Tender - τι είναι; Η σημασία της λέξης και πώς εφαρμόζεται στην πράξη

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Σήμερα, σχεδόν όλα τα προϊόντα της αγοράς αγοράζονται σε διαγωνισμό. Ένας διαγωνισμός είναι στην πραγματικότητα ένας διαγωνισμός, σύμφωνα με τα αποτελέσματα του οποίου η εταιρεία του πελάτη επιλέγει έναν Προμηθευτή ή Ανάδοχο που είναι έτοιμος να προσφέρει τους ευνοϊκότερους όρους συνεργασίας: χαμηλή τιμή, πρωτότυπες λύσεις ή αξεπέραστο επαγγελματισμό.

Έτσι, αποφασίσατε να υποβάλετε αίτηση για διαγωνισμό. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να συντάξετε προσεκτικά μια προσφορά, να δείξετε στον Πελάτη ότι πραγματικά γνωρίζετε καλά το τμήμα της αγοράς σας και ότι έχετε επαρκή εργασιακή εμπειρία.

Διαγωνισμός vs. Δημοπρασία: ποια είναι η διαφορά;

Εδώ μπορεί να έχετε μια απολύτως λογική ερώτηση: πώς διαφέρει αυτό το σχέδιο για την επιλογή εργολάβων και προμηθευτών από άλλα;

Πρώτον, όλοι οι συμμετέχοντες στη δημοπρασία μπορούν να εξοικειωθούν με τις προσφορές των ανταγωνιστών τους, να μάθουν σε ποια τιμή είναι έτοιμοι να εργαστούν. Δηλαδή, υπάρχει πάντα η ευκαιρία να προσαρμόσετε τη δική σας προσφορά με τέτοιο τρόπο ώστε να ξεχωρίζετε από άλλες εταιρείες. Εδώ είναι ο διαγωνισμόςείναι, πρώτα απ' όλα, η έλλειψη τέτοιου ανοίγματος. Όλοι οι συμμετέχοντες υποβάλλουν προτάσεις, θα λέγαμε, «σε κλειστό φάκελο».

Στην πραγματικότητα, το περιεχόμενο των εγγράφων είναι εντελώς κρυμμένο από τους ανταγωνιστές και είναι διαθέσιμο μόνο σε ειδική επιτροπή.

Τι είναι το έγγραφο διαγωνισμού;

Η εταιρεία πελατών και οι συμμετέχοντες ετοιμάζουν ένα πακέτο εγγράφων που περιέχει τους όρους του διαγωνισμού που βρίσκεται σε εξέλιξη και τη μελλοντική σύμβαση.

Η τεκμηρίωση πρέπει να περιέχει δύο μέρη:

• Τεχνικό. Περιλαμβάνει περιγραφή των κύριων όρων της σύμβασης, γενικά στοιχεία για το αντικείμενο της δημοπρασίας, κάρτες πληροφοριών που υποδεικνύουν τη διαδικασία προετοιμασίας και υποβολής προσφορών.
• Εμπορική. Περιέχει τιμές και ένα σχέδιο για τον καθορισμό τους, χρονοδιαγράμματα και προϋποθέσεις πληρωμών, πηγές χρηματοδότησης, τραπεζικές εγγυήσεις, καθώς και απαιτήσεις για ορισμένα είδη ασφάλισης.

Είναι σημαντικό να ληφθεί υπόψη ότι σε κάθε περίπτωση η επιτροπή διαγωνισμού καθορίζει το περιεχόμενο σε ατομική βάση. Η κατάλληλη προετοιμασία των εγγράφων έχει μεγάλη σημασία. Είναι καλύτερο εάν ένας έμπειρος ειδικός στον διαγωνισμό επιβλέπει ολόκληρη τη διαδικασία. Αυτό είναι σημαντικό, γιατί η μελλοντική σας επιτυχία εξαρτάται τουλάχιστον από το 50% της ικανότητας κατάρτισης και προετοιμασίας όλων των απαραίτητων εγγράφων. Σε τελική ανάλυση, ο Πελάτης που δεν έχει εμπειρία συνεργασίας με τον οργανισμό σας, θα μπορεί να βασιστεί αποκλειστικά στα έγγραφα που παρέχετε.

Μυστικά επιτυχίας για όσους πρόκειται να συμμετάσχουν στον διαγωνισμό

Υπάρχει η άποψη ότι όταν επιλέγει μια κατάλληλη προσφορά, η εταιρεία Πελάτη εστιάζει αποκλειστικά στην τιμή. Φυσικά, αυτό συμβαίνει, αλλά πολύ λιγότερο συχνά από ό, τι μπορείτε να φανταστείτε. Κατά τη σύνταξη μιας προσφοράς, οι ειδικοί συνιστούν να τηρούνται διάφορες αρχές. Αυτές οι αλήθειες είναι τόσο παλιές όσο ο κόσμος, αλλά με τον καιρό δεν έχουν χάσει τη συνάφειά τους.

