Οριζόντιοι σύνδεσμοι: έννοια, δομή διαχείρισης, τύποι συνδέσμων και αλληλεπίδραση

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Μία από τις σύγχρονες τάσεις στο μάνατζμεντ είναι η οργάνωση της διαχείρισης κατά τον τύπο των οριζόντιων συνδέσμων. Μια τέτοια δομή χαρακτηρίζεται από τη μείωση του αριθμού των αποφάσεων που λαμβάνονται στο υψηλότερο επίπεδο, την παροχή ευρύτερων εξουσιών στους κατώτερους υπαλλήλους. Ως αποτέλεσμα, ο χρόνος απόκρισης σε νέα θέματα και καταστάσεις αυξάνεται. Ωστόσο, ένα τέτοιο σύστημα έχει και μειονεκτήματα. Μια ορισμένη δυσκολία είναι η επιλογή προσωπικού πρωτοβουλίας ικανού να θέτει και να λύνει ανεξάρτητα προβλήματα.

Γενική έννοια

Σε οποιονδήποτε οργανισμό, θα πρέπει να διεξάγεται συντονισμός των δραστηριοτήτων των υπαλλήλων και των τμημάτων. Η αλληλεπίδραση μεταξύ αυτών και της διοίκησης ορίζει ένα σύνολο σταθερών δεσμών που παρέχουν έναν καλά συντονισμένο μηχανισμό, συντονισμό ρόλων και λειτουργιών. Το σύνολο των συνδέσμων που βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο της ιεραρχίας αποτελεί το στάδιο διαχείρισης.

Οι κύριοι τύποι συνδέσεων είναι οι εξής:

• Οριζόντιοι σύνδεσμοι ελέγχου. Αυτή η έννοιαχαρακτηρίζει τη σχέση μεταξύ του ίδιου επιπέδου διοικητικών μονάδων ή μελών της επιχείρησης.
• Κάθετες συνδέσεις. Συνδέουν διαφορετικά ιεραρχικά επίπεδα και σχηματίζουν την κατανομή των εξουσιών. Ο κύριος σκοπός τους είναι η μεταφορά διοικητικών (από πάνω προς τα κάτω) και αναφοράς (από κάτω προς τα πάνω) πληροφοριών. Αυτός ο τύπος σχέσης είναι χαρακτηριστικός για μεγάλους οργανισμούς. Παράδειγμα εξιδανικευμένης εκδοχής είναι το σύστημα κρατικής διοίκησης κατά τη σοβιετική εποχή, που χτίστηκε στη βάση του φεντεραλισμού και του ενιταρισμού.

Οριζόντιοι και κάθετοι σύνδεσμοι διαχείρισης αλληλεπιδρούν σε ένα ενιαίο εταιρικό περιβάλλον. Τα πρώτα συμβάλλουν στην ενίσχυση του δεύτερου και βοηθούν τον οργανισμό στο σύνολό του να γίνει πιο ανθεκτικός στις εξωτερικές και εσωτερικές αλλαγές. Τα καθήκοντα των κάθετων συνδέσεων είναι η συστηματοποίηση διαφόρων μορφών οριζόντιων συνδέσεων, η μεταφορά διοικητικών πληροφοριών και πληροφοριών αναφοράς και η διασφάλιση της σταθερότητας.

Λειτουργικοί και γραμμικοί σύνδεσμοι

Οι κάθετοι και οριζόντιοι σύνδεσμοι σε έναν οργανισμό μπορεί να είναι γραμμικοί και λειτουργικοί. Ο πρώτος τύπος χαρακτηρίζεται από το γεγονός ότι ο επικεφαλής ενός τμήματος ή οργανισμού ασκεί άμεσο έλεγχο στους υφισταμένους (κάθετη ιεραρχία). Τα πλεονεκτήματα του σχήματος γραμμικού ελέγχου είναι τα εξής:

• σαφήνεια και απλότητα στον καθορισμό εργασιών και την παρακολούθηση της υλοποίησής τους;
• γρήγορη λήψη αποφάσεων;
• συνοχή της δουλειάς των ερμηνευτών.

