Ένα παράδειγμα συστατικής επιστολής. Πώς να γράψετε μια συστατική επιστολή από μια εταιρεία σε έναν υπάλληλο, για εισαγωγή, για μια νταντά

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Κάποια στιγμή στη ζωή σας, μπορεί να χρειαστεί να γράψετε μια συστατική επιστολή σε έναν νέο υπάλληλο, συνάδελφο, μαθητή ή κάποιον που γνωρίζετε πολύ καλά. Η υποβολή ενός τέτοιου αιτήματος για ένα άλλο άτομο επιβάλλει μια πολύ σοβαρή ευθύνη και πρέπει να ληφθεί όσο το δυνατόν πιο σοβαρά.

Τι είναι μια συστατική επιστολή;

Αυτή είναι μια επιστολή που δίνει θετικά σχόλια, συστάσεις στο άτομο για το οποίο έχει γραφτεί και επίσης συμβουλεύει το άτομο σε κάποιον. Εάν γράψετε μια συστατική επιστολή σε κάποιον, τότε εγγυάστε, εμπιστεύεστε, δίνετε εγγύηση για το άτομο για το οποίο γράφετε.

Ποιος χρειάζεται συστατικές επιστολές;

Τυπικά, ζητείται συστατική επιστολή για φοιτητή που υποβάλλει αίτηση για προγράμματα σπουδών από τον τελευταίο τόπο σπουδών ή εργασίας και μπορεί επίσης να απαιτείται συστατική επιστολή για άτομα που υποβάλλουν αίτηση για εργασία. Για παράδειγμα, όσοι κάνουν αίτηση για σπουδές σε σχολές διοίκησης επιχειρήσεων και διοίκησης χρειάζονται δύο ή τρειςσυστατικές επιστολές που εξηγούν γιατί αυτό το άτομο είναι ο καλύτερος υποψήφιος για αυτή τη θέση. Μια συστατική επιστολή για την εισαγωγή μπορεί να εξηγήσει γιατί ο μαθητής έχει ηγετικές δυνατότητες ή ποιες προηγούμενες ακαδημαϊκές ή επιχειρηματικές επιτυχίες είχαν. Τέτοιες επιστολές ζητούνται συχνά από δασκάλους, καθηγητές, κοσμήτορες.

Ορισμένα προγράμματα υποτροφιών σπουδών ή έρευνας απαιτούν από τους αιτούντες να υποβάλουν συστατική επιστολή σε έναν φοιτητή προκειμένου να αποδεχθούν την αίτησή τους.

Οι υποψήφιοι μερικές φορές χρειάζονται επίσης αναφορές που να απαντούν στο ερώτημα γιατί ο αιτών είναι ο καλύτερος υποψήφιος για μια συγκεκριμένη θέση ή εταιρεία. Αυτές οι επιστολές επικεντρώνονται κυρίως στις επαγγελματικές ιδιότητες και δεξιότητες του υποψηφίου. Πολύ συχνά, μπορεί να ζητηθεί συστατική επιστολή για λίγες μέρες ή εβδομάδες αργότερα, μετά την επιβεβαίωση της αίτησης, το βιογραφικό του υποψηφίου.

Πριν αρχίσετε να γράφετε

Προτού συμφωνήσετε με αυτό, καθορίστε τον σκοπό της επιστολής: ποιος θα λάβει και ποιος θα διαβάσει. Όταν ορίζετε το κοινό, θα είναι πιο εύκολο για εσάς να γράψετε. Καθορίστε επίσης τον τύπο των πληροφοριών που απαιτούνται από εσάς. Για παράδειγμα, κάποιος χρειάζεται μια επιστολή που υπογραμμίζει τις ιδιότητες ενός ηγέτη αυτού του ατόμου και δεν έχετε καμία πληροφορία σχετικά με τις ηγετικές ικανότητες ενός ατόμου, μπορεί να αντιμετωπίσετε σοβαρές δυσκολίες γραπτώς. Ή εάν χρειάζεστε μια επιστολή σχετικά με τις ιδιότητες της εργασιακής ηθικής και γράψετε μια επιστολή σχετικά με τις δεξιότητες ομαδικής εργασίας του υποψηφίου, τότε η επιστολή δεν θα έχει νόημα.

Αν δεν έχετε χρόνο ή δεν έχετε αρκετές πληροφορίες για να γράψετε μια επιστολή, μπορείτε να προτείνετεο υποψήφιος να υπογράψει επιστολή που έχει προετοιμάσει εκ των προτέρων. Αυτή η πρακτική χρησιμοποιείται πολύ συχνά και είναι επωφελής και για τα δύο μέρη. Αλλά προτού υπογράψετε κάτι γραμμένο από άλλο άτομο, βεβαιωθείτε ότι η επιστολή εκφράζει ειλικρινά τη γνώμη σας και τις δεξιότητες του υποψηφίου. Και φροντίστε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο της επιστολής για αρχειοθέτηση.

Στοιχεία μιας συστατικής επιστολής

Κάθε συστατική επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει τρία βασικά στοιχεία.

