Ειδικός AHO - ποιος είναι αυτός; Διοικητικό και οικονομικό τμήμα: δομή, υπάλληλοι, διοίκηση

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Κάθε άτομο που έχει εργασιακή εμπειρία κατανοεί πόσο σημαντικό είναι όταν μια εταιρεία διατηρεί σωστά τη ζωτική δραστηριότητα και διασφαλίζει την ασφάλεια των εργαζομένων. Ας μάθουμε ποιοι υπάλληλοι πρέπει να περιλαμβάνονται στο προσωπικό της εταιρείας για να κάνουν τη διαμονή άνετη.

Γιατί δημιουργήθηκε το AXO

Πρώτον, ας διευκρινίσουμε ότι το AHO είναι διοικητικό και οικονομικό τμήμα. Τυπικά, τέτοιες διαρθρωτικές μονάδες δημιουργούνται σε μεγάλες επιχειρήσεις με διακλαδισμένη δομή οικονομικής δραστηριότητας. Σε μικρές εταιρείες, οι λειτουργίες ενός ολόκληρου τμήματος μπορούν να εκτελούνται από ένα άτομο. Η κύρια λειτουργία των εργαζομένων αυτού του τμήματος είναι να οργανώνουν σωστά τις διοικητικές και οικονομικές δραστηριότητες, ελαχιστοποιώντας το κόστος της εταιρείας για τη διασφάλιση της ζωτικής δραστηριότητάς της και τη δημιουργία άνετων συνθηκών διαμονής στο χώρο εργασίας.

Δομή τμήματος

Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ένας υπάλληλος AHO είναι μια θέση που είναι πιο χαρακτηριστική για έναν μεγάλο οργανισμό, όπου σχηματίζουν μια ανεξάρτητη δομική μονάδα και δημιουργούν μια θέσησχετικά με το AXO.

Σε πολλές χιλιάδες εκμεταλλεύσεις στο πλαίσιο του AHO, μπορούν να κατανεμηθούν οικόπεδα, ομάδες.

Έτσι, μέσα στο τμήμα, μπορούν να διακριθούν τομείς:

1. Σχεδιασμός και υπολογισμός, το κύριο καθήκον των οποίων είναι ο προγραμματισμός των δαπανών και ο προσδιορισμός της σκοπιμότητάς τους.

2. Υλικό και πόροι - ελέγχει την αποδοχή των αναλωσίμων.

3. Κοινωνική ασφάλιση - δημιουργεί προϋποθέσεις για μια άνετη διαβίωση των εργαζομένων της εταιρείας.

Οι κύριες εργασίες του τμήματος

Αυτή η μονάδα έχει ανατεθεί πολλές εργασίες, σε έναν μεγάλο οργανισμό σπάνια ακούει κανείς την ερώτηση: "Ειδικός AHO - ποιος είναι αυτός;"

Όλα τα μέλη της ομάδας κατανοούν ότι οι υπάλληλοι του τμήματος ασχολούνται με σημαντικά ζητήματα, η επίλυση των οποίων συμβάλλει στην αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης:

• νοικοκυριό;
• συντήρηση εσωτερικού και κτιρίου;
• δημιουργώντας άνετες συνθήκες εργασίας.

Διοικητικό και οικονομικό τμήμα. Χαρακτηριστικά

Λόγω του γεγονότος ότι τα καθήκοντα ενώπιον αυτής της δομικής μονάδας μπορεί να είναι πολύ διαφορετικά, αλλά με τον ένα ή τον άλλο τρόπο σχετίζονται με την παροχή οικονομικών υπηρεσιών του κατάλληλου επιπέδου, μπορούν να προσδιοριστούν οι ακόλουθες λειτουργίες:

• διασφάλιση της σωστής συντήρησης των χώρων της επιχείρησης;
• παρακολούθηση της σωστής λειτουργίας του εξοπλισμού;
• σχεδιασμός ανακατασκευής, επισκευής κτιρίων;
• υλοποίηση προγραμματισμένων επισκευών, τουέλεγχος και αποδοχή;
• καλλωπισμός του κτιρίου και της πρόσοψής του, εξωραϊσμός;
• εκτίμηση κόστους;
• εκτέλεση όλης της απαραίτητης τεκμηρίωσης;
• παρέχοντας στους εργαζόμενους γραφείου όλα όσα χρειάζονται για να εργαστούν αποτελεσματικά.

Με βάση αυτό, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι η εργασία στο AHO απαιτεί συμμόρφωση με μεγάλο αριθμό κανόνων και κανονισμών και είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με υψηλό βαθμό ευθύνης για την εκτέλεση της εργασίας.

