Περιεχόμενο και τύποι επαγγελματικών επιστολών

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:24

Η επαγγελματική επιστολή είναι ένα από τα πιο σημαντικά μέσα επικοινωνίας στον επιχειρηματικό κόσμο μεταξύ εκπροσώπων διαφορετικών οργανισμών. Χαρακτηρίζεται από αυστηρό, ακριβές, επίσημο στυλ.

Επαγγελματική επιστολή

Τώρα, στην εποχή του Διαδικτύου, η σημασία της επαγγελματικής αλληλογραφίας δεν μειώθηκε, αλλά απλώς άλλαξε τα μέσα - από έντυπα σε ηλεκτρονικά - και έγινε πιο γρήγορη. Ως εκ τούτου, είναι εξαιρετικά σημαντικό για κάθε εργαζόμενο, που αναζητά εργασία, καθώς και για άτομα σε ηγετικές θέσεις, να μπορεί να συνθέτει σωστά διάφορους τύπους επαγγελματικών επιστολών.

Επιπλέον, αυτό τον χαρακτηρίζει εν μέρει ως επαγγελματία, διευρύνοντας τις επαγγελματικές του ευκαιρίες. Ως εκ τούτου, είναι τόσο σημαντικό για κάθε άτομο που δεν είναι αδιάφορο για την καριέρα του να γνωρίζει τους κανόνες για τη διεξαγωγή επαγγελματικής αλληλογραφίας και να λαμβάνει υπόψη τους διάφορους τύπους της. Και το περιεχόμενο των επαγγελματικών επιστολών, καθώς και η ποιότητά τους, θα εξαρτηθεί από τον επαγγελματισμό του ανταποκριτή.

Με τη βοήθεια της επαγγελματικής αλληλογραφίας, τα ζητήματα επιλύονται, παρουσιάζονταιοι αξιώσεις, τα συμβόλαια συζητούνται, τα τιμαλφή και τα έγγραφα συνοδεύονται.

Επιχειρηματικό στυλ

Το στυλ των επαγγελματικών επιστολών πρέπει να είναι ακριβές και να μην επιτρέπει την παραλλαγμένη ερμηνεία των λέξεων. Πρέπει να υπάρχει αυστηρή επίσημη υποταγή, ακόμα κι αν αυτό είναι ένα γράμμα σε έναν φίλο. Η επανάληψη (σε περιορισμένο αριθμό) λεξιλογικών γραμματοσήμων επιτρέπεται, και μάλιστα ευπρόσδεκτη. Κατά κανόνα, διάφοροι τύποι επαγγελματικών επιστολών καλύπτουν διάφορα θέματα, που περιορίζονται σε επιχειρηματικά θέματα. Ο τόνος χρησιμοποιείται μόνο ουδέτερος, χωρίς να επιτρέπει προσωπικές εκτιμήσεις και ακατάλληλη συναισθηματικότητα.

Η επαγγελματική αλληλογραφία είναι πάντα επίσημη, συχνά καταχωρείται και καταγράφεται.

Τύποι γραμμάτων

Η ανάπτυξη των επιχειρήσεων, η τεχνολογία της πληροφορίας επηρεάζει τη γραφή της επιχείρησης και τα είδη της, αναγκάζοντάς την να πάρει νέες μορφές. Μέχρι σήμερα, διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι γραμμάτων:

1. Εμπορικά και επιχειρηματικά θέματα. Με τη βοήθεια της επιχείρησης επίλυση οικονομικών, οργανωτικών, νομικών ζητημάτων. Ο όγκος αυτών των μηνυμάτων είναι από μερικές γραμμές έως πολλές σελίδες. Εμπορική επίλυση των προβλημάτων πώλησης υπηρεσιών ή αγαθών και προμήθειας. Αυτά είναι αιτήματα, προσφορές, παράπονα.
2. Επιστολές που απαιτούν απάντηση (όπως αιτήματα, εκκλήσεις, αιτήματα, παράπονα, προτάσεις) και δεν απαιτούν (περιέχουν γεγονότα και γεγονότα που έχουν ήδη περιγραφεί - συνοδευτικά ισοδύναμα με αποδείξεις, επιβεβαιώσεις).
3. Υπάρχουν τέτοια d



ελάτη γράμματα: κανονικά και κυκλικά - έχουν έναν αποστολέα καιαρκετοί παραλήπτες χαμηλότερης κατάταξης.

