Κανονισμοί σχετικά με τη ροή εγγράφων του οργανισμού. Ένα παράδειγμα ροής εργασιών σε έναν οργανισμό

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Ένα έγγραφο είναι πληροφορίες που παρουσιάζονται σε μορφή κατάλληλη για το περιεχόμενο και τον σκοπό του. Ένα έγγραφο δημιουργείται με έναν σκοπό, από κάποιον για κάποιον. Αλλά όχι πάντα η πηγή του εγγράφου ή/και ο παραλήπτης του θα είναι ένα άτομο. Το σύγχρονο επίπεδο - όταν είναι δυνατό και απαραίτητο να συμπεριληφθούν αποτελεσματικά και πρακτικά μηχανήματα και μηχανισμοί στον βρόχο ελέγχου.

Η διαδικασία, τα χαρακτηριστικά και η ταχύτητα της κίνησης ενός εγγράφου εξαρτάται από τη μορφή, το περιεχόμενο και τη λειτουργία του "περιβάλλοντος κίνησης". Η επιτυχία, οι οικονομικοί δείκτες και η κοινωνική αποτελεσματικότητα εξαρτώνται από το πόσο καλά έχει ρυθμιστεί η ροή εγγράφων στον οργανισμό, και αυτό είναι: η ποιότητα και η ζωή της εταιρείας.

Σχετικά με τα έγγραφα και τη ροή εργασίας

Η διαχείριση, η μορφή και η διαδικασία ροής εργασιών στο παράδειγμα ενός οργανισμού, δεν ρυθμίζονται από το νόμο. Υπάρχουν GOST, κανονισμοί και υποχρεωτικές συστάσεις. Ως μέρος των λογιστικών εγγράφων, έγγραφα για τη λήψη δανείου ήΟι ιατρικές εκθέσεις είναι οι κανόνες του νόμου.

Ένα έγγραφο δεν είναι πάντα μια αυστηρή γραπτή μορφή. Μπορεί να είναι:

• μια φόρμα στην οποία συγκεκριμένα πεδία συμπληρώνονται με συγκεκριμένο τρόπο, έχοντας το ακριβές σημασιολογικό και συντακτικό περιεχόμενο;
• μια σελίδα κατασκευασμένη σύμφωνα με μια συγκεκριμένη φόρμα για μια συγκεκριμένη αίτηση (επιστολή, εντολή, όροι εντολής, προσωπικό, …);
• ελεύθερη μορφή (επεξηγηματική σημείωση του εργαζομένου, ευγνωμοσύνη για τα εργασιακά επιτεύγματα, ψήφισμα στην αίτηση, …).

Και οι τρεις εκδόσεις των εγγράφων μπορούν να παρουσιαστούν σε χαρτί ή ηλεκτρονικά και, λόγω της διαθεσιμότητας τεχνικών και νομικών εργαλείων, είναι απολύτως ισοδύναμα, αν και εξακολουθούν να υπάρχουν περιπτώσεις όπου είναι δυνατή μόνο έντυπη μορφή.

Παρά την έλλειψη νομοθετικής ρύθμισης της μορφής και του περιεχομένου του εγγράφου και της ροής εργασιών, υπάρχει μια άκαμπτη, γενικά αποδεκτή και μη συζητηθείσα πρακτική δημιουργίας, μετακίνησης, αποθήκευσης ή καταστροφής εγγράφων, την οποία κάθε οργανισμός είναι ελεύθερος να προσαρμόσει στον εαυτό του με οποιονδήποτε τρόπο.

Τέλειο παράδειγμα ροής εγγράφων σε έναν οργανισμό

Είναι θεμελιωδώς αδύνατο να επιτευχθεί το ιδανικό:

• σε οποιαδήποτε σφαίρα ζωής και δραστηριότητας,
• οποτεδήποτε,
• οπουδήποτε στο διάστημα,

επειδή κάθε νέα προσέγγιση καθιστά δυνατή τη θέαση νέων οριζόντων. Υπάρχει επιθυμία και ανάγκη να τους ακολουθήσουμε. Η τεκμηρίωση δεν αποτελεί εξαίρεση. Αντίθετα, είναι ένα αποδεικτικό και ζωντανό παράδειγμα δυναμικής καθήλωσης της διαδικασίας της κίνησης της πληροφορίας.

