Έγγραφα μετρητών: εγγραφή, επαλήθευση, αποθήκευση. Η διαδικασία έκδοσης πρωτογενών ταμειακών εγγράφων

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Τα έγγραφα μετρητών είναι έγγραφα που συντάσσονται σε σχέση με την κίνηση κεφαλαίων μιας νομικής οντότητας ή ενός μεμονωμένου επιχειρηματία. Τα έντυπά τους εγκρίνονται από την Κρατική Στατιστική Επιτροπή. Ας εξετάσουμε περαιτέρω ποια έγγραφα μετρητών μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι επιχειρήσεις.

Παραγγελίες

Λειτουργούν ως κύρια έγγραφα μετρητών. Οι παραγγελίες μπορεί να είναι εισερχόμενες ή εξερχόμενες. Το πρώτο εφαρμόζεται κατά τη λήψη μετρητών. Απόδειξη παραλαβής εκδίδεται σε ένα αντίγραφο από υπόλογο και υπογράφεται από τον Χρ. λογιστή ή υπάλληλο εξουσιοδοτημένο να το πράξει. Ελλείψει υπευθύνων υπαλλήλων, ο επικεφαλής της νομικής οντότητας ή ο ίδιος ο μεμονωμένος επιχειρηματίας μπορεί να προσυπογράψει πρωτογενή έγγραφα μετρητών. Η απόδειξη για την εντολή πίστωσης πρέπει να υπογράφεται από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα (λογιστή και ταμία), επικυρωμένη με σφραγίδα (σφραγίδα). Επιπλέον, καταχωρείται στο σχετικό περιοδικό. Η απόδειξη δίνεται στο υποκείμενο που κατέθεσε τα χρήματα. Η ίδια η παραγγελία παραλαβής παραμένει στο ταμείο. Το χαρτί δαπανών συμπληρώνεται κατά την έκδοση μετρητών. Πρέπει να ειπωθεί ότι τα έγγραφα μετρητών καταρτίζονται εάν η επιχείρηση χρησιμοποιεί τόσο παραδοσιακές μεθόδους επεξεργασίας πληροφοριών όσο και εργαλεία BT. Μια εξερχόμενη εντολή, όπως και μια εισερχόμενη, εκδίδεται σε 1 αντίγραφο. Πρέπει επίσης να εγκριθεί από εξουσιοδοτημένα άτομα και να καταχωρηθεί στο κατάλληλο περιοδικό.

Γέμισμα

Πώς να εκδώσετε τα έγγραφα μετρητών που αναφέρονται παραπάνω; Η πλήρωση πραγματοποιείται ως εξής:

1. Η γραμμή "Βάση" αναφέρεται σε μια επιχειρηματική συναλλαγή.
2. Στη στήλη "Συμπεριλαμβάνεται" καταχωρείται το ποσό του ΦΠΑ. Είναι γραμμένο με αριθμούς. Εάν οι υπηρεσίες, τα αγαθά ή η εργασία δεν φορολογούνται, τότε η γραμμή δείχνει "χωρίς ΦΠΑ".
3. Στη γραμμή "Παράρτημα", πρέπει να παρατίθενται τα συνοδευτικά και άλλα έγγραφα, αναφέροντας τις ημερομηνίες και τους αριθμούς της σύνταξης τους.
4. Στη στήλη "Πίστωση, κωδικός υποδιαίρεσης" αναγράφεται ο αντίστοιχος προσδιορισμός του διαρθρωτικού τμήματος στο οποίο λαμβάνονται τα κεφάλαια.

Εγγραφή

Τα έγγραφα μετρητών πρέπει να καταγράφονται σε ειδικό ημερολόγιο. Καταγράφει τόσο τις εισερχόμενες/εξερχόμενες παραγγελίες όσο και τα έγγραφα που τις αντικαθιστούν. Οι τελευταίες, για παράδειγμα, περιλαμβάνουν μισθοδοσίες, αιτήσεις για την έκδοση κεφαλαίων, τιμολόγια και άλλα. Παράλληλα, να σημειωθεί ότι τα εντάλματα εξόδων, που εκδίδονται στο μισθολόγιο για μισθούς και άλλα ισόποσα με αυτό ποσά, πρέπει να καταχωρούνται μετά την έκδοση των πληρωμών.

