Απογραφή σε δημοσιονομικό ίδρυμα: κανόνες και στάδια εφαρμογής

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Οποιαδήποτε επιχειρηματική δραστηριότητα σε μια επιχείρηση προϋποθέτει την παρουσία συγκεκριμένων αποταμιεύσεων στην κατοχή της. Αυτό περιλαμβάνει ενσώματα και άυλα περιουσιακά στοιχεία, πάγια στοιχεία ενεργητικού, τελικά προϊόντα ή αγαθά προς πώληση, νομισματικά περιουσιακά στοιχεία και άλλα ακίνητα. Όποια και αν είναι η εταιρεία -μεγάλη ή μικρή, βιομηχανική ή εμπορική, κρατική ή ιδιωτική- πρέπει απαραιτήτως να επανυπολογίσει τον κατάλογο των ακινήτων που υπάρχει σε αυτήν μέσω απογραφής. Στα δημοσιονομικά ιδρύματα, αυτή η διαδικασία διεξάγεται με ιδιαίτερη προσοχή.

Έννοια αποθέματος

Απόθεμα, με τον πρωταρχικό του ορισμό, σημαίνει τον επανυπολογισμό των ταμειακών θέσεων που καταγράφονται στο λογαριασμό της περιουσίας της επιχείρησης, με συγκεκριμένη σύγκρισηλήφθηκαν αποτελέσματα με τον προηγούμενο έλεγχο. Αυτή η λέξη αρχικά υποδηλώνει έναν οικείο όρο που ονομάζεται «απογραφή». Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί ότι η διαδικασία απογραφής σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα περιλαμβάνει μια ποσοτική μέτρηση όχι μόνο της οικονομικής περιουσίας ή των αντικειμένων απογραφής που εκχωρούνται σε οικονομικά υπεύθυνους, αλλά και της λίστας των κεφαλαίων που είναι αποθηκευμένα σε τραπεζικούς λογαριασμούς και σε μετρητά (στο χέρι), διακανονισμοί με οφειλέτες και πιστωτές, καθώς και χρηματοοικονομικές υποχρεώσεις. Ο κύριος σκοπός αυτής της εκδήλωσης είναι ο εντοπισμός πλεονασμάτων ή ελλείψεων που μπορεί να προκύψουν κατά την οικονομική δραστηριότητα, καθώς και η αναζήτηση πιθανών λαθών που έγιναν από εργαζόμενους σε διάφορους τομείς της οικονομικής λειτουργίας της επιχείρησης στο σύνολό της. Με βάση τα αποτελέσματα της απογραφής σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα, οι υπεύθυνοι για ελλείψεις υπόκεινται σε πειθαρχικές κυρώσεις με τη μορφή επίπληξης ή αφαίρεσης μπόνους, καθώς και αποζημίωσης για ζημίες.

Αξία για την επιχείρηση

Η διενέργεια τακτικών ελέγχων σε επιχειρήσεις που διατηρούνται σε βάρος των κρατικών πόρων αποτελεί αναπόσπαστη διαδικασία της οικονομικής τους δραστηριότητας. Η σημασία του αποθέματος στα δημοσιονομικά ιδρύματα οφείλεται στον κατάλογο των πιθανών καταστάσεων που υπόκεινται σε υποχρεωτικό έλεγχο από τη διοίκηση, και συγκεκριμένα:

• προϋποθέσεις για τη μεταβίβαση της περιουσίας μιας επιχείρησης προϋπολογισμού προς μίσθωση,
• προϋποθέσεις για την πώληση ή την εξαγορά ακινήτου προϋπολογισμού;
• παρακολούθηση της κατάστασης του περιουσιακού στοιχείου καιυποχρεώσεις δημόσιου ιδρύματος,
• αλλαγή υπευθύνου και μεταφορά υποθέσεων;
• παρουσία γεγονότων κλοπής, κατάχρησης εξουσίας και ζημιών σε τιμαλφή,
• καταστάσεις πυρκαγιών, φυσικών καταστροφών και άλλων καταστάσεων έκτακτης ανάγκης.

Τα πιο σημαντικά και βαρύτατα στοιχεία της περιουσίας ενός δημοσιονομικού ιδρύματος καταγράφονται απαραίτητα, ο κατάλογος των οποίων περιλαμβάνει:

• ταμειακό γραφείο επιχείρησης;
• drugs;
• πάγια στοιχεία;
• inventory;
• ταμείο βιβλιοθήκης;
• λίστα πολύτιμων μετάλλων και λίθων.

