Προϋποθέσεις και περίοδος αποθήκευσης πρωτογενών εγγράφων στη λογιστική

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Όπως δείχνει η πρακτική, σχεδόν σε κάθε σύγχρονη εγχώρια επιχείρηση, ο μεγαλύτερος όγκος τεκμηρίωσης δημιουργείται από τη λογιστική. Φυσικά, αυτό είναι κατανοητό: είναι σε αυτό το τμήμα που εργάζονται με χρήματα και κάθε τέτοια λειτουργία πρέπει να καθοριστεί επίσημα σε χαρτί. Επιπλέον, ο όρος για την αποθήκευση πρωτογενών εγγράφων σε έναν οργανισμό είναι νόμιμα καθιερωμένος, πράγμα που σημαίνει ότι δεν θα λειτουργήσει ακριβώς έτσι για να απαλλαγείτε από "κομμάτια χαρτιού", θα πρέπει να τα αποθηκεύσετε για τουλάχιστον αρκετά χρόνια και μόνο τότε καταστρέψτε τα. Παρεμπιπτόντως, η διαδικασία απαλλαγής από τα άχρηστα χαρτιά δεν είναι επίσης εύκολη, έχει μια σειρά από συγκεκριμένα χαρακτηριστικά. Σχετικά με όλα αυτά - περαιτέρω.

Έγγραφα, έγγραφα…

Αν δώσετε στατιστικά στοιχεία για τον όγκο της τεκμηρίωσης που παράγεται, αποδεικνύεται ότι σε όλες σχεδόν τις σύγχρονες εγχώριες επιχειρήσεις, η λογιστική είναι η πηγή του 80-90% των εγγράφων σε χαρτί. Δεν χρειάζεται απλώς να διατηρηθούν. Οι περιορισμοί καθορίζουν όχι μόνο ποια είναι η σωστή ελάχιστη περίοδος αποθήκευσης για τα κύρια λογιστικά έγγραφα (συνήθως διαφέρει απόπέντε χρόνια έως μια δεκαετία), αλλά και τις συνθήκες στις οποίες πρέπει να βρίσκονται αυτά τα αντικείμενα. Ταυτόχρονα, πρέπει να θυμόμαστε ότι υπάρχει μια διαίρεση σε τεκμηρίωση για προσωρινή αποθήκευση και μόνιμη.

Ωστόσο, όπως δείχνει η πρακτική, δεν ενδιαφέρονται οι διευθυντές κάθε εταιρείας να κατανοήσουν τις περιπλοκές των όρων αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων. Για να γλιτώσετε από πονοκέφαλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες εξειδικευμένων αρχειακών εταιρειών. Σε μια τέτοια εταιρεία, γνωρίζουν ακριβώς τι είδους έγγραφα για πόσο καιρό πρέπει να αποθηκευτούν, υπό ποιες συνθήκες, με ποιους κανόνες. Επιπλέον, ένας τέτοιος οργανισμός έχει την τεχνική ικανότητα να καταστρέφει έγγραφα στα οποία έχει ανατεθεί η αποθήκευση όταν λήξουν οι προθεσμίες. Είναι πραγματικά βολικό, αλλά κοστίζει χρήματα. Εάν θέλετε να εξοικονομήσετε χρήματα, τότε θα πρέπει να διαθέσετε έναν ειδικό χώρο για το αρχείο και να κατανοήσετε ποια είναι η νόμιμη περίοδος για την αποθήκευση πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε έναν οργανισμό.