Δεν έχει σημασία πώς καταγράφονται οι πληροφορίες: σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή. Επί του παρόντος, και τα δύο έντυπα έχουν την ίδια νομική αξία, αν και η έντυπη έκδοση έχει πλεονεκτήματα σε ορισμένες περιπτώσεις.

ο κύκλος της κίνησής τους από τη στιγμή της εμφάνισης (δημιουργίας) έως τη στιγμή της κατάθεσης ή της καταστροφής.

Δεν κατανοούν όλοι οι οργανισμοί ότι πολλά έγγραφα μπορούν να εκτελεστούν απευθείας από μηχανές και μηχανισμούς χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση, όπως δεν πρέπει να είναι όλες οι πηγές (συγγραφείς) μόνο άνθρωποι.

Η συνήθης κατανόηση του αυτοματισμού ροής εργασιών στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων βρίσκεται στο επίπεδο μιας απλής "ιδέας σήματος", όταν το πρόγραμμα έχει ανατεθεί να αναφέρει μόνο την εμφάνιση συμβάντων.

Εσωτερικός και εξωτερικός κύκλος εργασιών εγγράφων

Και τα δύο κυκλώματα είναι σημαντικά για έναν επιτυχημένο οργανισμό. Ο εξωτερικός κύκλος εργασιών έχει στατική τιμή, ενώ ο εσωτερικός κύκλος εργασιών έχει μια δυναμική τιμή.

Όσο καλύτερα η διοίκηση της εταιρείας κατανοεί αυτήν την περίσταση, τόσο πιο πολλά υποσχόμενο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιλέγει. Όσοι θέλουν να δώσουν ένα ιδανικό παράδειγμα της κίνησης των επιχειρηματικών εγγράφων σε έναν οργανισμό γράφουν το δικό τους πληροφοριακό σύστημα.

Τα έγγραφα μπορεί να είναι κύρια καιδευτερεύων. Οι τελευταίοι έχουν πάντα ιστορικό κινήσεων εντός του οργανισμού.

Με την ανάλυση της εφαρμογής της γνώσης για το έγγραφο και τη χρήση του, είναι δυνατό να αξιολογηθούν τα λειτουργικά χαρακτηριστικά της εταιρείας, οι κοινωνικοοικονομικοί δείκτες και οι χρονικές παράμετροι. Αυτό είναι σημαντικό τόσο για τους συνεργάτες όσο και για τους καταναλωτές.

Χάρτινο αλλά αποτελεσματικό ή ηλεκτρονικό αλλά αγορασμένο

Η μοναδικότητα είναι εγγενής όχι μόνο σε ένα άτομο, αλλά και σε έναν οργανισμό. Επιπλέον, ο κάθε άνθρωπος εκτιμά την ατομικότητά του και προσπαθεί με κάθε δυνατό τρόπο να την τονίσει με ρούχα, συμπεριφορά, εκπαίδευση κ.λπ.

Μια εταιρεία που αγοράζει ένα έτοιμο σύστημα πληροφοριών είναι ένα τέλειο παράδειγμα της ροής εργασιών ενός οργανισμού που του στερεί το δικό του πρόσωπο και αναγκάζει τους υπαλλήλους να ντύνονται με τα "ρούχα κάποιου άλλου".

Είναι προτιμότερο να αναθέσετε στους δικούς σας υπαλλήλους να εργαστούν με χαρτί μέσα με τον παλιό τρόπο παρά να τους επιβάλετε μια τρίτα, αλλά σύγχρονη άποψη για τα έγγραφα και τη χρήση τους. Κάθε υπάλληλος είναι σημαντικό στοιχείο της λειτουργικότητας του οργανισμού και όχι ερευνητής της αποτελεσματικότητας των ιδεών άλλων ανθρώπων και των δομών της ροής εργασίας τρίτων.