Τα μειονεκτήματα περιλαμβάνουν:

• διαχειριστικό καιΥπερφόρτωση πληροφοριών διαχειριστή;
• αναγκαιότητα για έναν ηγέτη με υψηλά προσόντα;
• έλλειψη διοικητικής ευελιξίας υπό μεταβαλλόμενες εξωτερικές συνθήκες.

Κατά την κατασκευή λειτουργικών κάθετων και οριζόντιων συνδέσμων σε έναν οργανισμό, οι διαχειριστικές αποφάσεις λαμβάνονται σε συμβουλευτικό επίπεδο. Το απλούστερο σχήμα που αντικατοπτρίζει αυτό το είδος διαχείρισης είναι μια διαίρεση δύο επιπέδων. Μπορεί να εφαρμοστεί μόνο σε μικρές επιχειρήσεις. Κάθε δομική μονάδα (τμήμα μάρκετινγκ, υπηρεσία μηχανικών, παραγωγή, χρηματοοικονομικά και λογιστικά, διαχείριση προσωπικού) έχει το δικό της συγκεκριμένο εύρος εργασιών και λειτουργιών και οι ειδικοί της είναι υπεύθυνοι για ένα στενό μέρος της εργασίας.

Γραμμικός-λειτουργικός έλεγχος

Υπάρχει επίσης ένα συνδυασμένο γραμμικό-λειτουργικό σχήμα διαχείρισης που συνδυάζει τα χαρακτηριστικά γραμμικών και λειτουργικών σχέσεων. Οι πληροφορίες και οι αποφάσεις από τα τμήματα κοινοποιούνται τόσο μέσω των διευθυντών γραμμής όσο και σε επίπεδο μεμονωμένων εκτελεστών και υπηρεσιών. Οι αρετές του είναι:

• προώθηση επαγγελματικής ανάπτυξης εντός της διοικητικής δομής;
• υψηλό επίπεδο ικανοτήτων λειτουργικών διευθυντών λόγω της εξειδίκευσής τους;
• βελτίωση της συνέπειας της εργασίας στη διαχείριση προσωπικού, τους πόρους, την ποιότητα, την παραγωγή και άλλους τομείς·
• μείωση του αριθμού των επαναλαμβανόμενων συναρτήσεων για εκτελεστές διαφορετικών τμημάτων.

Στα μειονεκτήματα τέτοιωντα διαγράμματα αναφέρονται σε:

• έλλειψη ποιοτικών οριζόντιων δεσμών μεταξύ των οργανωτικών δομών;
• κίνδυνος διαφορών σε ενδιαφέροντα και στόχους μεταξύ των μονάδων;
• πρέπει να εισαγάγουμε πρόσθετα διευθυντικά στελέχη μεσαίου επιπέδου;
• Χαμηλή ευελιξία αλληλεπίδρασης μεταξύ των υπαλλήλων του διοικητικού μηχανισμού λόγω της παρουσίας επίσημων διαδικασιών και κανόνων·
• χαμηλό ενδιαφέρον για την καινοτομία.

Η χρήση ενός τέτοιου συστήματος είναι ορθολογική στους μικρομεσαίους οργανισμούς.

Σχέδιο τμηματικής διαχείρισης

Στις μεγάλες εταιρείες, η προσέγγιση του τμήματος χρησιμοποιείται όλο και περισσότερο - μια δομή διαχείρισης προϊόντων στην οποία κάθε τμήμα παράγει αγαθά ή υπηρεσίες προσανατολισμένες σε διαφορετικές αγορές. Σε κάθε τμήμα υπάρχουν λειτουργικές υπηρεσίες και σύστημα οριζόντιων συνδέσμων.

Η διαχείριση των δομών τμημάτων γίνεται με τη βοήθεια πρόσθετων ενδιάμεσων επιπέδων. Η ανάπτυξη της κάθετης ιεραρχίας, αφενός, βοηθά τη διοίκηση της εταιρείας να επικεντρωθεί σε στρατηγικές δραστηριότητες και, αφετέρου, βοηθά στην αντίθεση με τους κοινούς στόχους των στόχων των επιμέρους τμημάτων. Εάν οι υλικοί, οικονομικοί, εργατικοί πόροι κατανέμονται μεταξύ τους κεντρικά, τότε μπορεί να προκύψει σύγκρουση συμφερόντων.