Μια παράγραφος ή πρόταση που περιγράφει πώς γνωρίζετε αυτό το άτομο και τη διάρκεια της σχέσης σας.

Αξιολόγηση ενός ατόμου και των ιδιοτήτων του. Εάν είναι δυνατόν, δώστε συγκεκριμένα παραδείγματα που είναι ειδικά για αυτό το άτομο, τα οποία μπορούν να αντικατοπτρίζουν τις θετικές πτυχές. Τα παραδείγματα πρέπει να είναι σύντομα αλλά ακριβή. Η περίληψη του γιατί προτείνετε αυτό το άτομο και σε ποιο βαθμό.

Τι μπορεί να συμπεριληφθεί

Το περιεχόμενο μιας συστατικής επιστολής εξαρτάται από το τι ακριβώς χρειάζεται ο υποψήφιος, αλλά υπάρχουν επίσης γενικά θέματα που συνήθως καλύπτονται στις συστατικές επιστολές για υποψήφιους και φοιτητές:

• δυναμικό (για παράδειγμα, ηγεσία);
• ποιότητες/ικανότητες;
• αντοχή;
• motivation;
• χαρακτήρας;
• συνεισφορά (σε ένα ίδρυμα ή μια κοινωνία);
• επιτεύγματα.

Αντιγραφή

Μην αντιγράφετε ποτέ κείμενο από άλλη συστατική επιστολή, η επιστολή που γράφετε πρέπει να είναι νέα και πρωτότυπη. Πρότυπο παράδειγμα συστατικής επιστολήςσας βοηθά να κατανοήσετε και να εστιάσετε στο θέμα και να προσδιορίσετε τον τύπο της συστατικής επιστολής που χρειάζεστε και μόνο.

Γιατί να γράψετε μια συστατική επιστολή εάν δεν παίρνετε δουλειά ή υποτροφία;

Αν χρειάζεται να γράψετε μια συστατική επιστολή από την εταιρεία σε έναν υπάλληλο, τότε συμπληρώνοντας το αίτημα, θα τον ευχαριστήσετε για όλη τη συνεισφορά του στην εταιρεία και θα τον ανταμείψετε για το έργο του. Αυτή είναι μια πολύ καλή επαγγελματική ικανότητα και μια ωραία αίσθηση ότι βοήθησες κάποιον να βρει δουλειά, καθώς πολύ συχνά εξαρτάται από τη σύσταση.

Πώς να γράψετε μια συστατική επιστολή

Ξεκινήστε με μια διεύθυνση και έναν χαιρετισμό. Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας για να κάνετε το γράμμα να φαίνεται πιο επίσημο. Γράψτε την ημερομηνία που γράφτηκε το γράμμα στην πρώτη γραμμή και μετά γράψτε το όνομα, τη θέση και τη διεύθυνση εργασίας του παραλήπτη.

Παράδειγμα:

22 Ιουνίου 2018

Όνομα Πατρώνυμο

Υπεύθυνος Ανθρώπινου Δυναμικού, Επωνυμία Εταιρείας LLC

Διεύθυνση"

Επειδή πρόκειται για επίσημη επιστολή, πρέπει να ξεκινά με την έκκληση "Αγαπητέ (ες)" και να συνεχίζει με το όνομα, το πατρώνυμο. Σε ορισμένες περιοχές, οι υπεύθυνοι προσλήψεων είναι πολύ αυστηροί όσον αφορά την επαγγελματική εθιμοτυπία, επομένως αποφύγετε τους περιστασιακούς χαιρετισμούς όπως «Γεια».

Γράψε τη σωστή εισαγωγή. Η σύνταξη της πρώτης παραγράφου είναι πολύ εύκολη καθώς επισημαίνετε τις κύριες λεπτομέρειες της εργασιακής σας σχέσης με το άτομο στο οποίο αναφέρεστε.

Συμπερίληψη:

• η θέση σας στην εταιρεία;
• όνομα του ατόμου που προτείνετε;
• η θέση του;
• η σχέση σας: αφεντικό ή συνάδελφος;
• διάρκεια συνεργασίας.

Παράδειγμα συστατικής επιστολής για σύνταξη εισαγωγής:

"Ως συντονιστής έργου για το "Company Name", ήμουν ο επόπτης του (Name of Featured) από το 2015 έως το 2018. Συνεργαστήκαμε στενά κατά τη διάρκεια πολλών νεοφυών επιχειρήσεων και μου άρεσε να συνεργάζομαι ως ομάδα με έναν τόσο εξαιρετικό επιχειρηματικό αναλυτή".

Γράψτε αντίγραφο ποιότητας. Το σώμα του κειμένου περιλαμβάνει λεπτομέρειες για τις δεξιότητες, τις γνώσεις και τα επιτεύγματα του ατόμου που προτείνετε.

Για να διατηρήσετε το σώμα της επιστολής συνοπτικό, ξεκινήστε με έναν τομέα στον οποίο το αναφερόμενο άτομο είναι ειδικός, περιγράψτε καταστάσεις που έδειξαν ιδιότητες που εκδηλώνονται στην επίλυση προβλημάτων στην εργασία. Μετά από αυτό, μπορείτε να επιλέξετε δύο ή τρία χαρακτηριστικά που θα παρουσιάσουν έναν πολύτιμο υποψήφιο ως υποψήφιο υπάλληλο.

