Τύποι συναντήσεων: πρωτόκολλο, δομή και περιεχόμενο

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Είναι αδιανόητο να φανταστεί κανείς τη δουλειά οποιουδήποτε οργανισμού χωρίς επιχειρηματικές επικοινωνίες. Η σωστά δομημένη επικοινωνία μεταξύ των εργαζομένων σάς επιτρέπει να επιλύετε ομαλά και γρήγορα τις εργασίες.

Υπάρχουν πολλοί τύποι συναντήσεων σε οργανισμούς και καθεμία από αυτές έχει τα δικά της χαρακτηριστικά και καθήκοντα. Η γνώση τέτοιων αποχρώσεων θα βοηθήσει στη διευκόλυνση της συζήτησης επιχειρηματικών θεμάτων. Αυτό το άρθρο θα σας ενημερώσει για τους τύπους των συναντήσεων, θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε γιατί διεξάγονται και πώς καταγράφονται στις εργασίες γραφείου.

Στόχοι επαγγελματικών συναντήσεων

Ο κύριος στόχος της διεξαγωγής κάθε είδους συναντήσεων και συναντήσεων είναι η ανάπτυξη συγκεκριμένων εποικοδομητικών λύσεων σε πιεστικά προβλήματα και η εξέταση πιεστικών επιχειρηματικών ζητημάτων. Επίσης, κατά τη διάρκεια της συλλογικής συνάντησης, το προσωπικό έχει την ευκαιρία να μοιραστεί απόψεις, ιδέες ή να κάνει μια πρόταση για την καλύτερη λύση σε προβλήματα με ανώτερα στελέχη.

Κάθε είδους επαγγελματικές συναντήσεις σάς επιτρέπουν να δείτε μια ολοκληρωμένη εικόνα της κατάστασης στον οργανισμό, να προσδιορίσετε τα δυνατά και τα αδύνατα σημεία του. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι κατά τη συμμετοχή σε αυτή τη μορφήΟι επιχειρηματικές επικοινωνίες είναι μια ταχεία προσαρμογή των νέων εργαζομένων της εταιρείας ή της επιχείρησης.

Εργασίες

Μπορούν να διακριθούν οι ακόλουθες εργασίες όλων των τύπων συναντήσεων:

• λύνοντας τρέχοντα προβλήματα και ζητήματα;
• ενσωμάτωση των δραστηριοτήτων των τμημάτων σύμφωνα με τον στρατηγικό στόχο της εταιρείας;
• αξιολόγηση της εταιρείας και των επιμέρους δομικών τμημάτων της;
• διατήρηση και ανάπτυξη εταιρικής πολιτικής.

Για να καταλάβετε σε ποια μορφή να πραγματοποιήσετε μια τέτοια επιχειρηματική εκδήλωση, πρέπει να αποφασίσετε ποια από τις παραπάνω εργασίες θα αντιστοιχεί σε αυτήν και μετά να καταλάβετε σε ποια ταξινόμηση θα ανήκει.

Τύποι και ταξινόμηση

Μια συνάντηση, ως τύπος επιχειρηματικής επικοινωνίας, μπορεί να έχει διαφορετική μορφή διεξαγωγής, η οποία καθορίζει το αντικείμενό της και τη λίστα των παρόντων υπαλλήλων.

Η κύρια ταξινόμηση των συναντήσεων πρέπει να επισημανθεί:

1. Περιοχή ιδιοκτησίας. Εδώ μπορούμε να διακρίνουμε τέτοιους τύπους συναντήσεων όπως διοικητικές (που προβλέπουν τη συζήτηση προβληματικών θεμάτων), επιστημονικές (σεμινάρια και συνέδρια, σκοπός των οποίων είναι η συζήτηση επίκαιρων επιστημονικών θεμάτων), πολιτικές (προβλέπουν συνάντηση μελών οποιουδήποτε πολιτικού κόμματα και κινήματα) και μεικτούς τύπους.
2. Κλίμακα. Εδώ διακρίνονται οι διεθνείς, όπου εμπλέκονται ειδικοί από άλλες χώρες ή ξένοι εταίροι, εθνικοί, περιφερειακοί, αλλά και πόλεις.
3. Τακτική. Σε οποιαδήποτε μορφή συνάντησης, μπορεί να υπάρξειμόνιμο ή περιοδικό.
4. Ανάλογα με την τοποθεσία - τοπικό ή ταξιδιωτικό.