Βιβλίο μετρητών

Χρησιμοποιείται για την έκδοση και τη λήψη μετρητών. Το βιβλίο είναι αριθμημένο, δεμένο και επικυρωμένο με σφραγίδα, η οποία τοποθετείται στην τελευταία σελίδα. Γίνεται επίσης μια εγγραφή εδώ που υποδεικνύει τον αριθμό των φύλλων. Η τελευταία σελίδα πρέπει να είναι υπογεγραμμένη. λογιστής και διευθυντής επιχείρησης. Κάθε φύλλο του βιβλίου χωρίζεται σε 2 ίσα μέρη. Το ένα (με οριζόντιο χάρακα) θα πρέπει να συμπληρωθεί ως πρώτο αντίγραφο και το άλλο ως δεύτερο αντίγραφο. Το τελευταίο εκδίδεται από την πίσω και την μπροστινή πλευρά χρησιμοποιώντας ανθρακικό χαρτί. Και οι δύο περιπτώσεις αριθμούνται με τον ίδιο αριθμό. Τα πρώτα παραμένουν στο βιβλίο, ενώ τα δεύτερα είναι αποσπώμενα. Τα τελευταία λειτουργούν ως έγγραφα αναφοράς μετρητών. Μέχρι το τέλος όλων των εργασιών για την τρέχουσα ημέρα, δεν ξεκολλούν. Οι καταχωρήσεις ξεκινούν στην μπροστινή πλευρά του πρώτου αντιγράφου μετά τη στήλη "Υπόλοιπο στην αρχή της ημέρας". Πριν το γέμισμα, το φύλλο πρέπει να διπλωθεί κατά μήκος της γραμμής σχίσιμο. Το αποκομμένο τμήμα τοποθετείται κάτω από αυτό που παραμένει στο βιβλίο. Για να εισαγάγετε πληροφορίες μετά τη "Μεταφορά", η αποσπώμενη πλευρά τοποθετείται στην μπροστινή πλευρά του δεύτερου αντιγράφου. Οι καταχωρήσεις συνεχίζονται κατά μήκος της οριζόντιας γραμμής στην πίσω πλευρά του αδιαχώριστου τμήματος.

Πρόσθετα έγγραφα

Οι συναλλαγές σε μετρητά μπορούν να καταχωρηθούν με διάφορα χαρτιά. Ένα από αυτά, για παράδειγμα, είναι μια εκ των προτέρων αναφορά. Χρησιμοποιείται για λογιστικοποίηση κεφαλαίων που εκδίδονται σε υπόλογα για διοικητικά και επιχειρηματικά έξοδα. Πώς συντάσσονται τέτοια έγγραφα; Οι συναλλαγές σε μετρητά αυτού του τύπου λογιστικοποιούνται απευθείας από την αναφέρουσα οικονομική οντότητα καιΕπίσης λογιστής. Οι εκ των προτέρων συντάσσονται σε χαρτί ή μέσα υπολογιστή. Η εγγραφή των ταμειακών εγγράφων πραγματοποιείται αυστηρά σύμφωνα με τους κανόνες. Κάθε φόρμα συμπληρώνεται σε ένα αντίγραφο. Στην πίσω όψη του, ο υπόλογος υποδεικνύει μια λίστα εγγράφων που επιβεβαιώνουν τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν. Αυτά, για παράδειγμα, περιλαμβάνουν ταξιδιωτικό πιστοποιητικό, φορτωτικές, επιταγές, αποδείξεις κ.λπ. Εδώ, το θέμα δείχνει το ύψος των εξόδων. Τα έγγραφα που επισυνάπτονται στην έκθεση πρέπει να είναι αριθμημένα με τη σειρά με την οποία παρατίθενται. Ο έλεγχος των εγγράφων μετρητών πραγματοποιείται από υπαλλήλους του λογιστηρίου. Ειδικότερα, οι εργαζόμενοι διενεργούν έλεγχο της στοχευμένης δαπάνης των κονδυλίων, της πληρότητας των παρεχόμενων επιβεβαιωτικών εγγράφων, της ορθότητας της συμπλήρωσής τους και του υπολογισμού των ποσών. Η πίσω όψη δείχνει τα κόστη που γίνονται δεκτά για λογιστική, τους λογαριασμούς στη χρέωση των οποίων καταγράφονται.