Κανόνες

Οι κανόνες για τη διενέργεια απογραφής σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα ρυθμίζονται από την ισχύουσα νομοθεσία. Μία από τις κύριες απαιτήσεις για την ορθή διεξαγωγή του ελέγχου της κρατικής περιουσίας είναι ο υποχρεωτικός σχηματισμός της σύνθεσης της επιτροπής. Μια εντολή απογραφής σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα καθορίζει συγκεκριμένα πρόσωπα που θα είναι μέλη αυτής της επιτροπής. Ο κύκλος των προσώπων που υποβάλλονται για επαλήθευση περιλαμβάνει μόνο υπαλλήλους του προσωπικού αυτής της επιχείρησης, αλλά όχι τρίτα μέρη με τη μορφή ειδικών εκτιμητών, υπαλλήλων κρατικών επιθεωρήσεων κ.λπ. Οι υποχρεωτικοί εκπρόσωποι της επιτροπής είναι ο προϊστάμενος και τακτικός λογιστής και προΐσταται από τον επικεφαλής και τον αναπληρωτή του. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα υλικά υπεύθυνα άτομα δεν μπορούν να είναι μέρος των επιθεωρητών. Εκτός από τα μέλη της ομάδας αξιολόγησης, εγκρίνεται ο διευθυντής του ιδρύματοςπαραγγείλετε συγκεκριμένες ημερομηνίες για την επιθεώρηση. Στο τέλος της απογραφής της περιουσίας σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα, διενεργείται ανάλυση των ελλείψεων και των πλεονασμάτων, εντοπίζονται οι ένοχοι, επιβάλλεται διοικητική κύρωση από τους ενόχους, εάν υπάρχουν.

Στάδια υλοποίησης

Όλη η εργασία για τον έλεγχο θέσεων σε μετρητά και μη σε μετρητά στην περιουσία ενός κρατικού ιδρύματος χωρίζεται σε διάφορα στάδια.

Το πρώτο στάδιο είναι η προετοιμασία. Μέχρι την έναρξη του ελέγχου, το λογιστήριο πρέπει να ολοκληρώσει την εργασία με όλα τα έγγραφα σχετικά με την παραλαβή και την έκδοση των υλικών περιουσιακών στοιχείων, καθώς και να κάνει τις απαραίτητες εγγραφές στον κατάλογο των αναλυτικών λογιστικών μητρώων, έχοντας προκαθορίσει τα υπόλοιπα την ημέρα ο έλεγχος.

Το δεύτερο στάδιο είναι η άμεση απογραφή σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα. Ετοιμάζονται σχετικά έντυπα για την εισαγωγή δεδομένων σχετικά με τα αποτελέσματα της επιθεώρησης, εισάγονται τα ονόματα των μελών της επιτροπής, καταμετρώνται συγκεκριμένα είδη που υπόκεινται σε απογραφή, ζυγίζονται, μετρώνται, μετά τα οποία οι χώροι που υπόκεινται σε επιθεώρηση σφραγίζονται για την αποφυγή πλαστογραφίας ή επακόλουθη κλοπή του αποθέματος.

Το τρίτο στάδιο είναι η καταχώρηση των αρχείων απογραφής. Τα έντυπα που ορίζονται ειδικά από την κείμενη νομοθεσία ρυθμίζουν τη συμπλήρωση των αποτελεσμάτων ελέγχου σε πάγια στοιχεία, άυλα περιουσιακά στοιχεία, άλλα άυλα περιουσιακά στοιχεία και αποθέματα, τη διαθεσιμότητα κεφαλαίων και τιμαλφών, καθώς και αυστηρά έντυπα αναφοράς, διακανονισμούς με οφειλέτες και πιστωτές. και ενσώματα περιουσιακά στοιχεία σε αποθήκευση.

Το τέταρτο στάδιο είναι η επαλήθευση των ολοκληρωμένων αποθεμάτων. Συνοψίζει τα αποτελέσματα της απογραφής των παγίων περιουσιακών στοιχείων σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα, τις υποχρεώσεις, τα περιουσιακά στοιχεία και τα μετρητά. Σε αυτό το στάδιο αποκαλύπτονται πλεονάσματα και ελλείψεις της περιουσίας της επιχείρησης.