1. Μην κάνετε αίτηση για όλους τους διαγωνισμούς στη σειρά

Πριν βιαστείτε στη μάχη και υποβάλετε μια προσφορά, ζυγίστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα δέκα φορές, καταλάβετε αν αξίζει πραγματικά να πάρετε μέρος στον συγκεκριμένο διαγωνισμό. Η επιθυμία για κέρδος δεν πρέπει πάντα να είναι αποφασιστικός παράγοντας - μερικές φορές είναι πολύ πιο σημαντικό να εστιάσετε στην ανάπτυξη της δικής σας επιχείρησης, πιεστικά ζητήματα ή να αναζητήσετε άλλα, πιο κερδοφόρα έργα στα οποία θα εργαστείτε με μεγάλη ευχαρίστηση και που θα φέρουν έχετε πολύ περισσότερα κέρδη.

2. Αφήστε την προσφορά σας να φέρει προστιθέμενη αξία

Ένας από τους κύριους κανόνες που πρέπει να θυμάται μια εταιρεία που επιθυμεί να κερδίσει έναν διαγωνισμό είναι ότι δεν αρκεί να επιτύχει την πλήρη συμμόρφωση της πρότασης με τους όρους που καθορίζονται από τον Πελάτη. Ωστόσο, ακόμη και μια χαμηλότερη τιμή δεν αποτελεί εγγύηση ότι η σύμβαση θα συναφθεί μαζί σας. Προσπαθήστε να μάθετε περισσότερα για την εταιρεία-πελάτη, να κατανοήσετε τα προβλήματα που αντιμετωπίζει η διαχείριση και, στη συνέχεια, ολοκληρώστε την πρότασή σας, ώστε η επιτροπή να μην μπορεί να την αγνοήσει.

3. Δώστε προσοχή στα μικρά πράγματα

Για άλλη μια φοράΑς επιστρέψουμε στο θέμα που ήδη θίξαμε παραπάνω. Ακόμα κι αν καταφέρετε να κάνετε ευνοϊκή εντύπωση στον Πελάτη και προσφέρετε μια ευνοϊκή τιμή, αλλά δεν δίνετε αρκετή προσοχή στη σωστή εκτέλεση των εγγράφων, κινδυνεύετε να χάσετε πολλές ευκαιρίες. Αλλά δεν πρέπει να παρασυρθείτε και πολύ, γιατί συμβαίνει το αντίστροφο: βυθισμένοι στη γραφειοκρατική φασαρία, μπορείτε να ξεχάσετε την ουσία και τον σκοπό της πρότασης.

4. Να θυμάστε ότι οι οργανισμοί δεν παίρνουν αποφάσεις, αλλά οι άνθρωποι

Εξαρτάται από αυτούς ποιος θα κερδίσει τον διαγωνισμό. Πως δουλεύει? Μερικές φορές, για να έχετε την ευκαιρία να εργαστείτε σε ένα επιθυμητό έργο, αρκεί απλώς να έρθετε σε επαφή με εκείνους που θα πάρουν μια απόφαση που θα αλλάξει τη ζωή για την επιχείρησή σας.

5. Διατηρήστε την επωνυμία ενός πραγματικού επαγγελματία

Αλλά ακόμα κι αν η πρότασή σας είναι 100% ικανοποιημένη, δεν είναι σίγουρο ότι θα κερδίσετε τον διαγωνισμό. Αυτό μπορεί να οφείλεται σε πολλούς λόγους, και ένας από αυτούς είναι η αδυναμία του διαπραγματευτή σας να δώσει σαφείς απαντήσεις στις ερωτήσεις του Πελάτη κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων. Επομένως, ο βαθμός συμμετοχής στη διαδικασία εργασίας και η ικανότητα όλων των συμμετεχόντων ανεξαιρέτως είναι ένας από τους καθοριστικούς παράγοντες επιτυχίας.

Πώς να ετοιμάσετε μια προσφορά; Πληροφορίες για τον Πελάτη

Από την πλευρά της, η εταιρεία πελατών, η οποία αποφάσισε να διοργανώσει έναν τέτοιο διαγωνισμό, πρέπει επίσης να προετοιμαστεί προσεκτικά για αυτόν και να παράσχει όλα τα απαραίτητα έγγραφα:

• Πρόσκληση συμμετοχής για άλλες εταιρείες.
• Φόρμα πρόκρισης (στην οποία οι συμμετέχοντες θαυποδείξτε επίσημες πληροφορίες για τον εαυτό σας).
• Σύντομο (ερωτηματολόγιο που περιέχει τα βασικά στοιχεία για το θέμα του διαγωνισμού).
• Πρόσθετες πληροφορίες για το έργο.
• Τα κύρια κριτήρια για την αξιολόγηση των συμμετεχόντων από τα οποία θα καθοδηγηθείτε όταν κάνετε την τελική επιλογή.

Είναι εξαιρετικά σημαντικό όλες οι πληροφορίες στα έγγραφα να είναι αληθείς, αξιόπιστες και καλά δομημένες. Σήμερα, είναι δυνατό να δημιουργηθεί ένας ηλεκτρονικός διαγωνισμός χωρίς προβλήματα - αυτός είναι, στην πραγματικότητα, ο ίδιος διαγωνισμός, αλλά όλες οι πληροφορίες από την εταιρεία Πελάτη και τους πιθανούς εκτελεστές έρχονται μέσω του δικτύου, στο Διαδίκτυο.

Ο ίδιος ο διαγωνισμός αποτελείται από τρία στάδια: αναζήτηση πιθανών συμμετεχόντων, λεπτομερής ανάλυση των προτάσεών τους, συζήτηση για το έργο και, στην πραγματικότητα, σύναψη σύμβασης με τον νικητή.