Τμήμα Προγραμματισμού και Οικονομικών: οι λειτουργίες και τα καθήκοντά του. Κανονισμοί για το τμήμα σχεδιασμού και οικονομικής δραστηριότητας

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Για την αποτελεσματική οργάνωση της οικονομίας οργανισμών και επιχειρήσεων δημιουργούνται Τμήματα Προγραμματισμού και Οικονομικών (εφεξής ΠΕΟ). Αν και συχνά το έργο τέτοιων τμημάτων δεν ρυθμίζεται σαφώς. Πώς πρέπει να οργανωθούν, ποια δομή πρέπει να έχουν και ποιες λειτουργίες πρέπει να εκτελούν;

Εισαγωγή

Σε οποιοδήποτε εγχειρίδιο οικονομικών, λέγεται ότι το PEO συλλέγει οικονομικούς δείκτες για τις λεπτομέρειες της εταιρείας, τους αναλύει και καταρτίζει αναπτυξιακά σχέδια με βάση τα συμπεράσματα που προέκυψαν κατά την ανάλυση.

Εάν μιλάμε για μια μικρή επιχείρηση, τότε αυτή η λειτουργία μπορεί να εκτελεστεί από τον επικεφαλής της εταιρείας (ή μεμονωμένο επιχειρηματία), καθώς μεγαλώνει η κλίμακα της δραστηριότητας, αυτές οι εξουσίες μπορούν να μεταφερθούν σε άλλο άτομο ή ακόμα και σε ομάδα ανθρώπων. Όσο μεγαλύτερος είναι ο οργανισμός, τόσο περισσότεροι άνθρωποι σε αυτόν είναι υπεύθυνοι για τον οικονομικό προγραμματισμό. Για τη διευκόλυνση της δουλειάς, αυτοί οι άνθρωποι είναι ενωμένοι στην ΠΕΟ.

Δομή PEO

Το PEO έχει τυπική δομή. Στο τμήμα αυτό προΐσταται άτομο το οποίοαναφέρεται απευθείας στον οικονομικό διευθυντή, στον διευθυντή διαφήμισης και προώθησης ή ακόμα και στον Διευθύνοντα Σύμβουλο. Όλα εξαρτώνται από τη δομή της οργάνωσης της εταιρείας στο σύνολό της.

Υπάρχουν δύο τύποι δομικής οργάνωσης PEO:

1. Ένας οργανισμός στον οποίο οι θέσεις εργασίας των υπαλλήλων PEO βρίσκονται εντός του τμήματος.
2. Ένας οργανισμός στον οποίο ορισμένοι από τους υπαλλήλους εργάζονται εκτός του τμήματος (συλλέγουν πληροφορίες για το έργο της εταιρείας) και κάποιοι εργάζονται μέσα (αναλύουν τις πληροφορίες που λαμβάνονται και καταρτίζουν σχέδια).

Ο τελευταίος τύπος οργανισμού είναι χαρακτηριστικός για τις κατασκευαστικές εταιρείες.

Το πλεονέκτημα του πρώτου τύπου οργάνωσης είναι ότι το έργο μιας τέτοιας δομικής μονάδας της εταιρείας είναι εύκολο να ελεγχθεί. Το μειονέκτημα είναι ότι οι πληροφορίες δεν λαμβάνονται πάντα έγκαιρα από το προσωπικό του PEO.

Εάν χρησιμοποιείτε την πρώτη επιλογή για την οργάνωση του τμήματος σχεδιασμού και οικονομικού τμήματος και των λειτουργιών του, τότε οι ακόλουθες λειτουργίες θα πρέπει να ανατεθούν στους υπαλλήλους του:

• απόκτηση πρωτογενών δεδομένων από χρηματοοικονομικές πηγές και διαρθρωτικές μονάδες;
• δημιουργία μεθόδων προγραμματισμού και αναφοράς διαχείρισης;
• άμεση δημιουργία αναφορών διαχείρισης;
• έλεγχος και ανάλυση της εταιρείας στο σύνολό της.

