Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πώς λειτουργεί;

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων (EDM) είναι ένας γρήγορος τρόπος ανταλλαγής πληροφοριών με βάση τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων με εικονικές υπογραφές. Έχει από καιρό κερδίσει την αναγνώριση στις ανεπτυγμένες χώρες του κόσμου ως αποτελεσματικό εργαλείο για επιχειρησιακές επιχειρήσεις.

Essence

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών είναι ένα σύνολο διαδικασιών για τη δημιουργία, επεξεργασία, αποστολή, μεταφορά, λήψη, αποθήκευση, χρήση και καταστροφή εγγράφων. Όλες αυτές οι διαδικασίες εκτελούνται μετά από έλεγχο της ακεραιότητας και επιβεβαίωση της παραλαβής των εγγράφων.

Οι κανόνες για την εφαρμογή της ροής εγγράφων μεταξύ νομικών οντοτήτων διενεργούνται με συμφωνία των μερών. Η ανταλλαγή πληροφοριών πραγματοποιείται με τη χρήση τηλεπικοινωνιακών μέσων και τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά μέσα. Η περίοδος αποθήκευσης των λογιστικών πληροφοριών δεν πρέπει να υπερβαίνει αυτή που ορίζει ο νόμος.

Οργανισμοίμπορούν μεταξύ τους να ανταλλάσσουν επίσημα και άτυπα έγγραφα με υπογραφές των συμμετεχόντων. Στον τομέα της επιχειρηματικής δραστηριότητας, αυτά μπορεί να είναι: τιμολόγια, συμφωνίες, τιμολόγια, συμβάσεις, συμφωνίες, εντολές, γνωστοποιήσεις, πληρεξούσια κ.λπ. Οι πληροφορίες μπορούν να μεταδοθούν με τη μορφή αρχείων κειμένου, πινάκων και γραφικών.

Ο σκοπός της εφαρμογής EDI

Προαπαιτούμενα για την εισαγωγή του EDI μπορεί να είναι:

• μείωση εργασιών ρουτίνας;
• μείωση απώλειας εγγράφων;
• "διαφανής" εργασία με έγγραφα;
• βελτίωση της πειθαρχίας απόδοσης - παροχή εγγράφων έγκαιρα κ.λπ.

Μεταξύ των ποσοτικών στόχων είναι οι εξής:

• Μειώστε τον χρόνο επεξεργασίας εγγράφων κατά 10 φορές.
• Μειώστε τα έξοδα γραφείου στο μισό.

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πώς λειτουργεί

Σύμφωνα με την εγχώρια νομοθεσία, η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών πραγματοποιείται κατόπιν συμφωνίας των δύο μερών. Για την ανταλλαγή δεδομένων, είναι απαραίτητο όλοι οι συμμετέχοντες να είναι συνδεδεμένοι με τον εξοπλισμό ενός χειριστή. Στη συνέχεια, ο χρήστης πρέπει να στείλει ένα αίτημα για προσθήκη στη λίστα των αντισυμβαλλομένων. Μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, οι συμμετέχοντες στο σύστημα μπορούν να ανταλλάξουν δεδομένα.

Η μονάδα EDI θα πρέπει να εκτελεί τις ακόλουθες λειτουργίες:

• Πρόσκληση αντισυμβαλλομένων για ανταλλαγή δεδομένων.
• Δημιουργία βιβλίου διευθύνσεων.
• Ενσωμάτωση με λογιστικό λογισμικό,για παράδειγμα, 1С.
• Υπογραφή και κρυπτογράφηση τεκμηρίωσης.
• Δόμηση αλληλογραφίας.
• Παρακολούθηση καταστάσεων email.

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών πραγματοποιείται με τη βοήθεια πιστοποιητικών. Η σύνδεση με τον διακομιστή και ο έλεγχος ταυτότητας πραγματοποιείται μέσω προσωπικού ψηφιακού πιστοποιητικού. Εκδίδεται ένα EDS σε κάθε χρήστη του συστήματος, που αποθηκεύεται σε έναν ηλεκτρονικό φορέα Token και προστατεύεται από έναν κωδικό PIN. Ο χρήστης πρέπει να εισάγει τα στοιχεία σύνδεσής του, τον κωδικό πρόσβασης στον προσωπικό του λογαριασμό. Μόνο μετά από αυτό θα έχει πρόσβαση στα έγγραφά του.