Προτεραιότητες, δυναμική και λειτουργικότητα

Το εξωτερικό περίγραμμα της ροής εργασίας είναι πάντα περιορισμένο, ανεπιτήδευτο και στατικά σταθερό. Σε γενικές γραμμές, δεν πρέπει να του δοθεί μεγαλύτερη σημασία από ό,τι του αξίζει. Για παράδειγμα, τι νόημα έχει να «επενδύσεις την ψυχή σου» στις σχέσεις με την εφορία, τις ρυθμιστικές αρχές ή τους εταίρους. Μπορείτε με κάποιο τρόπο να διαφοροποιήσετε τη διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών μεδιαφημιστικές εταιρείες, αλλά ακόμα κι αυτό τελικά παίρνει μια στατική, κοσμική μορφή.

Η προτεραιότητα του δικού μας συστήματος επεξεργασίας πληροφοριών, σημαντικό μέρος του οποίου είναι πάντα η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, είναι αναμφισβήτητη. Αλλά πάντα και όλοι λυπούνται για το χρόνο και τα χρήματα για να δημιουργήσουν το δικό τους σύστημα.

Ένας συνδυασμός των κλασικών επιλογών "one es" ή "galaxy" που δεν κάνουν ποτέ χωρίς xel και μερικά τοπικά οικονομικά ή λογιστικά προγράμματα τρίτων, σε συνδυασμό με τον δικό τους ιστότοπο για να έχουν σχόλια και έγγραφα (παραγγελίες, παράπονα, προσφορές, …) από πελάτες και συνεργάτες - η συνήθης κατάσταση των πραγμάτων, οι εργαζόμενοι είναι συνεχώς απασχολημένοι με τη ρουτίνα και δεν υπάρχει κόστος.

Η δυναμική της παραγωγικής διαδικασίας μπορεί να διασφαλιστεί μόνο με την αποτελεσματική εφαρμογή της δικής της λειτουργικότητας. Μόνο υπό αυτή την ιδιότητα, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων σε έναν οργανισμό είναι ένα παράδειγμα άξιο μίμησης και στο πλαίσιο της υλοποίησης της δικής του επιχειρηματικής ιδέας, μια εξαιρετική δυναμική παραγωγής, οικονομικοί και κοινωνικοί δείκτες.

Κανονισμοί για το πληροφοριακό σύστημα του οργανισμού

Οποιοσδήποτε οργανισμός είναι ένα πληροφοριακό σύστημα που προκύπτει και υπάρχει σε παρόμοιο περιβάλλον. Τα έγγραφα εισέρχονται στον οργανισμό από έξω, ενώ στο εσωτερικό του απαιτείται επίσης η δημιουργία εγγράφων, ορισμένα από τα οποία είναι ρυθμισμένα και υποχρεωτικά.

Ένα απλό διάγραμμα ροής εργασιών οργάνωσης είναι ένα παράδειγμα του τι κάνουν συνήθως όλοι. Κανονισμοί γιακανόνες εργασίας, καθημερινή ρουτίνα, καθήκοντα εργαζομένων - ο συνήθης κανόνας, αλλά πολύ λίγοι άνθρωποι εμπλέκονται στην ανάπτυξη του "Κανονισμού για το πληροφοριακό σύστημα του οργανισμού".

Από αντικειμενική άποψη, οι ηγέτες του οργανισμού μπορούν να καθοδηγηθούν από οτιδήποτε, να γράψουν τυχόν κανονισμούς και περιγραφές θέσεων εργασίας. Αλλά η αποτελεσματικότητα και η πρακτικότητα αυτής της θέσπισης κανόνων εξαρτάται μόνο από το πόσο το εσωτερικό ρυθμιστικό οπλοστάσιο πληροί τις απαιτήσεις της πραγματικότητας.