Σε δικαιώματα

Τώρα ας μιλήσουμε για τα δικαιώματα που έχει ένας ειδικός της AXO (έχουμε ήδη αποφασίσει ποιος είναι). Επίσης στην παράγραφο αυτή θα αναγράφεται ποιος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση των καθηκόντων από τους υπαλλήλους του τμήματος.

Όπως ήταν αναμενόμενο, αυτή η παράγραφος περιλαμβάνει όλα όσα σχετίζονται με τον έλεγχο συμμόρφωσης με διάφορα πρότυπα, απαιτήσεις για τη διατήρηση της περιουσίας της εταιρείας, η οποία είναι σε λειτουργική χρήση.

Επίσης, το τμήμα μπορεί να ελέγχει τη σωστή αποθήκευση του ακινήτου στην αποθήκη, να απαιτεί αναφορές για τη χρήση αναλωσίμων γραφείου.

Φυσικά, το δικαίωμα αυτής της δομικής μονάδας είναι να εκπροσωπεί τα συμφέροντα της εταιρείας σε αλληλεπίδραση με διάφορα ιδρύματα (επισκευές, κατασκευαστικούς οργανισμούς) εάν είναι απαραίτητο να επιλύσει ζητήματα που εμπίπτουν στο πεδίο αρμοδιότητάς της.

Με βάση τα αποτελέσματα των επιθεωρήσεων, ο επικεφαλής του ACS μπορεί να κινήσει, μέσω της διοίκησης, την έκδοση διαταγής για επιβολή πειθαρχικής ποινής για υλικές ζημιές.

Σχετικά με την αλληλεπίδραση

Ειδικός AHO (ο οποίοςείναι διευθυντής ή απλός υπάλληλος, δεν έχει σημασία) κατά τη διάρκεια της εργασίας του χτίζει επίσημες σχέσεις με συναδέλφους από άλλα τμήματα χωρίς αποτυχία. Αυτό είναι απαραίτητο για την ποιοτική απόδοση των λειτουργιών.

Από υπαλλήλους άλλων δομικών τμημάτων, ένας υπάλληλος του διοικητικού τμήματος λαμβάνει αιτήσεις για την αγορά αντικειμένων που είναι απαραίτητα για εργασία (εξοπλισμός γραφείου, χαρτικά κ.λπ.), καθώς και αναφορές για ζημιές σε περιουσία, γραπτές εξηγήσεις σχετικά με τα αίτια των βλαβών.

Η AHO όχι μόνο εποπτεύει άλλα τμήματα για την εκτέλεση της σειράς θεμάτων που της έχουν ανατεθεί, αλλά καταρτίζει σχέδια για την εκτέλεση επισκευών στους χώρους με βάση τα πρότυπα που παρέχονται από τις οικονομικές και λογιστικές υπηρεσίες.

Επιπλέον, η δομική μονάδα αλληλεπιδρά με το τμήμα διοίκησης προσωπικού (αίτημα στελέχωσης, λήψη πληροφοριών για επαγγελματικά ταξίδια των εργαζομένων) και το νομικό τμήμα (ζητώντας συμβουλευτική βοήθεια κατά τη σύνταξη συμβάσεων).

Σχετικά με την ευθύνη

Τώρα είναι απαραίτητο να θίξουμε τον τομέα ευθύνης που φέρει ο ειδικός του AHO. Όποιος αποφασίσει να ελέγξει αυτό πρέπει να γνωρίζει ότι ο επικεφαλής του διοικητικού και οικονομικού τμήματος είναι πλήρως υπεύθυνος για την εκτέλεση των καθηκόντων.

Τα καθήκοντά του περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, την οργάνωση της εργασίας των υπαλλήλων της δομικής μονάδας που του έχουν ανατεθεί. Ο διαχειριστής εξασφαλίζει υψηλής ποιότητας και έγκαιρη προετοιμασία της τεκμηρίωσης, διαχείριση εγγράφων. Είναι ο επικεφαλής του AHO που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση από τους εργαζόμενουςβιομηχανική πειθαρχία. Ο τομέας ευθύνης των άλλων υπαλλήλων του οικονομικού τμήματος καθορίζεται από περιγραφές θέσεων εργασίας, οι οποίες θα συζητηθούν εν συντομία σε αυτό το άρθρο.

Περιγραφή εργασίας του επικεφαλής του AHO

Εργαζόμενοι που δεν εμπλέκονται στη διαχείριση εγγράφων προσωπικού είναι απίθανο να πιστεύουν ότι η καθορισμένη οδηγία πρέπει να πληροί ορισμένες απαιτήσεις.

