Ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού: πλήρωση δειγμάτων. Πώς να κάνετε μια ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού;

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Κάθε οργανισμός στη διαδικασία της εργασίας αντιμετωπίζει μια μεγάλη ροή εγγράφων. Συμβάσεις, καταστατικά, λογιστικά, εσωτερικά έγγραφα… Κάποια από αυτά πρέπει να φυλάσσονται στην επιχείρηση για όλη την περίοδο της ύπαρξής της, αλλά τα περισσότερα πιστοποιητικά μπορούν να καταστραφούν μετά τη λήξη της ισχύος τους. Για να μπορέσουμε να κατανοήσουμε γρήγορα τα συλλεγέντα έγγραφα, συντάσσεται μια ονοματολογία των υποθέσεων του οργανισμού. Δείγματα αυτού του εγγράφου και ο αλγόριθμος για την κατασκευή του θα συζητηθούν παρακάτω.

Σκοπός

Δημιουργούνται εκατοντάδες έγγραφα σε κάθε οργανισμό. Κάθε μέρα που συσσωρεύονται, οι εργαζόμενοι σταδιακά αντικαθιστούν ο ένας τον άλλον. Κάποια στιγμή γίνεται δύσκολο να βρεις παραγγελία πριν από δύο χρόνια. Για να αποφευχθούν τέτοιες καταστάσεις, δημιουργείται μια ονοματολογία περιπτώσεων.

Ορισμός

Μια υπόθεση είναι ένα έγγραφο που σχετίζεται με μίαθέμα, τομέας δραστηριότητας. Η ονοματολογία των υποθέσεων είναι ένας κατάλογος που περιέχει έναν κατάλογο υποθέσεων που ανοίχτηκαν με ένδειξη των περιόδων αποθήκευσης τους. Με τη βοήθειά του, μπορείτε να οργανώσετε σωστά τη ροή εργασίας. Η ονοματολογία των περιπτώσεων ενός εμπορικού οργανισμού, ένα δείγμα του οποίου θα συζητηθεί παρακάτω, συντάσσεται για τον ακόλουθο σκοπό:

• συστηματοποίηση της ομαδοποίησης των εγγράφων, η οποία διασφαλίζει την άμεση αναζήτηση και την ασφάλειά τους;
• εκχώρηση αριθμού μητρώου σύμφωνα με την ταξινόμηση των περιπτώσεων;
• σύνταξη απογραφής εγγράφων για μόνιμη, μακροπρόθεσμη και προσωπική αποθήκευση (συμπεριλαμβανομένων πράξεων καταστροφής).

Η ονοματολογία των περιπτώσεων χρησιμοποιείται κατά την επιλογή εγγράφων για αρχειοθέτηση και καταστροφή. Αυτή η πολυλειτουργική αναφορά χρειάζεται από κάθε οργανισμό για τον εξορθολογισμό των εργασιών γραφείου. Σε αυτή την περίπτωση, η μορφή ιδιοκτησίας του οργανισμού δεν έχει σημασία. Εάν ένα δείγμα ονοματολογίας των περιπτώσεων ενός ιατρικού οργανισμού μπορεί να βρεθεί σε κανονισμούς και ψηφίσματα, τότε τα αναλυτικά στοιχεία των ανοιγμένων υποθέσεων ενός ιδιωτικού οργανισμού θα πρέπει να καταρτιστούν ανεξάρτητα.

Απαιτούμενο ή αναγκαστικό;

Η κατάρτιση αυτής της λίστας προβλέπεται από τους «Κανόνες για τη λειτουργία των αρχείων». Είναι υποχρεωτικό για οργανισμούς που δημιουργούν ένα αρχείο ως ξεχωριστή υπηρεσία. Αυτή η λίστα, εκτός από κρατικούς και δημοτικούς φορείς, περιλαμβάνει επίσης ορισμένες εμπορικές δομές, όπως συμβολαιογραφικά γραφεία.

