Ανάλυση της κατάστασης: επιλογές, χαρακτηριστικά, στάδια και αποτελέσματα της ανάλυσης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Οι ηγέτες συχνά αναγκάζονται να λαμβάνουν αποφάσεις όχι σύμφωνα με το υπάρχον σχέδιο, αλλά με βάση την τρέχουσα κατάσταση. Αυτό συμβαίνει για διάφορους λόγους. Το κύριο καθήκον του διευθυντή είναι να αναλύσει την κατάσταση, να αναπτύξει και να υιοθετήσει την βέλτιστη πορεία δράσης για την επίλυση των προβλημάτων που έχουν προκύψει.

Τι είναι αυτό

Η ανάλυση κατάστασης είναι ένας τρόπος επεξεργασίας πληροφοριών που πρώτα τις χωρίζει σε μέρη και στη συνέχεια εξετάζει προσεκτικά κάθε στοιχείο ξεχωριστά για να βρει ένα πρόβλημα και να το λύσει. Για παράδειγμα, το κέρδος μιας επιχείρησης μπορεί να μειωθεί λόγω αύξησης του κόστους ή λόγω μείωσης των εσόδων, αύξησης των εισπρακτέων λογαριασμών και άλλων παραγόντων. Προκειμένου να προσδιοριστεί ποιος παράγοντας επηρέασε τη μεταβολή του κέρδους, είναι απαραίτητο να μελετηθούν αυτοί οι παράγοντες.

Μόνο αφού εντοπιστεί η αιτία, ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων (DM) θα μπορεί να αναπτύξει ένα σχέδιο δράσης και να λύσει το πρόβλημα. Για να αναλύσει την κατάσταση, το εξουσιοδοτημένο άτομο συγκεντρώνει μια ομάδα ειδικών που συγκεντρώνουν τα δεδομένα και διεξάγουν αναλυτικέςδιαδικασίες, η καθεμία στον τομέα της εμπειρογνωμοσύνης και των δεξιοτήτων της.

Ποιος κάνει την ανάλυση

Η ανάλυση συγκεκριμένων καταστάσεων δεν πραγματοποιείται από ένα άτομο, αλλά από πολλές ομάδες. Καθοδηγούνται από έναν διευθυντή ή έναν υπεύθυνο λήψης αποφάσεων (DM). Η ομάδα αποτελείται από:

• Εμπειρογνώμονες πρώτου επιπέδου. Συλλέγουν και επεξεργάζονται πρωτεύουσες πληροφορίες.
• Εμπειρογνώμονες δεύτερου επιπέδου. Εξετάστε αναφορές και αναπτύξτε ιδέες για την επίλυση του προβλήματος.
• Αναλυτική ομάδα. Εξετάζει τις ιδέες που έχουν αναπτύξει οι ειδικοί του δεύτερου επιπέδου και επιλέγει τις πιο ρεαλιστικές, από την άποψή τους, επιλογές για την εξέλιξη των γεγονότων. Οι αναλυτές αναπτύσσουν επιχειρηματικές στρατηγικές και στρατηγικές επίλυσης προβλημάτων.
• Ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων επιλέγει από τις προτεινόμενες επιλογές στρατηγικής ανάπτυξης αυτή που, κατά τη γνώμη του, είναι πιο κατάλληλη για την επίλυση προβλημάτων στην τρέχουσα κατάσταση. Φέρει την πλήρη ευθύνη για αυτό.

Μόνο μια μεγάλη εταιρεία μπορεί να αντέξει οικονομικά να πραγματοποιήσει εργασίες μεγάλης κλίμακας χρησιμοποιώντας διάφορες ομάδες ειδικών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο επικεφαλής της εταιρείας διενεργεί ανάλυση της κατάστασης με τη συμμετοχή μιας ομάδας - ειδικών από τμήματα. Το έργο της δεύτερης ομάδας και των αναλυτών εκτελείται από άτομα που είναι μέλη της διοίκησης της εταιρείας, λογιστές, έμποροι και μηχανικοί. Μαζεύονται για μια επαγγελματική συνάντηση, συζητούν την κατάσταση και αναζητούν λύσεις στα προβλήματα.