Παρόλα αυτά είναι. Χωρίς αποτυχία, το έγγραφο πρέπει να περιέχει ένδειξη των προσόντων του επικεφαλής του τμήματος και των απαιτήσεων για εργασιακή εμπειρία. Κατά κανόνα, για τη θέση του διευθυντή γίνονται δεκτοί ειδικοί με τριτοβάθμια εκπαίδευση (στην περίπτωσή μας, η εκπαίδευση μπορεί να είναι τεχνική ή οικονομική), εργασιακή εμπειρία (τουλάχιστον τρία χρόνια ως ειδικός, 1-2 χρόνια ως διευθυντής).

Ο επικεφαλής του τμήματος πρέπει να γνωρίζει όλους τους τοπικούς κανονισμούς, εντολές για τον οργανισμό που ρυθμίζουν τις δραστηριότητές του και επίσης να είναι υπεύθυνος της εταιρικής κουλτούρας που υιοθετείται στην εταιρεία.

Σε οποιαδήποτε περιγραφή εργασίας, είτε πρόκειται για προϊστάμενος, μηχανικός ACS ή άλλος υπάλληλος, είναι απαραίτητο να περιλαμβάνονται απαιτήσεις για γνώση των κανόνων και των κανόνων OHS, πυρασφάλεια.

Το έγγραφο πρέπει επίσης να περιέχει πληροφορίες σχετικά με το ποιος είναι ο άμεσος προϊστάμενος του υπαλλήλου, ο οποίος τον αντικαθιστά κατά τη διάρκεια της ασθένειας.

Οι αρμοδιότητες για τη θέση του «Αρχηγού της AHO» από πολλές απόψεις έχουν κάτι κοινό με τις λειτουργίες του τμήματος, κάτι που δεν προκαλεί έκπληξη. Ωστόσο, ας τις χαρακτηρίσουμε:

• διασφάλιση ποιότητας υπηρεσιών και συμμόρφωσηςκαι τους κανόνες του SNiP για την κατάσταση του κτιρίου και των εσωτερικών χώρων·
• προϋπολογισμός, σχεδιασμός ανακαίνισης;
• παροχή στους υπαλλήλους της εταιρείας με τα απαραίτητα έπιπλα, συσκευές, αποθέματα, διατήρηση της λογιστικής τους για την επιχείρηση, οργάνωση της ορθολογικής χρήσης των υλικών.
• εκτέλεση διαχείρισης εργασιών βελτίωσης της επικράτειας;
• οργάνωση υπηρεσιών στο κατάλληλο επίπεδο συναντήσεων, συνεδρίων και άλλων εκδηλώσεων,
• διαχείριση των εργαζομένων της μονάδας που του έχουν ανατεθεί.

Πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα απαιτούνται επίσης στην περιγραφή της θέσης εργασίας. Εδώ θα πρέπει να μιλήσουμε για την υποβολή έργων για τη βελτίωση της υπηρεσίας για τη διαχείριση, την εξοικείωση με τα έγγραφα που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες της εταιρείας, την ενημέρωση της διοίκησης για ελλείψεις στην οικονομική δραστηριότητα. Ως μέρος της διαχείρισης των εργαζομένων, ένας υπάλληλος μπορεί να κάνει προτάσεις για την προαγωγή / τιμωρία των ειδικών του.

Η ενότητα ευθύνης περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την ανάγκη να εκτελείτε σωστά τα καθήκοντά σας και να φροντίζετε σωστά την περιουσία του εργοδότη σας.

Άλλες θέσεις στο τμήμα

Η δομή του AHO συνεπάγεται την ύπαρξη ενός αρκετά μεγάλου αριθμού εργαζομένων σε αυτό: αυτοί μπορεί να είναι μηχανικοί, ειδικοί, βοηθοί.

Ανάλογα με το πόσο περίπλοκος είναι ο οργανισμός, μπορεί να υπάρχουν κορυφαίοι, ανώτεροι, κατώτεροι ειδικοί, βοηθοί. Η περιγραφή της θέσης, φυσικά, σε αυτήν την περίπτωση προδιαγράφεται απευθείας για μια συγκεκριμένη θέση και οργάνωση,συνεπάγεται σαφή κατανομή των ευθυνών.

Ξεχωριστά, θα πρέπει να ειπωθούν για τα καθήκοντα τέτοιων υπαλλήλων ως θυρωρού, καθαρίστριας που ασχολούνται με τη σωστή κατάσταση του εδάφους και των χώρων. Η δουλειά τους δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολη, αλλά συνεπάγεται και έναν ορισμένο βαθμό ευθύνης.

Από τα προηγούμενα, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι το έργο των εργαζομένων της AHO συνίσταται στον ικανό σχεδιασμό και στην παροχή πόρων στους εργαζόμενους. Ταυτόχρονα, οι ειδικοί δεν πρέπει να επιτρέπουν υπερβολικές δαπάνες και καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.

Έτσι, η εργασία στο AHO δεν είναι λιγότερο υπεύθυνη από ό,τι σε άλλες θέσεις.