RACI ως εργαλείο διαχείρισης υποχρεώσεων. RACI: μεταγραφή

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Μία από τις πιο κοινές αιτίες αποτυχίας έργων είναι η εσφαλμένη κατανομή των λειτουργιών μεταξύ των μελών της ομάδας. Σίγουρα το έχετε ήδη αντιμετωπίσει: με την παραμικρή δυσκολία, οι συμμετέχοντες αρχίζουν να αναζητούν τους ένοχους και να ρίχνουν την ευθύνη ο ένας στον άλλον αντί να λύσουν το πρόβλημα. Και ακριβώς για να αποφευχθούν τέτοιες καταστάσεις, εφευρέθηκε η μήτρα RACI - ένα απλό και αποτελεσματικό εργαλείο για τον προγραμματισμό των ανθρώπινων πόρων.

"Υπό το μικροσκόπιο": 4 βασικοί ρόλοι σε κάθε έργο

Η κατανομή των εργασιών είναι μία από τις κύριες αρμοδιότητες ενός διευθυντή. Αλλά στην πράξη, όλα συνήθως φαίνονται διαφορετικά: ο διευθυντής απλώς διορίζει μέλη της ομάδας με την προσδοκία ότι οι ίδιοι οι ειδικοί θα αποφασίσουν ποιος πρέπει να κάνει τι. Τι γίνεται όμως αν χαθούν οι προθεσμίες ή κυκλοφορήσει ένα προϊόν χαμηλής ποιότητας; "Δεν το κάνω αυτό", "Δεν μου είπαν"… Και καμία χρήσιμη ενέργεια.

Ένας καλά σχεδιασμένος πίνακας ευθύνης RACI λύνει πολλά προβλήματα. Σύμφωνα με αυτή τη μεθοδολογία, ανεξάρτητα από την πολυπλοκότητα και το εύρος της εργασίας, ένα μέλος της ομάδας οποιουδήποτε έργου εκτελεί έναν από τους τέσσερις ρόλους.

R - Υπεύθυνος

Μετάφραση από Υπεύθυνοςσημαίνει «εκτελεστής». Πρόκειται για έναν υπάλληλο που είναι άμεσα υπεύθυνος για την υλοποίηση ενός συγκεκριμένου τομέα εργασίας. Ταυτόχρονα, στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν επιλέγει λύσεις και αναφέρει στον υπεύθυνο έργου.

Ικανοί εργαζόμενοι και ειδικοί διορίζονται σε αυτόν τον ρόλο - άτομα που ξέρουν πώς να το κάνουν. Στο RACI, οι εκτελεστές εκτελούν τις ακόλουθες λειτουργίες:

• καθορίστε τι ακριβώς πρέπει να γίνει για την υλοποίηση του έργου και πόσος χρόνος θα διαρκέσει (μέσα στις προϋποθέσεις που ορίζονται "από πάνω");
• κάντε μια λίστα με τους απαραίτητους πόρους;
• συμμετέχουν στον συντονισμό και την έγκριση της τεχνικής τεκμηρίωσης,
• αναλύστε την πρόοδο του έργου και τα ενδιάμεσα αποτελέσματα;
• παρέχετε αναφορές προόδου στον διαχειριστή.

Μπορεί να υπάρχουν πολλά τέτοια άτομα στην ομάδα. Επιπλέον, αυτός ο ρόλος μπορεί να συνδυαστεί με άλλους. Ο πιο συνηθισμένος συνδυασμός είναι Accountable + Resbonsible (μεταφράζεται ως "υπεύθυνος + εκτελεστής").

A - Υπόλογος

"Υπόλογος" ή "υπεύθυνος" είναι ο κύριος διαχειριστής έργου. Είναι αυτός που είναι υπεύθυνος για τη διασφάλιση της έγκαιρης ολοκλήρωσης των εργασιών, με το απαιτούμενο επίπεδο ποιότητας και εντός του προϋπολογισμού που έχει διατεθεί. Επίσης, Α:

• επιλέγει τους εκτελεστές και την ομάδα διαχείρισης έργου;
• αναθέτει εργασίες σε όλους τους συμμετέχοντες;
• ελέγχει την πρόοδο της εργασίας;
• διανέμει πόρους μεταξύ των καλλιτεχνών;
• Το διατηρεί αρχεία σχετικά με τη χρήση των πόρων καιθα αιτιολογήσει επίσης στον επιμελητή την ανάγκη διάθεσης πρόσθετων κεφαλαίων·
• εξετάζει ιδέες και προτάσεις από άλλα μέλη της ομάδας και μπορεί να τις εγκρίνει ή να τις απορρίψει.

Συνήθως, ο διαχειριστής έργου ενεργεί ως ο "σύνδεσμος" μεταξύ του πελάτη ή της ανώτερης διοίκησης και της ομάδας.

