Πώς να ράψετε ένα βιβλίο (μετρητά ή εισόδημα) με τα χέρια σας

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η σωστή οργάνωση της αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων αποτελεί εγγύηση για την απουσία προστίμων για παραβίαση της πειθαρχίας. Τα μη συρραπτικά φύλλα σημαντικών εγγράφων επιτρέπουν χειρισμούς με χαρτιά, δηλαδή πλαστογραφίες και αντικαταστάσεις. Ως εκ τούτου, ο εργοδότης είναι υποχρεωμένος να τακτοποιήσει τα έγγραφα στο τέλος της περιόδου αναφοράς, δηλαδή να σκεφτεί πώς θα συρράψει το βιβλίο.

Κανόνες ροής εγγράφων

Εκτός από τις γενικές οδηγίες που περιγράφονται στις οδηγίες γραφειοκρατίας, δεν υπάρχουν συγκεκριμένες οδηγίες για τη συρραφή εγγράφων. Οι φορολογικοί υπάλληλοι απαιτούν να προστατεύονται τα οικονομικά έγγραφα από την πιθανότητα απώλειας και πλαστογραφίας. Δεν υπάρχουν τέτοιες απαιτήσεις για έγγραφα όπως ισολογισμοί και ημερολόγια παραγγελιών, καθώς στην πραγματικότητα είναι δευτερεύοντα.

Αλλά η κύρια τεκμηρίωση πρέπει να είναι δεμένη. Φροντίστε να αναβοσβήσετε το βιβλίο μετρητών και το βιβλίο εσόδων. Αλλά πώς να δεσμεύσετε ένα βιβλίο εάν ο νόμος δεν ορίζει τους κανόνες;

Το βιβλίο μετρητών θεωρείται σημαντικό εργαλείο στον τομέα της λογιστικής ταμειακών ροών, επομένως πρέπει να τηρείται σε αυστηρή πειθαρχία. Το βιβλίο ταμείου καταρτίζεται σε ένα μόνο αντίτυπο και πρέπει να είναι σε όλες τις επιχειρήσεις, καθώς και σε ατομικέςεπιχειρηματίες αν εργάζονται με μετρητά.

Γενικές ερωτήσεις σχετικά με την τήρηση βιβλίου μετρητών

Εάν η εταιρεία έχει πολλά τμήματα, τότε τα αρχικά βιβλία μετρητών αποθηκεύονται στον τόπο εργασίας με μετρητά. Μόνο αντίγραφα των πρωτογενών εγγράφων παρέχονται στην έδρα. Μπορείτε να κρατήσετε ένα βιβλίο μετρητών:

• στο λογιστικό πρόγραμμα;
• σε ενοποιημένη φόρμα ηλεκτρονικά ή με το χέρι.

Σύμφωνα με τους κανόνες της ταμειακής πειθαρχίας, το βιβλίο τηρείται σταδιακά καθ' όλη τη διάρκεια του έτους. Οι αριθμοί παραγγελιών ξεκινούν από ένα κάθε χρόνο. Χρησιμοποιείται συνεχής αρίθμηση. Ο υπεύθυνος πρέπει να εκτυπώσει τα φύλλα σε δύο αντίτυπα - για την έκθεση του ταμείου και το βιβλίο ταμείου. Κάθε φύλλο πρέπει να είναι αριθμημένο.

Αν η ταμειακή μηχανή διατηρείται σε λογιστικό πρόγραμμα, τότε αυτές οι ενέργειες δεν είναι δύσκολες. Το πρόγραμμα καταγράφει αυτόματα την αρίθμηση σελίδων, εκχωρεί αριθμούς στα έγγραφα με τη σειρά και εκτυπώνει ένα έτοιμο φύλλο σύμφωνα με μια ενοποιημένη φόρμα. Στο πρόγραμμα σχηματίζεται η σελίδα τίτλου του βιβλίου, η οποία πρέπει να περιέχει τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά:

• Εταιρεία OKPO;
• όνομα εταιρείας ή πλήρες όνομα IP;
• χρονική περίοδος;
• όνομα της υποδιαίρεσης, εάν υπάρχει.

