Απόθεμα - τι είναι; Στόχοι, μέθοδοι και είδη απογραφής

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Το Η απογραφή είναι μια ειδική διαδικασία, ο κύριος σκοπός της οποίας είναι ο εντοπισμός ορισμένων παραβιάσεων σε διαφορετικές εταιρείες. Μέσω αυτής της διαδικασίας, είναι δυνατό να εξακριβωθεί πόσο αληθή και ακριβή είναι τα δεδομένα σχετικά με τα είδη σε απόθεμα. Αποκαλύπτονται σφάλματα στο έργο διαφόρων ειδικών της επιχείρησης. Επιπλέον, λειτουργεί ως μια συγκεκριμένη μέθοδος παρακολούθησης της εργασίας των εργαζομένων.

Έννοια της διαδικασίας

Το απόθεμα είναι μια συγκεκριμένη μέθοδος λογιστικής σε μια επιχείρηση που έχει λειτουργίες ελέγχου. Έχει σχεδιαστεί για να προσδιορίζει εάν η πραγματική ποσότητα ορισμένων αγαθών στην εταιρεία αντιστοιχεί στις πληροφορίες που περιέχονται στην τεκμηρίωση του οργανισμού.

Εάν διαπιστωθούν διάφορα λάθη ή ελλείψεις κατά τη διαδικασία απογραφής, αυτό γίνεται η βάση για μια εσωτερική έρευνα σε σχέση με οικονομικά υπεύθυνους υπαλλήλους της εταιρείας.

Προβλήματα προκύπτουν όχι μόνο όταν υπάρχει έλλειψη, αλλά και όταν υπάρχει υπέρβαση αξιών, καθώς αυτό οδηγεί σε δυσκολίες είσπραξης απαιτήσεωναποπληρωμή χρέους ή δανείου. Τα αποτελέσματα της απογραφής είναι σημαντικά για τη φορολογική επιθεώρηση, καθώς σοβαρές αποκλίσεις μπορεί να είναι αποτέλεσμα παράνομων πράξεων εκ μέρους της διοίκησης ή των υπαλλήλων της εταιρείας.

Ποιες λειτουργίες εκτελούνται;

Το απόθεμα είναι μια πολύπλοκη διαδικασία, κατά την υλοποίηση της οποίας μπορούν να εκτελεστούν διαφορετικές λειτουργίες:

• controlling;
• λογαριασμός;
• ανίχνευση εγκλημάτων.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι αυτής της διαδικασίας, οι οποίοι επιλέγονται ανάλογα με το σκοπό της συμπεριφοράς και τις περιστάσεις.

Χαρακτηριστικά της διαδικασίας

Η διοίκηση οποιασδήποτε εταιρείας ενδιαφέρεται να πραγματοποιήσει απογραφή. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα αποτελέσματά του μπορούν να αποκαλύψουν τις παραμικρές αποκλίσεις μεταξύ της πραγματικής ιδιοκτησίας και των δεδομένων που περιέχονται στα αρχεία της εταιρείας.

Ειδικοί που δεν ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματά της ασχολούνται με την επαλήθευση, επομένως, συχνά προσλαμβάνονται ανεξάρτητοι εμπειρογνώμονες για αυτό από τη διοίκηση της επιχείρησης.

Ο κύριος σκοπός της εκδήλωσης

Ο κύριος σκοπός της απογραφής είναι να προσδιορίσει την ορθότητα της λογιστικής, για την οποία οι πραγματικοί δείκτες συγκρίνονται με τα δεδομένα που περιέχονται σε πολλά εταιρικά έγγραφα. Επομένως, επιτυγχάνονται διαφορετικά αποτελέσματα ελέγχοντας:

• όλα τα στοιχεία που εμπλέκονται στη διαδικασία απογραφής υπολογίζονται εκ νέου, μετρώνται ή ζυγίζονται;
• Τα αποτελέσματα συγκρίνονται μετα δεδομένα που είναι διαθέσιμα στη λογιστική τεκμηρίωση,
• παρακολούθηση της εφαρμογής των κανόνων που έχουν θεσπιστεί στην εταιρεία και έχουν σχεδιαστεί για τη διατήρηση της ακεραιότητας των διαφορετικών αξιών,
• εντοπίζονται αγαθά ή υλικά που σύντομα θα καταστραφούν;
• ανακαλύφθηκε κατεστραμμένη ιδιοκτησία;
• εντοπίζονται όλα τα τιμαλφή που δεν χρησιμοποιούνται στην επιχείρηση, τα οποία συχνά πωλούνται απλώς μετά το απόθεμα.
• βρίσκονται αποκλίσεις σε διαφορετικά έγγραφα,
• έλεγχος των συνθηκών αποθήκευσης αγαθών και αντικειμένων;
• Το ελέγχει τη σωστή εμφάνιση πολυάριθμων επιχειρηματικών συναλλαγών στη λογιστική.