Η δεύτερη μέθοδος οργάνωσης PEO χρησιμοποιείται όχι λιγότερο συχνά. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να ανατεθούν στους υπαλλήλους του τμήματος οι ακόλουθες λειτουργίες:

• παρακολούθηση της εφαρμογής των αναπτυγμένων σχεδίων;
• παρακολούθηση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού μιας συγκεκριμένης μονάδας;
• ανάλυση απόδοσηςσυγκεκριμένη μονάδα.

Είναι σημαντικό οι PEO που εργάζονται εκτός της μονάδας τους να έχουν όλα όσα χρειάζονται για περαιτέρω ανάλυση και σχεδιασμό για τα οικονομικά των οργανισμών και των επιχειρήσεων.

Οι υπάλληλοι του PEO μπορούν να αναφέρονται απευθείας στον επικεφαλής του τμήματος και στον επικεφαλής οποιασδήποτε μονάδας παραγωγής. Στην πρώτη περίπτωση, η υποταγή ονομάζεται λειτουργική, στη δεύτερη - διοικητική. Έτσι μοιάζει η διπλή υποβολή.

Οι ακόλουθες λειτουργίες πρέπει να ανατεθούν στον οικονομολόγο του τμήματος προγραμματισμού και οικονομικών:

1. Ανάπτυξη γραμμής επιχειρηματικών μεθοδολογιών (τόσο σε όλη την εταιρεία όσο και εντός μεμονωμένων τμημάτων του οργανισμού).
2. Ανάπτυξη βασικών καταλόγων που περιέχουν δείκτες απόδοσης των τμημάτων της εταιρείας.
3. Ανάπτυξη πολιτικής διαχείρισης εταιρείας.
4. Ανάπτυξη εντύπων προγραμματισμού και αναφοράς.
5. Ανάπτυξη μεθόδων για την ανάλυση και την αξιολόγηση της απόδοσης της επιχείρησης.

Το πλεονέκτημα αυτού του τύπου οργάνωσης του τμήματος σχεδιασμού και οικονομικού τμήματος και των λειτουργιών του είναι ότι όλες οι απαραίτητες πληροφορίες πηγαίνουν στους αναλυτές της μονάδας χωρίς καθυστέρηση. Το μειονέκτημα είναι ο αδύναμος έλεγχος της εργασίας των οικονομολόγων που εργάζονται εκτός τμήματος, καθώς και το γεγονός της διπλής υποταγής των εργαζομένων.

Αυτός ο τρόπος οργάνωσης της εργασίας μπορεί να αυξήσει σημαντικά το προσωπικό της ΠΕΟ σε αδικαιολόγητο μέγεθος.

Παράδειγμα δομής PEO σε διάφορες επιχειρήσεις

Όταν πρόκειται για εταιρείες μεσαίου μεγέθουςμέγεθος, τότε πιο συχνά το PEO σε αυτά έχει την ακόλουθη δομή: ο επικεφαλής είναι ο επικεφαλής του τμήματος και τρεις ειδικοί του PEO είναι υφιστάμενοι σε αυτόν.

Εάν μιλάμε για μια μεγάλη επιχείρηση, τότε η δομή του σχεδιασμού και του οικονομικού τμήματος σε αυτήν έχει ως εξής: ο επικεφαλής του τμήματος είναι υπεύθυνος για το τμήμα, το αναπληρωματικό τμήμα υπάγεται σε αυτόν, στον οποίο τόσο ο επικεφαλής οικονομολόγος του τμήματος όσο και ο κορυφαίος οικονομολόγος του τμήματος υπάγονται άμεσα. Δύο οικονομολόγοι του PEO αναφέρονται στον Chief Economist.

Προβλήματα του IEE

Τα καθήκοντα αυτού του τμήματος της εταιρείας περιλαμβάνουν την προετοιμασία των ακόλουθων εγγράφων και αιτήσεων:

• εταιρικά σχέδια και προβλέψεις ανάπτυξης;
• τεκμηρίωση αναφοράς ποικίλης φύσης (εφάπαξ και κανονική);
• απαραίτητες αναφορές και αναλυτικές εξηγήσεις;
• οικονομικοί υπολογισμοί;
• επενδυτικά έργα και επιχειρηματικά σχέδια.