Πρακτικά

Η ανάλυση ξεκινά με τον εντοπισμό της απόκλισης της απόδοσης της εταιρείας από τις προγραμματισμένες. Για παράδειγμα, στο τρίμηνο αναφοράς, αποκαλύφθηκε μείωση των εσόδων κατά 30% και ο διευθυντής δεν μπορεί να εξηγήσει τους λόγουςαυτό το επίπεδο παρακμής. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να συγκεντρώσει μια ομάδα ειδικών και να μελετήσει την κατάσταση. Η διαδικασία αποτελείται από τα ακόλουθα στάδια ανάλυσης κατάστασης:

1. Εντοπισμός απόκλισης δεικτών - εντοπισμός του προβλήματος.
2. Οργάνωση ομάδας ειδικών από τον αρχηγό.
3. Ανάθεση σε κάθε ειδικό ενός ιστότοπου για εργασία.
4. Συλλογή πληροφοριών ανά τμήμα.
5. Οι ειδικοί επεξεργάζονται τις ληφθείσες πληροφορίες χρησιμοποιώντας τις εξειδικευμένες γνώσεις και δεξιότητές τους.
6. Προετοιμασία αναφορών προόδου από ειδικούς.
7. Μελέτη αυτών των εκθέσεων από τον επικεφαλής, συζήτηση στη γενική συνέλευση του περιεχομένου των εκθέσεων.
8. Ανάπτυξη λύσεων σε ένα πρόβλημα και εφαρμογή ενός ή περισσότερων στην πράξη.

Προετοιμασία για την έκθεση και την παρουσίασή της

Οι ηγέτες είναι πάντα απασχολημένοι με τη δουλειά, επομένως δεν έχουν χρόνο να διαβάσουν εκτενείς εκθέσεις. Αυτό υποδηλώνει ότι οι πληροφορίες στην έκθεση πρέπει να παρουσιάζονται συνοπτικά, συνοπτικά και κατά προτίμηση με οπτικό και βολικό τρόπο. Είναι καλύτερα, αντί για εκατοντάδες γραπτές σελίδες και στήλες αριθμών, η αναφορά να περιέχει γραφήματα, διαγράμματα, αποτελέσματα υπολογισμού και τη γνώμη ενός ειδικού που πραγματοποίησε ανάλυση σε μια συγκεκριμένη περιοχή. Φυσικά, η έκθεση θα πρέπει να αναφέρει τις πηγές πληροφοριών και τους σημαντικότερους δείκτες που, κατά τη γνώμη του ειδικού, προκάλεσαν την απόκλιση στο έργο της εταιρείας. Επομένως, η τεχνολογία ανάλυσης προβληματικών καταστάσεων θα πρέπει να επεξεργαστεί πριν προκύψει μια τέτοια κατάσταση. Η εταιρεία πρέπει να διαθέτει υπολογιστές με ειδικό λογισμικό γιαεπίλυση παρόμοιων προβλημάτων.

Η παρουσίαση κάθε αναφοράς δεν πρέπει να διαρκεί περισσότερο από 15 λεπτά, έτσι ώστε η μελέτη και η συζήτηση των αποτελεσμάτων της ανάλυσης της κατάστασης να μην διαρκέσει αρκετές ημέρες. Οι εκθέσεις πρέπει να είναι πραγματικές και οι πληροφορίες πρέπει να είναι ενημερωμένες κατά τη στιγμή της προετοιμασίας και της παρουσίασης.

Τι κάνει ο ηγέτης με τις πληροφορίες που έλαβε

Η λήψη των αποτελεσμάτων της ανάλυσης της κατάστασης με τη μορφή αναφοράς είναι μόνο η μισή μάχη. Περαιτέρω, αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να μελετηθούν και να αναλυθούν από τον επικεφαλής της εταιρείας. Και εδώ εξαρτώνται πολλά από τις γνώσεις και την εμπειρία του. Ταυτόχρονα, εμπειρία σημαίνει όχι μόνο την προσωπική του εμπειρία, αλλά και το πόσο καλά γνωρίζει πώς επιλύθηκαν παρόμοιες καταστάσεις σε άλλες επιχειρήσεις. Ο διευθυντής συναντάται συνήθως με άλλους διευθυντές και ειδικούς, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που έχουν εμπλακεί σε επιτόπια ανάλυση και αναφορά, πριν λάβει την τελική απόφαση.

