ήδη συλλεχθεί από τους υπαλλήλους της κύριας εταιρείας.

Λειτουργική δομή

Παραπάνω, μιλήσαμε περισσότερο για τη διαδικασία οργάνωσης της εργασίας μιας επιχείρησης, αν και αυτό σχετίζεται άμεσα με τη διαχείριση έργου. Αλλά η λειτουργική δομή, η οποία είναι η πιο κοινή και δημοφιλής στην πορεία, είναι ήδη μια άμεση αναφορά σε έργα. Η γενική του αρχή διατυπώθηκε από τον Max Weber τον 20ο αιώνα. Δεν έχουν αλλάξει πολλά από τότε. Τέτοιες οργανωτικές δομές διαχείρισης έργων διακρίνονται από την παρουσία μιας αυστηρής ιεραρχίας υποταγής, κατανομής εξουσιών, εργασίας και λειτουργιών. Εφαρμόζεται ενεργά η τυποποίηση όλων των ενεργειών που εκτελούνται και ο σαφής συντονισμός της όλης διαδικασίας. Δεν υπάρχει καμία δέσμευση της προσωπικότητας αυτού ή του άλλου υπαλλήλου με τις λειτουργίες του, γεγονός που καθιστά εύκολη και απλή την αντικατάστασή τους μεταξύ τους. Τα κύρια θετικά χαρακτηριστικά αυτής της δομής είναι η ικανότητα τόνωσης της εξειδίκευσης, η μείωση του συνολικού αριθμού ενεργειών και η σημαντική εξοικονόμηση πόρων. Ταυτόχρονα, υπάρχουν σημαντικές ελλείψεις. Έτσι, υπάρχει μια απομόνωση διαφορετικών τμημάτων, ο αριθμός των συγκρούσεων στην ομάδα αυξάνεται, η συνολική αποτελεσματικότητα ολόκληρου του κύκλου παραγωγής μειώνεται και οι συνδέσεις μεταξύ οριζόντιων τμημάτων γίνονται σταδιακά πιο περίπλοκες, κάτι που έπρεπε να αποφευχθεί. Βασικά όλα αυτά οφείλονται στην ανικανότητα της διοικητικής ομάδας. Αυτή η δομή απαιτεί ένα ελάχιστο από έναν απλό εργάτη, αλλά απόαρχηγοί - μέγιστο. Απαιτείται να ανταποκρίνονται στα μικρότερα στοιχεία εγκαίρως και να διασφαλίζουν πολύ σαφή αλληλεπίδραση μεταξύ ομάδων που βρίσκονται σε οριζόντια θέση.

Λειτουργίες διαμεσολαβητών

Δεδομένου ότι ο Max Weber ήταν Γερμανός, δεν προκαλεί έκπληξη το γεγονός ότι ένα τέτοιο σύστημα μπορεί να λειτουργήσει αρκετά αποτελεσματικά για αυτούς. Σε συνθήκες ήπιας ή σοβαρής διαταραχής της ηγεσίας στις εγχώριες επιχειρήσεις χρειάζονται συνδετικοί κρίκοι. Στην πραγματικότητα, επικαλύπτουν τις λειτουργίες των προϊσταμένων, χωρίς να έχουν δικαιώματα διαχείρισης, αλλά να έχουν εκτεταμένες δυνατότητες ελέγχου. Ως αποτέλεσμα, η δομή εργασίας του έργου έχει αποκτήσει μια τέτοια έννοια ως μεσάζοντες. Πρόκειται για ειδικά άτομα (ή ολόκληρα τμήματα) που ρυθμίζουν την αλληλεπίδραση μεταξύ οριζόντιων ομάδων. Τελικά, τέτοιοι συντονιστές δίνουν το τελικό αποτέλεσμα στην ανώτερη διοίκηση ταυτόχρονα με τους άμεσους διευθυντές, των οποίων η λειτουργία περιορίζεται στη μεταφορά των εντολών και τη γενική ηγεσία. Αν προσπαθήσουν να εμβαθύνουν απευθείας στο έργο και να εξασφαλίσουν την αλληλεπίδραση μεμονωμένων ομάδων, η κατάσταση συνήθως χειροτερεύει.