C - Συμβουλευτείτε

Ο τρίτος ρόλος στη μήτρα RACI είναι ο "σύμβουλος" (μερικές φορές αναφέρεται και ως "διευκολυντής"). Μαζί με τον μάνατζερ, συμμετέχει στη διαχείριση έργων, αλλά κυρίως ασχολείται με στρατηγικά ζητήματα:

• εγκρίνει τυχόν αλλαγές στο εύρος και το χρονοδιάγραμμα των εργασιών,
• κατανέμει τους πόρους που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου;
• εάν είναι απαραίτητο, συμφωνήστε με τον πελάτη σχετικά με την ανάγκη αύξησης του προϋπολογισμού;
• λαμβάνει αναφορές προόδου από τον διαχειριστή;
• λαμβάνει αποφάσεις σε οποιεσδήποτε απρόβλεπτες καταστάσεις, σε περίπτωση κρίσιμων αλλαγών που μπορεί να επηρεάσουν το χρόνο και το κόστος του έργου.

Ο ρόλος των συμβούλων συνήθως ανατίθεται σε ανώτερα στελέχη. Αυτοί είναι που καθορίζουν τους παγκόσμιους στόχους και στη συνέχεια διορίζουν έναν διαχειριστή έργου που ήδη κατανέμει εργασίες μεταξύ των μελών της ομάδας.

I - Ενημερώθηκα

Εκτός από τους ρόλους που αναφέρονται, ο "ενημερωμένος" ("παρατηρητής") υποδεικνύεται στον πίνακα RACI. Εκτελεί τα καθήκοντα του διαχειριστή και ασχολείται κυρίως με την οργάνωση της διαχείρισης εγγράφων. Ο παρατηρητής αναφέρεται στον διαχειριστή του έργου, ωστόσο, σε αντίθεσηάλλοι συμμετέχοντες, δεν είναι υπεύθυνος για τα αποτελέσματά του. Αντί αυτού:

• συλλέγει και οργανώνει όλες τις πληροφορίες για το έργο, τους πόρους και τα σχέδια;
• κρατά πρακτικά των συναντήσεων;
• δέχεται τεκμηρίωση από τους συμμετέχοντες στο έργο για να τα μεταφέρει στη συνέχεια στις κατάλληλες δομές.
• παρακολουθεί τις προθεσμίες υποβολής και την ορθότητα συμπλήρωσης αναφορών.

Σημειώστε ότι η επικοινωνία με έναν παρατηρητή είναι κυρίως μονόδρομη. Η κύρια λειτουργία του είναι να απαλλάσσει τον μάνατζερ από την ανάγκη να σπαταλά χρόνο σε γραφειοκρατικές διαδικασίες και να τον «αποφορτώνει».

Εκμάθηση δημιουργίας πίνακα RACI χρησιμοποιώντας ένα παράδειγμα

Ας μιλήσουμε για την πρακτική πλευρά του ζητήματος. Πώς να συντάξετε ένα διάγραμμα για την κατανομή των εξουσιών και των ευθυνών;

1. Μεταγλώττιση στη λίστα εκκρεμοτήτων

Πρώτα απ' όλα, πρέπει να γράψετε όλα όσα πρέπει να γίνουν. Το επίπεδο λεπτομέρειας εξαρτάται από το συγκεκριμένο έργο. Μερικές φορές, για ευκολία ελέγχου και διαχείρισης, αναπτύσσονται αρκετοί πίνακες. Αρχικά, απαριθμήστε τα κύρια τμήματα εργασίας και, στη συνέχεια, χωρίστε το καθένα σε ξεχωριστές λειτουργίες και εργασίες. Η λίστα των έργων υποδεικνύεται στον πίνακα κάθετα.

Βήματα
Όροι εντολής
Πρωτότυπο
Σχέδιο
Κωδικός προγράμματος
Αναφορά δοκιμής
παρουσίαση ιστότοπου

2. Επιλογή μελών ομάδας

Εδώ πρέπει να απαντήσετε στην ερώτηση: "Ποιος θα συμμετάσχει σε αυτό το έργο;". Οριζόντια, είναι απαραίτητο να καταγράφονται όλοι οι εργαζόμενοι ή/και τα τμήματα που εμπλέκονται στην υλοποίηση σε όλα τα στάδια - από τον σχεδιασμό έως την παρουσίαση των αποτελεσμάτων και την υποβολή έκθεσης.

