Στόχοι και ευθύνες του τμήματος αγορών

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Γιατί χρειαζόμαστε τμήμα αγορών; Σε κάθε οργανισμό, αυτό το τμήμα εκπροσωπείται με τη μια ή την άλλη μορφή. Και το έργο του επηρεάζει άμεσα την αποτελεσματικότητα ολόκληρου του οργανισμού στο σύνολό του. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά στο πώς η εργασία του τμήματος επηρεάζει τα αποτελέσματα του οργανισμού.

Στόχοι Τμήματος

Το Τμήμα Αγορών είναι ένα τμήμα που ειδικεύεται στην αγορά αγαθών από έναν προμηθευτή με τους πιο ευνοϊκούς όρους για την εταιρεία.

Η δουλειά του τμήματος έχει άμεσο αντίκτυπο σε όλες τις δραστηριότητες της εταιρείας. Για τη συλλογή, για τις πωλήσεις, την πληρότητα των αποθηκών, τη διαθεσιμότητα των απαραίτητων αγαθών, την αποτελεσματική χρήση του κεφαλαίου κίνησης.

Οι στόχοι αγορών μπορούν να ταξινομηθούν βάσει των παγκόσμιων στόχων της εταιρείας, αλλά η συνολική λίστα συχνά μοιάζει με αυτό:

• προσδιορίστε την ανάγκη της εταιρείας για ένα συγκεκριμένο προϊόν;
• αγοράστε αγαθά στην καλύτερη δυνατή τιμή;
• προώθηση υψηλού τζίρου;
• δημιουργία συνθηκών για την έγκαιρη παραλαβή των αγαθών;



• αξιολόγησηποιότητα προϊόντος και αγοράστε την υψηλότερη ποιότητα,
• διατηρήστε μια σχέση με έναν προμηθευτή ή προμηθευτές;
• συνεργαστείτε αποτελεσματικά με την υπόλοιπη εταιρεία;
• Κρατήστε αποτελεσματικά τα αγορασμένα αγαθά;
• παρακολουθήστε τον κύκλο εργασιών, αποκομίζοντας το μέγιστο όφελος για την εταιρεία.

Κύριες Λειτουργίες

Σε διαφορετικούς οργανισμούς, οι λειτουργίες του τμήματος αγορών μπορεί να διαφέρουν σημαντικά μεταξύ τους. Ωστόσο, υπάρχουν λειτουργίες και ευθύνες που θα χαρακτηρίζουν ένα τμήμα σχεδόν σε κάθε εταιρεία:

• Παρακολούθηση της αγοράς προμηθευτών;
• παρακολούθηση της διαθεσιμότητας των αγαθών σε απόθεμα;
• έγκαιρη αναπλήρωση της ποικιλίας;
• αναζητήστε τους καλύτερους προμηθευτές και τιμές;
• διαπραγματεύσεις με προμηθευτές;
• έλεγχος παράδοσης και μεταφοράς εμπορευμάτων;



• παραλαβή αγαθών;
• έλεγχος ποιότητας των αγορασθέντων αγαθών;
• παράπονα, εάν είναι απαραίτητο.

Πρόσθετες λειτουργίες του τμήματος αγορών, οι οποίες μπορεί να υπάρχουν ή να μην υπάρχουν στον οργανισμό - ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες και τη δομή του:

• διαχείριση ποικιλίας;
• συλλογή πληροφοριών για τους ανταγωνιστές;
• συμμετοχή προμηθευτών στον οργανισμό μάρκετινγκ.

Δομή

Η δομή του τμήματος αγορών διαμορφώνεται ανάλογα με:

• μέγεθος οργανισμού;
• βιομηχανίες;
• αριθμός μονάδων συλλογής στον κύκλο εργασιών;
• αριθμός προμηθευτών;
• η γεωγραφική τους θέση.

Ανάλογα με τον τύπο του οργανισμού, η διαχείριση του τμήματος αγορών μπορεί να γίνεται κεντρικά ή περιφερειακά.

Κατά κανόνα, αυτή είναι μια δομή μήτρας που αποτελείται από τον επικεφαλής (επικεφαλής, διευθυντή) του τμήματος προμηθειών και διευθυντές (ειδικούς) για τις προμήθειες.

Ο μέσος αριθμός ειδών ή κατηγοριών ανά διαχειριστή είναι περίπου 7, αλλά μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον όγκο παραγωγής ή τον κύκλο εργασιών.

