Δομή διαχείρισης μήτρας: σχήμα, βασικές αρχές, αποτελεσματικότητα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Οργανωτική δομή είναι ένα μοντέλο σχέσεων μεταξύ θέσεων και ατόμων σε έναν δεδομένο οργανισμό.

Οργανωτική δομή είναι ένα σύνολο από διάφορες εξαρτήσεις (π.χ. λειτουργικές, ιεραρχικές) μεταξύ μεμονωμένων στοιχείων (όπως οργανωτικές θέσεις, κελιά, μονάδες) οργανισμών που σας επιτρέπουν να τη διαχειρίζεστε. Η ουσία του ΛΣ είναι η σωστή σύνδεση των στόχων και των στόχων με τους ανθρώπους και οι τρόποι επηρεασμού τους στις εργασιακές διαδικασίες, δηλαδή η δημιουργία ορισμένων τμημάτων στον οργανισμό και στη συνέχεια η ενσωμάτωσή τους για την αποτελεσματικότερη διαχείρισή τους.

Η δομή του πίνακα είναι μια από τις πιο περιζήτητες δομές για πολύπλοκους οργανισμούς που χαρακτηρίζονται από εστίαση στις δραστηριότητες του έργου.

Η δομή του πίνακα χαρακτηρίζεται από μια απόκλιση από την παραδοσιακή υπόθεση ότι η επίσημη οργανωτική δομή στο σύνολό της πρέπει να είναι ένα μόνιμο και αμετάβλητο σύστημα. Σε αυτή τη δομή, ήταν δυνατό να συνδυαστούν τα θετικά χαρακτηριστικά των δομών της γραμμής προσωπικού με τις ιδιότητες της δομής.

Έννοια

Η μορφή μήτρας της οργάνωσης διαχείρισης αναφέρεται σε μία από τις μορφές οργανωτικών δομών της επιχείρησης, οι οποίες είναι αρκετά διαδεδομένες στις σύγχρονες συνθήκες. Βασίζεται σε επικαλυπτόμενα δύο κριτήρια συγχώνευσης. Τα λειτουργικά τμήματα αποτελούν τη βάση για τη δημιουργία μιας μήτρας. Μετά τον ορισμό τους, επιλέγονται σύνολα ομάδων και σχεδιάζονται. Ανάλογα με το προφίλ της επιχείρησης, το κύριο κριτήριο για τη διάκριση των ομάδων που αναφέρθηκαν προηγουμένως είναι το τμήμα παραγωγής ή το προσωρινό τμήμα που ασχολείται με μια συγκεκριμένη εργασία.

Αυτός ο τύπος δομής σχετίζεται με τη μαθηματική έννοια ενός πίνακα, δηλαδή ενός ορθογώνιου πίνακα πραγματικών αριθμών, που χαρακτηρίζεται από συνδυασμό στηλών και γραμμών.

Σε μια δομή πίνακα, οι στήλες είναι ισοδύναμες με συναρτήσεις σταθερής επανάληψης. Κάθε στοιχείο του πίνακα έχει 2 κέντρα αποφάσεων - έναν διαχειριστή λειτουργιών και έναν διαχειριστή εργασιών. Τα πλεονεκτήματά του είναι η ευελιξία και το άνοιγμα στις αλλαγές στο περιβάλλον, η αυξημένη ευθύνη του project manager για το έργο, η βελτιωμένη ροή πληροφοριών και η ευκαιρία για τους εργαζόμενους να αυξήσουν τη δημιουργικότητά τους.

Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής εισήχθη στη δεκαετία του εξήντα στην αεροδιαστημική βιομηχανία. Η NASA έχει διαδραματίσει ηγετικό ρόλο στην εφαρμογή αυτού του πλαισίου. Η δομή του πίνακα χτίζεται τις περισσότερες φορές γύρω από τα προβλήματα ή τα έργα στα οποία συμμετέχει ο οργανισμός. Συνήθως αναγνωρίζονται στις σειρές του πίνακα. Οι στήλες μήτρας είναι ανάλογα σταθερών, επαναλαμβανόμενων συναρτήσεων.

Εφαρμογές

Δομή μήτραςχρησιμοποιείται όταν είναι απαραίτητο να εκτελεστούν ορισμένες ειδικές δραστηριότητες που απαιτούν το διορισμό ομάδων έργου στο σύστημα διαχείρισης της επιχείρησης. Τα μέλη αυτών των ομάδων είναι υπάλληλοι των μόνιμων οργανικών μονάδων της δομής.