Θέλω - δεν θέλω

Το πρόβλημα, παρεμπιπτόντως, δεν προκύπτει από την αρχή. Οι ισχύοντες νόμοι καθορίζουν τους όρους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων και σε κάθε επιχείρηση πρέπει να τηρούνται. Από τη νομοθεσία προκύπτει ότι σε κάθε λειτουργούσα νομική οντότητα έχει ανατεθεί η υποχρέωση διατήρησης εγγράφων. Αυτό σημαίνει ότι η μορφή της δραστηριότητας δεν έχει σημασία - είτε πρόκειται για ιδιώτη επιχειρηματία που δραστηριοποιείται μόνος του, είτε για μεγάλη ανησυχία, πρέπει να φροντίζετε για την αποθήκευση των οικονομικών καταστάσεων και άλλων εγγράφων. Είναι σημαντικό να μελετήσετε το νόμο γιακαθιερώθηκαν περίοδοι αποθήκευσης ηλεκτρονικών πρωτογενών εγγράφων, χαρτιού, ώστε σε περίπτωση σύγκρουσης με τον ανάδοχο ή κατά την επαλήθευση από την ελεγκτική αρχή, να μην βρίσκεστε σε άβολη θέση. Επιπλέον, η μη συμμόρφωση με τα θεσμοθετημένα χρονικά διαστήματα μπορεί να προκαλέσει σημαντικό πρόστιμο κατά την επιθεώρηση. Η ισχύουσα νομοθεσία περιέχει ρυθμίσεις που διέπουν την ελάχιστη περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Είναι σημαντικό οι επιχειρήσεις να είναι ασφαλείς και η επιχειρηματική δραστηριότητα στη χώρα μας διακρίνεται από τη νομιμότητα και τη συμμόρφωση με τους καθιερωμένους κανόνες.

Ο 125ος ομοσπονδιακός νόμος, που εγκρίθηκε τον Οκτώβριο του 2004, λέει για την περίοδο αποθήκευσης ηλεκτρονικών πρωτογενών εγγράφων, έντυπων εγγράφων. Με βάση το όνομα, είναι αφιερωμένο στα αρχεία και τη σωστή διεξαγωγή των εργασιών. Σε αυτό το επίσημο έγγραφο λαμβάνονται υπόψη τα χαρακτηριστικά της αποθήκευσης επίσημων εγγράφων που παράγονται από το λογιστήριο. Εδώ μπορείτε να βρείτε και τα δύο χαρακτηριστικά που σας επιτρέπουν να διακρίνετε μεταξύ τεκμηρίωσης προσωρινής και μόνιμης αποθήκευσης, καθώς και όρους που αφορούν συγκεκριμένο τύπο χαρτιού.

Ισχύει για ποιον;

Οι υποχρεώσεις συμμόρφωσης με τις ελάχιστες περιόδους αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα ανατίθενται σε:

• τοπικές κυβερνήσεις;
• κυβερνητικές υπηρεσίες;
• επιχειρηματίες;
• enterprises;
• άτομα που δραστηριοποιούνται.

Ο νόμος θα πρέπει να τηρείται σε σχέση με την αρχειακή τεκμηρίωση, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχετίζονται με το προσωπικό. Ολόκληροςη χρονική περίοδος που ορίζεται στα έγγραφα του νόμου πρέπει να βρίσκεται σε ασφαλές μέρος. Εκτός από τους ομοσπονδιακούς νόμους, οι ιδιαιτερότητες των όρων αποθήκευσης πρωτογενών εγγράφων και λογιστικών μητρώων επηρεάζονται σε μια σειρά κανονιστικών εγγράφων που ισχύουν τόσο στην επικράτεια της χώρας στο σύνολό της όσο και σε κάθε μεμονωμένη περιοχή. Ωστόσο, το πιο σημαντικό έγγραφο είναι ο 125ος νόμος που αναφέρεται παραπάνω, ο οποίος παρέχει μια πλήρη λίστα τεκμηρίωσης που ρυθμίζει τη διάρκεια αποθήκευσης των λογιστικών εγγράφων.

Νόμος αριθμός 129

Το 1996, εκδόθηκε ομοσπονδιακός νόμος σχετικά με τα χαρακτηριστικά της λογιστικής. Αναφέρει ότι η λογιστική μπορεί να δημιουργήσει την τεκμηρίωσή της σε χαρτί, καθώς και χρησιμοποιώντας διάφορες εργαλειομηχανές. Ταυτόχρονα, η εταιρεία πρέπει να κάνει μόνη της αντίγραφα της τεκμηρίωσης σε χαρτί, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες στις εργασίες να έχουν πρόσβαση σε δεδομένα σχετικά με αυτές. Εάν η ρυθμιστική αρχή ζητήσει πρόσβαση στην τεκμηρίωση, οι εκπρόσωποι της εταιρείας υποχρεούνται να την παράσχουν. Τόσο οι εισαγγελείς όσο και οι εκπρόσωποι του δικαστηρίου έχουν το δικαίωμα να το πράξουν.