Οποιοσδήποτε υπάλληλος του οργανισμού που είναι συνδεδεμένος στο σύστημα μπορεί να ξεκινήσει τη διαδικασία ανταλλαγής. Πριν στείλετε το έγγραφο στον αντισυμβαλλόμενο, πρέπει να υπογραφεί στην ψηφιακή υπογραφή. Αυτή η λειτουργία εκτελείται χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Cryptopro. Το έγγραφο αποστέλλεται μέσω EDI. Ένας υπάλληλος του αντισυμβαλλομένου λαμβάνει μια ειδοποίηση σχετικά με την παραλαβή ενός νέου εγγράφου. Αν το δεχτεί, τότε βάζει και ΕΔΣ. Εάν πρέπει να κάνετε αλλαγές στο έγγραφο, τότε δημιουργείται μια νέα ηλεκτρονική έκδοση. Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας, πρέπει να αποθηκεύσετε όλες τις αλλαγές χρησιμοποιώντας το EDS. Στη συνέχεια, το έγγραφο με την αλλαγή αποστέλλεται στον αντισυμβαλλόμενο. Εάν είναι απαραίτητο, πραγματοποιείται ηλεκτρονικός συντονισμός των πληροφοριών.

Αν χρειαστεί να κάνετε ξανά αλλαγές, τότε η όλη διαδικασία επαναλαμβάνεται ξανά. Εάν δεν υπάρχουν παράπονα για τη νέα έκδοση, τότε το έγγραφο τηρείται. Το τελικό δείγμα θεωρείται ότι έχει υπογραφεί από δύο ψηφιακές υπογραφές. Όλες οι εκδόσεις του εγγράφου αποθηκεύονται στον διακομιστή και είναι διαθέσιμες για προβολή. Μόλις δοθεί στο δείγμα η κατάσταση του έγκυρου, τροποποιήστε τοέγγραφο δεν θα λειτουργήσει. Στα συμβόλαια που έχουν διακοπεί αποδίδεται η κατάσταση "Ακυρώθηκε". Έτσι πραγματοποιείται η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ των οργανισμών.

Εξοπλισμός

Τι χρειάζεται για την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών; Πρώτα, πρέπει να επιλέξετε έναν τηλεπικοινωνιακό φορέα και να εγκαταστήσετε ειδικό λογισμικό για ανταλλαγή πληροφοριών. Δεύτερον, με κάθε αντισυμβαλλόμενο με τον οποίο ο οργανισμός σκοπεύει να διεξάγει ηλεκτρονική αλληλογραφία, είναι απαραίτητο να συναφθεί μια "Συμφωνία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων".

Είναι επίσης απαραίτητο να εγκαταστήσετε έναν διακομιστή EDI όπου θα αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα. Αυτό μπορεί να είναι τόσο εξοπλισμός πελάτη όσο και αποθήκευση "σύννεφου". Η πρόσβαση στα δεδομένα του συστήματος από το εξωτερικό πραγματοποιείται μέσω μιας εφαρμογής που είναι εγκατεστημένη στον εξοπλισμό των εργαζομένων του οργανισμού. Η αλληλεπίδραση των υπολογιστών με τον διακομιστή πραγματοποιείται μέσω του πρωτοκόλλου HTTP με πρόσθετη κρυπτογράφηση SSL 128. Η πρόσβαση στα έγγραφα πραγματοποιείται μόνο μέσω της διεπαφής της εφαρμογής και αφού περάσει ο έλεγχος ταυτότητας.

Έργο EDF

Ένα έργο αυτοματισμού διεργασιών μπορεί να διαρκέσει από μερικούς μήνες έως μερικά χρόνια. Ο όρος εξαρτάται άμεσα από τον αριθμό των διαδικασιών που πρέπει να αυτοματοποιηθούν, τους πόρους και τις οικονομικές δυνατότητες του οργανισμού. Ένα σύντομο σχήμα για την εισαγωγή του EDI είναι το εξής:

• Δημιουργία ομάδας εργασίας.
• Σχηματισμός στόχων, προθεσμιών και προϋπολογισμού έργου.
• Ερευνήστε υπάρχουσες διαδικασίες.
• Ανάπτυξη εργασιών.
• ΕπιλέξτεΣυστήματα EDI.
• Υπογραφή συμφωνίας για την εφαρμογή του EDS.
• Έγκριση κανονισμών εργασίας.
• Γέμισμα καταλόγων συστήματος.
• Εκπαίδευση προσωπικού.
• Προκαταρκτική δοκιμή.
• Έκδοση εντολής για την εισαγωγή του EDS.
• Βελτιστοποίηση λογισμικού και διαδικασιών λειτουργίας.
• Εκκίνηση ενός πιλοτικού έργου.
• Μετάβαση σε πλήρη κλίμακα στο EDI.

Σφάλματα στην εφαρμογή EDI

Στη διαδικασία αυτοματοποίησης εγγράφων, θα πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στις διαδικασίες στις οποίες η παρουσία χαρτιού απαιτείται από το νόμο. Δεν μπορείτε να αντιγράψετε ένα έντυπο έγγραφο ηλεκτρονικά. Αυτό επιβραδύνει σημαντικά τη διαδικασία εργασίας και προκαλεί αρνητική στάση απέναντι στη διαδικασία αυτοματισμού στο σύνολό της. Κανείς δεν πληρώνει επιπλέον για να κάνει διπλή δουλειά.

Στη διαδικασία υλοποίησης, είναι απαραίτητο να αναπτυχθεί μια νέα διαδικασία για την εργασία με έγγραφα, να εκπαιδεύσετε το προσωπικό και μόνο μετά από αυτό να εμπλακείτε σε πλήρη εφαρμογή. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί μόνο εάν τα οφέλη από τη χρήση νέων τεχνολογιών κοινοποιηθούν στους εργαζόμενους.

Ένα άλλο δημοφιλές λάθος είναι η αδύναμη μελέτη των απαιτήσεων για το EDMS. Εάν οι χρήστες πρέπει να εργαστούν σε ένα μη διαμορφωμένο σύστημα, τότε η διαδικασία EDI διαφέρει από αυτή που υιοθετείται στον οργανισμό.

Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα

Πλεονεκτήματα:

• Μείωση του κόστους αποστολής πρωτότυπων εγγράφων μέσω ταχυδρομείου.
• Εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης για τεκμηρίωση. Όλα αποθηκεύονται ηλεκτρονικά.
• Εύκολο στη χρήση. Το έγγραφο αποστέλλεται από έναν χώρο εργασίας. Μια γρήγορη αναζήτηση για ένα έγγραφο πραγματοποιείται με βάση την κατάσταση (αποστολή, λήψη, αποδοχή, κ.λπ.).
• Άμεση παράδοση. Όλες οι πληροφορίες που αποστέλλονται φτάνουν στον παραλήπτη μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
• Ένα έγγραφο δεν μπορεί να χαθεί έως ότου λήξει η περίοδος διατήρησής του στο σύστημα.

Ελαττώματα:

• Για να χρησιμοποιήσετε τον εξοπλισμό, πρέπει να αγοράσετε μια άδεια, η οποία κοστίζει πολλά χρήματα.
• Πιο συχνά, τα δεδομένα μπορούν να ανταλλάσσονται μόνο μεταξύ μελών του ίδιου συστήματος.
• Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών σε 1C ή η χρήση οποιουδήποτε άλλου λογισμικού διαφέρει από το σχήμα που χρησιμοποιήθηκε στο παρελθόν. Με την εισαγωγή του νέου αλγορίθμου, όλοι οι εργαζόμενοι θα έχουν ερωτήσεις σχετικά με τη διεξαγωγή της εργασίας.
• Τεχνικός εξοπλισμός. Πριν από την εισαγωγή του EDI, ο οργανισμός πρέπει να αγοράσει εξοπλισμό και να εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους για τη διαχείριση του νέου συστήματος.
• Το EDI πραγματοποιείται με χρήση EDS, η ισχύς του οποίου είναι 1 έτος. Τα πιστοποιητικά πρέπει να παρακολουθούνται και να ενημερώνονται έγκαιρα. Είναι επίσης απαραίτητος ο έλεγχος της περιόδου ισχύος των πιστοποιητικών αντισυμβαλλομένων, προκειμένου να αποφευχθούν προβλήματα με τον φόρο.