Απόθεμα λειτουργικού συστήματος

Η απογραφή των παγίων περιουσιακών στοιχείων στα δημοσιονομικά ιδρύματα είναι ένας από τους τομείς υψηλότερης προτεραιότητας και ευθύνης στο έργο της επιτροπής ελέγχου. Εξάλλου, εδώ είναι απαραίτητο να αναλυθεί και να υπολογιστεί όχι μόνο η πραγματική παρουσία περιουσιακών στοιχείων στην επιχείρηση, αλλά και ο προσδιορισμός της φυσικής κατάστασης κάθε αντικειμένου που πρόκειται να επαληθευτεί. Αυτό απαιτεί την εμπειρία και ορισμένες δεξιότητες των μελών της επιτροπής που επιλέγονται από τον επικεφαλής, καθώς ο κατάλογος των παγίων περιουσιακών στοιχείων είναι συχνά πολύ μεγάλος: περιλαμβάνει πολλά αντικείμενα από ακίνητα μέχρι χαρτικά στυλό και μολύβια.

Η διαδικασία για τη διενέργεια ετήσιας απογραφής σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα για τα πάγια στοιχεία ενεργητικού, καθώς και για μια ιδιωτική μη προγραμματισμένη επιθεώρηση, περιλαμβάνει συγκεκριμένες αρχές για την ανάλυση του αντικειμένου της έρευνας. Ο σκοπός ενός τέτοιου ελέγχου είναι:

• επανυπολογισμός και καθορισμός της πραγματικής διαθεσιμότητας των παγίων στοιχείων,
• σύγκριση των ληφθέντων δεδομένων με τις λογιστικές πληροφορίες που εισήχθησαν νωρίτερα στο πρόγραμμα 1C;
• εντοπισμός αποκλίσεων και εντοπισμός ελλείψεων και πλεονασμάτων, εάν υπάρχουν;
• έλεγχος αντικειμένων που δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν;
• Προσδιορισμός ενσώματων παγίων που δεν πληρούν τα κριτήρια αναγνώρισης.

Τα αντικείμενατα οικόπεδα με τα κτίρια, τις κατασκευές, τα ακίνητά τους δεν υπόκεινται σε υποχρεωτική ετήσια επαλήθευση και ένα δημοσιονομικό ίδρυμα δεν υποχρεούται να πραγματοποιεί απογραφή τέτοιων κεφαλαίων ετησίως - αρκεί να τα ελέγχετε μία φορά κάθε τρία χρόνια.

Απόθεμα ολοκλήρωσης αγοράς

Ένα εξίσου σημαντικό σημείο στο έργο μιας κρατικής επιχείρησης είναι η επαλήθευση της ταμειακής μηχανής και των κεφαλαίων που αποθηκεύονται σε αυτήν. Ο σκοπός της απογραφής ταμειακής μηχανής σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα είναι ο έλεγχος της πραγματικής λογιστικής στην τρέχουσα τοποθεσία των συναλλαγών σε μετρητά, καθώς και η αναγνώριση της αντιστοιχίας των πληροφοριών σε ταμειακά έγγραφα με τα πραγματικά μετρητά. Σε ποιες περιπτώσεις όμως είναι υποχρεωτική η ταμειακή επιταγή; Προηγούνται οι ακόλουθες καταστάσεις:

• μεταβίβαση κρατικής ιδιοκτησίας προς ενοικίαση ή ιδιοκτησία του αγοραστή;
• παραμονή ετήσιων λογαριασμών;
• αλλαγή MOL;
• εντοπισμός σημαδιών κλοπής, κλοπής, ζημιάς σε περιουσία;
• ανωτέρα βία;
• φυσικές καταστροφές;
• ατυχήματα;
• έκτακτες καταστάσεις;
• εκκαθάριση ή αναδιοργάνωση μιας επιχείρησης.

Πριν από την επιταγή, όλες οι διαδικασίες για την κίνηση στο ταμείο διακόπτονται, ο ταμίας παρέχει στην προμήθεια ένα σύνολο από όλα τα PKO, ταμειακή μηχανή, αντίγραφα μετρητών. Ως οικονομικά υπεύθυνο άτομο, επιβεβαιώνει επίσης ότι έχει υποβάλει όλα τα ταμειακά έγγραφα στο λογιστήριο ή στα ίδια τα μέλη της επιτροπής και παρέχει επίσης πληροφορίες ότι όλα τα κεφάλαια που έχουν φτάσει έχουν πιστωθεί και αυτά που έχουν απομείνει έχουν πιστωθεί διαγράφηκαν. Στη συνέχεια έρχεται η άμεση διεξαγωγή τουεπαλήθευση, η οποία συνεπάγεται τον υποχρεωτικό επανυπολογισμό όλων των τραπεζογραμματίων μετρητών στο ταμείο με τη συγκεκριμένη ονομαστική τους αξία, και το ποσό που αποκαλύπτεται ως αποτέλεσμα του υπολογισμού συγκρίνεται με αυτό που υποδεικνύει ο ταμίας στο ταμείο και τα υπόλοιπα στο τέλος του περίοδος. Εάν η εταιρεία διαθέτει ταμειακές μηχανές, ο έλεγχος ξεκινά με τον έλεγχο των επιταγών και των ποσών που έχουν καταχωρηθεί σε αυτές με τα στοιχεία του προγράμματος. Δεν παρακάμπτουν την απουσία ορίου στο ταμείο - το ποσό στα υπόλοιπα δεν πρέπει να υπερβαίνει την οριακή του αξία. Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι οι κηλίδες, τα λάθη και οι διαγραφές στα ταμειακά έγγραφα είναι απαράδεκτα. Στο τέλος της απογραφής των μετρητών σε δύο αντίτυπα, η επιτροπή συντάσσει πράξη απογραφής. Ο ένας μεταφέρεται στο λογιστήριο, ο άλλος παραμένει στο ΜΟΤ στο πρόσωπο του ταμία.