Δομή μήτρας

Αυτή είναι η επόμενη φόρμα που εμφανίζεται καθώς αυξάνεται ο αριθμός των διαμεσολαβητών. Αυτή η δομή επιχειρηματικού έργου ονομάζεται matrix. Το κύριο πρόβλημα εδώ έγκειται ακριβώς στο γεγονός ότι οι ίδιοι συντονιστές λαμβάνουν πολύ περισσότερες ευκαιρίες διαχείρισης και, όσον αφορά τα καθήκοντά τους, βρίσκονται πιο κοντά στους επικεφαλής των τμημάτων. Είναι πολύ δύσκολο να διακρίνει κανείς καθαρά τιμπορεί να υποδεικνύει έναν ηγέτη, και τι - άλλο. Για απλότητα, χωρίζονται σε επικεφαλής έργου και λειτουργικούς. Τα πρώτα παρέχουν ένα κοινό σύστημα αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων. Είναι υποχρεωμένοι να μεταφέρουν ξεκάθαρα και ξεκάθαρα την όλη ιδέα στους υφισταμένους, καθώς και να κατανοούν τις ιδιαιτερότητες της εργασίας των μονάδων. Πρέπει να δημιουργήσουν επικοινωνία μεταξύ διαφορετικών υπαλλήλων και να λαμβάνουν υπόψη τις ιδιοτροπίες, τις επιθυμίες και τα αιτήματά τους. Επίσης, αυτά τα αφεντικά ευθύνονται για πιθανές απρόβλεπτες καταστάσεις και την απουσία συγκρούσεων. Οι λειτουργικοί διευθυντές, με τη σειρά τους, διασφαλίζουν τη διαθεσιμότητα των απαιτούμενων πόρων, ορίζουν τον χρόνο και τον τόπο εργασίας, είναι υπεύθυνοι για την ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων, καθώς και τη συμμόρφωσή τους με τις αναφερόμενες απαιτήσεις. Είναι αυτοί οι άνθρωποι που είναι υποχρεωμένοι να προσαρμοστούν πολύ γρήγορα σε διαφορετικές συνθήκες, συμπεριλαμβανομένων των πιο δυσμενών για την εργασία. Πρέπει να βρουν διέξοδο από δύσκολες καταστάσεις και να εξασφαλίσουν την παραγωγή προϊόντων της δηλωμένης ποιότητας έγκαιρα.

Τύπος σχεδίου

Αυτή η δομή έργου είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για εκείνους τους τύπους επιχειρήσεων των οποίων η συνολική δραστηριότητα συνδέεται με ένα ή περισσότερα έργα. Σε αυτή την περίπτωση, καθένα από αυτά έχει όλα τα απαραίτητα για να εκτελέσει τις λειτουργίες του. Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν πολλά λογιστικά τμήματα, οικονομικά τμήματα, γραφεία σχεδιασμού και ούτω καθεξής για κάθε ένα από τα έργα ξεχωριστά. Τα υπόλοιπα τμήματα, που δεν περιλαμβάνονται σε καμία από τις ομάδες, παρέχουν αποκλειστικά βοηθητικές, αν και πολύ σημαντικές, λειτουργίες. Το τμήμα προσωπικού μπορεί να είναι ένα και να ανταποκρίνεται σε αιτήσεις από όλουςτμήματα. Τέτοια, για παράδειγμα, μπορεί να είναι η δομή ενός επενδυτικού σχεδίου. Είναι σύμφυτη με την ευθύνη του καθενός από τους εργαζομένους για το τελικό αποτέλεσμα, η πολύ ευέλικτη και αόριστη διαχείριση και η απουσία σαφώς ρυθμισμένων ενεργειών για κάθε εργαζόμενο. Τέτοιες δομές μπορούν να αλλάξουν το προφίλ τους πολύ γρήγορα, να ανταποκριθούν σε μη τυπικές καταστάσεις και να εκπληρώσουν παραγγελίες στο συντομότερο δυνατό χρόνο.