Βασικά χαρακτηριστικά

Οι οριζόντιοι δεσμοί έχουν τη φύση μιας ευθυγράμμισης που προωθείπαραγωγική αλληλεπίδραση των δομών της επιχείρησης για την επίλυση προβλημάτων που προκύπτουν μεταξύ τους. Βοηθούν στην ανάπτυξη της αυτοδυναμίας και της πρωτοβουλίας μεταξύ των εργαζομένων. Ωστόσο, δεν είναι όλοι οι άνθρωποι έτοιμοι να επιδείξουν αυτές τις ιδιότητες, επομένως υπάρχει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα στην επιλογή του προσωπικού για την εφαρμογή ενός τέτοιου συστήματος διαχείρισης.

Οριζόντιοι σύνδεσμοι στον οργανισμό αντικατοπτρίζουν το επίπεδο εξειδίκευσης των εργαζομένων και στοχεύουν στη διαφοροποίηση των λειτουργιών. Όσο περισσότεροι τύποι εργασίας απαιτούν ειδικές γνώσεις και δεξιότητες, τόσο πιο περίπλοκο γίνεται το σύστημα των συνδέσεων.

Όταν περιγράφεται μια τέτοια δομή διαχείρισης, χρησιμοποιούνται επίσης οι ακόλουθες έννοιες:

• Εύρος ελέγχου - ο αριθμός των υφισταμένων που πρέπει να αναφέρουν στον ίδιο διευθυντή.
• Η λειτουργικότητα είναι η αλληλεπίδραση μεταξύ ανώτερων, μεσαίων και κατώτερων διευθυντών.
• Γεωγραφικός καταμερισμός εργασίας. Εάν ο οργανισμός έχει περιφερειακά τμήματα, τότε αυτό περιπλέκει πολύ τη δομή των κάθετων και οριζόντιων σχέσεων. Ο συντονισμός των ενεργειών και ο έλεγχός τους είναι επίσης δύσκολος.

Οι οριζόντιες συνδέσεις χρησιμεύουν ως ένα είδος πηγής κινήτρων. Είναι αδύνατο να διασφαλιστεί η κάθετη εξέλιξη της σταδιοδρομίας για όλους τους υπαλλήλους του οργανισμού. Το καθήκον των οριζόντιων συνδέσμων στο σύγχρονο σύστημα διαχείρισης είναι να ενθαρρύνουν τον εργαζόμενο να εκτελεί περισσότερα καθήκοντα εντός της μονάδας και να το κάνει στο υψηλότερο επίπεδο. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να ανέβει τη σκάλα καριέρας στο επόμενο βήμα στην ιεραρχία.

Η διαφορά μεταξύ των οριζόντιων συνδέσμων είναι ότιείναι αδύνατο να επισημοποιηθούν με ακρίβεια, δηλαδή να περιγραφούν οι κανόνες των σχέσεων, η κατανομή των λειτουργιών και των ρόλων, καθώς προκύπτουν μεταξύ τμημάτων και υπαλλήλων που δεν είναι άμεσα εξαρτημένοι. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτές οι συνδέσεις γίνονται μέσω άτυπων διαδικασιών που ενισχύουν τη συνολική, επίσημη δομή.

Βασικά σχήματα

Οι πιο κοινές μορφές οριζόντιων συνδέσεων στη δομή διαχείρισης ενός οργανισμού είναι:

• άμεσες επαφές μεταξύ των προϊσταμένων των τμημάτων;
• οριζόντια μετάβαση εργαζομένων;
• Σχηματισμός προσωρινών ομάδων για την επίλυση ενός συγκεκριμένου προβλήματος ή την υλοποίηση ενός έργου;
• σύσταση μόνιμων ομάδων για την αντιμετώπιση επαναλαμβανόμενων προβλημάτων;
• διαμόρφωση πρόσθετων δομών για την ενοποίηση και διαχείριση οριζόντιων διαδικασιών;
• Εισαγωγή ενός διπλού συστήματος ευθύνης στη δομή λειτουργικής διαχείρισης. Ο υπεύθυνος έργου συνεργάζεται με ειδικούς που δεν είναι άμεσα εξαρτημένοι σε αυτόν. Η ευθύνη εκτείνεται σε κρίσιμα σημεία που πρέπει να εκπληρωθούν σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα.