Εάν υπάρχουν πραγματικά σοβαρά λογιστικά σφάλματα, τότε αυτό μπορεί να προκαλέσει αρνητικές συνέπειες για την εταιρεία, που αντιπροσωπεύονται από υλικές ζημίες. Επομένως, η απογραφή του ταμείου πραγματοποιείται αναγκαστικά τακτικά.

Εάν οι φορολογικοί επιθεωρητές, ως αποτέλεσμα του ελέγχου μιας εταιρείας, διαπιστώσουν ότι ο οργανισμός δεν πραγματοποιεί τακτικά απογραφή, τότε αυτό ισοδυναμεί με την απουσία λογιστικών στην επιχείρηση, επομένως, ενδέχεται να επιβληθούν σημαντικές διοικητικές κυρώσεις σε τέτοιες επιχειρήσεις. Συχνά, τα αποτελέσματα του ελέγχου συντάσσονται λανθασμένα από λογιστή ή άλλο υπεύθυνο, γεγονός που θεωρείται διοικητικό αδίκημα για το οποίο επιβάλλεται τιμωρία από τη φορολογική επιθεώρηση.

Νομοθετική ρύθμιση

Οι κανόνες διεξαγωγής και λογιστικής απογραφής μπορούν να μελετηθούν στις διατάξεις της υπ' αριθμ. 49 Διάταξης του Υπουργείου Οικονομικών. Επιπλέον, υπάρχουν ειδικές Οδηγίες που περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία διενέργειας ελέγχου.

Κάθε εταιρεία μπορεί επιπλέον να δημιουργήσει τους δικούς της εσωτερικούς κανονισμούς, βάσει των οποίων καθορίζονται μοναδικοί κανόνες για την εφαρμογή αυτής της διαδικασίας. Ορισμένες εταιρείες προτιμούν να πραγματοποιούν απογραφή ακινήτων μηνιαία ή τριμηνιαία. Είναι η διοίκηση της επιχείρησης που επιλύει ανεξάρτητα αυτό το ζήτημα.

Υποχρεωτικός είναι ο έλεγχος που διενεργείται πριν από την άμεση κατάρτιση των ετήσιων λογαριασμών. Εάν δεν υπάρχει τέτοιο απόθεμα, τότε η εταιρεία μπορεί να θεωρηθεί διοικητική ευθύνη, καθώς και πρόστιμα σε στελέχη της εταιρείας.

Κύριοι τύποι διαδικασίας

Υπάρχουν διάφορες ταξινομήσεις που χαρακτηρίζουν αυτόν τον έλεγχο. Διαφέρουν από πολλές απόψεις.

Η επιλογή του ενός ή του άλλου τύπου εξαρτάται από τον σκοπό του αποθέματος.

Στην υποχρεωτική επαλήθευση

Το απόθεμα μπορεί να είναι υποχρεωτικό ή πρωτοβουλία. Στην πρώτη περίπτωση απαιτείται η διεξαγωγή της βάσει νομικών προϋποθέσεων, επομένως συνήθως στην εταιρεία προκύπτουν καταστάσεις που είναι προκαθορισμένες από το νόμο. Οι υπάλληλοι της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας ή άλλων κρατικών υπηρεσιών μπορούν να επιμείνουν σε έναν τέτοιο έλεγχο.

Επαλήθευση πρωτοβουλίας πραγματοποιείται με βάση την υιοθέτηση κατάλληλης απόφασης από τους ηγέτες του οργανισμού. Στην περίπτωση αυτή, δεν υπάρχουν περιορισμοί ως προς τους λόγους διεξαγωγής της διαδικασίας. Συνήθως η ανάγκη για αυτή τη διαδικασίασυμβαίνει όταν η διοίκηση έχει αμφιβολίες για την εντιμότητα των εργαζομένων.

Στον χώρο

Το απόθεμα είναι μια διαδικασία για τον έλεγχο της αντιστοιχίας της πραγματικής ιδιοκτησίας με δεδομένα από έγγραφα, ώστε να μπορεί να εκτελεστεί από εταιρείες σε διαφορετικές τοποθεσίες.

Επομένως, η διαδικασία μπορεί να εφαρμοστεί στο ταμείο μιας επιχείρησης ή στην παραγωγή, σε αποθήκες ή σε κατάστημα.

Αντικείμενα προς έλεγχο

Τα αντικείμενα αποθέματος μπορεί να είναι διαφορετικές τιμές που ανήκουν σε μια συγκεκριμένη εταιρεία. Αυτό περιλαμβάνει πάγια στοιχεία ενεργητικού που αντιπροσωπεύονται από κτίρια, κατασκευές ή εξοπλισμό, αποθέματα, χρήματα, τελικά προϊόντα ή ακόμη και οικονομικές υποχρεώσεις της επιχείρησης.