Απογραφή υποχρεώσεων

Η απογραφή υποχρεώσεων σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα στοχεύει στη δημιουργία αξιόπιστων οικονομικών πληροφοριών σχετικά με την υποβολή εκθέσεων και τη λογιστική, στη διαδικασία των οποίων οι ειδικοί καθορίζουν την παρουσία και την κατάσταση των χρεών μιας κρατικής επιχείρησης. Ποια αντικείμενα ελέγχονται από την απογραφή υποχρεώσεων; Αυτά περιλαμβάνουν:

• αντικείμενα δανείων, δάνεια, δάνεια;
• ειδικοί φόροι και τέλη;
• στοιχεία κοινωνικής ασφάλισης;
• παράδοση αγαθών;
• εκτέλεση εργασιών και υπηρεσιών,
• επίπεδο μισθού.

Κατά τον έλεγχο, ο διευθυντής καθορίζει τη σύνθεση της επιτροπής ελέγχου. Αυτή, με τη σειρά της, ασχολείται με την αξιολόγηση της νομιμότηταςδιενήργησε λογιστική. Εντοπίζονται ληξιπρόθεσμες οφειλές για έγκαιρη εξόφληση δανείων και τόκων δανείων, προσδιορίζεται η αντιστοιχία των μεγεθών σε συμβόλαια και οικονομικές καταστάσεις. Η απογραφή ισχύει και για τη φορολογική δήλωση - λαμβάνονται υπόψη τα ποσά που καταχωρήθηκαν σε υπολογαριασμούς και τα οποία πρέπει να αντιστοιχούν στα στοιχεία που έχουν καταχωριστεί στη δήλωση.

Στη διαδικασία προσδιορισμού οφειλών προς τα κοινωνικά ταμεία, ελέγχονται τα μεταφερόμενα χρηματικά ποσά και αναζητούνται οφειλές. Εξίσου προσεκτική είναι η προσέγγιση για την εξέταση του μισθού κάθε εργαζομένου, λαμβάνοντας υπόψη την ιδιαίτερη προσοχή που δίνεται στις διαπιστωθείσες υποπληρωμές και υπερπληρωμές.

Μεταξύ άλλων, παρακολουθούμε και αναλύουμε διακανονισμούς με αγοραστές, προμηθευτές, πελάτες, εργολάβους. Αναλύονται οι όροι πληρωμής των εντολών πληρωμής και ελέγχονται οι υποβληθείσες προκαταβολές.

Ετήσιος επανυπολογισμός ακινήτων

Εκπρόσωποι του Γραφείου Τεχνικής Απογραφής καλούνται μερικές φορές να πραγματοποιήσουν ετήσιο επανυπολογισμό της περιουσίας μιας κρατικής επιχείρησης. Το ίδρυμα προϋπολογισμού διενεργεί υποχρεωτικό ετήσιο έλεγχο από την 1η Οκτωβρίου κάθε έτους (αρχές τέταρτου τριμήνου της περιόδου αναφοράς). Εκτός από τις παραπάνω επιλογές επανυπολογισμού, η ετήσια απογραφή προβλέπει την επαλήθευση των ακόλουθων στοιχείων της οικονομικής περιουσίας μιας κρατικής επιχείρησης:

• γη, ακίνητη περιουσία (κάθε τρία χρόνια);
• αποθέματα, βιολογικά περιουσιακά στοιχεία, απαιτήσεις που έχουν ήδη αναφερθεί, υποχρεώσεις, αναβαλλόμενα έσοδα και έξοδα, άλλαυποχρεώσεις (ετησίως);
• πάγια στοιχεία ενεργητικού, εξοπλισμός, αποθέματα (ετησίως);
• επένδυση, μετρητά, εργασία σε εξέλιξη (ετήσιο);
• αγροτικές εγκαταστάσεις (ετησίως);
• μελισσοκομία, φυτώρια (ετησίως).