Άμεση επαφή στελεχών

Ένα παράδειγμα άμεσης επαφής μεταξύ ηγετών μπορεί να είναι η ακόλουθη κατάσταση. Το τμήμα προμηθειών υπερεκπλήρωσε το σχέδιο. Ένα άλλο συνεργείο, ένα εργαστήριο μηχανικής συναρμολόγησης, δεν μπορεί αυτή τη στιγμή να αντεπεξέλθει σε τέτοιο όγκο κενού λόγω μεγάλου φορτίου. Μέσω άμεσης επαφήςοι επικεφαλής αυτών των δύο δομών λύνουν αυτό το πρόβλημα μεταξύ τους χωρίς να εμπλέκουν τον διευθυντή της επιχείρησης (δημιουργία εκκρεμούς αποθήκης στο συνεργείο προμηθειών ή στην ενδιάμεση αποθήκη).

Αυτή η μορφή οριζόντιων συνδέσμων στη δομή διαχείρισης του οργανισμού είναι η απλούστερη και λιγότερο δαπανηρή. Με αυτήν την προσέγγιση, τα ανώτερα στελέχη μπορούν να επικεντρωθούν στην επίλυση πιο περίπλοκων, στρατηγικών προβλημάτων. Ωστόσο, μπορεί να υπάρξουν περιπτώσεις όπου η απόφαση δύο ηγετών μπορεί να μην είναι προς το γενικό συμφέρον της εταιρείας. Για παράδειγμα, στην κατάσταση που συζητήθηκε παραπάνω, αυτό είναι παραβίαση του ρυθμού παραγωγής. Επομένως, είναι σημαντικό να δημιουργηθεί ένας σαφής σύνδεσμος επικοινωνίας.

Μετάβαση εργαζομένων

Οι οριζόντιες μεταβάσεις εργαζομένων μεταξύ των τμημάτων είναι μια πιο «εξωτική» μορφή από αυτή που συζητήθηκε παραπάνω. Αυτό το πρόγραμμα εφαρμόζεται συνήθως ως μέρος της επαγγελματικής ανάπτυξης των εργαζομένων.

Τέτοιες μεταβάσεις όχι μόνο συμβάλλουν στη συσσώρευση επαγγελματικής εμπειρίας και στην απόκτηση νέων γνώσεων και δεξιοτήτων, αλλά και στην ανάπτυξη άτυπης επικοινωνίας μεταξύ του προσωπικού, η οποία συμβάλλει στην ενίσχυση των οριζόντιων δεσμών στον οργανισμό. Τα ζητήματα που έχουν προκύψει επιλύονται συχνότερα μέσω προφορικής επαφής, και όχι μέσω γραπτής επικοινωνίας (υπόμνημα και άλλου είδους επίσημες επιστολές). Συνιστάται να διεξάγετε τέτοιες μεταβάσεις πιο συχνά, καθώς οι πληροφορίες που λαμβάνουν οι εργαζόμενοι καθίστανται ξεπερασμένες με την πάροδο του χρόνου.

Ομάδες-στόχοι

Ομάδες-στόχοι δημιουργούνται σε περιπτώσεις όπου απαιτείται παροχήοριζόντιους δεσμούς στην οργανωτική δομή μεταξύ μεγάλου αριθμού μονάδων. Στην περίπτωση αυτή, οι άμεσες επαφές πρακτικά δεν ισχύουν. Τέτοια προβλήματα απαιτούν συνήθως μια λύση υψηλότερου επιπέδου και την ενοποίηση των προσπαθειών ειδικών από διαφορετικά τμήματα και ακόμη και τμήματα.