Καθήκοντα του τμήματος και των υπαλλήλων του

Για την αποτελεσματική εργασία του τμήματος αγορών, είναι απαραίτητη η σαφής κατανομή των ευθυνών του τμήματος αγορών μεταξύ των υπαλλήλων του.

Η κύρια ευθύνη του επικεφαλής του τμήματος είναι να διασφαλίζει τη συνέχεια και τη σταθερότητα της προμήθειας των απαραίτητων αγαθών βελτιστοποιώντας το έργο του τμήματος και συντονίζοντας τις δραστηριότητες των εργαζομένων. Επίσης, ο υπεύθυνος αγορών πρέπει να έχει μια ιδέα για όλες τις συμβάσεις και τις κατηγορίες που έχουν συναφθεί προκειμένου να οργανώσει και να συνεχίσει την αποτελεσματική εργασία του τμήματος ακόμη και απουσία οποιουδήποτε από τους υπαλλήλους.

Τα καθήκοντα των υπευθύνων αγορών ή των απλών ειδικών του τμήματος περιλαμβάνουν την οργάνωση της προμήθειας αγαθών, την παρακολούθηση της μεταφοράς φορτίου, τον έλεγχο της πληρωμής για αγορασμένες παρτίδες και τον προγραμματισμό αγορών.

Ένα αποτελεσματικό μοντέλο θα είναι όπου κάθε αγοραστής έχει τον δικό του τομέα ευθύνης, που αποτελείται από μια λίστα άρθρων ή κατηγοριών προϊόντων.

Απαιτήσεις εργαζομένων

Δεδομένων των ευθυνών των υπαλλήλων και των λειτουργιών του τμήματος, μπορείτε να κάνετε μια λίστα απαιτήσεων γιαιδανικός υποψήφιος για τη θέση του αγοραστή.

Οι υπάλληλοι του τμήματος αγορών θα πρέπει να έχουν αντίστοιχα τις ακόλουθες δεξιότητες, γνώσεις και προσωπικές ιδιότητες:

• Ικανότητα ανάλυσης πληροφοριών. Η επιλογή του προμηθευτή πρέπει να βασίζεται σε πολλά κριτήρια. Αυτή είναι η καλύτερη τιμή και ένα γεωγραφικό πλεονέκτημα και η ευθυγράμμιση των logistics της εταιρείας προμηθευτή και του οργανισμού σας.
• Γνώση αρχών τιμολόγησης.
• Γνώση του νομικού πλαισίου για τις προμήθειες.
• Η ικανότητα σύνταξης και σύναψης συμβάσεων.
• Η ικανότητα διαπραγμάτευσης. Μερικές φορές είναι πολύ σημαντικό να συντάξετε μεμονωμένους όρους με έναν προμηθευτή για την εταιρεία σας. Η μείωση της τιμής του προμηθευτή ή η χρήση των πόρων του προμηθευτή για προωθητικές ενέργειες, η εκπαίδευση του προσωπικού τους για συγκεκριμένο προϊόν, οι δόσεις προϊόντων και τα συστήματα μεταπληρωμής μπορούν όλα να λειτουργήσουν ως καλό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα μεταξύ παρόμοιων εταιρειών.
• Η ικανότητα διατήρησης επιχειρηματικών σχέσεων.
• Η ικανότητα να προγραμματίζετε τις δραστηριότητές σας.

Κίνητρο αγοραστών και υπεύθυνος αγορών

Το σύστημα κινήτρων του τμήματος αγορών θα πρέπει να είναι χτισμένο με τέτοιο τρόπο ώστε ο εργαζόμενος να λειτουργεί με τη μέγιστη απόδοση. Αλλά ταυτόχρονα, δεν πρέπει να προβάλλονται αντικρουόμενες απαιτήσεις και απαιτήσεις που υπερβαίνουν τις δυνατότητες του εργαζομένου.

Για να εφαρμόσετε ένα μηνιαίο σύστημα κινήτρων, χρειάζεστε:

• Δημιουργήστε ένα μοντέλο KPI για το τμήμα. Πρόκειται για δείκτες όπως η εκπλήρωση του σχεδίου προμηθειών, ο δείκτης κύκλου εργασιών, η κερδοφορία των πωλήσεωναγαθά, παρουσία και απουσία μπαγιάτικων αγαθών.
• Δημιουργήστε ένα μοντέλο βασικών δεικτών απόδοσης για κάθε εργαζόμενο με βάση κριτήρια όπως το δέλτα τιμών του οργανισμού σε σύγκριση με τους ανταγωνιστές, η διαθεσιμότητα του απαιτούμενου προϊόντος, η ποιότητα του αγορασμένου προϊόντος, η κυκλοφορία νέων εμπορικών σημάτων, το άτομο συνθήκες των προμηθευτών και πολλά άλλα.
• Με βάση το μοντέλο KPI, υπολογίζεται το ασφάλιστρο. Επιπλέον, θα είναι αποτελεσματικό να πληρώσετε ένα μπόνους που αποτελείται από δύο μέρη: ένα μπόνους για την απόδοση του τμήματος και ένα μπόνους για την προσωπική εκπλήρωση των σχεδίων.