Σημαντικές αποχρώσεις

Λεπτομέρειες που αναφέρονται σε ξένο νόμισμα (σελίδα 1α στο μπροστινό μέρος και στις στήλες 6 και 8 στο πίσω μέρος) πρέπει να συμπληρωθούν μόνο εάν ο υπόλογος λαμβάνει κεφάλαια όχι σε ρούβλια. Η εκ των προτέρων αναφορά μετά την επαλήθευση πρέπει να εγκριθεί από τον επικεφαλής της επιχείρησης ή από εξουσιοδοτημένο από αυτόν πρόσωπο. Μόνο μετά από αυτό λαμβάνεται υπόψη. Εάν η προκαταβολή δεν έχει χρησιμοποιηθεί πλήρως, ο υπόλογος επιστρέφει το υπόλοιπο στο ταμείο. Ταυτόχρονα συμπληρώνεται η παραγγελία απόδειξης. Τα κεφάλαια διαγράφονται σύμφωνα με τις πληροφορίες της εγκεκριμένης αναφοράς.

Μισθοδοσία

Η πληρωμή των εγγράφων μετρητών πραγματοποιείται κατά τον υπολογισμό και την πληρωμή μισθών στους υπαλλήλους της επιχείρησης. Το λογιστήριο συντάσσει την αντίστοιχη κατάσταση σε 1 αντίγραφο. Η προσαύξηση των μισθών γίνεται σύμφωνα με τις πληροφορίες που υπάρχουν στην κύρια τεκμηρίωση για τη λογιστική για τον πραγματικό χρόνο εργασίας, την παραγωγή κ.λπ. Οι γραμμές "Δεδομένα" υποδεικνύουν τα ποσά σύμφωνα με τους τύπους πληρωμών από τη μισθοδοσία. Εδώ τοποθετούνται και άλλα εισοδήματα (υλικές και κοινωνικές παροχές) που παρέχονται στον εργαζόμενο, που επιστρέφονται σε βάρος των κερδών της επιχείρησης και υπόκεινται σε ένταξη στη φορολογητέα βάση. Παράλληλα, υπολογίζονται κρατήσεις από το μισθό και διαπιστώνεται το ποσό που θα παραδοθεί στον εργαζόμενο. Στο εξώφυλλο της δήλωσης αναγράφεται το συνολικό ποσό που πρέπει να καταβληθεί στους εργαζόμενους. Ο επικεφαλής της επιχείρησης πρέπει να υπογράψει την άδεια έκδοσης μισθών. Σε περίπτωση απουσίας του, το έγγραφο αυτό εκδίδεται από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο. Στο τέλος της κατάστασης καταχωρούνται τα ποσά των κατατεθειμένων και εκδοθέντων αποδοχών. Μετά τη λήξη της προθεσμίας που έχει καθοριστεί για την καταβολή κεφαλαίων στους εργαζομένους, τα ονόματα των εργαζομένων που δεν έλαβαν χρήματα στη στήλη 23 φέρουν την ένδειξη «Κατατεθειμένα». Για το εκδοθέν ποσό συντάσσεται εντολή δαπάνης. Ο αριθμός και η ημερομηνία ολοκλήρωσής του πρέπει να αναγράφονται στη μισθοδοσία στο τελευταίο φύλλο.