Και επίσης όλοι οι τύποι συναντήσεων μπορούν να χωριστούν ως εξής:

1. Διδακτικό, που προβλέπει μια κατευθυντική μορφή συμπεριφοράς, όπου ένας ανώτερος ηγέτης μεταφέρει πληροφορίες απευθείας στους υφισταμένους του, οι οποίες στη συνέχεια αποκλίνουν και μεταδίδονται κατά μήκος του κατακόρυφου της εξουσίας. Τις περισσότερες φορές, κατά τη διάρκεια μιας τέτοιας επιχειρηματικής επικοινωνίας, ακούγονται εντολές του Διευθύνοντος Συμβούλου, οι οποίες μπορούν να επηρεάσουν σημαντικά την πορεία της επιχείρησης και μπορεί επίσης να είναι κανόνες συμπεριφοράς ή σημαντικές καινοτομίες.
2. Λειτουργικό (αίθουσες ελέγχου). Ο σκοπός αυτού του τύπου συναντήσεων είναι η λήψη πληροφοριών σχετικά με την κατάσταση των υποθέσεων σε έναν οργανισμό ή επιχείρηση. Η ροή των πληροφοριών σε αυτή την περίπτωση κατευθύνεται από τους υφισταμένους προς τους προϊσταμένους των τμημάτων ή τον γενικό διευθυντή. Βασικά, στις επιχειρησιακές συναντήσεις εξετάζονται θέματα σχετικά με την εφαρμογή οδικών χαρτών, προγραμματισμένες δραστηριότητες, στρατηγικά και επιχειρησιακά σχέδια. Μια σημαντική διαφορά μεταξύ της επιχειρησιακής συνάντησης (αποστολής) και όλων των άλλων είναι ότι διεξάγονται τακτικά και έχουν σταθερή λίστα συμμετεχόντων. Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι κατά τη διάρκεια της συνάντησης ενδέχεται να μην υπάρξει ατζέντα.
3. Προβληματικό. Μια τέτοια συνάντηση συγκαλείται σε περίπτωση επείγουσας ανάγκης λήψης απόφασης για την ολοκλήρωση εργασιών σε σύντομο χρονικό διάστημα ή για την επίλυση ενός παγκόσμιου προβλήματος για την επιχείρηση.

Εκτός από όλα τα παραπάνω, μπορεί κανείς να ξεχωρίσει ξεχωριστά έναν από τους πιο δημοφιλείς τύπους παραγωγήςσυναντήσεις - προγραμματισμός. Κατά κανόνα, μια τέτοια εκδήλωση πραγματοποιείται καθημερινά ή μία φορά την εβδομάδα, στην οποία είναι παρόντες ο επικεφαλής του τμήματος και οι άμεσοι εκτελεστές, οι οποίοι λαμβάνουν εργασίες για την ημέρα και συζητούν την πρόοδο της υλοποίησής τους.

Το θέμα της συνάντησης του προσωπικού της επιχείρησης στη συνάντηση μπορεί να είναι κάθε είδους ζητήματα που προκύπτουν στην πορεία της επιχείρησης και η πορεία της συζήτησης μπορεί να αφιερωθεί σε αλλαγές στο εξωτερικό περιβάλλον στο που λειτουργεί ένας συγκεκριμένος οργανισμός.

Οργάνωση συνάντησης

Οποιαδήποτε συνάντηση, ανεξάρτητα από τη μορφή της, απαιτεί προσεκτική προετοιμασία για αυτήν, αφού η αποτελεσματικότητά της εξαρτάται από αυτή τη στιγμή. Αρχικά, πρέπει να προσδιορίσετε τα ακόλουθα σημεία:

• στόχος;
• συζητήθηκαν θέματα;
• ρύθμιση εργασιών για το προσωπικό (με βάση τη λειτουργικότητα και την υποταγή);
• βήματα για την ολοκλήρωση εργασιών.

Σήμερα, οι περισσότερες συναντήσεις διεξάγονται με πολύ μέτριο τρόπο, εξαιτίας του οποίου χάνεται το νόημά τους και οι εργασίες που έχουν ανατεθεί μπορεί να εκτελεστούν κακώς. Ως εκ τούτου, είναι εξαιρετικά σημαντικό να σκεφτείτε όλη την πορεία τέτοιων επαγγελματικών συναντήσεων και να δημιουργήσετε μια συζήτηση εργασίας με τέτοιο τρόπο ώστε να μην χρειάζεται απλώς χρόνος, αλλά να έχετε μια ανατροφοδότηση από την ομάδα.