Γράψτε τη γνώμη σας για τα προσόντα του υποψηφίου στην τελευταία παράγραφο του σώματος της επιστολής. Οι εργοδότες προσλαμβάνουν υποψηφίους με βάση όχι μόνο τις τεχνικές τους δεξιότητες, αλλά και τις ιδιότητες όπως η ανεξαρτησία, η πρωτοβουλία, η ειλικρίνεια κ.λπ. Εάν πιστεύετε ότι αυτές οι περιγραφές δεν ταιριάζουν στην περίπτωσή σας, δοκιμάστε να επιλέξετε από την παρακάτω λίστα:

1. Καλή ποιότητα επικοινωνίας.
2. Ηγεσία.
3. Δημιουργικότητα.
4. Αναλυτική σκέψη.
5. Ομαδική εργασία.

Το παρακάτω είναι ένα παράδειγμα συστατικής επιστολής για μια νταντά που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε κείμενο σώματοςγράμματα:

"(όνομα) η γνώση της παιδικής διατροφής και της παιδικής ψυχολογίας της δίνει ένα πλεονέκτημα σε σχέση με άλλες υποψήφιες νταντάδες. Όχι μόνο παρακολουθεί τα παιδιά, αλλά συνεργάζεται και μαζί τους, πραγματοποιώντας διάφορα ψυχολογικά τεστ με τα παιδιά, και εφαρμόζει μια ατομική προσέγγιση σε κάθε παιδί. Είναι επίσης ένα ειλικρινές και αξιόπιστο άτομο που μπορεί να μείνει με ασφάλεια μόνο του με τα παιδιά και να μην ανησυχεί για την ασφάλειά τους"

Για να γράψετε μια συστατική επιστολή σε έναν λογιστή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λέξεις-κλειδιά όπως:

• προσεκτικός;
• υπεύθυνος;
• συνεπής;
• τίμιος.

Παράδειγμα:

Το “(Όνομα) έχει άριστες γνώσεις όχι μόνο στον τομέα της λογιστικής, αλλά και στον νομικό τομέα, γεγονός που συμβάλλει στη μείωση του χρόνου επίλυσης διαφορών κατά τη διάρκεια του έργου, κάτι που είναι εξαιρετική ποιότητα. (Όνομα) είναι επίσης πολύ πιστό άτομο, επιλύει όλα τα ζητήματα της αρμοδιότητάς του χωρίς επιφυλάξεις."

Αν σας ζητήθηκε συστατική επιστολή σε τράπεζα, μπορείτε να ανατρέξετε στο παρακάτω παράδειγμα.

“(Όνομα) είναι πολύ καλά ενημερωμένος στις τραπεζικές συναλλαγές και την τήρηση λογιστικών βιβλίων και του αναθέσαμε την ταμειακή μηχανή της τράπεζάς μας. Δεν βρέθηκε ούτε μία ασυνέπεια στις τελικές εκθέσεις. Χάρη στην κοινωνικότητά του, μιλούσε με αυτοπεποίθηση και ήταν ευγενικός με τους τακτικούς πελάτες και επένδυαν σε τραπεζικά έργα."

Στην τελευταία παράγραφο, μπορείτε να γράψετε γιατί θα προσλαμβάνατε ξανά αυτό το άτομο, αλλά μόνο εάν πραγματικάέκανε. Εάν όχι, μπορείτε απλώς να γράψετε μια τελευταία παράγραφο σε μια θετική σημείωση, σημειώνοντας πόσο πολύτιμη ήταν η συνεισφορά του υπαλλήλου στην εταιρεία. Προσκαλέστε τον παραλήπτη να επικοινωνήσει μαζί σας για περαιτέρω καθοδήγηση ή ερωτήσεις.

Για παράδειγμα:

«Για όλους τους παραπάνω λόγους, δίνω (όνομα) την καλύτερη σύσταση για τη θέση του Chief Information Technology Officer. Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μας εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις."

"(Όνομα) είναι ένας από εκείνους τους εργαζόμενους που θα προσλάμβανα ξανά χωρίς δισταγμό. Είμαι σίγουρος ότι είναι εξαιρετική γραφίστρια και θα ήταν εξαιρετικό μέλος της ομάδας σας. Επικοινωνήστε μαζί μου αν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις."

Ολοκληρώστε με τη δική σας υπογραφή

Μην γράφεις μόνο "Με εκτίμηση" πριν από το όνομά σου. Προσθέστε τη θέση σας, την ταχυδρομική διεύθυνση γραφείου, τον αριθμό τηλεφώνου εργασίας για να δώσετε στον παραλήπτη επιλογές να επικοινωνήσουν μαζί σας.

Ελπίζουμε ότι το άρθρο ήταν σε θέση να απαντήσει σε όλες τις ερωτήσεις σας και να διευκρίνισε πλήρως το θέμα. Χρησιμοποιήστε τα παραδείγματα της συστατικής επιστολής από το άρθρο προσθέτοντας τις δικές σας λέξεις.