Το PEO έχει επίσης ορισμένες λειτουργίες που θα πρέπει να αναφέρονται σαφώς στη κανονιστική τεκμηρίωση της εταιρείας.

Λειτουργίες του PEO

Οι λειτουργίες του PEO είναι οι εξής:

• ανάλυση της απόδοσης της εταιρείας;
• πρόβλεψη της απόδοσης της εταιρείας;
• αξιολόγηση της οικονομικής κατάστασης του οργανισμού;
• κατάρτιση προτύπων για τις διαδικασίες παραγωγής;
• έλεγχος του σχηματισμού και αλλαγές στο κόστος παραγωγής;
• έλεγχος τιμών για προϊόντα;
• αναφορές διαχείρισης;
• συμμετοχή στον σχηματισμόπροϋπολογισμοί τμημάτων.

Όλες οι λειτουργίες PEO διασυνδέονται με τις επιχειρηματικές διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα στην εταιρεία. Τα παρακάτω περιγράφουν τη σχέση μεταξύ αυτών των εννοιών.

Σχέση μεταξύ της λειτουργίας PEO και των επιχειρηματικών διαδικασιών στην εταιρεία

Οι κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα στην εταιρεία είναι:

• εκπτώσεις;
• παραγωγή;
• αγορές;
• έρευνα και πειραματική ανάπτυξη.

Για κάθε ένα από τα στάδια της εργασίας της εταιρείας, το PEO έχει τη δική του αποστολή.

Όταν εργάζεστε με τις πωλήσεις προϊόντων, η PEO πραγματοποιεί προγραμματισμό πωλήσεων, έλεγχο και περαιτέρω ανάλυση. Στην παραγωγή προϊόντων, τα καθήκοντα του PEO είναι παρόμοια.

Όταν η παραγωγική διαδικασία βρίσκεται στο στάδιο της αγοράς των απαραίτητων πόρων, η ΠΕΟ ασχολείται επίσης με τον προγραμματισμό των αγορών, τον έλεγχό τους και την ανάλυση των αποκτηθέντων αξιών και κεφαλαίων. Η κατάσταση είναι ίδια με την έρευνα και την πειραματική ανάπτυξη.

Ο προγραμματισμός, ο έλεγχος και η ανάλυση είναι οι τρεις ευθύνες ενός οικονομολόγου σε μια επιχείρηση όταν εργάζεται με βασικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Γιατί να το κάνεις αυτό; Για να βελτιστοποιήσετε τις ίδιες διαδικασίες στο μέλλον.

Οι επιχειρηματικές διαδικασίες μπορούν επίσης να είναι βοηθητικές. Είναι:

• τεχνολογίες παραγωγής;
• ποιότητα προϊόντος;
• μηχανική;
• κεφαλαιουχική κατασκευή εγκαταστάσεων;
• logistics.

Ποια είναι τα καθήκοντα του PEO σε αυτήν την περίπτωση; Το ίδιο: σχεδιασμός, έλεγχος και ανάλυση. Στην πρώτη περίπτωση, γίνονται εργασίες για την τεχνολογία παραγωγής πειραματικών εξελίξεων, στοτο δεύτερο - πάνω από την πιστοποίηση, την αδειοδότηση και τη μετρολογία, στο τρίτο - για τη συντήρηση του εξοπλισμού και την παροχή ενέργειας, στο τέταρτο - για την κατασκευή κτιρίων, στο πέμπτο - για τα έξοδα μεταφοράς.

Οι οργανισμοί που εξυπηρετούν επιχειρηματικές διαδικασίες διακρίνονται, οι οποίοι περιλαμβάνουν:

• εργασία με το προσωπικό;
• μάρκετινγκ;
• οικονομική διαχείριση;
• νομικές υπηρεσίες;
• γενική χορήγηση.

Σε αυτήν την περίπτωση, τα καθήκοντα ενός οικονομολόγου στην επιχείρηση δεν αλλάζουν.