Συναντήσεις

Πρέπει να σημειωθεί ότι μεγάλες εταιρείες και οργανισμοί που επιδιώκουν να κερδίσουν ένα συγκεκριμένο μερίδιο αγοράς και να αναπτύξουν την εταιρεία τους με στόχο να αποκομίσουν μεγάλα κέρδη κάνουν ένα μεγάλο στοίχημανα συζητούν σημαντικά θέματα ακριβώς μέσα από συναντήσεις. Από την πρακτική των επιτυχημένων διευθυντών, μπορείτε να σχηματίσετε το ακόλουθο σύνολο κανόνων σχετικά με τον τρόπο προετοιμασίας για μια συνάντηση:

Πρώτον, καθορίζεται η λίστα των συμμετεχόντων. Θα πρέπει να είναι σαφές ποιον να προσκαλέσει στη συνάντηση και τι ρόλο θα παίξει σε αυτήν. Συμβαίνει συχνά οι προσκεκλημένοι να μην καταλαβαίνουν το θέμα και να προσκαλούνται «για κάθε ενδεχόμενο», αλλά εκείνη τη στιγμή θα μπορούσαν να κάνουν τα καθήκοντά τους και να μην χάνουν χρόνο.

Είναι σημαντικό να προετοιμάσετε μια ατζέντα. Εάν η συνάντηση είναι προγραμματισμένη, τότε αναπτύσσεται εκ των προτέρων μια ημερήσια διάταξη, η οποία υποδεικνύει τα θέματα που θα συζητηθούν και καθορίζει επίσης τους κύριους ομιλητές. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι αυτό το έγγραφο θα πρέπει να σταλεί στους υπεύθυνους για την προετοιμασία των πληροφοριών και σε όσους θα είναι παρόντες, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να μπορούν να προετοιμάσουν εκθέσεις, προτάσεις και πρόσθετες ερωτήσεις. Εάν είναι απαραίτητο, η ημερήσια διάταξη μπορεί να προσαρμοστεί.

Κύρια και στρατηγικά ζητήματα θα πρέπει να τεθούν στην πρώτη γραμμή της συνάντησης. Ομιλητές τέτοιων θεμάτων πρέπει απαραίτητα να είναι άτομα (προϊστάμενοι τμημάτων, τμημάτων, εργαστηρίων) που είναι προσωπικά υπεύθυνα για την υλοποίηση οποιωνδήποτε στρατηγικών δραστηριοτήτων της εταιρείας.

Σημαντικά σημεία

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι κάθε συνάντηση έχει δύο κύρια στάδια - την προετοιμασία για αυτήν και την πραγματική διεξαγωγή. Το πρώτο στάδιο περιλαμβάνει τον προσδιορισμό της συνάφειας της διεξαγωγής μιας επιχείρησηςυποδεικνύονται η συλλογή, οι εργασίες, οι κύριοι και οι δευτερεύοντες στόχοι, σχηματίζεται λίστα συμμετεχόντων και ομιλητών, εκθέσεις, παρουσιάσεις και μια αναφορά προετοιμάζονται σύμφωνα με το θέμα ή μια προκαθορισμένη ατζέντα. Το δεύτερο στάδιο περιλαμβάνει την υλοποίηση της προγραμματισμένης πορείας της συνάντησης, την ακρόαση εκθέσεων και τη συζήτηση επίκαιρων και στρατηγικών θεμάτων.

Αν κατά τη διάρκεια μιας τέτοιας επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι απαραίτητο να αποφασίσετε τι και σε ποιον να κάνετε από τους υπαλλήλους, τότε μπορούμε να ξεχωρίσουμε το τρίτο στάδιο - τη λήψη αποφάσεων. Κατά κανόνα, οι αποφάσεις λαμβάνονται από τον πρόεδρο, ο οποίος προεδρεύει της συνεδρίασης, με βάση τη δική του κρίση ή με συζήτηση ή συλλογική ψηφοφορία.