Ταυτόχρονα, κάθε κριτήριο KPI πρέπει να έχει ιδιότητες όπως:

• μετρισιμότητα;
• διαφάνεια;
• Το κριτήριο προγραμματισμού θα πρέπει να δημιουργηθεί λαμβάνοντας υπόψη τις τάσεις της αγοράς.

Δηλαδή, ο αγοραστής μπορεί, εάν το επιθυμεί, να υπολογίσει ανεξάρτητα το ποσό του ασφαλίστρου του.

Το μπόνους του επικεφαλής του τμήματος μπορεί να βασίζεται στους δείκτες ολόκληρου του τμήματος και επίσης να περιλαμβάνει τους δείκτες απόδοσης κάθε υπαλλήλου ξεχωριστά.

Ταυτόχρονα, το μπόνους ενός απλού υπαλλήλου του τμήματος προμηθειών θα πρέπει να είναι περίπου το 50% του συνολικού μισθού και το μπόνους του επικεφαλής του τμήματος πρέπει να είναι περίπου 30-40%. Το υπόλοιπο είναι μισθός, επειδή δεν μπορούν να συνδεθούν όλοι οι δείκτες απόδοσης του τμήματος με τις δραστηριότητες ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου.

Οι πωλήσεις εμπίπτουν στην ευθύνη του αγοραστή

Στους υπολογισμούς του KPI του τμήματος αγορών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα τέτοιο κριτήριο όπως ο κύκλος εργασιών των αγορασθέντων αγαθών - ο λόγος των πωλήσεων προς τα περιουσιακά του στοιχεία.

Φαίνεται ότι ο αγοραστής θα έπρεπεασχολούνται μόνο με την αγορά αγαθών, αλλά και πάλι η ποιότητα των αγορασθέντων αγαθών, η ελκυστικότητα ως προς την τιμή τους για τον τελικό καταναλωτή ή τον πελάτη της εταιρείας επηρεάζουν σημαντικά την υλοποίηση του σχεδίου πωλήσεων.

Επομένως, η ποσότητα και η ποιότητα των πωλήσεων κατά το ήμισυ εξαρτάται από τις καλές αγορές.

Τόπος του τμήματος αγορών στη δομή του οργανισμού

Οι εργασίες που επιλύονται από το τμήμα αγορών, σύμφωνα με τις σύγχρονες τάσεις μάρκετινγκ, θα πρέπει να επιλύονται με αυτή τη σειρά:

• Πρώτον, δημιουργείται μια στρατηγική πωλήσεων (τελικό προϊόν ή αγορασμένα προϊόντα).
• Στη συνέχεια, εάν το τμήμα αγορών είναι στην επιχείρηση, αποφασίζεται το θέμα της στρατηγικής παραγωγής.
• Και μόνο τότε αναπτύσσεται μια στρατηγική προμήθειας για τα απαραίτητα αγαθά, πρώτες ύλες ή εξαρτήματα.

Ο υπεύθυνος αγορών αναφέρεται συχνά απευθείας στον διευθύνοντα σύμβουλο της εταιρείας.

Πρέπει επίσης να υπάρχει αποτελεσματική επικοινωνία μεταξύ του τμήματος αγορών και του τμήματος μάρκετινγκ και πωλήσεων. Χωρίς αυτό, πολλές προσπάθειες για τη δημιουργία τμήματος αγορών, τη βελτίωση της δομής και τα κίνητρά του θα παραμείνουν χωρίς το κατάλληλο αποτέλεσμα.

Εάν ένα σύστημα διαχείρισης κατηγορίας εφαρμόζεται σε μια εκμετάλλευση ή οργανισμό, τότε ο αγοραστής πρέπει να συνεργαστεί με τον διαχειριστή κατηγορίας. Ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να οριοθετηθεί ο τομέας ευθύνης κάθε ειδικού, ώστε το σύστημα κινήτρων να παραμένει διαφανές και κατανοητό σε όλους.