Όλα τα άλλα ιδρύματα πρέπει να δημιουργήσουν μια ονοματολογία περιπτώσεων προκειμένου να συστηματοποιήσουν την εργασία με έγγραφα, δεδομένου ότι οι επιχειρήσεις κάθε μορφήςιδιοκτησίας υποχρεούνται να διασφαλίζουν την ασφάλεια των αρχειακών αναφορών. Αυτό προβλέπεται από τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 125. Η λεπτομερής λίστα υποχρεώσεων θα πρέπει να ξεκινήσει ή να ενημερωθεί το τέταρτο τρίμηνο του ημερολογιακού έτους.

Δομή

Η ονοματολογία των υποθέσεων πρέπει να περιέχει όλες τις υποθέσεις που έχουν κατατεθεί, εκτός από τις έντυπες δημοσιεύσεις: δηλώσεις εργαζομένων, βεβαιώσεις εργασίας, περιοδικά, λογιστικά βιβλία, όλα τα έγγραφα των διαρθρωτικών τμημάτων, αλληλογραφία διαρθρωτικών τμημάτων κ.λπ. Τεκμηρίωση περιορισμένης πρόσβασης πρέπει να περιέχει την επικεφαλίδα «Δύναμη». Ο κατάλογος πρέπει να περιέχει τα αρχεία των προσωρινών επιτροπών, τμημάτων. Αλλά, για παράδειγμα, ένα συνδικάτο είναι ένας ανεξάρτητος οργανισμός. Οι υπάλληλοί της συμμετέχουν ανεξάρτητα στη διαμόρφωση του καταλόγου. Το αρχείο πρέπει επίσης να περιέχει τους τίτλους εκκρεμών υποθέσεων εκκαθαρισμένων επιχειρήσεων, ο νόμιμος διάδοχος των οποίων είναι υφιστάμενος οργανισμός.

Μπορείτε να δείτε ένα δείγμα συμπλήρωσης της ονοματολογίας των υποθέσεων του οργανισμού παρακάτω.

Σήμερα, πολλές επιχειρήσεις διατηρούν τεκμηρίωση σε ηλεκτρονική μορφή. Ορισμένες αναφορές δεν εκτυπώνονται καν σε έντυπη μορφή. Στο τέλος κάθε ενότητας, αναφέρετε ποια αρχεία τηρούνται ηλεκτρονικά, αναφέρετε τον αριθμό των αρχείων και τυχόν απαραίτητες λέξεις-κλειδιά αναζήτησης. Ορισμένα ιδρύματα δημιουργούν μια ξεχωριστή ηλεκτρονική ονοματολογία υποθέσεων για έναν εμπορικό οργανισμό. Το δείγμα και ο αλγόριθμος για τη συμπλήρωσή του πρέπει να συμμορφώνονται πλήρως με τα αποδεκτά πρότυπα.

Πού να ξεκινήσω;

Η ευθύνη για την κατάρτιση του καταλόγου σε μεγάλα ιδρύματα ανήκει στην υπηρεσία τεκμηρίωσης(γραμματεία, γραφείο), και σε μικρά - ο γραμματέας, άλλος διορισμένος. Σε εμπορικούς οργανισμούς, αυτή η λειτουργία εκτελείται από το τμήμα προσωπικού, στο οποίο δημιουργούνται τα περισσότερα από τα έγγραφα. Δεδομένου ότι οι πληροφορίες πρέπει να προέρχονται από όλες τις δομικές μονάδες, είναι πιο σκόπιμο να ξεκινήσετε με την ανάπτυξη μιας εντολής σχετικά με την ονοματολογία των υποθέσεων στον οργανισμό. Ένα δείγμα μιας τέτοιας παραγγελίας παρουσιάζεται στην προσοχή σας παρακάτω.

