Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων: πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα, η ουσία του συστήματος, τρόποι υλοποίησης

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Όλο και περισσότερες εταιρείες στρέφονται στην ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων, η οποία περιλαμβάνει τη χρήση διαφορετικών προγραμμάτων για τη δημιουργία και την αποθήκευση εγγράφων. Ταυτόχρονα, ο οργανισμός δεν διαθέτει αρχείο που να περιέχει αντίγραφα εγγράφων σε χαρτί. Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, λόγω των οποίων οι επιχειρηματίες είναι πρόθυμοι να αρνηθούν τη χρήση εγγράφων σε χαρτί. Αλλά για να μεταβείτε σε αυτό, πρέπει να εγκαταστήσετε εξειδικευμένο λογισμικό σε υπολογιστές που λειτουργούν, καθώς και να ορίσετε έναν υπεύθυνο υπάλληλο που θα ασχοληθεί με αυτήν τη ροή εργασιών.

Η έννοια της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Αντιπροσωπεύεται από μια σύγχρονη μέθοδο εργασίας με διάφορα έγγραφα. Κατά τη διάρκεια της δραστηριότητας οποιουδήποτε οργανισμού, προκύπτουν πολλά διαφορετικά χαρτιά, τα οποία πρέπει να εκτυπώνονται συνεχώς και να φυλάσσονται σε ξεχωριστό δωμάτιο για μεγάλο χρονικό διάστημα.

Εάν ένας επιχειρηματίας ή μια εταιρεία έχει εκτελεστεί σωστάηλεκτρονική υπογραφή, τα οποία έγγραφα είναι πιστοποιημένα σε ηλεκτρονική μορφή, τότε δεν απαιτείται η εκτύπωση αυτής της τεκμηρίωσης σε χαρτί.

Πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα της μετάβασης σε ηλεκτρονική τεκμηρίωση που πιστοποιείται από την EDS. Λόγω της παρουσίας πολλών θετικών παραμέτρων, όλο και περισσότεροι επιχειρηματίες στρέφονται σε αυτήν τη μέθοδο τεκμηρίωσης. Αλλά πρώτα θα πρέπει να αξιολογήσετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Τα βασικά οφέλη περιλαμβάνουν:

• αναζητά αμέσως την απαραίτητη τεκμηρίωση λόγω της κατάλληλης δομής και αξιοπιστίας της αποθήκευσης;
• η δομή ροής εργασιών είναι συγκεντρωτική;
• όλα τα έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν ηλεκτρονικά σε διαφορετικά μέσα, ακόμη και σε απομακρυσμένους διακομιστές, επομένως ακόμα κι αν ξεσπάσει φωτιά στο γραφείο, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε ότι οποιαδήποτε σημαντική τεκμηρίωση θα καταστραφεί.
• όλα τα έγγραφα καταχωρούνται και εγκρίνονται εύκολα;
• όλα τα έγγραφα υπογράφονται με βάση την αποστολή τους μέσω ηλεκτρονικών καναλιών επικοινωνίας, γεγονός που εξοικονομεί σημαντικό χρόνο και προσπάθεια για τους υπαλλήλους κάθε επιχείρησης.
• εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο του εγγράφου που θέλετε σε λίγα δευτερόλεπτα.
• ο έλεγχος είναι πολύ απλοποιημένος, καθώς πραγματοποιείται σε ηλεκτρονική μορφή και μπορείτε επίσης να προσκαλέσετε ειδικούς που προσλαμβάνονται για αυτούς τους σκοπούς που λαμβάνουν τεκμηρίωση μέσω ηλεκτρονικών καναλιών.

ΠλεονεκτήματαΤα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων είναι σημαντικά και αναμφισβήτητα, αλλά πριν μεταβείτε σε αυτά, θα πρέπει να αξιολογήσετε τις αρνητικές πτυχές κάθε συστήματος.

Ελαττώματα συστήματος

Τα οφέλη από την εφαρμογή ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων είναι αναμφισβήτητα, αλλά αυτή η διαδικασία έχει ορισμένα μειονεκτήματα. Αυτά περιλαμβάνουν:

• απαραίτητα απαιτείται η εγγραφή ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής, για τη δημιουργία της οποίας καταβάλλεται μεγάλο χρηματικό ποσό;
• δεν υπάρχει δυνατότητα χρήσης ηλεκτρονικών εγγράφων εάν οι συνεργάτες δεν έχουν μεταβεί στη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων.
• πολλά χρήματα και χρόνος δαπανώνται για την εγκατάσταση πρόσθετου λογισμικού και την πρόσληψη ενός αξιόπιστου υπαλλήλου που διατηρεί όλα τα ηλεκτρονικά αρχεία,
• δεν έχουν επιδιορθωθεί ακόμη αυστηρά ενοποιημένες μορφές τέτοιας ροής εργασίας.
• πολλοί εργολάβοι και αγοραστές είναι καχύποπτοι για τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων που έχουν υπογραφεί με την EDS.