Τι είδους καταστάσεις υπάρχουν

Οι προβληματικές καταστάσεις είναι τυπικές και μη τυπικές. Για την επίλυση τυπικών προβλημάτων, οι διευθυντές χρησιμοποιούν μεθόδους ανάλυσης καταστάσεων κατ' αναλογία. Συγκρίνουν δηλαδή τα στοιχεία που έχουν για άλλες επιχειρήσεις με αυτά που προέκυψαν ως αποτέλεσμα της μελέτης της εταιρείας τους. Εάν οι καταστάσεις είναι παρόμοιες, τότε χρησιμοποιούν τις ίδιες μεθόδους για να λύσουν το πρόβλημα.

Εάν η κατάσταση είναι μη τυπική, εφαρμόστε τις μεθόδους ανάλυσης συγκεκριμένων καταστάσεων. Για να γίνει αυτό, χρησιμοποιούνται διάφορα προγράμματα υπολογιστών για τη μοντελοποίηση πιθανών επιλογών ανάπτυξης, την εκτέλεση υπολογισμών, τη μελέτη δυναμικής κ.λπ. Για να γίνει αυτό, ο διαχειριστής μπορεί να χρησιμοποιήσει ειδικά προγράμματα προσομοίωσης υπολογιστή με βάση τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί. Για παράδειγμα, το Project Expert χρησιμοποιείται όχι μόνο για την ανάπτυξη επιχειρηματικών σχεδίων, αλλά και για την πρόβλεψη του έργου των υφιστάμενων επιχειρήσεων.

Το πρόβλημα μπορεί να λυθεί χωρίς τη βοήθεια προγραμμάτων υπολογιστή, αλλά αυτό θα περιπλέξει τους ήδη πολύπλοκους υπολογισμούς. Επιπλέον, οι ειδικοί θα πρέπει να σχεδιάσουν γραφήματα και διαγράμματα για να προετοιμάσουν μια έκθεση. Θα πάρει πολύ χρόνο. Ο διαχειριστής μπορεί να μην χρησιμοποιεί ειδικό λογισμικό, αλλά μόνο στην περίπτωση που η μοντελοποίηση σε υπολογιστή δεν είναι πρακτική. Για παράδειγμα, σε περίπτωση ανωτέρας βίας, εάν πρέπει να ενεργήσετε γρήγορα και η λύση δεν εξαρτάται από την προηγούμενη κατάσταση πραγμάτων ή τη δυναμική. Ταυτόχρονα, η ποσότητα και η ποιότητα των εισερχόμενων πληροφοριών δεν επαρκούν για την κατασκευή ενός μοντέλου σε υπολογιστή.

Ο καταιγισμός ιδεών ως μέθοδος λύσης

Σε δύσκολες καταστάσεις, όταν ένας διευθυντής χρειάζεται μια εξαιρετική λύση σε ένα σύνθετο πρόβλημα, μπορεί να καταφύγει στη χρήση αυτής της μεθόδου ανάλυσης μιας συγκεκριμένης κατάστασης - να συγκεντρώσει όλους τους ειδικούς, τους επικεφαλής των τμημάτων και να κανονίσει έναν «καταιγισμό ιδεών». Η ουσία αυτής της μεθόδου είναι ότι κάθε συμμετέχων στη συνάντηση εκφράζει τη γνώμη του σχετικά με την πιθανή αιτία του προβλήματος και τον τρόπο επίλυσής του. Το δικαίωμα να εκφράσει τις απόψεις και τις ιδέες του δίνεται σε όλους, ενώ κανένας από τους συμμετέχοντες δεν πρέπει, σύμφωνα με τους κανόνες, να σαρκάζει τη γνώμη του άλλου.

Είναι φυσικό η συζήτηση του προβλήματος να γίνεται στο πλαίσιο της επιχειρηματικής δεοντολογίας καιΕγγραφείτε. Ωστόσο, η απόφαση εξακολουθεί να λαμβάνεται από τον επικεφαλής ή το άτομο που έχει οριστεί για αυτό. Ως αποτέλεσμα του καταιγισμού ιδεών, ο διευθυντής θα λάβει πολλές πολύτιμες ιδέες ταυτόχρονα. Μια τέτοια ανάλυση έχει τόσο πλεονεκτήματα όσο και μειονεκτήματα. Τα κύρια πλεονεκτήματα είναι η ταχύτητα και ο μεγάλος αριθμός επιλογών, το μείον είναι ότι μια τέτοια ανάλυση της κατάστασης δεν αντικατοπτρίζει πάντα την πραγματική κατάσταση των πραγμάτων και συχνά υποφέρει από έλλειψη αντικειμενικότητας.