Ένα συγκεκριμένο αντικείμενο προεπιλέγεται από τον εκκινητή του ελέγχου, μετά από το οποίο αυτές οι πληροφορίες μεταφέρονται στην επιτροπή που συμμετέχει στη διαδικασία.

Σύμφωνα με τη μέθοδο υλοποίησης της διαδικασίας

Η διαδικασία μπορεί να είναι πλήρης ή μερική. Κάθε ποικιλία έχει τα δικά της χαρακτηριστικά:

• Πλήρης επιταγή. Διενεργείται πριν από τη διαμόρφωση των ετήσιων λογαριασμών ή πριν από έλεγχο. Συχνά εφαρμόζεται κατά την αναθεώρηση. Όλες οι υλικές αξίες, τα χρήματα και οι υποχρεώσεις που είναι διαθέσιμα στην επιχείρηση και αντικατοπτρίζονται στη λογιστική της εταιρείας υπόκεινται σε επαλήθευση. Ακόμη και τα ακίνητα που ελήφθησαν από την εταιρεία βάσει μίσθωσης υπόκεινται σε απογραφή.
• Μερική. Μπορεί να πραγματοποιηθεί ανά πάσα στιγμή, κάτι που απαιτεί μόνο την κατάλληλη απόφαση της διοίκησης της εταιρείας. Για αυτό συνήθωςκαλύπτει την ιδιοκτησία ομαδοποιημένη κατά τύπο, τοποθεσία ή άλλες αρχές. Για παράδειγμα, μπορεί να ελεγχθεί μόνο μία αποθήκη ή τιμαλφή για τα οποία είναι υπεύθυνος ένας υπάλληλος.

Οι ίδιες οι εταιρείες θα πρέπει να ενδιαφέρονται για την τακτική μερική απογραφή των κεφαλαίων, καθώς σε αυτήν την περίπτωση είναι δυνατό να παρακολουθείται η ορθότητα της εργασίας διαφόρων ειδικών στην εταιρεία.

Σύμφωνα με τη μέθοδο

Σύμφωνα με τη μέθοδο διεξαγωγής μιας απογραφής, μπορεί να είναι επιλεκτική ή συνεχής.

Η τυχαία επιθεώρηση πραγματοποιείται με βάση την απόφαση της διοίκησης της επιχείρησης. Η έρευνα πραγματοποιείται σε σχέση με διάφορες αξίες που έχει επιλέξει ο διευθυντής. Συχνά αυτή η μέθοδος επαλήθευσης χρησιμοποιείται σε μεγάλες επιχειρήσεις. Εάν τα αποτελέσματα μιας τέτοιας απογραφής αποκαλύψουν ακόμη και μικρές αποκλίσεις, τότε σίγουρα θα ανατεθεί πλήρης έλεγχος.

Μπορεί να πραγματοποιηθεί πλήρης απογραφή ανά πάσα στιγμή μετά τη λήψη της απόφασης από τη διοίκηση της εταιρείας. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, όλη η περιουσία της εταιρείας υπόκειται σε αξιολόγηση, καθώς και διάφορα τιμαλφή που βρίσκονται σε τμήματα ή υποκαταστήματα.

Απροσδόκητα

Το απόθεμα μπορεί να είναι:

• προγραμματίστηκε, λαμβάνοντας υπόψη το χρονοδιάγραμμα που καταρτίστηκε στην αρχή του έτους από τη διοίκηση της επιχείρησης και οι όροι εφαρμογής του ανακοινώνονται επιπλέον εκ των προτέρων·
• απρογραμματισμένο, εφαρμόζεται σε περίπτωση ορισμένων απρόβλεπτων περιστάσεων, για παράδειγμα, αντικαθίσταται ένα υπεύθυνο άτομο ή εμφανίζεται έκτακτη ανάγκη στην επιχείρησηκατάσταση;
• επαναλήφθηκε, διορίστηκε με την προϋπόθεση ότι τα αποτελέσματα του τελευταίου ελέγχου θεωρούνται αναξιόπιστα ή αμφίβολα, επομένως απαιτείται η επιβεβαίωση ορισμένων γεγονότων·
• έλεγχος, που διενεργείται με την ολοκλήρωση πλήρους απογραφής, για τον οποίο αξιολογούνται όλες οι ενέργειες της επιτροπής και επαληθεύεται η ακρίβεια της διαδικασίας.

Όλοι οι παραπάνω τύποι απογραφής μπορούν να πραγματοποιηθούν με βάση την απόφαση της διοίκησης της εταιρείας.