Help-report

Αυτό το έγγραφο περιέχει τις ενδείξεις των μετρητών KKM και τα έσοδα ανά βάρδια (εργάσιμη ημέρα). Η αναφορά βοήθειας συμπληρώνεται σε 1 αντίγραφο καθημερινά. Ο ταμίας-χειριστής πρέπει να το υπογράψει και να το παραδώσει στον προϊστάμενο(Ο επικεφαλής της εταιρείας). Ταυτόχρονα συμπληρώνεται η παραγγελία απόδειξης. Στις μικρές εταιρείες, τα χρήματα παραδίδονται απευθείας στους συλλέκτες. Κατά τη μεταφορά μετρητών συμπληρώνονται τα σχετικά ταμειακά έγγραφα της τράπεζας. Τα έσοδα ανά βάρδια (εργάσιμη ημέρα) καθορίζονται σύμφωνα με τους δείκτες των αθροιστικών μετρητών στην αρχή και στο τέλος της ημέρας. Ταυτόχρονα αφαιρούνται τα ποσά που επιστρέφονται στους πελάτες σε αχρησιμοποίητες επιταγές. Τα διαπιστωθέντα έσοδα βεβαιώνονται από τους προϊσταμένους των τμημάτων. Στην ανάρτηση των κεφαλαίων στην έκθεση υπογράφει ο ανώτερος ταμίας, καθώς και ο επικεφαλής της επιχείρησης. Η αναφορά αναφοράς λειτουργεί ως βάση για τη σύνταξη μιας ενοποιημένης "Πληροφορίας σχετικά με τις μετρήσεις των μετρητών KKM και τα έσοδα της εταιρείας".

Journal of theler

Αυτό το έγγραφο απαιτείται για να λογιστικοποιεί τα έξοδα και την είσπραξη μετρητών για κάθε KKM της επιχείρησης. Το περιοδικό λειτουργεί επίσης ως αναφορά ελέγχου και καταγραφής των ενδείξεων του μετρητή. Το έγγραφο αυτό είναι δεμένο, αριθμημένο και σφραγισμένο με τις υπογραφές του Χρ. λογιστής, επικεφαλής της εταιρείας, καθώς και εφοριακός. Το περιοδικό πιστοποιείται και με τη σφραγίδα της επιχείρησης. Όλες οι καταχωρήσεις γίνονται από τον ταμείο κάθε μέρα. Η διαδικασία έκδοσης εγγράφων μετρητών δεν επιτρέπει διαγραφές και λεκέδες στο ημερολόγιο. Όλες οι διορθώσεις που γίνονται πρέπει να συμφωνούνται και να επικυρώνονται με τις υπογραφές εξουσιοδοτημένων προσώπων. Εάν οι ενδείξεις ταιριάζουν, καταγράφονται για την τρέχουσα βάρδια στην αρχή της εργασίας. Τα στοιχεία αυτά πρέπει να είναι επικυρωμένα με την υπογραφή του εφημερεύοντος διαχειριστή και του ταμείου. Η γραμμή 15 δείχνει τα ποσά που καταχωρούνταιεπιταγές που επιστρέφονται από πελάτες. Πληροφορίες για αυτό προέρχονται από τη σχετική πράξη. Η ίδια στήλη δείχνει τον αριθμό των μηδενικών επιταγών που εκτυπώθηκαν κατά τη διάρκεια της βάρδιας. Στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, ο χειριστής δημιουργεί μια τελική αναφορά για τη βάρδια και παραδίδει τα εισπραχθέντα έσοδα μαζί της. Αυτό δημιουργεί μια εισερχόμενη παραγγελία. Αφού ληφθούν οι ενδείξεις του μετρητή, ελέγχεται το πραγματικό ποσό των αποδείξεων, γίνεται η αντίστοιχη εγγραφή στο ημερολόγιο. Επιβεβαιώνεται με τις υπογραφές του προϊσταμένου (διοικητής υπηρεσίας), του ανώτερου ταμία και του ταμείου. Σε περίπτωση αποκλίσεων μεταξύ των ποσών που αναγράφονται στην ταινία ελέγχου και του ποσού των εσόδων, προσδιορίζεται ο λόγος της διαφοράς. Τα πλεονάσματα ή οι ελλείψεις που βρέθηκαν καταγράφονται στις αντίστοιχες γραμμές του περιοδικού.