Διαχωρισμός και χαρακτηριστικά

Όλες οι οργανωτικές δομές διαχείρισης έργου μπορούν να χωριστούν υπό όρους σε δύο μεγάλες ομάδες - μηχανιστικές και οργανικές. Το πρώτο είναι ένα λειτουργικό σύστημα και το δεύτερο είναι ένα σύστημα μήτρας. Το σχέδιο περιλαμβάνεται και στις δύο κατηγορίες ταυτόχρονα, καθώς είναι πολύ ευέλικτο. Οι μηχανιστικοί τύποι κατασκευών διακρίνονται από μια σαφή κατακόρυφη δύναμη, αυστηρά ρυθμιζόμενες λειτουργίες και ενέργειες των εργαζομένων κ.λπ. Τα βιολογικά, αντίθετα, είναι πολύ απλά, ευέλικτα και δεν έχουν τη δυνατότητα να υποδείξουν ξεκάθαρα σε κάθε εργαζόμενο τι και πώς να κάνει. Και οι δύο επιλογές ισχύουν. Το πρώτο είναι το καταλληλότερο για την παραγωγή συγκεκριμένων προϊόντων. Για παράδειγμα, ένα αυτοκίνητο. Όταν κάθε εργαζόμενος εκτελεί μόνο τις δικές του λειτουργίες, τίποτα δεν θα του αποσπάσει την προσοχή. Αλλά για πιο δημιουργικά έργα, είναι πιο κερδοφόρο να χρησιμοποιείτε μια δομή μήτρας, καθώς μερικές φορές είναι η «μη φυσιολογική» αλληλεπίδραση μεταξύ των εργαζομένων που δίνει το μέγιστο αποτέλεσμα με το χαμηλότερο κόστος.

Δημιουργία

Η δομή του σχεδίου έργου είναι δύσκολο να καταρτιστεί, επειδή ολόκληρη η επόμενη διαδικασία παραγωγής εξαρτάται από αυτό. Πρακτικάείναι αδύνατο στο αρχικό στάδιο να τεθούν ακριβείς εργασίες και να προσδιοριστούν συγκεκριμένες ενέργειες. Πρώτα πρέπει να επιλέξετε το σχήμα της ίδιας της δομής. Θα πρέπει να αντιστοιχεί στις ιδιαιτερότητες της αλληλεπίδρασης μεταξύ όλων των μερών του έργου, να ταιριάζει με το περιεχόμενό του και να λειτουργεί με επιτυχία στο υπάρχον εξωτερικό περιβάλλον. Η δομή διαχείρισης έργου δημιουργείται συνήθως μία φορά σε μεγάλο χρονικό διάστημα, επομένως είναι καλύτερο να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο σε αυτήν και να έχετε το πιο αποτελεσματικό αποτέλεσμα παρά να την επαναλαμβάνετε συνεχώς στο εγγύς μέλλον. Το επόμενο στάδιο είναι ο λεπτομερής σχεδιασμός για την τρέχουσα κατάσταση. Στο τέλος, συλλέγεται μεθοδολογική, οργανωτική, αναφορά και άλλη χρήσιμη τεκμηρίωση για κάθε στάδιο, τμήμα ή ομάδα εργαζομένων. Αυτό περιλαμβάνει επίσης στελέχωση, περιγραφές θέσεων εργασίας, απαιτήσεις για διαθεσιμότητα ειδικών, καθώς και την εφαρμογή όλων αυτών εντός του συνολικού προϋπολογισμού του έργου.