Κανονισμός εργασίας PEO

Ορισμένες εταιρείες δημιουργούν PEO, αλλά δεν ενδιαφέρονται καθόλου για τη ρύθμιση του έργου αυτής της δομικής μονάδας. Δεν υπάρχει πρόβλεψη για το τμήμα σχεδιασμού και οικονομικής δραστηριότητας.

Εάν ο οργανισμός δεν ρυθμίζει το έργο του PEO με οποιονδήποτε τρόπο, είναι επείγον να ετοιμαστεί ένα έγγραφο που θα λύσει αυτό το μειονέκτημα. Αυτό το έγγραφο θα αποτελέσει τη βάση για τη δημιουργία περιγραφών θέσεων εργασίας για υπαλλήλους που εργάζονται στο WtE, που θα λύσει τα προβλήματα που περιγράφονται στην αρχή του άρθρου.

Το τυπικό κανονιστικό έγγραφο του τμήματος σχεδιασμού και οικονομικών και των λειτουργιών του περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:

1. Γενικές διατάξεις.
2. Δομή τμήματος.
3. Οι κύριες εργασίες του τμήματος.
4. Λειτουργίες τμήματος.
5. Rights.
6. Συνεργασία με άλλες δομές της επιχείρησης.
7. Υπευθυνότητα.
8. Κριτήρια για την αξιολόγηση των δραστηριοτήτων του τμήματος.

Στη συνέχεια, η δομή του εγγράφου που ρυθμίζει τις εργασίες και τα καθήκοντα του σχεδιασμού και της οικονομικήςτμήμα.

Δομή του εγγράφου που ρυθμίζει το έργο του IEE

Η ενότητα Γενικές Διατάξεις περιέχει γενικές πληροφορίες για αυτήν τη μονάδα. Καθορίστηκε:

• ο σκοπός της δημιουργίας τμήματος σύμφωνα με την οικονομική πολιτική της επιχείρησης;
• βασικοί όροι;
• άτομο που διορίζεται από τον επικεφαλής;
• έγγραφα από τα οποία καθοδηγείται αυτό το τμήμα κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του.

Η ενότητα "Δομή Τμήματος" περιέχει πληροφορίες σχετικά με τη δομή του ΠΕΟ και την ποσοτική του σύνθεση.

Η ενότητα "Βασικά καθήκοντα του τμήματος" περιγράφει τα βασικά καθήκοντα του EEO, καθώς και τους καταλόγους εκθέσεων και σχεδίων που οι υπάλληλοί του πρέπει να υποβάλουν στη διοίκηση για εξέταση.

Κύρια καθήκοντα του PEO

Τα κύρια καθήκοντα του τμήματος σχεδιασμού και οικονομικών, τα οποία πρέπει να αναφέρονται στο κανονιστικό έγγραφο, περιλαμβάνουν:

1. Εργασία για τον οικονομικό σχεδιασμό, τον εξορθολογισμό της οικονομικής δραστηριότητας.
2. Ανάπτυξη στρατηγικής ανάπτυξης εταιρείας για γρήγορη προσαρμογή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων στις συνεχώς μεταβαλλόμενες συνθήκες της αγοράς.
3. Διεξαγωγή συνολικής οικονομικής ανάλυσης των χρηματοοικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης.
4. Στατιστική λογιστική όλων των δεικτών της λειτουργίας της εταιρείας.
5. Τεχνικός και οικονομικός προγραμματισμός δραστηριοτήτων άλλων τμημάτων της εταιρείας.