Κατά τη διάρκεια της ετήσιας απογραφής, η επιτροπή εκτελεί τις ακόλουθες εργασίες:

• ενημέρωση για επιθεωρητές;
• οργάνωση του ίδιου του αποθέματος;
• έλεγχος της επιθεώρησης;
• σωστός προσδιορισμός διαφορών ελέγχου;
• ελέγξτε ξανά σε περίπτωση λάθους στον προκαταρκτικό υπολογισμό της ιδιοκτησίας;
• προσδιορισμός των αιτιών της διαφοράς;
• αναφορά πληροφοριών στη διοίκηση συμπληρώνοντας μια λίστα αποθέματος.

έλλειμμα αποθέματος

Η έλλειψη που εντοπίστηκε κατά την απογραφή ενός δημοσιονομικού ιδρύματος υπόκειται σε ανάλυση. Από μόνος του, ο ορισμός της έλλειψης είναι η έλλειψη ειδών αποθέματος που εντοπίστηκαν κατά τον έλεγχο και τον άμεσο επανυπολογισμό τους. Εάν το έλλειμμα υπολογίστηκε εντός των κανόνων της φυσικής απώλειας, δεν επιβάλλονται κυρώσεις στο υλικό υπεύθυνο πρόσωπο. Σε αυτήν την περίπτωση, το ποσό της έλλειψης ή του κατεστραμμένου αποθέματος χρεώνεται από τον λογιστικό λογαριασμό με ένα συγκεκριμένο κόστος, το οποίο περιλαμβάνει την τιμή της σύμβασης και το μερίδιο του κόστους μεταφοράς που δαπανήθηκε για αυτά τα αποθέματα. Εάν η έλλειψη υπερβαίνει το ποσοστό της φυσικής απώλειας, τότε εντοπίζεται ο ένοχος και εισπράττεται από αυτόν πρόστιμο στο ποσό του ποσού που έλαβε κατά τη διάρκειαέλεγχοι έλλειψης.

Πλεόνασμα αποθέματος

Εντοπίζεται κατά την απογραφή σε ένα δημοσιονομικό ίδρυμα, το πλεόνασμα υπόκειται σε κεφαλαιοποίηση. Τα υπερβάλλοντα ποσά που εισπράχθηκαν ως αποτέλεσμα του ελέγχου των παγίων, των αποθεμάτων, των μετρητών και άλλων περιουσιακών στοιχείων μεταφέρονται στον ισολογισμό. Αυτή η πράξη πραγματοποιείται με την αποδοχή του πλεονάσματος για λογιστική στην τρέχουσα αγοραία αξία (αν δεν μιλάμε για μετρητά, έρχονται στην ονομαστική αξία στην οποία υπερβαίνουν και τα δεδομένα σχετικά με αυτά καταγράφονται στην πράξη απογραφής μετρητών). Οι άπειροι αρχάριοι λογιστές ή οι φοιτητές που δεν έχουν ολοκληρώσει τις σπουδές τους, που ήρθαν να εργαστούν σε έναν δημοσιονομικό οργανισμό και άρχισαν να εργάζονται σε μια απογραφή, πιστεύουν λανθασμένα ότι τα πλεονάσματα δεν είναι ελλείψεις, ότι δεν υπάρχει τίποτα τρομερό σε αυτά. Αλλά δεν είναι. Ειδικά όταν πρόκειται για τα ταμεία.

Σε περίπτωση που κατέβει στην επιχείρηση μια απρογραμμάτιστη αιφνίδια επιθεώρηση με εκπροσώπους της κρατικής επιθεώρησης, το πλεόνασμα που βρήκαν στο ταμείο, ακόμη και στο ποσό μιας ατυχούς δεκάρας, επιβάλλεται στην επιχείρηση. Απαγορεύεται αυστηρά να κρατάτε δικά σας κεφάλαια ή απαράδοτα ρέστα στο ταμείο. Το ύψος των μετρητών στην ταμειακή μηχανή πρέπει να ταιριάζει σαφώς με τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στη σχετική τεκμηρίωση ταμείου. Εάν μιλάμε, για παράδειγμα, για πάγια περιουσιακά στοιχεία, τότε εμπίπτουν στον ισολογισμό της επιχείρησης, αλλά στον επικεφαλής του ιδρύματος θα τεθούν ακόμα σχετικές ερωτήσειςοικονομικά υπεύθυνοι που δεν κατέθεσαν το πλεονάζον πάγιο στα αρχεία της εταιρείας την κατάλληλη στιγμή.