Ορισμός των όρων front-, μεσαίου και back-office. Τι λειτουργεί στο back office μιας τράπεζας;

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

«Όλα τα επαγγέλματα χρειάζονται, όλα τα επαγγέλματα είναι σημαντικά» - όλοι το γνωρίζουμε αυτό από την παιδική ηλικία. Το γεγονός είναι ότι στον σύγχρονο κόσμο όλα είναι αλληλένδετα, τόσοι πολλοί όροι ξένης προέλευσης έχουν εμφανιστεί, η έννοια των οποίων είναι άγνωστη στους περισσότερους πολίτες. Μεσίτες, δημιουργοί εικόνων, κειμενογράφοι, τοπογράφοι - δεν μπορείτε να πείτε αμέσως τι ακριβώς κάνουν αυτοί οι άνθρωποι. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για τους ειδικούς του back- και του front-office. Ποιοι είναι, πού εργάζονται, ποια είναι η άμεση ευθύνη τους;

Ορισμός Front Office χρηματοπιστωτικού ιδρύματος

Αυτός ο όρος αναφέρεται σε μια ομάδα τμημάτων σε οργανισμούς που είναι υπεύθυνοι για τη συνεργασία με πελάτες ή πελάτες. Οι ειδικοί στο front office είναι στην πρώτη γραμμή, αυτό είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Η επιτυχία ολόκληρου του ιδρύματος εξαρτάται από τον επαγγελματισμό, την ικανότητα, τη φιλικότητα του. Στον τραπεζικό τομέα, τέτοιοι υπάλληλοι επεξεργάζονται αιτήσεις για άνοιγμα κατάθεσης ή λήψη δανείου, συμβουλεύουν για τυχόν θέματα, διανέμουν τραπεζικά προϊόντα κ.λπ. Δηλαδή, ειδικοί συνοδεύουν συνεχώς τον πελάτη από τη στιγμή που φτάνει στο υποκατάστηματράπεζα και πριν από την ολοκλήρωση της συναλλαγής.

Τι είναι το back office;

Πρόκειται για το λειτουργικό και λογιστικό τμήμα που διασφαλίζει τη λειτουργία των τμημάτων που διαχειρίζονται τα περιουσιακά στοιχεία και τις υποχρεώσεις της εταιρείας. Το back office είναι ένας γκρίζος καρδινάλιος. Οι πελάτες και οι πελάτες δεν μπορούν να εκτιμήσουν τη δουλειά των ειδικών της, αν και καταβάλλουν μεγάλη προσπάθεια για την ευημερία της επιχείρησης. Τέτοια τμήματα υπάρχουν σε τράπεζες, εταιρείες επενδύσεων, οργανισμούς που πραγματοποιούν συναλλαγές στις αγορές τίτλων. Απασχολούν από 3 έως 15 άτομα, ο αριθμός των εργαζομένων εξαρτάται από το μέγεθος του ιδρύματος.

Η εργασία στο back office της τράπεζας περιλαμβάνει την προετοιμασία αναφορών διαχείρισης, την εκτέλεση διακανονισμών για τίτλους και μετρητά για συναλλαγές που συνάπτονται από το front office. Επίσης, οι υπάλληλοί της ασχολούνται με την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τα όρια, την τήρηση εσωτερικής αναφοράς και την παροχή πληροφοριών για τη λογιστική. Ο ειδικός του back office δουλεύει μόνο με εργολάβους, δεν συνεργάζεται με πελάτες.

Τι κάνει το μεσαίο γραφείο;

Αυτή η μονάδα μπορεί να ονομαστεί σύνδεσμος μεταξύ του μπροστινού και του πίσω γραφείου. Οι λειτουργίες του είναι μάλλον ασαφείς. Οι ειδικοί της τράπεζας ασχολούνται κυρίως με τη σύνταξη και την υπογραφή συμβάσεων, την παροχή στους πελάτες διαφόρων τύπων αναφορών, την αποδοχή οδηγιών για ανάληψη κεφαλαίων, αγοραπωλησίες κ.λπ. διεξαγωγή νέων επιχειρήσεων. Οι ειδικοί της στις περισσότερες περιπτώσεις εργάζονται με τις εντολές των κορυφαίων εργατών.

