2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23
Η θέση ενός υπαλλήλου αρχείων ονομάζεται αρχειονόμος. Το κύριο καθήκον ενός ειδικού σε αυτόν τον τομέα είναι να καθιερώσει το έργο του ίδιου του αρχείου και την κυκλοφορία της τεκμηρίωσης σε αυτό. Τέτοιοι επαγγελματίες χρειάζονται οπουδήποτε υπάρχει μεγάλος τζίρος επίσημων εγγράφων, ειδικά σε οργανισμούς που σχετίζονται με ασφαλιστικά, οικονομικά και ειδικότερα σε κρατικές επιχειρήσεις. Το κύριο έγγραφο στο οποίο πρέπει να ανατρέξει ένας νέος υπάλληλος είναι η περιγραφή εργασίας του αρχειονόμου.
Γενικές διατάξεις
Μόνο ο επικεφαλής μιας επιχείρησης μπορεί να δεχθεί ή να απολύσει έναν αρχειονόμο. Και πρώτα από όλα πρέπει να αναφερθεί στην ισχύουσα νομοθεσία της χώρας. Η οδηγία πρέπει να αναφέρει το πρόσωπο που είναι ο άμεσος επόπτης του ειδικού που κατέχει αυτή τη θέση.
Για να εργαστεί ως αρχειονόμος, ένα άτομο πρέπει να λάβει μια αρχική επαγγελματική εκπαίδευση και στη συνέχεια μπορεί να γίνει δεκτός για μια θέση ακόμη και χωρίς εμπειρία σε αυτόν τον τομέα. Υπάρχει μια επιλογή πουένα άτομο με δευτεροβάθμια ή γενική εκπαίδευση θα βρει δουλειά, αλλά στη συνέχεια πρέπει να λάβει ειδική εκπαίδευση προς αυτή την κατεύθυνση. Δεν απαιτείται εμπειρία για αυτή τη θέση.
Τι πρέπει να γνωρίζετε
Η περιγραφή εργασίας ενός αρχειονόμου επιχείρησης υποδηλώνει ότι ο υπάλληλος πρέπει να έχει ορισμένες γνώσεις: είναι υποχρεωμένος να μελετήσει τους κανονισμούς, τις οδηγίες και ολόκληρο τον κατάλογο νομικών εγγράφων που σχετίζονται με τη διαχείριση αρχείων σε αυτόν τον οργανισμό. Επιπλέον, πρέπει να γνωρίζει πώς να αποθηκεύει, να χρησιμοποιεί έγγραφα, καθώς και με ποια πρότυπα γίνονται δεκτά και παραδίδονται. Οι γνώσεις του πρέπει να περιλαμβάνουν ένα ενιαίο κρατικό σύστημα εργασίας γραφείου. Επιπλέον, πρέπει να κατανοήσει πώς συντάσσονται οι περιγραφές των διατηρημένων εγγράφων, ποια από αυτά πρέπει να αποθηκευτούν μόνιμα και ποια μόνο προσωρινά, καθώς και να συντάξει πράξεις σχετικά με την καταστροφή τους.
Η περιγραφή θέσης εργασίας ενός βοηθού αρχειονόμου υποδηλώνει ότι πρέπει να γνωρίζει πώς αρχειοθετούνται τα αρχεία, σύμφωνα με ποιους κανόνες προετοιμάζονται για μετέπειτα χρήση και διατήρηση, πώς τηρούνται αρχεία και προετοιμάζονται οι αναφορές στην επιχείρηση. Αυτό το άτομο πρέπει να κατανοήσει τη δομή της εταιρείας στην οποία εργάζεται, καθώς και τους κανόνες για τη χρήση του εξοπλισμού και όλων των τεχνικών μέσων που απαιτούνται για την εκτέλεση εργασιών στο αρχείο. Επιπλέον, πρέπει να γνωρίζει όλους τους εσωτερικούς κανόνες και νόμους του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένης της προστασίας της εργασίας, της πυρασφάλειας, της ρουτίνας και ούτω καθεξής.
ευθύνες
Περιγραφή θέσης αρχειονόμου ενός δημοσιονομικού ιδρύματοςπροϋποθέτει ότι πρέπει να εκτελεί ορισμένες λειτουργίες: την εκτέλεση εργασιών που σχετίζονται με την αρχειακή επιχείρηση, τη διατήρηση της τεκμηρίωσης που εισέρχεται στο αρχείο, την καταχώριση των εισερχόμενων εγγράφων, την ανάπτυξη της ονοματολογίας και την επαλήθευση της ορθότητας των υποθέσεων κατάθεσης πριν από την υποβολή στο αρχείο. Εάν υπάρχει τέτοια ανάγκη, τότε κρυπτογραφεί τις μονάδες αποθήκευσης, οργανώνει την τοποθέτηση των θηκών και τις καταχωρεί στο μητρώο.
