Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή: κανόνες και οδηγίες

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Βασικό χαρακτηριστικό κάθε επιχείρησης είναι η επαγγελματική αλληλογραφία. Οι εργαζόμενοι κάθε επιχείρησης επικοινωνούν με συναδέλφους και πελάτες, με προμηθευτές και καταναλωτές. Γενικά, η καθημερινή ρουτίνα οποιουδήποτε γραφείου περιλαμβάνει σίγουρα τη συμμετοχή στην αλληλογραφία.

Παρά το γεγονός ότι οι περισσότεροι εργαζόμενοι σε επιχειρήσεις και οργανισμούς στέλνουν και λαμβάνουν πολλά μηνύματα καθημερινά, δεν τηρούν όλοι τους καθιερωμένους κανόνες και κανόνες κατά τη δημιουργία τους. Αποδεικνύεται ότι η σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής σωστά και σωστά δεν είναι τόσο απλή. Υπάρχει ένας αριθμός απαιτήσεων και προτύπων που εφαρμόζονται στον κόσμο και σχετίζονται με τη ροή εργασίας. Περιλαμβάνουν τους κανόνες για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής, καθώς και τα κύρια σημεία σχετικά με το σχεδιασμό.

Όταν συντάσσετε ένα μήνυμα σε έναν οργανισμό τρίτου μέρους ή απλώς σε έναν συνάδελφο σε ένα γειτονικό τμήμα, θα πρέπει να ακολουθείτε ένα αυστηρό στυλ (με εξαίρεση τη φιλική αλληλογραφία, για την οποία δεν υπάρχειπαρόμοιους περιορισμούς). Μην χρησιμοποιείτε πολύ συναισθηματικές λέξεις ακόμα και για να περιγράψετε τη σημασία της συναλλαγής ή την απόλαυση των ελεγμένων προϊόντων. Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να είναι σαφής, συνοπτική και εύλογα συγκρατημένη.

Το μήνυμα πρέπει να ξεκινά από τον παραλήπτη. Εάν προορίζεται για υπάλληλο τρίτου οργανισμού, πρέπει οπωσδήποτε να αναφέρετε το όνομά του, τη θέση του παραλήπτη, καθώς και το πλήρες όνομά του. Στην περίπτωση που το έγγραφο παραμένει εντός της εταιρείας, αρκεί επώνυμο με αρχικά (μπορείτε να προσθέσετε και τη θέση που κατέχετε).

Μια επιχειρηματική επιστολή προς έναν εξωτερικό οργανισμό θα πρέπει να είναι σε επιστολόχαρτο της εταιρείας (ανεξάρτητα από το αν αποστέλλεται ηλεκτρονικά ή σε χαρτί). Εάν δεν υπάρχει, μπορείτε απλώς να υποδείξετε τα στοιχεία του αποστολέα στην "κεφαλίδα" του εγγράφου.

Πριν ξεκινήσετε τη σύνταξη του κειμένου, πρέπει να σκεφτείτε τη δομή του, να προσδιορίσετε τα κύρια σημεία και τους στόχους της γραφής. Αυτό θα κάνει τη διαδικασία γραφής πολύ πιο εύκολη. Η επιστολή πρέπει να τελειώνει με μια υπογραφή, η οποία να αναφέρει όχι μόνο το όνομα του αποστολέα, αλλά και τη θέση, καθώς και το όνομα της επιχείρησης που εκπροσωπεί.

Όταν στέλνετε μια προσφορά σε έναν πιθανό πελάτη ή συνεργάτη, στο τέλος, πρέπει οπωσδήποτε να εκφράσετε ευγνωμοσύνη για τη συνεργασία και την ελπίδα για περαιτέρω κοινή δουλειά.

Εκτός από τους κανόνες που χρησιμοποιούνται στην επαγγελματική αλληλογραφία, υπάρχουν και συστάσεις. Για παράδειγμα, κάθε έγγραφο που απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο θα πρέπει να ξεκινά με τις λέξεις "αγαπητός" με το πλήρες όνομα καιόχι αρχικά. Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε συντομογραφίες στα γράμματα, για παράδειγμα, γράψτε "uv". ή να μειώσει τη θέση του παραλήπτη, τον τόπο εργασίας του.

Η διεθνής ροή εγγράφων θεωρείται η πιο δύσκολη, καθώς κάθε κράτος έχει τις δικές του αποχρώσεις επικοινωνίας και η γλώσσα στην οποία πρέπει να αλληλογραφείτε με ξένους εταίρους δεν είναι πάντα σαφής στον συντάκτη της επιστολής. πρέπει να χρησιμοποιούν τις υπηρεσίες μεταφραστών. Πριν καταφύγετε στις υπηρεσίες ενός τέτοιου ειδικού, θα πρέπει να διευκρινιστεί εάν ξέρει πώς να γράφει μια επαγγελματική επιστολή στα αγγλικά ή αν μιλάμε για μια συνηθισμένη κυριολεκτική μετάφραση. Εάν η ροή ξένων εγγράφων σχεδιάζεται να διατηρείται συνεχώς, είναι καλύτερο να προσλάβετε έναν υπάλληλο που μιλάει μια ξένη γλώσσα αρκετά ώστε να γράψει μια επαγγελματική επιστολή σε αυτήν.

Γενικά, η επίτευξη της εργασίας από πολλές απόψεις εξαρτάται από τον τρόπο σύνταξης και σχεδιασμού του εγγράφου. Επομένως, μην υποτιμάτε ποτέ τη σημασία της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας κατά την επικοινωνία.