Δείγμα σχεδίου συνάντησης

Έχοντας ένα σαφές σχέδιο μπροστά του, οποιοσδήποτε διευθυντής μπορεί να διεξάγει μια συνάντηση αποτελεσματικά και αποτελεσματικά, κάτι που θα σας επιτρέψει να λάβετε σχόλια από το προσωπικό και να ορίσετε τις σωστές εργασίες για αυτούς. Αυτό το σχέδιο μπορεί να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

• χαιρετισμός;
• ακρόαση εκθέσεων και σύνοψη για μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο (τρίμηνο, εβδομάδα, εξάμηνο, μήνα);
• κάλυψη τρεχόντων θεμάτων που σχετίζονται με την εταιρεία;
• προτάσεις ακρόασης για αντιμετώπιση προβλημάτων (καταιγισμός ιδεών);
• αξιολόγηση των προτεινόμενων επιλογών και συζήτηση για την εφαρμογή τους;
• συσσώρευση επιλογών;
• ψηφοφορία υπέρ της υιοθέτησης μίας ή άλλης επιλογής;
• καθορισμός ορίων κατά την επίλυση προβλημάτων (καθορισμός ποιος είναι υπεύθυνος, χρόνος, μέθοδοι και μέθοδοι).

Ηχογράφηση

Μεγάλοορισμένοι τύποι συναντήσεων πρέπει να καθοριστούν σε χαρτί (έγγραφο), το οποίο ονομάζεται πρωτόκολλο. Η τήρηση αυτού του είδους της τεκμηρίωσης σάς επιτρέπει να νομιμοποιείτε τις αποφάσεις που λαμβάνονται. Και επίσης, χάρη στο πρωτόκολλο, μπορείτε πάντα να παρακολουθείτε την πρόοδο της υλοποίησης των δραστηριοτήτων και σε περίπτωση αποτυχίας να ολοκληρώσετε τις εργασίες, να καθορίσετε ποιος είναι υπεύθυνος για αυτό.

Η παρακέντηση, κατά κανόνα, διεξάγεται από τον γραμματέα του αρχηγού που είναι ο πρόεδρος της συνεδρίασης. Ωστόσο, αυτή η λειτουργία μπορεί συχνά να εκτελεστεί και από άλλους εργαζόμενους.

Λειτουργίες και καθήκοντα του γραμματέα

Πριν από την έναρξη των επαγγελματικών συναντήσεων, ο γραμματέας θα πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τη λίστα των προσκεκλημένων και τη λίστα των θεμάτων που συζητήθηκαν. Ωστόσο, αξίζει να σημειωθεί ότι εάν η συνάντηση πραγματοποιείται σε τακτική βάση, τότε είναι αυτός ο υπάλληλος που συλλέγει όλη την τεκμηρίωση (λίστες, σχέδια, ατζέντα κ.λπ.) και βοηθά τον αρχηγό να προετοιμαστεί για τη συνάντηση.

Αρχικά και εάν είναι απαραίτητο, ο γραμματέας μπορεί να ζητήσει από τα άτομα που εμφανίζονται να συμπληρώσουν ένα φύλλο εγγραφής, όπου θα αναγράφονται τα πλήρη ονόματά τους. και θέση. Αυτό θα χρειαστεί κατά τη σύνταξη του πρωτοκόλλου. Στη συνέχεια, ο γραμματέας ανακοινώνει την ημερήσια διάταξη, η οποία σηματοδοτεί την έναρξη της συνεδρίασης. Περαιτέρω, όταν οι παρόντες αρχίζουν να συζητούν θέματα, ο γραμματέας καταγράφει την πρόοδο αυτής της εκδήλωσης. Στο τέλος της συνεδρίασης, αυτός ο υπάλληλος προετοιμάζει την ολοκληρωμένη έκδοση των πρακτικών, μετά την οποία τα υπογράφει με τον πρόεδρο και στέλνει τα πάντα στους εμπλεκόμενους.

Είναι εξαιρετικά σημαντικό για τον Γραμματέα, κατά τη σύνταξη, να πληρώσει τα οφειλόμεναπροσοχή στην εμφάνιση των πρακτικών της συνεδρίασης. Πρέπει να περιλαμβάνει μια κεφαλίδα, τον χώρο, τη λίστα των συμμετεχόντων, τα θέματα που συζητήθηκαν και τις αποφάσεις που ελήφθησαν.

Συμπέρασμα

Από τις παραπάνω πληροφορίες, γίνεται σαφές ότι η πραγματοποίηση συναντήσεων σε επιχειρήσεις είναι εξαιρετικά σημαντική. Ωστόσο, αξίζει πάντα να θυμόμαστε ότι η προετοιμασία υψηλής ποιότητας για τέτοιες εκδηλώσεις φέρει περισσότερο από το 50% του κλειδιού για την επιτυχία στην κάλυψη πληροφοριών, τον καθορισμό στόχων και την υψηλής ποιότητας εφαρμογή τους.