Η έννοια της τεχνικής επαλήθευσης

Το τεχνικό απόθεμα αντιπροσωπεύεται από έναν κατάλογο ακινήτων που καθορίζει όλα τα χαρακτηριστικά και την κτηματολογική του αξία. Συνήθως πραγματοποιείται σε σχέση με διαφορετικές ιδιότητες.

Διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί πριν από τους ετήσιους λογαριασμούς. Με βάση τη συνταχθείσα πράξη, μπορεί κανείς να καταλάβει πόσο έχει αλλάξει η κτηματολογική τιμή του αντικειμένου.

Πότε απαιτείται απόθεμα;

Αυτός ο έλεγχος είναι απολύτως απαραίτητος σε αυτές τις περιπτώσεις:

• περιουσία που αγοράζεται, πωλείται ή ενοικιάζεται;
• πριν τους ετήσιους λογαριασμούς;
• αντικαταστάθηκε υπεύθυνο άτομο;
• εντοπίστηκε κλοπή ή ζημιά σε ιδιοκτησία;
• μετά από φυσική καταστροφή ή άλλες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης;
• κατά το κλείσιμο ή την αναδιοργάνωση μιας εταιρείας.

Η απογραφή μπορεί επίσης να πραγματοποιηθεί σε άλλες περιπτώσεις που προβλέπονται από το νόμο.

Διαδικασία επαλήθευσης

Η παραγγελία αποθέματος θεωρείται απλή, για την οποίαεκτελούνται διαδοχικές ενέργειες:

• εκδίδεται κατάλληλη εντολή από τη διοίκηση της εταιρείας;
• δημιουργείται επιτροπή απογραφής,
• ορισμός προθεσμιών για τη διαδικασία;
• τα έγγραφα μεταφέρονται από οικονομικά υπεύθυνους υπαλλήλους.
• πραγματοποιείται άμεση απογραφή, που περιλαμβάνει ζύγιση, μέτρηση, μέτρηση και εκτέλεση άλλων παρόμοιων ενεργειών.
• τα αποτελέσματα που προέκυψαν μετά την υλοποίηση της απογραφής συγκρίνονται με τα δεδομένα που είναι διαθέσιμα στα αρχεία της εταιρείας·
• εντοπίζονται αποκλίσεις;
• προσδιορισμός των αιτιών των προβλημάτων;
• αποτελέσματα υπό επεξεργασία.

Στο τέλος του ελέγχου, σχηματίζεται πράξη απογραφής. Περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που αποκαλύφθηκαν ως αποτέλεσμα της απογραφής. Με βάση αυτό το έγγραφο, μπορείτε να καταλάβετε πόσο αποτελεσματικό ήταν το απόθεμα. Ένα δείγμα αυτού του εγγράφου βρίσκεται παρακάτω.

Η πράξη πρέπει να περιέχει διαφορετικές πληροφορίες. Περιλαμβάνει πληροφορίες:

• ημερομηνία επιθεώρησης;
• παραθέτει όλα τα άτομα που είναι μέλη της επιτροπής απογραφής;
• Δίνονται αντικείμενα υπό μελέτη,
• περιγράφει όλες τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται για τη λήψη πληροφοριών;
• αποτελέσματα fit;
• σημάδια όλων των συμμετεχόντων τοποθετούνται στο τέλος.

Το Η πράξη θεωρείται σημαντική τεκμηρίωση σε οποιαδήποτε εταιρεία. Μπορεί να υπόκειται σε επαλήθευση από τους υπαλλήλους της Ομοσπονδιακής Φορολογικής Υπηρεσίας, επομένως πρέπει να αποθηκευτεί στην επιχείρηση για τουλάχιστον πέντεχρόνια. Εάν υπάρχουν αμφιβολίες σχετικά με την ακρίβεια των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτό το έγγραφο, τότε ο επικεφαλής της εταιρείας μπορεί να ορίσει εκ νέου επαλήθευση.

Συμπέρασμα

Το Η απογραφή θεωρείται σημαντική διαδικασία, βάσει της οποίας τα πραγματικά δεδομένα αντιστοιχίζονται με τα στοιχεία που καταγράφονται στα αρχεία της εταιρείας. Μπορεί να παρουσιαστεί σε πολλές μορφές.

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ένας έλεγχος πρέπει να διενεργείται χωρίς αποτυχία βάσει των απαιτήσεων των κρατικών αρχών. Η διαδικασία πραγματοποιείται μόνο από μια ειδικά δημιουργημένη επιτροπή απογραφής, η οποία περιλαμβάνει μόνο επαγγελματίες, και συχνά εδώ προσκαλούνται ακόμη και εξωτερικοί ειδικοί που δεν ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα της απογραφής.