Δημιουργία, αποθήκευση σε συμμόρφωση με τις περιόδους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, παροχή κατόπιν αιτήματος πρέπει να συμμορφώνεται με τα έντυπα που καθορίζονται στις κανονιστικές νομοθετικές πράξεις. Τα έγγραφα πρέπει να αποστέλλονται στον αιτούντα σε έντυπη μορφή. Εάν αυτό επιτρέπεται από τις δυνατότητες των μηχανημάτων που χρησιμοποιούνται στην εργασία, εάν συμφωνούν όλοι οι συμμετέχοντες, η αναφορά μπορεί να σταλεί σε ηλεκτρονική μορφή. Επιτρέπεται επίσης από την ισχύουσα νομοθεσία μαςχώρες.

Τηρήστε τους κανόνες

Ο 129ος ομοσπονδιακός νόμος περιέχει αναφορά στην υποχρέωση συμμόρφωσης με τους όρους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Ειδικότερα, το άρθρο 17 αναφέρει ότι κάθε νομική οντότητα πρέπει να τηρεί αδιαμφισβήτητα τέτοια έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων μητρώων και εκθέσεων. Η διάρκεια του χρονικού διαστήματος καθορίζεται από τους κανόνες που διέπουν την αρχειοθέτηση σε κρατικό επίπεδο. Η διάρκεια αυτής της περιόδου δεν μπορεί να είναι μικρότερη από 5 χρόνια.

Καθιερώνεται ειδική περίοδος αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων για την τεκμηρίωση που ρυθμίζει τη λογιστική πολιτική και ορισμένες άλλες κατηγορίες (προγράμματα που χρησιμοποιούνται σε μηχανήματα που επεξεργάζονται πληροφορίες, λογιστικό σχέδιο). Φυσικά, η διάρκεια εδώ είναι επίσης πέντε χρόνια (σε ορισμένες περιπτώσεις αυτή η περίοδος μπορεί να οριστεί μεγαλύτερη), αλλά η περίοδος αρχίζει να μετράει από τη στιγμή που χρησιμοποιήθηκε για τελευταία φορά αυτό το έγγραφο στην επιχείρηση. Επικεφαλής ενός νομικού προσώπου είναι το πρόσωπο που, βάσει νόμου, είναι υπεύθυνο για την αποθήκευση όλων των απαιτούμενων εγγράφων σύμφωνα με χρονικά διαστήματα. Αυτό σημαίνει ότι κάθε μορφωμένο και υπεύθυνο αφεντικό πρέπει να γνωρίζει την περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων στο λογιστήριο εάν θέλει να κρατήσει την κατάσταση στην εταιρεία υπό τον έλεγχό του.

Όπως δείχνει η πρακτική, πολλοί οργανισμοί πραγματοποιούν τακτικά απογραφή της επίσημης τεκμηρίωσης και οι τοπικοί κανονισμοί ορίζουν άτομα υπεύθυνα για την αποθήκευση εγγράφων, με τα οποία οι αρχές επιθεώρησης αλληλεπιδρούν στην πραγματικότητα κατά την παρακολούθηση της συμμόρφωσηςκανόνες αρχειοθέτησης.

Δημιουργία και αποθήκευση: όλα σύμφωνα με τους κανόνες

Βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, οι λογιστές μπορούν να δημιουργούν τόσο πρωτογενή τεκμηρίωση όσο και συνοπτική τεκμηρίωση όχι μόνο σε έντυπη, αλλά και σε ηλεκτρονική μορφή. Ταυτόχρονα, ανατίθενται στο νομικό πρόσωπο οι υποχρεώσεις δημιουργίας αντιγράφων σε χαρτί και κατόπιν αιτήματος του ενδιαφερομένου, του φορέα ελέγχου, η εταιρεία υποχρεούται να αποστείλει έντυπα έγγραφα στη διεύθυνση το συντομότερο δυνατό. Η συλλογή και η αποθήκευση πρέπει να πραγματοποιούνται με τη μορφή που καθορίζεται από τις ισχύουσες κανονιστικές διατάξεις.