ABC LLC

20.11.2017 Μόσχα

Για σκοπούς συστηματοποίησης, αποθήκευσης και λογιστικής τεκμηρίωσης

ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΑ:

• Έγκριση και θέση σε κυκλοφορία της ονοματολογίας των αρχείων της Εταιρείας από 2018-01-01.
• Προϊστάμενοι διαρθρωτικών τμημάτων για τη διασφάλιση του σχηματισμού υποθέσεων στην εγκεκριμένη μορφή.
• Στείλτε τη γραμματέα στα δομικά τμήματα του αποσπάσματος από το βιβλίο αναφοράς για εργασία.

CEO Ivanov N. A.

Για ιδρύματα σε ορισμένους τομείς δραστηριότητας, έχουν ήδη αναπτυχθεί από το υπουργείο δείγματα της ονοματολογίας των υποθέσεων των οργανισμών. Αυτή η απόχρωση πρέπει να διευκρινιστεί πριν από το σχηματισμό του καταλόγου. Οι ονοματολογίες μοντέλων θα πρέπει να συμπληρώνονται αυστηρά σύμφωνα με τη δεδομένη πρότυπη ονοματολογία των περιπτώσεων του οργανισμού. Άλλα ιδρύματα μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτούς τους οδηγούς για να συντάξουν ένα μεμονωμένο έγγραφο.

Υποστηρικτική τεκμηρίωση

Κατά την ανάπτυξη μιας φόρμας καταλόγου, οι εμπορικοί οργανισμοί θα πρέπει να εστιάζουν στα εξής:

• "Κανόνες Αρχείων" (απόφαση των Ομοσπονδιακών Αρχείων με ημερομηνία 06.02.02);
• Ενότητα 5 του διατάγματος αριθ. 477 της 2009-06-15 "Περί Έγκρισης των Κανόνων Εργασίας Γραφείου".
• Οδηγίες για εργασίες γραφείου.
• Λίστα αρχειακών εγγράφων.

Θα πρέπει επίσης να μελετήσετε τον πίνακα προσωπικού, το καταστατικό, τους τοπικούς νόμους, τους κανονισμούς για τα τμήματα, τους κανόνες, τα πρότυπα, τις οδηγίες, τις απογραφές των υποθέσεων. Περιέχουν συνδέσμους προς σχετικά έγγραφα. Αρχικά, συντάσσονται δείγματα της ονοματολογίας των υποθέσεων του οργανισμού κατά τμήματα, ώστε στη συνέχεια να σχηματιστεί ένας γενικός κατάλογος. Μερικές φορές εφαρμόζεται μια λειτουργική παρά μια δομική αρχή. Δηλαδή, η κατανομή δεν πραγματοποιείται από τμήματα, αλλά από λειτουργίες.

Πώς να δημιουργήσετε ένα δείγμα ονοματολογίας των υποθέσεων ενός οργανισμού;

Η μορφή των καταλόγων καθορίζεται στο Παράρτημα Νο. 8 στους "Κανόνες για την εργασία των αρχείων". Βιβλία αναφοράς συντάσσονται στο επιστολόχαρτο του οργανισμού. Το κύριο μέρος της αναφοράς παρουσιάζεται σε μορφή πίνακα και αποτελείται από 5 στήλες:

• ευρετήριο περίπτωσης;
• τίτλος (τόμοι, μέρη);
• αριθμός (τόμοι, μέρη);
• διάρκεια ζωής, αριθμός άρθρου στη λίστα;
• σημείωση.

Δείκτη

Το Ο δείκτης είναι ένας ψηφιακός προσδιορισμός μιας δομικής μονάδας εντός μιας επιχείρησης. Για παράδειγμα: 04-06, όπου 04 είναι ο αύξων αριθμός του τμήματος προσωπικού, 06 είναι ο αύξων αριθμός της υπόθεσης. Ο δείκτης μπορεί να αποτελείται από τρία ζεύγη αριθμών, για παράδειγμα: 04-03-08, όπου 04 είναι ο κωδικός του χρηματοοικονομικού τμήματος, 03 είναι ο προσδιορισμός του λογιστηρίου, 08 είναι ο αριθμός υπόθεσης. Το ευρετήριο μπορεί να είναι αριθμητικό, αλφαβητικό ή μεικτό.