Προβλήματα μοντελοποίησης συμβάντων

Το κύριο πρόβλημα της τεχνολογίας ανάλυσης περιπτώσεων είναι ότι οι ειδικοί πρέπει να εργάζονται με μεγάλο όγκο πληροφοριών, κάτι που μπορεί να προκαλέσει σφάλματα. Μεγάλοι όγκοι δεδομένων που πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία σε σύντομο χρονικό διάστημα αποτελούν επίσης πρόβλημα στη μοντελοποίηση της εξέλιξης των γεγονότων. Είτε η ανάλυση θα διαρκέσει πολύ περισσότερο και το αποτέλεσμα θα χάσει τη συνάφεια, είτε λόγω του περιορισμένου όγκου πληροφοριών, τα αποτελέσματα της ανάλυσης θα ληφθούν με υψηλό βαθμό παραμόρφωσης. Ως αποτέλεσμα, το μοντέλο μπορεί να είναι στην καλύτερη περίπτωση αναποτελεσματικό, στη χειρότερη - να οδηγήσει σε χρεοκοπία.

Τρεις κύριοι παράγοντες επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα της ανάλυσης. Αυτά είναι τα προσόντα του ειδικού, ο όγκος των πληροφοριών που μπορεί να επεξεργαστεί και ο διαθέσιμος χρόνος για την ανάλυση της κατάστασης.

Ανάλυση SWOT

Η SWOT-ανάλυση είναι η μελέτη και αξιολόγηση των δυνατών και αδύναμων σημείων της επιχείρησης, καθώς και των ευκαιριών ανάπτυξης και των απειλών που αντιμετωπίζει ή μπορεί να αντιμετωπίσει. Ακολουθεί ένας πίνακας για τη διεξαγωγή ανάλυσης SWOT.

Το επάνω αριστερό κελί υποδεικνύει τα δυνατά σημεία και τις ευκαιρίες που έχει η εταιρεία και οι οποίες εντοπίστηκαν κατά την παρακολούθηση και στο πρώτο στάδιο της ανάλυσης της κατάστασης. Ένα παράδειγμα θα ήταν μια κατάσταση όπου έγινε γνωστό ότι μια εταιρεία έχει μονοπωλιακή θέση στην αγορά για την παραγωγή ορισμένων προϊόντων και λόγω μιας συγκεκριμένης τεχνολογίας που διαθέτει, μπορεί να τα παράγει ακόμη φθηνότερα. Η ανάλυση θα βοηθήσει στον προσδιορισμό του είδους του προϊόντος προτού εισέλθουν οι ανταγωνιστές στην αγορά.

Το επάνω δεξιό κελί υποδεικνύει δυνατά σημεία και απειλές. Για παράδειγμα, για ορισμένα από τα βασικά προϊόντα της εταιρείας από τα οποία έχει τα περισσότερα κέρδη, έχουν εμφανιστεί αρκετές ανταγωνιστικές εταιρείες που παράγουν παρόμοια προϊόντα και τα πωλούν φθηνότερα.

Το κάτω αριστερό κελί παραθέτει τα μειονεκτήματα και τις ευκαιρίες της επιχείρησης. Για παράδειγμα, παρά το υψηλό κόστος, το προϊόν που κατασκευάζει η εταιρεία έχει ζήτηση.

Το κάτω δεξιά κελί υποδεικνύει αδυναμίες και απειλές. Το πρώτο μπορεί να είναι το υψηλό κόστος των προϊόντων ή η χαμηλή ποιότητά τους, και ως απειλές - οι ενέργειες των ανταγωνιστών ή η φερεγγυότητα των καταναλωτών. Πώς φαίνεται μια ανάλυση SWOT φαίνεται στον παραπάνω πίνακα.