Επομένως, κάθε επιχειρηματίας πρέπει πρώτα να μελετήσει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προκειμένου να λάβει τη σωστή και σχετική απόφαση.

Λόγος ανάπτυξης

Τα οφέλη της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων είναι πολλά και σημαντικά. Αυτό οδηγεί στο γεγονός ότι αναπτύσσεται συνεχώς και εισάγεται στο έργο διαφόρων επιχειρήσεων, οι οποίες όχι μόνοεμπορική, αλλά και δημόσια. Οι κύριες προϋποθέσεις για την αποτελεσματική και συνεχή ανάπτυξή του περιλαμβάνουν:

• Προβλέπεται η δυνατότητα εφαρμογής του στη φορολογική νομοθεσία. Ορισμένα είδη φορολογικών δηλώσεων μπορούν να υποβληθούν μόνο ηλεκτρονικά. Αυτό ισχύει για τις αναφορές σχετικά με τα ασφάλιστρα που αναφέρονται στο PF για τους εργαζόμενους, καθώς και για τη δήλωση 3-NDFL που υποβάλλεται στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία για κάθε εργαζόμενο της επιχείρησης. Ακόμη και η έκθεση SZV-M για όλους τους εργαζόμενους της εταιρείας υποβάλλεται ηλεκτρονικά εάν ο οργανισμός απασχολεί περισσότερα από 25 άτομα. Ως εκ τούτου, ορισμένες εταιρείες απλώς αναγκάζονται να στραφούν στην ηλεκτρονική τεκμηρίωση, καθώς πρέπει ούτως ή άλλως να εκδώσουν EDS.
• Τα κύρια πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνουν τη δυνατότητα επιδιόρθωσης στη λογιστική. Βάσει του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 402, η πρωτογενής λογιστική τεκμηρίωση μπορεί να δημιουργηθεί όχι μόνο σε έντυπη μορφή, αλλά και σε ηλεκτρονική μορφή, εάν είναι δυνατό να εγγραφεί με ηλεκτρονική υπογραφή.
• Από το 2017, ξεκίνησε η αποτελεσματική ανάπτυξη αυτής της ροής εγγράφων στις νομικές διαδικασίες. Πλέον, κάθε δικαστική απόφαση πρέπει να δημοσιεύεται σε ανοιχτές πηγές. Επιπλέον, όλες οι εταιρείες και τα άτομα έχουν τη δυνατότητα να υποβάλουν αίτηση ή καταγγελία ηλεκτρονικά, η οποία απαιτεί EDS. Επομένως, μια ηλεκτρονική υπογραφή δεν χορηγείται μόνο από μεγάλες εταιρείες, αλλά ακόμη και από ιδιώτες.
• Η ανάπτυξη των ηλεκτρονικών τεχνολογιών συμβαίνει με ταχείς ρυθμούς, επομένως πλέον σχεδόν όλοι έχουν πρόσβαση στο Διαδίκτυο, γεγονός που απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία επικοινωνίας με άλλουςλαός και κυβερνητικοί αξιωματούχοι.

Επομένως, μπορεί να υποστηριχθεί ότι η χρήση μιας τέτοιας ροής εργασιών γίνεται όλο και μεγαλύτερη ζήτηση.

Ένα άλλο σημαντικό όφελος

Επιπλέον, πολλές εταιρείες συνεργάζονται με επιχειρήσεις που βρίσκονται σε άλλες περιοχές ή χώρες, επομένως είναι πολύ πιο εύκολο να ανταλλάσσετε διαφορετικά έγγραφα κατά τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Αυτό σας επιτρέπει να αυξήσετε σημαντικά τις αγορές πωλήσεων και να δημιουργήσετε επαφές με άμεσους κατασκευαστές.

Αυτό είναι ένα επιπλέον σημαντικό πλεονέκτημα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Βελτίωση στην ποιότητα της διαχείρισης έχει παρατηρηθεί από την πρώτη ημέρα της εισαγωγής του κατάλληλου συστήματος.