Σχετικά με την περίοδο αποθήκευσης των πρωτογενών εγγράφων στο λογιστικό τμήμα, η σειρά αυτής της διαδικασίας αναφέρει τη λίστα τεκμηρίωσης που λαμβάνει υπόψη τα τυπικά έγγραφα διαχείρισης που σχηματίζονται κατά τη διάρκεια των εργασιών οποιασδήποτε επιχείρησης. Αυτά καθορίστηκαν το 2010 σε έγγραφο που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Οικονομικών και τα Ομοσπονδιακά Αρχεία. Επιπλέον, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις του Φορολογικού Κώδικα, ο οποίος ρυθμίζει ότι κάθε πολίτης της χώρας μας είναι υπεύθυνος για την τήρηση λογιστικών αρχείων για τέσσερα χρόνια. Αυτό ισχύει για έγγραφα που σχετίζονται με τη λογιστική των δαπανών, των εσόδων, καθώς και για την επιβεβαίωση της πληρωμής των φόρων.

Να είσαι έξυπνος με τα πράγματα

Η σωστή οργάνωση της διαδικασίας σύμφωνα με τους όρους αποθήκευσης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων περιλαμβάνει επαγγελματική προσέγγιση, συμμετοχή του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για τη λογιστική τεκμηρίωση, επεξεργασία αρχειακών πληροφοριών σχετικά με την οργάνωση της ίδιας της διαδικασίας εργασίας. Αυτήν τη στιγμή δεν υπάρχουν σχεδόν καθόλου μέρηεξειδικευμένη εκπαίδευση στην αρχειοθέτηση, επομένως είναι συχνά δύσκολο να βρεθεί ένας πραγματικά υψηλής ποιότητας ειδικός. Από την άλλη, η προοδευτική νομοθεσία απαιτεί να τηρούνται οι περίοδοι τήρησης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, διαφορετικά μπορεί να αντιμετωπίσετε κατηγορηματικά δυσάρεστα πρόστιμα. Η καλύτερη επιλογή για μια αρκετά ογκώδη ροή εγγράφων είναι να δημιουργηθεί ένα τμήμα υπεύθυνο για την αποθήκευση αρχείων στο προσωπικό της εταιρείας και να διασφαλιστεί η τακτική εκπαίδευση του προσωπικού που είναι υπεύθυνο για την τεκμηρίωση με εσωτερικούς πόρους. Αυτό θα διατηρήσει υπό έλεγχο τις καινοτομίες που καθορίζονται στους νόμους και θα συμμορφώνεται με όλες τις απαιτήσεις.

Μια εναλλακτική επιλογή που σας επιτρέπει επίσης να λαμβάνετε υπόψη την περίοδο αποθήκευσης των πρωταρχικών εγγράφων και να τη συμμορφώνεστε στις εργασιακές σας δραστηριότητες είναι η συνεργασία με έναν μεσάζοντα που αναλαμβάνει τις υποχρεώσεις διατήρησης των εγγράφων του πελάτη. Ωστόσο, η επιλογή μιας εταιρείας αρχειοθέτησης για τον εαυτό σας δεν είναι επίσης εύκολη υπόθεση. Είναι απαραίτητο να αναλύσετε προσεκτικά όλες τις διαθέσιμες επιλογές προκειμένου να προτιμήσετε μια αξιόπιστη εταιρεία και να μην ανησυχείτε ότι μπορεί να κλείσει και να καεί το κτίριο.