4. Η αλληλογραφία θεωρείται τυπική, η οποία περιέχει έτοιμες φόρμες εγγράφων, δείγματα. Οι τύποι επιχειρηματικών επιστολών που παρουσιάζονται με αυτόν τον τρόπο ονομάζονται ρυθμιζόμενες. Εάν ο αποστολέας γράψει ένα μήνυμα από τον εαυτό του, τότε δεν ρυθμίζεται.
5. Όταν ένα γράμμα αποκαλύπτει ένα θέμα, ονομάζεται μονής όψης, αν πολλές - πολλαπλών πτυχών.
6. Τοποθετήστε ξεχωριστά τους τύπους επαγγελματικών επιστολών που αντικατοπτρίζουν μεμονωμένες πληροφορίες για τον παραλήπτη: συγχαρητήρια, ευχαριστίες, συλλυπητήρια, συστάσεις, συνοδεία.

Περιεχόμενο μιας επαγγελματικής επιστολής

1. Έκληση σχεδιασμένη να προσελκύει την προσοχή, το ενδιαφέρον, να καθορίζει το επίπεδο επαφής. Η προσφυγή μπορεί να είναι ανά θέση, επίθετο, όνομα και πατρώνυμο ή γενικευμένη.
2. Εισαγωγή στην ουσία της επιστολής, διευκρίνιση του σκοπού ή του λόγου της επιστολής, που αποτελείται από περιγραφή, σύνδεσμο, ευχαριστίες, συγχαρητήρια, αξιώσεις κ.λπ.
3. Το κύριο μέρος (πρέπει να έχει οποιαδήποτε επαγγελματική αλληλογραφία). Οι τύποι επαγγελματικών επιστολών για διάφορους σκοπούς περιέχουν τις κύριες πληροφορίες, προτάσεις, απαιτήσεις, προσκλήσεις, αιτήματα, παραγγελίες. Περιλαμβάνει συλλογισμούς, αυστηρά χρονολογικές δηλώσεις, ανάλυση προβλημάτων, δομημένα κέρδη ή πιθανές απώλειες.
4. Όλα τα είδη των επαγγελματικών επιστολών θα πρέπει να έχουν ένα συμπέρασμα, το οποίο να αποτελείται από συμπεράσματα, προτάσεις, συμφωνίες, αρνήσεις, προειδοποιήσεις. Για παράδειγμα, όπως: υπενθύμιση, προσφορά, ερώτηση, προειδοποίηση.
5. Τυπικές φράσεις κλεισίματος,σχεδιασμένο για να ρυθμίσει για περαιτέρω συνεργασία, χρονικό όριο, πιθανή άρνηση. Επίσης, η τελική έκκληση υπόκειται στο σύστημα κοινωνικών αξιών και προτεραιοτήτων.

Συστάσεις για τη σύνταξη επιστολών

1. Το γράμμα πρέπει να είναι εγγράμματο και ευανάγνωστο, να μη στοιβάζετε λέξεις και να χρησιμοποιείτε λεξιλογικές μονάδες, η ακριβής σημασία των οποίων δεν είναι γνωστή.

2. Όλοι οι τύποι επαγγελματικών επιστολών δεν πρέπει να είναι πολύ μεγάλοι, είναι καλύτερο να μειώνετε και να δομείτε τις πληροφορίες όσο το δυνατόν περισσότερο.

3. Κατά τη διαδικασία της ανάγνωσης, ο παραλήπτης θα πρέπει να αισθάνεται σεβασμό, ατομικότητα της επιστολής, ιδιοκτησία του θέματος, θετική έγχυση του συγγραφέα.

4. Είναι σημαντικό στη διαδικασία της σύνταξης να συνάψετε συμφωνίες για το χρόνο, τους όρους, τις προϋποθέσεις επαφών και τις συμβάσεις. Αυτό μπορεί να γίνει με τη μορφή λίστας επιλογών ή βασικών ερωτήσεων.

5. Ένας διακριτικός και επαγγελματικός, καλοπροαίρετος τόνος της επιστολής είναι βέβαιο ότι θα προετοιμάσει τον παραλήπτη για μια θετική και γρήγορη απάντηση.

Ένα από τα στοιχεία μιας επιτυχημένης επιχείρησης είναι η συμμόρφωση με τους κανόνες της επιχειρηματικής αλληλογραφίας, που αποτελούν τουλάχιστον το 80% όλων των εγγράφων των οργανισμών. Η αυστηρή τήρηση όλων των κανόνων υπογραμμίζει τη νομική αξία των επαγγελματικών επιστολών και διασφαλίζει την ταχεία επίτευξη των εμπορικών στόχων.