Για ποια περίοδο να ράψετε το βιβλίο μετρητών

Σκεπτόμενος πώς να ράψετε το βιβλίο μετρητών για το έτος, πρέπει πρώτα να αποφασίσετε εάν υπάρχει ανάγκη να ορίσετε μια τέτοια χρονική περίοδο. Ανάλογα με το μέγεθος του κύκλου εργασιών, το βιβλίο μετρητών μπορεί να συρραφτείδιαφορετικές περιόδους:

1. Μηνιαία.
2. Τρίμηνο.
3. Μία φορά το χρόνο.

Αυτό οφείλεται στην ευκολία της εργασίας, καθώς δεν έχει νόημα να βάλετε τα πάντα σε έναν βαρύ τόμο εάν υπάρχουν πολλές επεμβάσεις. Το τεράστιο πάχος θα μετατρέψει τη δράση "πώς να ράψετε ένα βιβλίο με τα χέρια σας" σε σκληρή δουλειά. Οι λεπτές λεπτομέρειες της εργασίας με τεκμηρίωση θα πρέπει να διευκρινίζονται στη λογιστική πολιτική του οργανισμού και στις εντολές για τη θέσπιση ταμειακής πειθαρχίας.

Εάν ο οργανισμός υιοθέτησε όχι ένα έτος, αλλά έναν μήνα ή ένα τρίμηνο για μια χρονική περίοδο, τότε η αρίθμηση των σελίδων στο βιβλίο μετρητών θα πρέπει να ξεκινά από την αρχή κατά την ημερομηνία αναφοράς. Αυτός ο κανόνας δεν ισχύει για την αρίθμηση των εντολών μετρητών.

Πώς να ράψετε τα πάντα μόνοι σας;

Απαγορεύεται οπωσδήποτε η στερέωση του βιβλίου με κόλλα, ταινία ή συνδετήρες, επιτρέπονται μόνο κλωστές. Πώς να ράψετε σωστά ένα βιβλίο μετρητών εάν διατηρείται σε λογιστικό πρόγραμμα; Είναι απαραίτητο να εκτυπώνετε καθημερινά το δελτίο και την αναφορά του ταμείου. Τα ένθετα φύλλα αποτελούν το βιβλίο ταμείου, αλλά πρέπει να ραμθούν μαζί στο τέλος της περιόδου αναφοράς.

Είναι απαραίτητο να διπλώσετε όλα τα φύλλα με τη σειρά, να κολλήσετε έναν σωστά σχεδιασμένο τίτλο από πάνω και να σηκώσετε:

• igloo;
• σουβ;
• τρύπα.

Ποιο εργαλείο θα χρησιμοποιήσετε εξαρτάται από το πάχος της δέσμης που στερεώνεται. Τα νήματα χρησιμοποιούνται σοβαρά. Εάν δεν είναι αρκετά δυνατά, το βιβλίο μπορεί να καταρρεύσει.

Πόσες τρύπες χρειάζεστε;

Υπάρχουν διαφορετικές απόψεις σχετικά με το πόσες τρύπες πρέπει να κάνετε σε ένα βιβλίο. Βασικά, αν όχιεμπιστοσύνη ότι το φυλλάδιο θα είναι αξιόπιστο, μπορείτε να τρυπήσετε 5 τρύπες. Δεν απαγορεύεται όμως να κάνεις 3 τρύπες. Πολλοί οργανισμοί αρκούνται σε δύο τρύπες που γίνονται με διάτρηση. Ωστόσο, αυτός ο σχεδιασμός καθιστά εύκολη την αντικατάσταση των φύλλων στο βιβλίο, επομένως δεν συναντά τον ενθουσιασμό των κριτικών.

Έτσι, τα φύλλα πρέπει να διπλωθούν σε ένα ομοιόμορφο σωρό, ώστε το βιβλίο να έχει μια τακτική εμφάνιση. Οι τρύπες γίνονται στην αριστερή πλευρά αυστηρά κάθετα. Στη συνέχεια, ένα νήμα ή σπάγκος τραβιέται στις τρύπες δύο φορές, έτσι ώστε οι άκρες να βρίσκονται στη λάθος πλευρά. Ένα παράδειγμα για το πώς να ράψετε ένα βιβλίο μετρητών μπορείτε να το δείτε στην παραπάνω φωτογραφία. Οι άκρες των νημάτων δένονται με έναν δυνατό κόμπο πολλές φορές, έτσι ώστε όλα να συγκρατούνται με ασφάλεια.