Πώς να εισέλθετε;

Αρχικά, ο επικεφαλής της επιχείρησης αξιολογεί τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του ηλεκτρονικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων. Εάν ληφθεί απόφαση να εισαχθεί στην εταιρεία, τότε εφαρμόζονται τα ακόλουθα βήματα για αυτό:

• Γίνεται συνέλευση των μετόχων, όπου διενεργείται ψηφοφορία για την εφαρμογή αυτού του συστήματος.
• Εάν η απόφαση είναι θετική, τότε εκδίδεται η αντίστοιχη εντολή από τον διευθυντή της εταιρείας.
• Συνιστάται η ανάπτυξη ενός εσωτερικού κανονισμού που θα διέπει τους κανόνες για τη χρήση της ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης.
• Επιλέξτε την υπογραφή που θα χρησιμοποιηθεί στη διαδικασία υπογραφής διαφόρων εγγράφων.
• Εάν επιλεγεί μια απλή υπογραφή, τότε επιτίθεται με βάση κωδικούς και κωδικούς πρόσβασης, καθώς και άλλα μέσα και πρόσβαση σε αυτήνείναι περιορισμένη, επομένως ορίζεται συγκεκριμένο άτομο που θα ασχοληθεί με την έγκριση ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης.
• Επιλέχθηκε η αρχή πιστοποίησης. Αντιπροσωπεύεται από έναν εξειδικευμένο οργανισμό που ασχολείται με τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων. Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια εταιρεία με την οποία θα είναι επικερδής και άνετη η συνεργασία. Θα πρέπει να αξιολογήσετε εκ των προτέρων το κόστος των προσφερόμενων υπηρεσιών, καθώς και τις διάφορες λειτουργίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά τη συνεργασία. Καθορίζεται ποια ευθύνη φέρει το επιλεγμένο κέντρο για διάφορα λάθη που μπορεί να προκύψουν κατά τη διαδικασία διατήρησης της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
• Ετοιμάζονται έγγραφα βάσει των οποίων συνάπτεται συμφωνία με το επιλεγμένο κέντρο.
• Η σύμβαση με τον επιλεγμένο οργανισμό επεξηγείται. Μετά από αυτό, το κέντρο δημιουργεί και εκδίδει ένα πιστοποιητικό κλειδιού EDS στον πελάτη του.
• Υπάρχει άμεση εισαγωγή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων στο έργο του οργανισμού. Για να γίνει αυτό, όλα τα έντυπα έγγραφα μετατρέπονται σε ηλεκτρονική μορφή και έχει θεσπιστεί διαδικασία για την ανταλλαγή ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης.

Τα τιμολόγια μπορούν να συνταχθούν ηλεκτρονικά, αλλά θα πρέπει πρώτα να βεβαιωθείτε ότι η χρήση τέτοιων εγγράφων θα είναι βολική για τον αντισυμβαλλόμενο. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι η εταιρεία πρέπει να διαθέτει τα τεχνικά μέσα για την επεξεργασία αυτών των εγγράφων.

Επιλογή EDS

Συμπεριλαμβάνεται ακόμη και στα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων το μειωμένο κόστος προετοιμασίαςπολλά έντυπα έγγραφα. Αλλά σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να επιβαρυνθείτε με ορισμένα έξοδα. Σχετίζονται με την εκτέλεση ηλεκτρονικής υπογραφής που χρησιμοποιείται στη διαδικασία έγκρισης ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης.

Το ETS μπορεί να παρουσιαστεί σε μη ειδική ή ειδική μορφή.

Μη κατάλληλος

Εκδίδεται με χρήση κρυπτογραφικού μετασχηματισμού δεδομένων, για τον οποίο χρησιμοποιείται ειδικό κλειδί, το οποίο είναι διαθέσιμο στον κάτοχο του EDS. Είναι σημαντικό να αποφασίσετε εκ των προτέρων ποιος ακριβώς στην εταιρεία θα υπογράψει ηλεκτρονικά έγγραφα.

Με τη βοήθεια μιας τέτοιας υπογραφής, μπορείτε να εντοπίσετε διάφορες αλλαγές που έγιναν στην τεκμηρίωση μετά την υπογραφή της.

Πιστοποιημένο

Για να γίνει αυτό, η εταιρεία λαμβάνει ένα ειδικό πιστοποιητικό που περιέχει το κλειδί επαλήθευσης EDS. Για τη δημιουργία μιας τέτοιας υπογραφής, λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις που αναφέρονται στον ομοσπονδιακό νόμο αριθ. 63.

Συνήθως ένα τέτοιο EDS χρησιμοποιείται σε μεγάλες εταιρείες που επιδιώκουν να κρατήσουν εμπορικό μυστικό, επομένως, λόγω του ενισχυμένου πιστοποιημένου EDS, διασφαλίζεται η ασφάλεια των ηλεκτρονικών εγγράφων.

Μετά την επιλογή ενός συγκεκριμένου τύπου ηλεκτρονικής υπογραφής, συνάπτεται συμφωνία με το επιλεγμένο κέντρο πιστοποίησης.