Κύριες λειτουργίες PEO

Οι κύριες λειτουργίες του PEO, οι οποίες συνήθως αναφέρονται στην κανονιστική τεκμηρίωση, περιλαμβάνουν:

1. Οικονομικόσχεδιασμός των εργασιών της εταιρείας, με στόχο τον εξορθολογισμό των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.
2. Ετοιμασία σχεδίων σχεδίων για δραστηριότητες άλλων τμημάτων της εταιρείας. Η προετοιμασία περιλαμβάνει επίσης αιτιολόγηση για τη σύναψη ορισμένων συμβάσεων, που υποστηρίζονται από υπολογισμούς.
3. Κατάρτιση σχεδίων για τις παραγωγικές, οικονομικές και εμπορικές δραστηριότητες της εταιρείας για διαφορετικές περιόδους (βραχυπρόθεσμες, μεσοπρόθεσμες και μακροπρόθεσμες).
4. Ενημέρωση των τμημάτων της εταιρείας σχετικά με τα τρέχοντα σχέδια.
5. Διεξαγωγή συνολικής ανάλυσης των δραστηριοτήτων της εταιρείας σε όλους τους τομείς.
6. Παρακολούθηση της υλοποίησης των τρεχόντων σχεδίων από τα τμήματα, καθώς και έγκαιρη αναφορά.
7. Δημιουργήστε ορθολογικά αρχεία που αυξάνουν ελαφρώς τη γραφειοκρατική επιβάρυνση των εργαζομένων.

Αυτή δεν είναι μια πλήρης λίστα με τις κύριες λειτουργίες που απαιτείται να εκτελεί το τμήμα σχεδιασμού και οικονομικής δραστηριότητας.

Δικαιώματα PEO

Ένας ειδικός στο τμήμα σχεδιασμού και οικονομίας, στο πλαίσιο της περιγραφής της θέσης του, έχει το δικαίωμα:

• αίτημα από εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους άλλων τμημάτων της εταιρείας τα απαραίτητα δεδομένα για τον έλεγχο και την ανάλυση των δραστηριοτήτων τους·
• δημιουργία ομάδων εργασίας εμπειρογνωμόνων που έχουν ως αποστολή τον οικονομικό προγραμματισμό του οργανισμού;
• στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς τους, συμμετέχουν σε επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις με εκπροσώπους άλλων εταιρειών και οργανισμών, υπογράφουν συμβάσεις·
• οργανώνει την ανάλυση νέων προγραμμάτων και επιστημονικών έργων της εταιρείας για την αποτελεσματικότητά τους καισκοπιμότητα ανάπτυξης;
• υποβάλετε προτάσεις για θέματα που εμπίπτουν στην αρμοδιότητα του IEE με τη μορφή έργων.

Αλληλεπίδραση, ευθύνη, αξιολόγηση

Η κανονιστική τεκμηρίωση που διέπει το έργο του PEO συχνά περιέχει ενότητες που προσδιορίζουν την αλληλεπίδραση του PEO με άλλες δομές του οργανισμού. ευθύνη για όλες τις ενέργειες που διαπράττονται από υπαλλήλους του τμήματος· Αξιολόγηση των δραστηριοτήτων του IEE.

Στην ενότητα «Συνεργασία με άλλες δομές της επιχείρησης», γίνεται μόνο μια εισαγωγή σύμφωνα με το πρότυπο: «Κατά τη διάρκεια της δραστηριότητάς του, το τμήμα αλληλεπιδρά με τα ακόλουθα δομικά τμήματα (αυτά τα τμήματα παρατίθενται παρακάτω)”. Κατά τη μεταφορά, όλα εξαρτώνται από το πόσο ευρείες εξουσίες σχεδιάζεται να δοθούν στους υπαλλήλους της PEO.

Στην ενότητα "Ευθύνη" αναφέρεται ότι ο επικεφαλής του IEE αναλαμβάνει πλήρως την ευθύνη για το έργο του τμήματος. ο βαθμός ευθύνης των εργαζομένων καθορίζεται σύμφωνα με τις περιγραφές των καθηκόντων τους· όλοι οι υπάλληλοι και ο επικεφαλής του PEO είναι προσωπικά υπεύθυνοι για τα έγγραφα που συντάσσουν και τις εργασίες που πραγματοποιούνται σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Στην ενότητα "Κριτήρια για την αξιολόγηση των δραστηριοτήτων του τμήματος" προβλέπονται δύο κριτήρια:

1. Έγκαιρη και υψηλής ποιότητας υλοποίηση εργασιών.
2. Ποιοτική εκτέλεση άμεσων καθηκόντων.