Κατανομή ανά περιοχές ευθύνης

Όπως προαναφέρθηκε, η οργανωτική δομή του έργου βασίζεται στην ευθύνη όλων των κατηγοριών εργαζομένων. Είναι λογικό ότι όσο υψηλότερο είναι το προσωπικό συμφέρον ενός μεμονωμένου εργαζομένου, τόσο πιο αποτελεσματική θα είναι η συνολική διαδικασία. Είναι απαραίτητο να μεταδοθεί σε όλες τις ομάδες ατόμων που συμμετέχουν στο έργο τη σημασία των ενεργειών που εκτελούν και τον αντίκτυπο στο τελικό αποτέλεσμα. Φυσικά, δεν πρέπει να ξεχνάμε την ευθύνη. Είναι απαραίτητο να εξηγηθεί πόσο καταστροφικές θα είναι οι συνέπειες εάν ένας υπάλληλος αποτύχει να εκτελέσει τα καθήκοντά του. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ανταμοιβές για σωστή εργασία και ποινές για λάθη. Όλα αυτά πρέπει να τα γνωρίζουν όλοι, και τις ίδιες τις πληροφορίεςπρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο απλή και προσιτή. Για παράδειγμα, κάπου στην περιγραφή της θέσης θα γραφεί αόριστα ότι εάν ο κλειδαράς Sidorov δεν λειτουργήσει όπως θα έπρεπε, θα τιμωρηθεί. Είναι αναποτελεσματικό. Πρέπει να πούμε ευθέως ότι η λεπτομέρεια που φτιάχνει χρειάζεται για να πάει το αυτοκίνητο. Χωρίς αυτό, το έργο θα εκτροχιαστεί και η εταιρεία θα υποστεί ζημιά 1 εκατομμυρίου. Και μόνο αυτός θα φταίει. Αν όμως αυτός ο κλειδαράς κάνει έναν ακόμη ρόλο ταυτόχρονα, θα λάβει μπόνους στο μισό μισθό. Όλα είναι ξεκάθαρα, κατανοητά και προσιτά. Υπάρχει τιμωρία και ανταμοιβή.

Λεπτομέρειες

Στις περισσότερες περιπτώσεις, ειδικά όταν χρησιμοποιείται μια μηχανιστική δομή εργασίας έργου, απαιτείται η μέγιστη λεπτομέρεια οποιουδήποτε ζητήματος. Πρέπει να συνεχίσετε να διαιρείτε μπλοκ και στοιχεία έως ότου δεν υπάρχουν ακάλυπτα μέρη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτή η διαδικασία μπορεί να πραγματοποιηθεί ήδη όταν το έργο ξεκινά τις εργασίες του, το κύριο πράγμα είναι ότι αυτό δεν επηρεάζει τη συνολική αποτελεσματικότητα της εργασίας. Υπάρχουν όμως και τέτοιες επιχειρήσεις στις οποίες η ακριβής περιγραφή των ενεργειών και η μέγιστη λεπτομέρεια μπορούν μόνο να παρεμβαίνουν. Αυτό ισχύει συνήθως για δημιουργικές ομάδες. Για παράδειγμα, η κατάσταση με τη δημιουργία ενός παιχνιδιού υπολογιστή περιγράφηκε παραπάνω. Εάν δώσετε σαφείς εντολές σε όλους τους υπαλλήλους, το προϊόν θα δημιουργηθεί γρήγορα και με ελάχιστο κόστος. Ωστόσο, οι εξαιρετικές ιδέες ή τα καλά σχόλια από όλους τους συμμετέχοντες στο έργο θα αγνοηθούν, γεγονός που θα μπορούσε να μετατρέψει ένα μέτριο παιχνίδι σε ένα αριστούργημα που αξίζει πολλά βραβεία.

Αποτέλεσμα

Γενικά, η δομή του έργου πρέπει να μελετηθεί με όση λεπτομέρεια και ακρίβεια απαιτεί η τρέχουσα διαδικασία παραγωγής. Είναι αδύνατο να εφαρμοστούν ενιαία πρότυπα και παραδείγματα σε απολύτως όλες τις επιχειρήσεις χωρίς εξαίρεση. Πρέπει πάντα να λαμβάνετε υπόψη πολλά χαρακτηριστικά και παραμέτρους που μπορεί να μην είναι προφανείς στους περισσότερους υπαλλήλους στην αρχή ενός έργου, αλλά μπορεί να γίνουν σημαντικό πρόβλημα πιο κοντά στο τέλος του. Και το κύριο πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι η δομή του έργου δεν είναι ένα αυστηρά σταθερό σχήμα. Μπορεί και πρέπει συνεχώς να εκλεπτύνεται, να εκλεπτύνεται και να εμβαθύνει. Μόνο με αυτόν τον τρόπο θα είναι δυνατό να επιτευχθεί η υψηλότερη απόδοση στον ελάχιστο χρόνο και με μικρή δαπάνη πόρων.