Δεδομένα για τις ενδείξεις του μετρητή KKM και τα έσοδα

Χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία μιας συνοπτικής αναφοράς για την τρέχουσα μετατόπιση. Αυτά τα στοιχεία λειτουργούν ως παράρτημα στη δήλωση του ταμείου, που συντάσσεται καθημερινά. Τα στοιχεία για τις ενδείξεις και τα έσοδα σχηματίζονται σε ένα αντίγραφο. Μαζί με εντολές δαπανών και παραλαβής, βεβαιώσεις-εκθέσεις ταμείων μεταφέρονται στο λογιστήριο της επιχείρησης μέχρι την επόμενη βάρδια. Το δείγμα των ταμειακών εγγράφων, σύμφωνα με τις ενδείξεις του μετρητή, στην αρχή και στο τέλος της εργάσιμης ημέρας για κάθε ταμειακή μηχανή περιλαμβάνει τον υπολογισμό των εσόδων. Παράλληλα, μεταξύ άλλων, επισημαίνεται η κατανομή του ανά τμήματα. Το τελευταίο πρέπει να επιβεβαιωθεί με τις υπογραφές των διευθυντών. Στο τέλος του συμπληρωμένου πίνακα εμφανίζονται τα αποτελέσματα σύμφωνα με τις ενδείξεις των μετρητών όλων των ταμειακών μηχανών καιΤα έσοδα της εταιρείας συνοψίζονται επίσης με τη διανομή κεφαλαίων ανά τμήματα. Σύμφωνα με τις πράξεις, αναγράφεται το συνολικό χρηματικό ποσό που εκδόθηκε στους πελάτες στις επιταγές που επέστρεψαν. Το ποσό αυτό μειώνει τα συνολικά έσοδα της εταιρείας. Οι πληροφορίες πρέπει να υπογράφονται από τον ανώτερο ταμία και τον επικεφαλής της επιχείρησης.

Προτάσεις για συμπλήρωση

Κατά τη σύνταξη εγγράφων μετρητών, πρέπει να τηρείτε τη διαδικασία που ορίζεται από νομοθετικές και άλλες κανονιστικές πράξεις. Επιπλέον, υπάρχουν αρκετοί αρκετά απλοί κανόνες, η τήρηση των οποίων θα αποφύγει ανακρίβειες κατά τη συμπλήρωση των εγγράφων:

1. Το ποσό σε λέξεις πρέπει πάντα να γράφεται με κεφαλαία. Σε αυτή την περίπτωση, οι πένες επιτρέπεται να γράφονται με αριθμούς. Για παράδειγμα: Δεκαοκτώ χιλιάδες ρούβλια 10 καπίκια.
2. Η γραφική εργασία μπορεί να ολοκληρωθεί είτε με το χέρι είτε με τεχνικά μέσα (για παράδειγμα, υπολογιστή).
3. Οι κανονιστικές πράξεις επιτρέπουν την προσαρμογή των πληροφοριών στα ταμειακά έγγραφα. Ωστόσο, πρέπει να πληρούνται ορισμένες προϋποθέσεις. Μια λανθασμένη καταχώριση θα πρέπει να διαγράφεται προσεκτικά με μία γραμμή. Οι σωστές πληροφορίες υποδεικνύονται δίπλα ή (αν είναι δυνατόν) από πάνω τους. Εδώ θα πρέπει επίσης να κάνετε ένα υστερόγραφο: "Πιστέψτε διορθώθηκε", "Διαγραμμένο είναι άκυρο" ή "Αληθινό". Δίπλα σε αυτό το λήμμα θα πρέπει να υπογράφεται το κεφ. λογιστής και επικεφαλής του οργανισμού (ή μεμονωμένος επιχειρηματίας).
4. Εάν υπάρχουν κηλίδες, σβησίματα, κηλίδες με "εγκεφαλικό επεισόδιο" και άλλες παρόμοιες μέθοδοι διόρθωσης, το έγγραφο θεωρείται άκυρο.