Κανονισμοί για τα έγγραφα και τη διακίνησή τους

Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων μιας επιχείρησης αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της σφαίρας πληροφοριών της εταιρείας, ως αποτέλεσμα του οποίου ο "Κανονισμός για τη Διαχείριση Εγγράφων" αποτελεί παράρτημα του "Κανονισμού για το Πληροφοριακό Σύστημα του Οργανισμού", αλλά πολύ σημαντικό και συνδέει όλα τα συστατικά στοιχεία του σε έναν ενιαίο οργανισμό πληροφοριών.

Εάν η διοίκηση είναι αποφασισμένη να δημιουργήσει το τέλειο παράδειγμα της ροής εργασιών ενός οργανισμού, σημαίνει ότι ασχολείται πραγματικά με την ανάπτυξη μιας επιτυχημένης επιχείρησης, με στόχο την επίτευξη κέρδους και τη βελτίωση της ευημερίας των εργαζομένων.

Ένα χαρακτηριστικό της τρέχουσας κατάστασης ανάπτυξης λογισμικού, ιδιαίτερα στην πρώτη γραμμή της κατανεμημένης επεξεργασίας πληροφοριών (παραδείγματα προγραμματισμού στο Διαδίκτυο), είναι ότι είναι σχεδόν αδύνατο να δημιουργηθεί μια εφαρμογή αυτοπροσαρμογής για φορητές συσκευές.

Το έργο της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε έναν οργανισμό είναι ένα απλό αλλά ενδεικτικό παράδειγμα. Εδώ η δυναμική είναι περίεργη:

• εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα;
• αλγόριθμοι για την επεξεργασία εσωτερικών και εξωτερικών επιχειρηματικών εγγράφων.

Η σύνταξη κώδικα που μπορεί να ποικίλλει καθώς αλλάζουν δεδομένα και αλγόριθμοι είναι πολύ δύσκολη. Το κόστος του χρόνου και των πόρων δεν είναι διαθέσιμο σε κάθε οργανισμό.

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στη δυναμική

Η οργάνωση της ροής εργασιών στην επιχείρηση στο παράδειγμα της εργασίας της ηλεκτρονικής έκδοσης είναι σχετική, απλή, ενδεικτική και πρακτική. Η πολυπλοκότητα προέρχεται από τη διαδικασία σχεδιασμού κώδικα που μπορεί να αλλάξει δυναμικά. Ο χρόνος ανάπτυξης είναι επίσης ένα πρόβλημα.

χρησιμοποιήστε κοινή λογική επεξεργασίας.

Στη συνέχεια, η ροή εργασιών στον οργανισμό=ένα παράδειγμα + χαρακτηριστικά της δικής σας επιχειρηματικής ιδέας. Στην πρώτη προσέγγιση, το αποτέλεσμα δεν θα είναι πρακτικό, αλλά μόλις τεθεί σε λειτουργία η πρώτη υλοποίηση των εργασιών, ο κύκλος της επίλυσής τους θα γίνει μη αναστρέψιμος και, με τη δέουσα προσοχή, θα επιτευχθεί το αποτέλεσμα.

Η δημιουργία ενός πληροφοριακού συστήματος ικανού να επεξεργάζεται δυναμικά μεταβαλλόμενες πληροφορίες είναι, πρώτα απ' όλα, η δυναμική της ίδιας της διαδικασίας δημιουργίας.

Μέχρι να δημιουργηθεί ένας μηχανισμός για την επαρκή αλλαγή των εισερχόμενων, εξερχόμενων καιεσωτερικά έγγραφα και ο κώδικας δεν θα μπορεί να αλλάξει ανεξάρτητα χωρίς τη συμμετοχή προγραμματιστή, δεν θα είναι δυνατό να μιλήσουμε για το γεγονός της δημιουργίας ενός ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Ωστόσο, η εφεύρεση και η εφαρμογή του δικού σας συστήματος για την πλήρη υποστήριξη των διαδικασιών πληροφοριών του οργανισμού είναι το ίδιο με το να κάνετε την επιτυχία του λαμπρή και τέλεια.