Δυνατότητες αποθήκευσης ορισμένων τύπων τεκμηρίωσης

Όπως προκύπτει από την ισχύουσα νομοθεσία, η πρωτογενής τεκμηρίωση, καθώς και τα μητρώα, οι αναφορές και οι ισολογισμοί, πρέπει να μεταφερθούν στο αρχείο. Όλες αυτές οι κατηγορίες επίσημων εγγράφων, μέχρι την αποστολή τους στο αρχείο, πρέπει να φυλάσσονται στους λογιστικούς χώρους, ενώ το νομικό πρόσωπουποχρεούται να παρέχει όλες τις προϋποθέσεις για την ασφάλεια των χαρτιών: τα ντουλάπια πρέπει να είναι κλειστά, να τηρείται η πυρκαγιά και άλλη ασφάλεια. Μέσα στην επιχείρηση, ένα άτομο υπεύθυνο για την ασφάλεια της τεκμηρίωσης ορίζεται με ειδικό έγγραφο.

Εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί αυστηρά έντυπα αναφοράς, βάσει νόμου αυτά τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται σε χρηματοκιβώτιο ή σε ειδική ντουλάπα, ένα δωμάτιο που είναι κλειστό και εγγυάται την ασφάλεια των εγγράφων. Η κύρια τεκμηρίωση της τρέχουσας χρονικής περιόδου, η οποία υποβάλλεται σε χειροκίνητη επεξεργασία, θα πρέπει να συλλέγεται χρονολογικά σε μητρώα, τα οποία στη συνέχεια αποστέλλονται στο αρχείο για μόνιμη αποθήκευση.

Τι άλλο να προσέξετε;

Κατά την αποθήκευση τραπεζικών κινήσεων, εντολών μετρητών και εκ των προτέρων αναφορών, όλα τα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται χρονολογικά και να δεσμεύονται για κοινή συστηματική αποθήκευση. Ορισμένες συγκεκριμένες κατηγορίες εγγράφων (αναφορές βάρδιων, εντολές εργασίας) μπορούν να αποθηκευτούν χωρίς δέσμευση, αλλά να αρχειοθετηθούν σε φακέλους, ώστε τίποτα να χαθεί ή να χρησιμοποιηθεί για ανέντιμους σκοπούς.

Η ασφάλεια της τεκμηρίωσης, καθώς και η έγκαιρη αποστολή τους στο αρχείο, είναι κατά κύριο λόγο ευθύνη του προϊσταμένου λογιστή, αν και, εάν είναι απαραίτητο, οι τοπικοί κανονισμοί ενδέχεται να περιλαμβάνουν ανάθεση εξουσίας σε άλλο άτομο. Η έκδοση πρωτογενούς τεκμηρίωσης, αναφοράς, ισολογισμών είναι δυνατή μόνο σε ορισμένες περιπτώσεις εάν υπάρχει επίσημη εντολή από τον προϊστάμενο λογιστή. Γενικά, τα διαρθρωτικά τμήματα δεν έχουν πρόσβαση σε λογιστικά έγγραφα. Είναι δυνατή η κατάσχεση εγγράφωνμόνο εάν υπάρχει εξειδικευμένο αίτημα από τις ανακριτικές υπηρεσίες, το δικαστήριο ή άλλες αρχές που έχουν τις κατάλληλες δυνάμει του νόμου εξουσίες. Σε αυτή την περίπτωση, είναι απαραίτητο να προσκομιστεί επίσημο ψήφισμα που συντάσσεται σύμφωνα με το νόμο. Κατά την απόσυρση, είναι απαραίτητο να συνταχθεί ένα πρωτόκολλο, ένα από τα αντίγραφα του οποίου μεταφέρεται στον εκπρόσωπο του οργανισμού έναντι υπογραφής.

Η περίοδος αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα εμφανίζεται στον παρακάτω πίνακα.