Η περιγραφή εργασίας του αρχειονόμου ενός ιατρικού ιδρύματος προτείνει ότι πρέπει να προετοιμάσει συνοπτικές περιγραφές της αποθηκευμένης τεκμηρίωσης, να τη διανείμει σε προσωρινές και διαρκείς μονάδες. Πρέπει να διατηρεί αρχεία και να καταστρέφει αμέσως έγγραφα που έχουν ήδη λήξει και να αναπτύξει ένα σύστημα μέσω του οποίου θα είναι δυνατή η γρήγορη και εύκολη εύρεση του επιθυμητού εγγράφου.
Άλλες λειτουργίες
Εξάλλου, τα επίσημα καθήκοντά του επιβάλλουν την παρουσία του σε εξετάσεις για την αξία των εγγράφων για την επιστήμη και όχι μόνο. Πρέπει να διασφαλίσει ότι τα έγγραφα παραμένουν άθικτα, εάν είναι απαραίτητο, να εκτελέσει εργασίες αποκατάστασης μαζί τους. Αυτός ο ειδικός διασφαλίζει επίσης ότι το αρχείο έχει όλες τις απαραίτητες προϋποθέσεις για την κανονική αποθήκευση των εγγράφων.
Ο αρχειονόμος πρέπει να παρακολουθεί την εφαρμογή των κανόνων πυροπροστασίας, καθώς και να χρησιμοποιεί σύγχρονα τεχνικά μέσα για την εργασία με έγγραφα. Είναι υποχρεωμένος κατόπιν αιτήματος των εργαζομένων και των επισκεπτών του οργανισμούεκδίδουν αντίγραφα ή πρωτότυπα αρχειακής τεκμηρίωσης, συντάσσουν πιστοποιητικά χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στο αρχείο και προετοιμάζουν αναφορές για το έργο τους.
Δικαιώματα
Η περιγραφή εργασίας ενός ιατρικού αρχειονόμου υποδηλώνει ότι έχει ορισμένα δικαιώματα. Μπορεί να ζητήσει και να λάβει έγγραφα που σχετίζονται με τις εργασιακές του δραστηριότητες. Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να συνεργαστεί με ειδικούς από άλλα τμήματα της επιχείρησης ή από άλλους οργανισμούς, εάν αυτό τον βοηθήσει στην επίλυση των αρμόδιων θεμάτων του. Εάν υπάρχει τέτοια ανάγκη, μπορεί να εκπροσωπήσει τα συμφέροντα της εταιρείας του σε άλλους οργανισμούς για οποιοδήποτε θέμα σχετίζεται άμεσα με το έργο του αρχείου.
Υπευθυνότητα
Η περιγραφή εργασίας ενός αρχειονόμου υποθέτει ότι είναι υπεύθυνος για την αποτυχία εκπλήρωσης των καθηκόντων του και την κακή ποιότητα εργασίας, για την παροχή ψευδών ή παραμορφωμένων πληροφοριών σχετικά με τα καθήκοντα που έχει κάνει, για την άρνησή του να εκπληρώσει εντολές των ανωτέρων του.
Επιπλέον, είναι υπεύθυνος για καταστάσεις όπου εντοπίστηκαν παραβάσεις, παραβιάσεις ασφάλειας ή άλλες ενέργειες που απειλούν την κανονική λειτουργία της επιχείρησης και ο υπάλληλος δεν τις ανέφερε και δεν έλαβε μέτρα για την εξάλειψη του προβλήματος. Ο αρχειονόμος είναι υπεύθυνος για την παραβίαση των κανόνων της εργασιακής πειθαρχίας.
Συνθήκες εργασίας
Η περιγραφή εργασίας ενός αρχειονόμου υποδηλώνει ότι η διοίκηση του οργανισμού πρέπει να καθορίζει τις ώρες εργασίας του σύμφωνα με την εργασίανομοθεσία. Εάν είναι απαραίτητο, η εταιρεία πρέπει να του παρέχει έναν χώρο εργασίας που να λαμβάνει υπόψη όλους τους κανόνες και τα πρότυπα, καθώς και όλα τα απαραίτητα για επαγγελματικά ταξίδια, συμπεριλαμβανομένων των τοπικών. Έχει επίσης το δικαίωμα να υπογράφει έγγραφα της αρμοδιότητάς του.
Συμπέρασμα
Το κύριο έγγραφο στο οποίο πρέπει να βασιστεί ένας ειδικός που γίνεται δεκτός για αυτήν τη θέση είναι η περιγραφή της θέσης εργασίας ενός αρχειονόμου. Ανεξάρτητα από τον οργανισμό στον οποίο εργάζεται, τα δικαιώματα, οι ευθύνες, οι λειτουργίες και οι γνώσεις είναι πρακτικά τα ίδια και μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τις ανάγκες μιας συγκεκριμένης επιχείρησης και τα καθήκοντα που το διευθυντικό προσωπικό αναθέτει στους υπαλλήλους του.