Βήματα	Analyst	Σχεδιαστής	Sys. αρχιτέκτονας	Προγραμματιστής	Tester	Sys. διαχειριστής	Διευθυντής έργου
Όροι εντολής
Πρωτότυπο
Σχέδιο
Κωδικός προγράμματος
Αναφορά δοκιμής
παρουσίαση ιστότοπου

3. Συμπλήρωση πίνακα

Μετάτότε μπορείτε να αρχίσετε να διανέμετε συναρτήσεις. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να έχετε ξεκάθαρη κατανόηση κάθε σταδίου εργασίας και πώς λειτουργεί η εργασία σε ομάδες.

Ας πάρουμε ως βάση το παράδειγμά μας και ας σταματήσουμε στο στάδιο "Σχεδιασμός". Σε αυτή την περίπτωση, R - εκτελεστής - μόνο ένας. Στη διαδικασία της εργασίας, εστιάζει σε ένα προπαρασκευασμένο πρωτότυπο του ιστότοπου. Επομένως, ο αρχιτέκτονας συστήματος που το ανέπτυξε, σε αυτό το στάδιο, ενεργεί ως σύμβουλος Γ. Επίσης, ο αναλυτής και ο προγραμματιστής μπορούν να εκφράσουν τις επιθυμίες τους. Η τελική μελέτη εγκρίνεται από τον υπεύθυνο έργου (Α). Αλλά οι ελεγκτές και ο διαχειριστής του συστήματος σε αυτό το στάδιο δεν λαμβάνουν αποφάσεις, αλλά λαμβάνουν μόνο πληροφορίες για το πώς εξελίσσεται η εργασία, και ως εκ τούτου τους ανατίθεται ο ρόλος του ενημερωμένου - I.

Βήματα	Analyst	Σχεδιαστής	Sys. αρχιτέκτονας	Προγραμματιστής	Tester	Sys. διαχειριστής	Διευθυντής έργου
Όροι εντολής	R	I	C	C	I	C	A
Πρωτότυπο	C	I	R	C	I	I	A
Σχέδιο	C	R	C	C	I	I	A
Κωδικός προγράμματος	C	I	C	AR	I	I	I
Αναφορά δοκιμής	C	C	C	C	AR	I	I
παρουσίαση ιστότοπου	C	I	C	C	I	AR	I

Παραλλαγές μοντέλου

Στις περισσότερες περιπτώσεις, μπορείτε να τα βγάλετε πέρα με έναν τυπικό πίνακα. Ωστόσο, όταν εργάζεστε σε πιο σύνθετα έργα, μερικές φορές υπάρχει ανάγκη για επιπλέον ρόλους. Επομένως, τα τελευταία χρόνια έχουν εμφανιστεί 2 εκτεταμένες εκδόσεις του διαγράμματος ευθύνης.

RACI-VS

Εδώ προστίθενται δύο ακόμη ρόλοι στους τυπικούς ρόλους:

• Επαληθεύει (V) - ένας υπάλληλος ή μια ειδική ομάδα που ελέγχει εάν το αποτέλεσμα της υλοποίησης μιας συγκεκριμένης εργασίας πληροί τα εγκεκριμένα κριτήρια.
• Sign off (S) συντονίζει την παράδοση του έργου με τον πελάτη, πραγματοποιεί μια παρουσίαση και παρέχει αναφορές. Συνήθως αυτή η λειτουργία εκτελείται από τον Υπόλογο, αλλά η RACI-VS προσλαμβάνει έναν ξεχωριστό ειδικό για αυτό.

Με αυξημένο έλεγχο και στενότερη επαφή με τον πελάτη, αυτό το μοντέλο είναι ιδανικό για τεχνικά πολύπλοκα ή μεγάλης κλίμακας έργα που περιλαμβάνουν δεκάδες (ή και εκατοντάδες) άτομα.

RASCI

Σε αυτήν την παραλλαγή, εμφανίζεται ένας νέος ρόλος στη μήτρα - Υποστηρικτικός (S). Οι βασικές του λειτουργίες είναι να παρέχει στο έργο πρόσθετους πόρους, δηλαδή υποστήριξη για τον διευθυντή και τους εκτελεστές.

Η τέλεια ισορροπία ρόλων

Η μήτρα RACI συντάσσεται όχι μόνο για να γνωρίζει ποιον πρέπει να "καταστέλλει" σε περίπτωση τυχόν προβλημάτων. Ακόμη και στο στάδιο του σχεδιασμού, χρησιμοποιώντας αυτόν τον πίνακα, μπορείτε να δείτεαδυναμίες στην οργάνωση της ροής εργασιών.