Πώς να στερεώνετε ότι είναι ραμμένο

Στο πρόγραμμα Word ή οποιοδήποτε άλλο αντίστοιχο, δημιουργείται ένα αυτοκόλλητο στη λάθος πλευρά του βιβλίου. Το περιεχόμενο του αυτοκόλλητου θα πρέπει να είναι το εξής: «στη δέσμη αριθμημένα, δεμένα, υπογεγραμμένα και σφραγισμένα _ φύλλα». Η παρακάτω γραμμή προδιαγράφει τη μεταγραφή της θέσης και την υπογραφή του εξουσιοδοτημένου ατόμου και του επικεφαλής λογιστή.

Το αυτοκόλλητο δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλο ή μικρό. Το μέγεθός του θα πρέπει να είναι αρκετό για να κλείσει τους κόμπους και μέρος των νημάτων. Οι άκρες των κλωστών βγαίνουν λίγο από κάτω από το αυτοκόλλητο. Συνιστάται η χρήση καλής κόλλας γραφικής ύλης ώστε να είναι δύσκολη η αλλαγή της ετικέτας. Αφού επικολληθεί ο αριθμός των φύλλων και η υπογραφή εξουσιοδοτημένου ατόμου στο αυτοκόλλητο, τοποθετείται μια σφραγίδα από πάνω ώστε μέρος της εκτύπωσης να βρίσκεται στο βιβλίο και στο αυτοκόλλητο.

Πώς να ράψετε ένα βιβλίο μετρητών αν δεν είναιδιεξάγεται σε λογιστικό πρόγραμμα; Η διαδικασία θα είναι η ίδια, μόνο που θα πρέπει να αριθμήσετε κάθε φύλλο με το χέρι και να συμπληρώσετε τον τίτλο. Όταν χρειάζεται να ράψετε μια αναφορά ταμείου, πρέπει να θυμάστε ότι αριθμείται όχι μόνο το φύλλο με τους κύκλους εργασιών στο ταμείο, αλλά και όλες οι παραγγελίες με τις αιτήσεις.

Αν το βιβλίο φυλάσσεται στο χέρι

Εάν το βιβλίο μετρητών διατηρείται χωρίς τη βοήθεια υπολογιστή, τότε αγοράζεται ένα τυπικό ημερολόγιο για αυτούς τους σκοπούς. Το ερώτημα πώς να ράψετε ένα βιβλίο που συμπληρώνεται με το χέρι δεν τίθεται, καθώς το περιοδικό είναι ήδη ραμμένο. Όλα τα φύλλα είναι αριθμημένα και σφραγισμένα στην αρχή του βιβλίου. Μέσα στο ημερολόγιο υπάρχει ένα δελτίο και μια έκθεση ταμείου οριζόντια. Πριν από την έναρξη της ηχογράφησης, η αναφορά του ταμείου αποκόπτεται και οι εγγραφές σε αυτήν αντιγράφονται από το δελτίο για αντίγραφο άνθρακα. Φυσικά, η αναφορά του ταμείου θα πρέπει να εμφανιστεί μόνος σας.

Σε περίπτωση υψηλής έντασης εργασίας της διαδικασίας βιβλιοδεσίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες εκτύπωσης. Το εξώφυλλο από χαρτόνι και το σκληρό εξώφυλλο θα προσφέρουν στο βιβλίο μετρητών πρόσθετη ασφάλεια. Επιπλέον, δεν θα είναι δυνατό να κοπεί το δέσιμο για την αντικατάσταση των φύλλων. Ο κίνδυνος αντικατάστασης φύλλου δεν μπορεί να αποκλειστεί όταν το βιβλίο είναι αυτοδεσμευτικό. Στο τέλος, τα νήματα μπορούν να τραβηχτούν και να διπλωθούν ξανά.

Χρειάζεται συρραφή με ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Πρόσφατα, οι οργανισμοί άρχισαν να μεταπηδούν ενεργά στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων για να μειώσουν την εργασία με χαρτί. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων:

• δεν χρειάζεται να κουβαλάτε χαρτιά για να υπογράψετε;
• όχιπρέπει να ξοδέψετε χρήματα σε πολύ χαρτί και τόνερ,
• δεν χρειάζεται παράδοση εγγράφων.

Αλλά αυτό εγείρει το ζήτημα της συμμόρφωσης με την πειθαρχία σε μετρητά. Πώς να ράψετε ένα βιβλίο εάν χρησιμοποιείται ψηφιακή υπογραφή; Το βιβλίο ταμείου που παράγεται στο σύστημα ηλεκτρονικού κύκλου εργασιών δεν εκτυπώνεται ούτε συρραπώνεται. Υπάρχουν τεχνικά μέσα με τα οποία το βιβλίο προστατεύεται από παρεμβολές και υπογράφεται ψηφιακά.