Δυνατότητες ροής εργασιών

Ο όρος "ροή εγγράφων" εφαρμόζεται σε ένα σύνολο παραγόντων που σχετίζονται με την κίνηση της τεκμηρίωσης από τη στιγμή που δημιουργήθηκε το χαρτί έως τη μεταφορά του στην αρχειακή επιχείρηση. Η ανάπτυξη ενός χρονοδιαγράμματος είναι ευθύνη του επικεφαλής λογιστή, αν και σε ορισμένες επιχειρήσεις ανατίθεται σε ειδικό διαχείρισης εγγράφων. Ωστόσο, όπως δείχνει η πρακτική, το πιο σωστό είναι η συμπερίληψη ενός τέτοιου χρονοδιαγράμματος στη λογιστική πολιτική του οργανισμού, το οποίο στη συνέχεια εγκρίνεται με ειδική εντολή που υπογράφεται από τον επικεφαλής της εταιρείας.

Με τη βοήθεια του χρονοδιαγράμματος, μπορείτε να εναρμονίσετε τις οργανωτικές διαδικασίες και να απλοποιήσετε το έργο του προγραμματισμού στην επιχείρηση. Το χρονοδιάγραμμα ροής εργασιών για την κύρια τεκμηρίωση είναι μια λίστα με τους εκτελεστές, τα χρονικά διαστήματα εντός των οποίων πρέπει να σταλούν τα έγγραφα στο λογιστήριο και το χρονικό πλαίσιο για το οποίο οι λογιστές τα επεξεργάζονται. Φροντίστε να περιγράψετε τις περιόδους αναφοράς, συμπεριλαμβανομένων των ισολογισμών. Συχνά, η λογιστική πολιτική περιέχει τη ρύθμιση των περιόδων αποθήκευσης για τα κύρια έγγραφα και αυτή την περίοδο ήισοδυναμεί με αυτό που ορίζει ο νόμος ή ορίζεται υψηλότερο εάν απαιτείται από τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Όταν υποβάλλεται η αναφορά για το έτος, η τεκμηρίωση συντάσσεται με τον προβλεπόμενο τρόπο και μεταφέρεται σε αρχειακή αποθήκευση. Ταυτόχρονα, λαμβάνεται υπόψη ότι στο μέλλον μπορεί να χρειαστεί να εξαχθούν χρήσιμα δεδομένα από τον όγκο που μεταφέρεται για αποθήκευση. Για αυτό, συνηθίζεται να χωρίζονται οι περιπτώσεις σε φακέλους, ενώ η ομαδοποίηση εξηγείται από το περιεχόμενο. Φροντίστε να εκχωρήσετε έναν σχετικό τίτλο σε κάθε φάκελο.

Λειτουργίες αποθήκευσης θήκης

Όλη η τεκμηρίωση που δημιουργείται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων της επιχείρησης, όπως αναφέρθηκε παραπάνω, χωρίζεται σε εκείνα που προορίζονται για προσωρινή αποθήκευση και σε μόνιμη. Κατά τη μεταφορά χαρτιών στο αρχείο, είναι απαραίτητο να παραδίδετε κάθε μία από αυτές τις κατηγορίες ξεχωριστά, χωρίς να αναμιγνύετε επίσημα χαρτιά στους ίδιους φακέλους. Σε αυτή την περίπτωση, τα αντίγραφα πρέπει να φυλάσσονται χωριστά από τα πρωτότυπα. Επίσης, σε ξεχωριστούς φακέλους, θα πρέπει να ταξινομήσετε την τεκμηρίωση που δείχνει αναφορές, σχέδια για το έτος και για τρίμηνα, για μήνες. Ένα αρχείο πρέπει να περιέχει ένα κομμάτι τεκμηρίωσης.

Για να ομαδοποιήσετε μία περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έγγραφα που δημιουργήθηκαν σε μία περίοδο (τρίμηνο, έτος, μήνα). Η εξαίρεση είναι οι λεγόμενες μεταβατικές κατηγορίες - για παράδειγμα, προσωπικά αρχεία, το κλείσιμο των οποίων δεν έχει προγραμματιστεί να συμπίπτει με το ημερολογιακό έτος. Εάν το αρχείο περιέχει τεκμηρίωση που έχει δημιουργηθεί σε διάστημα αρκετών μηνών, είναι απαραίτητο να διαχωρίζεται κάθε μήνας από άλλους με ένα ειδικό φύλλο, προσδιορίζοντας σε αυτό την περίοδο που τεκμηριώνεται το μπλοκ που ακολουθεί. Σε αυτήν την περίπτωση, επιτρέπεται η ομαδοποίηση έως και 250 φύλλων σε μία θήκη. Το πάχος του φακέλου μπορεί να είναι 4 cm ή λιγότερο.