Η μορφή συμμετοχής στην ομάδα στόχο μπορεί να είναι διαφορετική: απασχόληση καθ' όλη τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας, μέρος αυτής ή μόνο με τη μορφή συμβουλευτικής βοήθειας. Μετά την επίλυση της εργασίας και τη διάλυση της ομάδας, τα μέλη της επιστρέφουν στις προηγούμενες εργασιακές τους υποχρεώσεις. Εκπονούνται κανονισμοί και ένα σχέδιο εργασίας για τον συντονισμό της εργασίας τους.

Μόνιμες ομάδες

Εάν οι προηγούμενες μορφές αλληλεπίδρασης αποδειχθούν αναποτελεσματικές, τότε δημιουργούνται μόνιμες ομάδες, σκοπός των οποίων είναι η επίλυση ζητημάτων που προκύπτουν συχνά. Μπορούν να συζητηθούν σε διαφορετικά διαστήματα - κάθε μέρα ή μία φορά την εβδομάδα.

Ομάδες μπορούν να οργανωθούν σε διάφορα διευθυντικά επίπεδα. Τα μέλη του μπορεί να είναι τόσο κορυφαίοι ειδικοί όσο και επικεφαλής τμημάτων. Όσο μεγαλύτερη είναι η ετερογένεια των καθηκόντων, τόσο μεγαλύτερη εξουσία έχει η ομάδα και τόσο περισσότερα επίπεδα διαχείρισης εμπλέκονται σε αυτήν. Η δομή μιας μόνιμης ομάδας μπορεί να έχει μια επίσημη περιγραφή στο έργο.

Προϋποθέσεις για την αποτελεσματικότητα των ομάδων και των σχέσεων

Στη διαχείριση των οργανισμών, διακρίνονται οι ακόλουθες προϋποθέσεις για την αποτελεσματικότητα των προσωρινών και μόνιμων ομάδων:

• Κίνητρο των εργαζομένων. Επίλυση προβλημάτων που έχουν ανατεθεί στην ομάδαεκλαμβάνεται από τους εργαζόμενους ως πρόσθετο βάρος. Ως εκ τούτου, απαιτείται είτε να απελευθερωθούν από τις προηγούμενες λειτουργίες τους είτε να αναπτυχθεί ένα σύστημα ενθάρρυνσης. Η εμπειρία δείχνει ότι η μερική αφαίρεση των καθηκόντων ρουτίνας έχει μεγαλύτερο αποτέλεσμα, αφού δεν χάνει την επαφή με το τμήμα στο οποίο εργάζεται ο υπάλληλος.
• Προσδιορισμός των διευθυντών γραμμής που θα πρέπει να είναι υπεύθυνοι για την επίλυση προβλημάτων.
• Υποστήριξη πληροφοριών. Η συμμετοχή στην υλοποίηση των εργασιών θα πρέπει να αναλαμβάνεται από όλες τις ενδιαφερόμενες μονάδες.
• Δίνοντας στα μέλη της ομάδας τις απαραίτητες εξουσίες για να μπορέσουν να εμπλέξουν άλλους ειδικούς στην εργασία.
• Ορθολογική επιλογή των μελών της ομάδας κατά ιεραρχική θέση στη διοίκηση του οργανισμού. Εάν υπάρχει ένα εμπόδιο μεταξύ τους λόγω μεγάλης διαφοράς στην επίσημη θέση, τότε το έργο της ομάδας θα καταστεί αναποτελεσματικό.
• Συνδυασμός οριζόντιων και κάθετων συνδέσμων. Οι οριζόντιες διαδικασίες χρησιμοποιούνται συχνότερα για την επίλυση καθημερινών προβλημάτων, ενώ οι κάθετες διαδικασίες χρησιμοποιούνται συχνότερα για στρατηγικά.
• Εμπειρία στην επίλυση συγκρούσεων. Κατά τη λήψη μιας απόφασης σε μια ομάδα, συχνά προκύπτουν καταστάσεις όταν τα συμφέροντα διαφορετικών τμημάτων συγκρούονται. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να υπάρχει μια παραγωγική ανταλλαγή πληροφοριών για την απόκτηση μιας εναλλακτικής επιλογής.