Κανόνες για την εισαγωγή του συστήματος στις εργασίες της εταιρείας

Τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων σε σύγκριση με το χαρτί θεωρούνται αναμφισβήτητα, αλλά συχνά κατά τη διαδικασία της εφαρμογής της στο έργο ενός οργανισμού, προκύπτουν ορισμένες δυσκολίες. Επομένως, οι κανόνες αυτής της διαδικασίας περιλαμβάνουν:

• αρχικά διορίζεται ειδικός με εντολή του επικεφαλής, ο οποίος θα ασχοληθεί με τη μετάφραση έντυπων εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή·
• είναι εγκατεστημένο ειδικό λογισμικό σε κάθε υπολογιστή που λειτουργεί, το οποίο σας επιτρέπει να υπογράφετε έγγραφα με προηγουμένως εκδοθέν EDS;
• κατά τη σύνταξη, την επεξεργασία και τη συμφωνία σε διάφορα έγγραφα, λαμβάνονται υπόψη οι βασικοί κανόνες εργασίας γραφείου, οι οποίοι ισχύουν και για έντυπα έγγραφα.
• τα ηλεκτρονικά έγγραφα πρέπει να έχουν όλα τα απαραίτητα στοιχεία, σφραγίδες και EDS;
• πληροφορίες ενδέχεται να εισαχθούν στους κανονισμούς της εταιρείας σχετικά με τις μεθόδους επιβεβαίωσης ενεργειών με αυτά τα έγγραφα.

Η διαδικασία δεν θεωρείται πολύ δύσκολη εάν είναι καλά κατανοητή.

Κανόνες συνεργασίας με άλλες εταιρείες

Κάθε εταιρεία που εφαρμόζει ένα τέτοιο σύστημα στις εργασίες της θέλει να χρησιμοποιεί ηλεκτρονική τεκμηρίωση σε συνεργασία με τους κύριους αντισυμβαλλομένους της. Για να γίνει αυτό, κατά τη σύνταξη συμφωνίας με άλλη εταιρεία, θα πρέπει να συμπεριληφθεί μια ρήτρα στο κείμενο του εγγράφου που να αναφέρει ότι όλα τα έγγραφα θα διαβιβάζονται μέσω ηλεκτρονικών καναλιών επικοινωνίας. Μετά από αυτό, συντάσσεται η απαραίτητη τεκμηρίωση και υπογράφεται από προηγουμένως εκδοθέν EDS. Όλα τα εργαλεία EDS πρέπει να είναι πιστοποιημένα, διαφορετικά δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν κατά τη λειτουργία της εταιρείας.

Είναι πολύ πιο εύκολο να δημιουργήσετε μια τέτοια ροή εργασίας με διάφορες κρατικές υπηρεσίες, για παράδειγμα, με την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία ή το Ταμείο Συντάξεων. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τέτοιοι οργανισμοί διαθέτουν ήδη το απαραίτητο λογισμικό γιαεργαστείτε με ηλεκτρονική τεκμηρίωση.

Πώς αποθηκεύονται τα έγγραφα;

Το κύριο πλεονέκτημα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων είναι ότι δεν απαιτείται στον οργανισμό να διαθέσει ξεχωριστό δωμάτιο για τη δημιουργία αρχείου, καθώς όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται σε υπολογιστές, διακομιστές ή διάφορα ηλεκτρονικά μέσα. Ωστόσο, κάθε εταιρεία πρέπει να πληρώνει την κατάλληλη αποθήκευση της τεκμηρίωσης, ώστε να μην είναι προσβάσιμη από μη εξουσιοδοτημένα άτομα ή οργανισμούς.

Κατά την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων, λαμβάνονται υπόψη οι ακόλουθοι κανόνες:

• καταρτίζεται υποχρεωτικά μια ονοματολογία περιπτώσεων για ολόκληρη την εταιρεία και η εμφάνιση και το περιεχόμενό της εξαρτώνται από τον τομέα δραστηριότητας στον οποίο δραστηριοποιείται η εταιρεία.
• διενεργείται εξέταση της αξίας των εγγράφων·
• κάθε τεκμηρίωση επισημαίνεται με τη χρήση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων.
• όλα τα έγγραφα πρέπει να αρχειοθετηθούν.

Όταν ληφθούν υπόψη αυτοί οι κανόνες, δεν θα είναι δύσκολο να αποθηκεύσετε σωστά την τεκμηρίωση σε ηλεκτρονική μορφή.

Συμπέρασμα

Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Η βελτίωση της ποιότητας των εργασιών της εταιρείας είναι απόρροια της υλοποίησής της. Για να γίνει αυτό, είναι σημαντικό να λάβετε μια κατάλληλη απόφαση για τη διαχείριση της επιχείρησης, να επιλέξετε ένα κέντρο πιστοποίησης και να εκδώσετε ένα EDS. Σε υπολογιστές εγκαθίσταται ειδικό λογισμικό και γίνονται οι απαραίτητες αλλαγές στις τοπικές κανονιστικές πράξεις της εταιρείας.

Με τη βοήθεια ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης, απλοποιείται πολύτη λειτουργία της εταιρείας, καθώς και την ευκολία συνεργασίας με άλλες εταιρείες και κρατικούς οργανισμούς.