Πρόσθετοι κανόνες

Η αποθήκευση των εγγράφων μετρητών, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, πραγματοποιείται για 5 χρόνια. Ο υπολογισμός της περιόδου αυτής αρχίζει την 1η Ιανουαρίου του έτους που ακολουθεί την περίοδο ολοκλήρωσης των εργασιών γραφείου. Αυτός ο κανόνας θεωρείται γενικός. Έχει καθιερωθεί ειδική διαδικασία για τις καταστάσεις μισθοδοσίας. Εάν οι εργαζόμενοι δεν έχουν προσωπικούς λογαριασμούς, αυτά τα έγγραφα φυλάσσονται στην επιχείρηση για 75 χρόνια. Στο τέλος αυτής της περιόδου, όλη η τεκμηρίωση μπορεί να μεταφερθεί στο αρχείο ή να καταστραφεί εάν δεν υπάρχουν δικαστικές υποθέσεις, διαφωνίες ή διαφωνίες σχετικά με αυτό. Όταν εργάζεστε με χαρτιά, πρέπει να τηρούνται οι ακόλουθοι κανόνες:

1. Η διαμόρφωση των εγγράφων σε βασικά στοιχεία θα πρέπει να πραγματοποιείται για κάθε ημέρα το αργότερο την επόμενη εργάσιμη ημέρα ή την πρώτη ημέρα άδειας.
2. Πριν από τη μεταφορά των εγγράφων στο αρχείο, πρέπει να γίνει η απογραφή τους.
3. Ο έλεγχος του σχηματισμού των υποθέσεων διενεργείται είτε από ταμία είτε από τον άμεσο διευθυντή της επιχείρησης.
4. Στη διαδικασία δημιουργίας ενός βασικού, τα χαρτιά συλλέγονται με αύξουσα σειρά των αριθμών λογαριασμού (πρώτα με χρέωση και μετά με πίστωση).

Η ευθύνη για την ασφάλεια των εγγράφων μετρητών ανήκει στον επικεφαλής της επιχείρησης. Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης με τους παραπάνω κανόνες, μπορεί να επιβληθεί διοικητική κύρωση με τη μορφή χρηματικής ποινής στον παραβάτη. Το ύψος του προστίμου ορίζεται σύμφωνα με το νόμο.

Συμπέρασμα

ΔιατήρησηΗ τεκμηρίωση μετρητών θεωρείται μια αρκετά υπεύθυνη δουλειά. Η συμπλήρωση των εγγράφων πρέπει να αντιμετωπίζεται με κάθε ευθύνη. Τα ταμειακά έγγραφα χρησιμοποιούνται κατά τη σύνοψη διαφόρων δεδομένων, την υποβολή εκθέσεων, τη λογιστική. Από αυτή την άποψη, τα σφάλματα που έγιναν στα αρχικά στάδια του καθορισμού των συναλλαγών μπορεί να οδηγήσουν σε σοβαρές στρεβλώσεις στα τελικά έγγραφα. Ο υπάλληλος που διορίζεται στη θέση που είναι υπεύθυνη για τη διεκπεραίωση ταμειακών εγγράφων πρέπει να έχει σχετική γνώση και εμπειρία. Πρέπει να θυμόμαστε ότι όλα τα έγγραφα που συμπληρώνει ο χειριστής εξετάζονται από ανώτερους αξιωματούχους και εγκρίνονται από τον επικεφαλής της εταιρείας. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στην καταχώριση των εγγράφων. Οι εγγραφές σε περιοδικά και βιβλία πρέπει να γίνονται έγκαιρα σύμφωνα με τους κανόνες. Δεδομένου ότι τα έγγραφα μετρητών χρησιμοποιούνται για την προετοιμασία των εκθέσεων, όλες οι διορθώσεις σε αυτά πραγματοποιούνται αυστηρά με μια συγκεκριμένη σειρά. Εάν δεν τηρηθούν οι καθιερωμένοι κανόνες, τα έγγραφα χάνουν την εγκυρότητά τους και οι πληροφορίες σε αυτά δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν από την εταιρεία σε περαιτέρω εργασίες διαχείρισης.