Τέτοιες εργασίες απαιτούν προσοχή, επιμονή, γνώση των κανόνων για την ασφάλεια σημαντικών εγγράφων, γνώση αξιολόγησης της αξίας ορισμένων εγγράφων, καθώς και ικανότητα συστηματοποίησης, γρήγορης εύρεσης και κρυπτογράφησης εγγράφων. Επίσης, σημαντικός παράγοντας είναι η συνεργασία με ανθρώπους, διότι το επάγγελμα του αρχειοφύλακα περιλαμβάνει την έκδοση και λήψη διαφόρων εγγράφων, τον έλεγχο της ορθότητας της σύνταξης και της γνησιότητάς τους. Μόνο ένα προσεκτικό άτομο που είναι έτοιμο να εργαστεί με μεγάλο όγκο πληροφοριών και να εκπροσωπήσει τα συμφέροντα της εταιρείας σε άλλους οργανισμούς θα μπορεί να εκτελεί σωστά και αξιόπιστα εργατικά καθήκοντα σε αυτή τη θέση.
Συνιστάται:
Εκτέλεση περιγραφής θέσης εργασίας: διαδικασία εγγραφής, απαιτήσεις και προϋποθέσεις, δείγμα
Το έγγραφο αυτό ρυθμίζει τις εσωτερικές εργασιακές σχέσεις των εργαζομένων του οργανισμού. Η διαδικασία έκδοσης περιγραφής θέσης θα εξαρτηθεί από τη συγκεκριμένη θέση, αλλά, γενικά, αυτό το έγγραφο θα πρέπει να ρυθμίζει τη θέση και το διορισμό του εργαζομένου στον μηχανισμό διαχείρισης, καθώς και τις απαιτήσεις προσόντων για αυτόν, τα λειτουργικά του δικαιώματα, ευθύνες και καθήκοντα , καθώς και πιθανά κίνητρα
Δείγμα περιγραφής θέσης εργασίας μηχανικού παραγωγής
Μηχανικοί όλων των τύπων έχουν μεγάλη ζήτηση. Αυτό το επάγγελμα έχει κύρος, καλοπληρωμένο και οι εργαζόμενοι πάντα εκτιμώνται σε διαφορετικούς κλάδους. Αλλά για να βρεις δουλειά, δεν χρειάζεται μόνο να αποκτήσεις εκπαίδευση, αλλά και να είσαι καλά γνώστης του επαγγέλματός σου
Περιγραφή θέσης εργασίας για ειδικό HR: δείγμα
Ένας υπάλληλος του τμήματος προσωπικού είναι ειδικός, ο επικεφαλής του τμήματος είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη και την απόλυσή του, αλλά τυχόν μεταθέσεις προσωπικού είναι αδύνατες χωρίς την έγκριση του διευθυντή της εταιρείας. Αυτή η θέση χωρίζεται σε τρεις κατηγορίες. Για τους κατώτερους, αρκεί να λάβουν ανώτερη επαγγελματική εκπαίδευση. Ένας υπάλληλος μπορεί να προσληφθεί αμέσως μετά την αποφοίτηση
Περιγραφή θέσης ειδικού μάρκετινγκ: Αρμοδιότητες και απαιτούμενες δεξιότητες, Δείγμα περιγραφής θέσης
Αυτός ο υπάλληλος είναι ειδικός, επομένως μόνο ο διευθυντής μπορεί να τον δεχτεί ή να τον απολύσει από τη θέση του. Για αυτή τη θέση, πρέπει να έχετε πανεπιστημιακό πτυχίο στα οικονομικά ή στη μηχανική. Συνήθως, οι εργοδότες δεν απαιτούν εργασιακή εμπειρία. Εάν ένας εργαζόμενος υποβάλει αίτηση για τη θέση ειδικού μάρκετινγκ δεύτερης κατηγορίας, τότε εκτός από την επαγγελματική εκπαίδευση πρέπει να εργαστεί στη σχετική θέση για τουλάχιστον τρία χρόνια
Δείγμα περιγραφής θέσης εργασίας πολιτικού μηχανικού
Αν λάβουμε υπόψη τη θέση του αρχιμηχανικού κατασκευών, αλλά ανήκει στη διοικητική ομάδα, διορίζεται και απομακρύνεται από τη θέση του αποκλειστικά με εντολή του επικεφαλής ολόκληρης της επιχείρησης. Η περιγραφή της θέσης εργασίας του επικεφαλής πολιτικού μηχανικού προϋποθέτει ότι υπάγεται άμεσα σε ανώτερα στελέχη