Μπορείτε να καθορίσετε άλλα κριτήρια αξιολόγησης.

Αυτό ολοκληρώνει τη σύνταξη του κανονιστικού εγγράφου. Φυσικά, πρέπει να διαμορφωθεί σύμφωνα με τους κανόνες σχεδιασμού.παρόμοια έγγραφα: όλα τα δεδομένα πρέπει να είναι υπογεγραμμένα, σφραγισμένα και χρονολογημένα.

Έλεγχος της λειτουργίας PEO

Έλεγχος της εργασίας του PEO ενός από τους ακόλουθους υπαλλήλους:

• διευθυντής οικονομικού διευθυντή μιας εταιρείας (σε μεγάλη εταιρεία);
• CFO (σε μικρή ή μεσαία εταιρεία);
• chief economist (στην παραγωγή).

Ο έλεγχος των δραστηριοτήτων PEO πραγματοποιείται για τους ακόλουθους σκοπούς:

1. Προτροπή εκτέλεσης εφάπαξ εργασιών.
2. Συμμόρφωση με τις αναφορές και τη ροή εγγράφων, σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανονισμούς της εταιρείας.
3. Διασφάλιση της αξιοπιστίας των παρεχόμενων υπολογισμών και της τεκμηρίωσης αναφοράς.
4. Ανάλυση της εργασίας προκειμένου να προσδιοριστεί η αποτελεσματικότητα της λειτουργίας του IEE.

Συμπέρασμα

Κάθε εγχειρίδιο οικονομικών λέει ότι το PEO είναι μια πραγματικά απαραίτητη δομική μονάδα μιας εταιρείας. Χωρίς αυτό, η αποτελεσματικότητα πολλών επιχειρήσεων και οργανισμών μειώνεται σημαντικά. Αν και δεν έχουν όλες οι εταιρείες ρυθμισμένες σωστά PEO.

Κάπου οι λειτουργίες του τμήματος δεν είναι σαφώς καθορισμένες, κάπου τα καθήκοντα των υπαλλήλων. Σε ορισμένες επιχειρήσεις, υπάρχει μια δύσκολη κατάσταση με την υποταγή των υπαλλήλων ΠΕΟ. Αν και ο σχεδιασμός σε μια οικονομία της αγοράς είναι η πιο σημαντική διαδικασία.

Για να διορθωθεί το πρόβλημα, είναι απαραίτητο ο επικεφαλής της εταιρείας να κατανοεί ξεκάθαρα τις απαντήσεις στις ακόλουθες ερωτήσεις:

1. Τι είναι το PEO;
2. Ποια είναι η δομή του;
3. Το χρειάζεται αυτή η εταιρεία ή η λειτουργία της μπορείεκτελέσω ένα άτομο;

Εάν έχει ληφθεί αδιαμφισβήτητα απόφαση δημιουργίας PEO, τότε αξίζει να προχωρήσετε αμέσως στην εκτέλεση της κανονιστικής τεκμηρίωσης, όπου, εκτός από τις γενικές διατάξεις, θα αναγράφονται τα εξής:

• δομή τμήματος;
• δικαιώματα και λειτουργίες;
• ευθύνη;
• συνεργαστείτε με άλλες δομές της εταιρείας.

Εάν ακολουθήσετε αυτές τις συστάσεις κατά το σχεδιασμό του σχεδιασμού και της οικονομικής υπηρεσίας και των λειτουργιών του, τότε η εταιρεία θα έχει μια αποτελεσματική δομική μονάδα.

Πράγματι, εάν το έργο αυτής της μονάδας είναι ξεκάθαρο, τότε οι ειδικοί της είναι σε θέση να βελτιστοποιήσουν όλες τις διαδικασίες παραγωγής χωρίς να βλάψουν τη δραστηριότητα. Μεταφρασμένο στη γλώσσα των χρημάτων, αυτό σημαίνει ότι η ύπαρξη ενός αποτελεσματικού PEO σάς επιτρέπει να ξοδεύετε λιγότερους πόρους και να κερδίζετε περισσότερα.