Ποιες είναι οι ευθύνες των ειδικών στο back office;

Οι υπάλληλοι των χρηματοπιστωτικών ιδρυμάτων πρέπει να συνάπτουν συμβάσεις για την πώληση τίτλων, να τηρούν μητρώο συναλλαγών. Ο ειδικός παρακολουθεί την επανεγγραφή των τίτλων, αφού πρέπει να γίνει η μεταβίβαση της κυριότητας στον αγοραστή από τον πωλητή. Το back office εκτελεί αυτή τη διαδικασία με βάση την εντολή μεταφοράς που περιέχεται στο μητρώο του κατόχου τίτλων.

Ο νέος ιδιοκτήτης πρέπει να λάβει όλα τα απαραίτητα έγγραφα και ο ειδικός, με τη σειρά του, ελέγχει τη διαδικασία διακανονισμού μεταξύ των εταιρειών του πωλητή και του αγοραστή. Ένας υπάλληλος back office έχει τεράστια ευθύνη, γιατί το παραμικρό λάθος, που εκ πρώτης όψεως φαίνεται σαν μια μικρή ανακρίβεια, μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα μεγάλης κλίμακας. Στη χειρότερη περίπτωση, η εταιρεία υφίσταται σημαντικές ζημιές λόγω της αναγνώρισης της συναλλαγής ως άκυρης.

Σύγκριση μπροστινών και πίσω γραφείων

Αυτές οι δύο διαιρέσεις είναι αντίθετες μεταξύ τους. Το front office είναι η δουλειά με τους πελάτες, το πρόσωπο της εταιρείας. Οι ειδικοί είναι πάντα στο μάτι, το μέλλον του οργανισμού εξαρτάται από τον επαγγελματισμό και την επινοητικότητα τους. Το back office δουλεύει στη σκιά. Τους υπαλλήλους της μονάδας δεν τους γνωρίζουν όλοι εξ όψεως, αλλά αυτοί σαν εργάτριες μέλισσες φτυαρίζουν πολλές σημαντικές θήκες. Όλοι οι ειδικοί εργάζονται για το καλό της εταιρείας, αλλά εξακολουθεί να είναι σημαντικό να γίνεται διαχωρισμός μεταξύ διαφορετικών τμημάτων, ώστε να μην μετατίθενται οι ευθύνες ορισμένων στους ώμους άλλων.

Το front-office και το back-office έχουν διαφορετική λειτουργικότητα. Το πρώτο εργάζεται για τη βελτίωση της ταχύτητας εξυπηρέτησηςπελάτες, διατηρώντας την αξιοπιστία των πληροφοριών που λαμβάνονται, έγκαιρη εγγραφή των πωλήσεων. Το δεύτερο επικεντρώνεται στην ανάλυση πωλήσεων, την προετοιμασία ενός ευρετηρίου καρτών εμπορευμάτων με τιμές, ένα σύστημα τιμολόγησης, τον έλεγχο της κίνησης των προϊόντων στις αποθήκες.

Ο διαχωρισμός των τμημάτων μπορεί να συμβεί τόσο σε επίπεδο λογισμικού όσο και σε επίπεδο υλικού. Δεν υπάρχει ξεκάθαρο όριο μεταξύ τους, είναι απλώς ένα σύστημα εννοιών. Ο διαχωρισμός πίσω και μπροστινών γραφείων είναι απαραίτητος σε ψυχολογικό επίπεδο. Ο επικεφαλής της εταιρείας πρέπει να καταλάβει ότι απαιτούνται περισσότεροι επαγγελματίες και έμπειροι ειδικοί για να εργαστούν στο πρώτο υποσύστημα παρά στο δεύτερο, αφού έχουν μεγαλύτερη ευθύνη και πιο δύσκολη δουλειά.