Η κάθετη ανάλυση σάς επιτρέπει να δείτε τις ευθύνες και τις εξουσίες καθενός από τους συμμετέχοντες στο έργο, για να αξιολογήσετε αντικειμενικά το επίπεδο φόρτου εργασίας:

• πολύ R - πιθανότατα, ένα άτομο θα πρέπει να διχαστεί μεταξύ πολλών εργασιών, γεγονός που θα επηρεάσει αρνητικά την ταχύτητα και τα αποτελέσματα της εργασίας.
• πολλά Α - ο υπάλληλος "παίρνει στο λαιμό" για όλους. συνιστάται η πιο ομοιόμορφη κατανομή των ευθυνών·
• δεν υπάρχουν κελιά R και A - λόγος για να σκεφτείτε την καταλληλότητα αυτής της θέσης ως τέτοια (στην πραγματικότητα, πληρώνετε έναν ειδικό που δεν κάνει τίποτα);
• δεν υπάρχουν κενά κελιά - και πάλι, το πρόβλημα της υπερφόρτωσης, δεν είναι όλοι σε θέση να εκτελούν τόσες πολλές εργασίες ταυτόχρονα.

Η οριζόντια ανάλυση, με τη σειρά της, καταδεικνύει την ποιότητα της οργάνωσης της εργασίας σε κάθε στάδιο. Και εδώ, συχνά προκύπτουν προβλήματα:

• πολύ R - ίσως υπάρχει διπλασιασμός λειτουργιών και ένα από τα μέλη της ομάδας κάνει περιττή δουλειά.
• πολύ Α - υπάρχει «θόλωμα» ευθύνης και σύγχυση στην παράδοση των έργων·
• πολύ C - οι συζητήσεις επιβραδύνουν σημαντικά τη ροή εργασίας (πρέπει να περιμένετε έως ότου όλοι κάνουν τις αλλαγές και τα σχόλιά τους, να βρουν συμβιβασμούς κ.λπ.);
• no I - μπορεί να είναι ένα σημάδι ότι πάρα πολλοί καλλιτέχνες εργάζονται σε μία εργασία, κάτι που επίσης επιβραδύνει το έργο.

Με την RACI, ένας διευθυντής μπορεί γρήγορα να εντοπίσει υπερεργασμένους ή υποαπασχολούμενους εργαζομένους, άχρηστες θέσεις εργασίας και τομείς εργασίας για τους οποίους κανείς δεν ευθύνεται. Μια καλά σχεδιασμένη μήτρα μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την ποιότητα οργάνωσης και τον έλεγχο της υλοποίησης των έργων, καθώς και να μειώσει τον αριθμό των συγκρούσεων μεταξύ των ερμηνευτών ("Δεν το κάνω καθόλου αυτό …", "Έπρεπε να το είχε κάνει αυτό …», κ.λπ.).

Χρήσιμες συμβουλές

Υπάρχουν μερικά σημαντικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου, προκειμένου ο πίνακας RACI να εκτελεί τις λειτουργίες του και να διασφαλίζει αποτελεσματική επιχειρηματική συνέχεια στην εταιρεία.

1. Όταν συμπληρώνετε τον πίνακα, λάβετε υπόψη τα προσόντα των εργαζομένων. Επομένως, ένας λογιστής δεν πρέπει να διορίζεται ως σύμβουλος (C) στο στάδιο της διάταξης του ιστότοπου, τουλάχιστον επειδή δεν κατανοεί αυτόν τον τομέα.
2. Πρέπει να υπάρχει μόνο ένας Υπόλογος (A) ανά παρτίδα. Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία, προσδιορίστε τις προϋποθέσεις. Για παράδειγμα, ο A1 είναι υπεύθυνος για τη δοκιμή της έκδοσης για υπολογιστές του ιστότοπου και ο A2 είναι υπεύθυνος για τη δοκιμή της έκδοσης για κινητά.
3. Οποιαδήποτε εργασία πρέπει να έχει Υπεύθυνη και Υπεύθυνη (σε μετάφραση - "Υπεύθυνος" και "Εκτελεστής").
4. Προσπαθήστε να διατυπώσετε κάθε εργασία όσο πιο συγκεκριμένα γίνεται. Χρησιμοποιήστε ρήματα - "δημοσίευση", "προετοιμασία", "εγγραφή", "έλεγχος", "ενημέρωση" κ.λπ. Συνιστάται να υποδεικνύετε αμέσως τα απαραίτητα αποτελέσματα - όχι απλώς "Ελέγξτε την ταχύτητα φόρτωσης του ιστότοπου", αλλά "Βεβαιωθείτε ότι Η ταχύτητα φόρτωσης δεν είναι μεγαλύτερη από 0,8 δευτ.".
5. Οι ενέργειες δεν πρέπει να ισχύουν για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο, αλλά για τη θέση συνολικά.
6. Είναι καλύτερα να συντάξετε τον πίνακα RACI σε μια ομάδα, με βάση την ανάλυσηπραγματικές εργασιακές καταστάσεις. Είναι σημαντικό κάθε συμμετέχων να γνωρίζει τον ρόλο του και τις εργασίες που αντιμετωπίζει.