Νομική ρύθμιση

Ποιοι κανονισμοί ρυθμίζουν τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων μεταξύ οργανισμών; Η νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας περιλαμβάνει τον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. EDOμεταξύ οργανισμών διενεργείται με βάση την υπ’ αριθμ. 50ν διαταγή του Υπουργείου Οικονομικών. Οι κανόνες για την ανταλλαγή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή ορίζονται στη διάταξη της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ММВ-7-6/36@. Όλοι οι χειριστές EDI κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων τους πρέπει να καθοδηγούνται από την εντολή της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας Αρ. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών SBIS παρέχει στους πελάτες τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

• Μπορείτε να στείλετε έγγραφα σε οποιονδήποτε οργανισμό είναι εγγεγραμμένος στην επικράτεια της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος δεν είναι μέλος του συστήματος SBIS, τότε ένας υπάλληλος της εταιρείας θα επικοινωνήσει απλώς με τον εκπρόσωπο του οργανισμού και θα στείλει προσκλήσεις συμμετοχής στο σύστημα στο e-mail του. Αμέσως μετά την επιβεβαίωση του αιτήματος, η ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των συμμετεχόντων θα πραγματοποιηθεί χωρίς μεσάζοντες.
• Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε λογισμικό στον υπολογιστή σας. Αρκεί να έχετε μια ενημερωμένη έκδοση του προγράμματος περιήγησης και πρόσβαση στο Διαδίκτυο.
• Δεν χρειάζεστε ειδικό πρόγραμμα για να εργαστείτε με δεδομένα. Εάν η αναφορά έχει προετοιμαστεί αρχικά σε λογισμικό τρίτων κατασκευαστών, για παράδειγμα, 1C, τότε μπορείτε να ρυθμίσετε την ενοποίηση δεδομένων με το σύστημα VLIS.
• Δεν έχει εγκατασταθεί τυπική φόρμα εγγράφου. Μπορείτε να στείλετε κείμενο, υπολογιστικό φύλλο, εικόνες και πολλά άλλα.

SKB "Kontur"

Ένας από τους πρώτους προγραμματιστές λογισμικού στη Ρωσία προμηθεύει επίσης εξοπλισμό για ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ οργανισμών. Η «Kontur» έχει αναπτύξει το σύστημα Diadoc, με τη βοήθεια του οποίου πραγματοποιείται η ανταλλαγή ηλεκτρονικών εγγράφων. Ένα χαρακτηριστικό του συστήματος είναι ότι η πρόσβαση στα δεδομένα μπορεί να αποκτηθεί ενώ βρίσκεστε στο εξωτερικό. Η εταιρεία έχει αναπτύξει τιμολόγια περιαγωγής ειδικά για το σκοπό αυτό. Εάν θέλετε, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στα δεδομένα μέσω του API.

Τι χρειάζεστε;

Για να συνδέσετε το EDI, ένας οργανισμός πρέπει να αγοράσει:

• λογισμικό με άδεια χρήσης;
• διακομιστής;
• πραγματοποίηση αναβάθμισης εξοπλισμού;
• προσωπικό τρένου;
• ρυθμίστε και ενσωματώστε το EDMS για εργασία με εσωτερικές εφαρμογές.

Πρέπει να γίνουν τέτοιες επενδύσεις προκειμένου να συνδεθεί η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων μεταξύ του οργανισμού; Η συμπερίληψη στο κόστος των διαβουλεύσεων τεχνικής υποστήριξης, του EDMS και των ενημερώσεων λογισμικού είναι το δεύτερο στάδιο της επένδυσης. Αυτά τα έξοδα θα πρέπει να καταβάλλονται μηνιαίως.

Συμπέρασμα

Η ροή εργασίας χαρτιού αντικαθίσταται από ηλεκτρονική. Όχι μόνο μειώνει το κόστος διαδικασίας του οργανισμού, αλλά αυξάνει επίσης την αποτελεσματικότητα της επιχείρησης στο σύνολό της. Για να λειτουργήσει επιτυχώς το EDI, είναι απαραίτητο να διατυπωθούν με σαφήνεια οι στόχοι της εφαρμογής του συστήματος και να ρυθμιστεί σωστά ο εξοπλισμός.