Τι άλλο να προσέξετε;

Όπως φαίνεται από τους κανόνες αρχειοθέτησης, εάν η τεκμηρίωση έχει παραρτήματα, αυτά (ανεξάρτητα από το πότε ακριβώς συντάχθηκαν) πρέπει να επισυνάπτονται στην τεκμηρίωση που συνοδεύουν. Γενικά, η σειρά για το αρχείο των λογιστικών εγγράφων είναι πολύ σημαντική, επομένως πρέπει να τηρείται αυστηρά. Κατά κανόνα, αναρτώνται πρώτα οι καταστάσεις, μετά οι επεξηγηματικές σημειώσεις, μετά τις οποίες ο ισολογισμός συμπληρώνεται από τα συνημμένα έγγραφα.

Κατά την οργάνωση της αποθήκευσης των προσωπικών λογαριασμών των εργαζομένων της εταιρείας, είναι απαραίτητο να διατεθεί μια ξεχωριστή περίπτωση για αυτό, στην οποία η τεκμηρίωση παρουσιάζεται ανά έτος με αυστηρή χρονολογία. Η ετήσια αλληλογραφία διαμορφώνεται σε φακέλους που υποδεικνύουν το ημερολογιακό έτος και συστηματοποιείται επίσης σύμφωνα με τις ημερομηνίες. Κάθε αίτημα πρέπει να ακολουθείται από μια απάντηση.

Μερικά χαρακτηριστικά

Οι περίοδοι διατήρησης που ορίζονται στον Φορολογικό Κώδικα ενδέχεται να διαφέρουν από αυτές που καθορίζονται στους νόμους που διέπουν τις λογιστικές δραστηριότητες. Όταν παρατηρείτε μια τέτοια ασυμφωνία, συνιστάται, πρώτα απ 'όλα, να τηρείτε τη μεγαλύτερη χρονική περίοδο - αυτό θα επιτρέψει, εάν είναι απαραίτητο, να ανατρέξετε στην τεκμηρίωση, να τη χρησιμοποιήσετε, ακόμη και αν, σύμφωνα με έναν από τους ισχύοντες κανόνες, η προθεσμία έχει ήδη λήξει. Επιπλέον, οι επιθεωρητές δεν θα έχουν τίποτα να διαμαρτυρηθούν. Είναι επίσης απαραίτητο να θυμάστε μια ειδική λίστα που δημοσιεύτηκε το 2000 που υποδεικνύει τη διάρκεια αποθήκευσηςορισμένες συγκεκριμένες ομάδες τεκμηρίωσης. Αυτή η λίστα ενημερώνεται και συμπληρώνεται τακτικά, επομένως ο επικεφαλής λογιστής της επιχείρησης και το αρμόδιο τμήμα για τη διαχείριση εγγράφων πρέπει να παρακολουθούν τις ενημερωμένες πληροφορίες.

Εάν έχουν παραβιαστεί οι όροι αποθήκευσης, η ευθύνη για αυτό βαρύνει τον επικεφαλής της εταιρείας, παρά το γεγονός ότι το θέμα της ασφάλειας είναι κατά κύριο λόγο ευθύνη του επικεφαλής λογιστή. Εάν παραβιαστεί η παραγγελία, η διάρκεια αποθήκευσης, επιβάλλεται πρόστιμο στην εταιρεία. Για έναν υπάλληλο, η τιμωρία κυμαίνεται συνήθως από δύο έως τρεις χιλιάδες ρούβλια. Αλλά εάν η κύρια τεκμηρίωση δεν τηρηθεί καθόλου, μπορεί να τιμωρηθεί με πρόστιμο πέντε χιλιάδων ρούβλια ή περισσότερο.