Το πλεονέκτημα της ανάλυσης SWOT κατά την ανάλυση και αξιολόγηση της κατάστασης είναι ότι καθιστά δυνατή την αξιολόγηση όχι μόνο εσωτερικών, αλλά και εξωτερικών παραγόντων, που μπορεί να είναι ακόμη πιο σημαντικοί από τους εσωτερικούς.

Ανάλυση παραγόντων

Η ανάλυση παραγόντων είναι μια μέθοδος ανάλυσης κατάστασης που περιλαμβάνει την πραγματοποίηση υπολογισμών με βάσηδεδομένα για το έργο της επιχείρησης και την κατασκευή ενός πολυπαραγοντικού μοντέλου της τρέχουσας κατάστασης και της περαιτέρω ανάπτυξης της επιχείρησης. Συνήθως, αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση της οικονομικής κατάστασης της εταιρείας. Υπολογίζονται δείκτες όπως η ρευστότητα, η κερδοφορία, η οικονομική ευρωστία και η πιθανότητα χρεοκοπίας.

Ανάλυση περίπτωσης

Αυτή είναι μια μέθοδος ανάλυσης όταν, μετά την ανάγνωση εκθέσεων σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησης, οι συμμετέχοντες στη συνάντηση χωρίζονται σε ομάδες και διασκορπίζονται για μια ομαδική συζήτηση των πληροφοριών που λαμβάνονται. Μετά από αυτό, συναντιούνται ξανά και κάθε ομάδα φέρνει τις ιδέες της στη δημόσια συζήτηση.

Το μέσο μέγεθος της ομάδας είναι τρία έως επτά άτομα. Μπορούν να εκφράσουν τις ιδέες τους τόσο στη γενική συνέλευση όσο και απευθείας στο άτομο που πρέπει να πάρει την απόφαση. Η ανάλυση περίπτωσης περιλαμβάνει περιγραφή του προβλήματος, σύγκρισή του με παρόμοιες περιπτώσεις και λύση. Δηλαδή, οι ομάδες πρέπει να πουν πώς βλέπουν την κατάσταση, πώς τους φαίνεται και ποια βήματα πρέπει να ληφθούν για να λυθεί το πρόβλημα.

Αξιολόγηση των ληφθέντων αποτελεσμάτων

Μετά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων που αναπτύχθηκαν ως αποτέλεσμα της ανάλυσης της κατάστασης, καθίσταται απαραίτητο να αξιολογηθούν αυτά τα αποτελέσματα, δηλαδή να γίνει εκ νέου ανάλυση. Μόνο που σε αυτή την περίπτωση δεν ελέγχεται η κατάσταση της επιχείρησης, αλλά το αποτέλεσμα μετά την εφαρμογή των λύσεων στην πράξη. Για να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε τη μέθοδο σύγκρισης του τι ήταν πριν και μετά τις αλλαγές.

Ο ρόλος της ανάλυσης στο έργο της εταιρείας

Χωρίς τακτική ανάλυση της φυσικής κατάστασηςη κανονική ανάπτυξη της επιχείρησης είναι αδύνατη. Ο διευθυντής πρέπει πάντα να έχει επίγνωση του τι συμβαίνει και να μπορεί να προσδιορίζει όχι μόνο την κατάσταση της εταιρείας, αλλά και ποιες είναι οι προοπτικές για την ανάπτυξή της. Βοηθά όχι μόνο να ανακαλύψουμε ποιες είναι οι ελλείψεις στο έργο της επιχείρησης, αλλά και να εντοπίσουμε εξωτερικές απειλές και ευκαιρίες για την αύξηση της ανταγωνιστικότητας και της ανάπτυξής της. Ωστόσο, αυτό πρέπει να γίνει γρήγορα και με ελάχιστο κόστος. Η έγκαιρη ανάλυση καθιστά δυνατή τη διατήρηση της χρηματοοικονομικής σταθερότητας της εταιρείας, τον εντοπισμό υφιστάμενων ελλείψεων στο έργο και την εξεύρεση αποθεμάτων για την εξάλειψή τους. Στο μέλλον, ο διευθυντής θα μπορεί να χρησιμοποιεί τα οφέλη που του δίνουν την εμπειρία και τη γνώση που αποκτά ως αποτέλεσμα της εργασίας.