Τίτλοι

Οι επικεφαλίδες διανέμονται ανάλογα με τη σημασία των εγγράφων. Πρώτον, το οργανωτικόδιοικητική τεκμηρίωση (ξεκινώντας από ανώτερες μονάδες και προχωρώντας στις διαρθρωτικές μονάδες). Στη συνέχεια παρατίθενται οι κανόνες και οι κανονισμοί που αναπτύχθηκαν από τον ίδιο τον οργανισμό. Περαιτέρω, λαμβάνονται υπόψη τα σχέδια και οι εκθέσεις (ετήσιες, τριμηνιαίες, μηνιαίες). Τα σχέδια διοικητικών εγγράφων τοποθετούνται μετά τα κύρια έγγραφα. Οι υποθέσεις του ίδιου τύπου (για παράδειγμα, προσωπικές κάρτες εργαζομένων) συμπληρώνονται με αλφαβητική σειρά.

Η επικεφαλίδα πρέπει να συνοψίζει το περιεχόμενο του εγγράφου. Δεν επιτρέπεται η χρήση γενικής διατύπωσης όπως «διάφορα», «αλληλογραφία», «εισερχόμενα/εξερχόμενα έγγραφα». Η κεφαλίδα υπόθεσης περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:

• όνομα του εγγράφου ή τύπος υπόθεσης που κατατίθεται εάν το έγγραφο αποτελεί μέρος μεγάλου τόμου;
• συντάκτης εγγράφου (όνομα οργανισμού ή τμήματος);
• αποδέκτης (από τον οποίο λαμβάνονται τα έγγραφα ή στον οποίο θα σταλούν έγγραφα);
• σύνοψη/ουσία (για παράδειγμα, "Ερωτήσεις πιστοποίησης");
• όνομα επικράτειας;
• ημερομηνία/περίοδος;
• σημαδέψτε εάν το αρχείο περιέχει αντίγραφα άλλων εγγράφων, όχι τα πρωτότυπά τους.

Ο όγκος κάθε θήκης δεν πρέπει να υπερβαίνει τα 250 φύλλα. Εάν υποτεθεί ότι η θήκη θα είναι ογκώδης, τότε χωρίζεται σε μέρη και όγκους. Η τρίτη στήλη στο τέλος του ημερολογιακού έτους δείχνει τον αριθμό των υποθέσεων που πράγματι ανοίχτηκαν.

Η τέταρτη στήλη δείχνει τους όρους αποθήκευσης των εγγράφων, σύμφωνα με τους Κανόνες. Πρέπει να τηρούνται τόσο από κυβερνητικούς όσο και από εμπορικούς οργανισμούς. Εάν το έγγραφο δεν περιλαμβάνεται στους Κανόνες, τότε ο όρος τουΗ αποθήκευση θα πρέπει να προσδιορίζεται με βάση τη Λίστα. Η αντίστροφη μέτρηση της περιόδου αποθήκευσης ξεκινά την 1η Ιανουαρίου του επόμενου έτους από τη θέσπισή της. Εάν το πιστοποιητικό εκδόθηκε το 2016, τότε η αντίστροφη μέτρηση θα πρέπει να ξεκινήσει από την 2017-01-01.

Ενημέρωση λίστας

Ετησίως, όταν τα αρχεία μεταφέρονται στο αρχείο, υποβάλλεται μια λεπτομερής λίστα. Ακολουθεί η εμφάνιση του ενημερωμένου δείγματος ονοματολογίας υποθέσεων για έναν κλάδο οργανισμών ασφαλείας:

Κατά τη διάρκεια του έτους, όλα τα έγγραφα ομαδοποιούνται σύμφωνα με το εγκεκριμένο έντυπο. Εάν πρέπει να προσθέσετε μια αναφορά που δεν είχε χρησιμοποιηθεί στο παρελθόν, δημιουργείται μια νέα κεφαλίδα. Και η διαδικασία επαναλαμβάνεται σύμφωνα με τον αλγόριθμο που περιγράφεται παραπάνω.