Ειδικά για αυτοαπασχολούμενους

Οι μεμονωμένοι επιχειρηματίες που χρησιμοποιούν το απλοποιημένο φορολογικό σύστημα πρέπει να τηρούν βιβλίο εσόδων και εξόδων. Αυτή η λογιστική μορφή χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό της φορολογικής βάσης. Σύμφωνα με το νόμο, οι επιχειρηματίες απαγορεύεται να αλλάξουν τα δεδομένα στο καθολικό, καθώς αυτό μπορεί να οδηγήσει σε στρέβλωση του φορολογητέου ποσού.

Ο νόμος ρυθμίζει ξεκάθαρα πώς να συρράψετε σωστά το βιβλίο εσόδων και εξόδων. Υπάρχει ειδική εντολή του Υπουργείου Οικονομικών, με την οποία εγκρίνονται οι μορφές λογιστικής και αναφοράς για μεμονωμένους επιχειρηματίες που εργάζονται σε απλοποιημένο σύστημα και δίπλωμα ευρεσιτεχνίας. Η εντολή αναφέρει ότι το βιβλίο εσόδων και εξόδων πρέπει να είναι δεμένο, αριθμημένο, υπογεγραμμένο και σφραγισμένο, εάν υπάρχει.

Το βιβλίο μπορεί να είναι χειρόγραφο ή ηλεκτρονικό. Υπάρχει και η δυνατότητα διατήρησής του στο λογιστικό πρόγραμμα. Εάν το βιβλίο τηρείται ηλεκτρονικά, τότε στο τέλος του έτους εκτυπώνεται. Όλα τα φύλλα είναι αριθμημένα και στοιβαγμένα τακτοποιημένα.και ραμμένα μεταξύ τους. Η σελίδα τίτλου πρέπει να πάει πρώτη.

Αξίζει να σημειωθεί ότι οι λευκές σελίδες του βιβλίου πρέπει επίσης να εκτυπωθούν και να συρραπωθούν σε κοινή σειρά. Ακόμα κι αν ένας οργανισμός ή μεμονωμένοι επιχειρηματίες παραδώσουν μηδενικά υπόλοιπα και δεν διεξάγουν δραστηριότητες, πρέπει να εκτυπώσουν και να συρράψουν το βιβλίο. Το έντυπο πρέπει να είναι σφραγισμένο και υπογεγραμμένο από τον επικεφαλής (επιχειρηματία) στο τελευταίο φύλλο. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε ένα αυτοκόλλητο που περιέχει τα ίδια δεδομένα καταμέτρησης φύλλων όπως στο βιβλίο μετρητών.

Φόρμα εγγραφής διπλώματος ευρεσιτεχνίας

Εάν οι επιχειρηματίες χρησιμοποιούν το σύστημα διπλωμάτων ευρεσιτεχνίας, τότε χρειάζεται μόνο να τηρούν βιβλίο εισοδήματος. Αυτή η μορφή λογιστικής χρησιμοποιείται μόνο για να αντικατοπτρίζει τα έσοδα από διπλώματα ευρεσιτεχνίας κατά τη στιγμή της παραλαβής τους. Το ερώτημα πώς να ράψετε ένα βιβλίο εισοδήματος μπορεί να αποφευχθεί εάν γνωρίζετε τις αρχές της ραφής εγγράφων που μελετήθηκαν προηγουμένως. Η σειρά δεν είναι διαφορετική. Το βιβλίο μπορεί επίσης να διατηρηθεί σε ηλεκτρονική ή χειρόγραφη μορφή καθ' όλη τη διάρκεια του έτους. Θα πρέπει:

• αριθμημένο;
• βελονιά;
• υπογεγραμμένο και σφραγισμένο από το κεφάλι.

Αν ένας μεμονωμένος επιχειρηματίας, εκτός από τις δραστηριότητες με διπλώματα ευρεσιτεχνίας, έχει και άλλους τομείς εργασίας, τότε παράλληλα πρέπει να τηρεί βιβλίο εσόδων και εξόδων. Θα αντικατοπτρίζει όλες τις συναλλαγές, εκτός από τα έσοδα από διπλώματα ευρεσιτεχνίας.