Η ανάθεση υπαλλήλων μπορεί να συμβεί στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• πλήρης αποσύνδεση από το αρχικό κελί (τμήμα) κατά τη διάρκεια της εργασίας (έργου) της επιχείρησης και πλήρης υπαγωγή στον διαχειριστή της ομάδας έργου που έχει ανατεθεί (μιλάμε για τις λεγόμενες ομάδες έργου).
• διπλή υποταγή των εργαζομένων: τόσο στον επικεφαλής του τμήματος του κύριου κυττάρου όσο και στον επικεφαλής της ομάδας (αυτή η λύση αντιστοιχεί σε τυπικές δομές μήτρας).

Κάθε υπάλληλος, ο οποίος είναι ένας από τους συνδέσμους στη δομή του πίνακα, είναι μέλος της ομάδας έργου, καθώς και του λειτουργικού τμήματος. Αποτέλεσμα αυτού του δικομματισμού είναι το γεγονός ότι υπάρχουν αρκετοί ηγέτες. Η οργανωτική δομή του πίνακα είναι ένα αρκετά περίπλοκο εγχείρημα. Δεν μπορεί όλες οι εταιρείες να το εφαρμόσουν αποτελεσματικά. Η εφαρμογή αυτής της δομής μπορεί να οδηγήσει σε πολλά πράγματα τόσο θετικά όσο και αρνητικά στον οργανισμό.

Πλεονεκτήματα

Μεταξύ των θετικών χαρακτηριστικών της χρήσης της δομής μήτρας είναι:

• δημιουργία συνθηκών για διεπιστημονική εργασία,
• προώθηση δεξιοτήτων συνεργασίας;
• ευελιξία;
• προώθηση υψηλής ταύτισης των εργαζομένων με στόχους;
• δημιουργία ανεξάρτητων μηχανισμών διαχείρισης και συντονισμού;
• προώθηση της εμφάνισης του φαινομένου της συνέργειας;
• απελευθέρωση του δημιουργικού δυναμικού των εργαζομένων;
• δυνατότητα συνολικής εστίασης σε ένα λεπτομερές πρόβλημα;
• μεγαλύτερο άνοιγμα και ευελιξία στην προσαρμογή στις αλλαγές στο περιβάλλον,
• αύξηση της ευθύνης του διευθυντή-συντονιστή για την επιχείρηση λόγω της επέκτασης των αρμοδιοτήτων του για ολόκληρο τον κύκλο υλοποίησης του έργου·
• βελτίωση της ροής των πληροφοριών.

Ελαττώματα

Μεταξύ των αρνητικών χαρακτηριστικών της χρήσης της δομής του πίνακα είναι:

• υψηλό κόστος διαχείρισης;
• πιθανότητα αναρχίας;
• αύξηση χρόνου ολοκλήρωσης εργασίας;
• παραβίαση της αρχής της ενότητας της διοίκησης και της πιθανότητας διαφωνιών αρμοδιοτήτων μεταξύ των επικεφαλής των λειτουργιών και των συντονιστών έργων·
• έλλειψη σχέσης και εμπιστοσύνης από την πλευρά των υπευθύνων λειτουργιών και έργων·
• αποθέτει αρκετά υψηλές απαιτήσεις από διευθυντές και υφισταμένους, γεγονός που προκαλεί δυσκολίες στην πλήρωση ομάδων εργασίας.
• αβεβαιότητα και απειλή που συνοδεύουν τον αρχηγό της ομάδας και τους συμμετέχοντες στον μηχανισμό διαχείρισης έργου;
• υπερφόρτωση των διαχειριστών έργων με συνεχή προβλήματα συντονισμού.

Δομικά χαρακτηριστικά

Η δομή του πίνακα συνιστάται ως σύγχρονη λόγω της ευκολίας με την οποία ένας οργανισμός λειτουργεί σε έναν πίνακασύστημα ικανό να ανταποκρίνεται στις μεταβαλλόμενες περιβαλλοντικές συνθήκες. Αυτός ο τύπος δομής βασίζεται στην αρχή της δισδιάστατης ομαδοποίησης: οι στήλες είναι ισοδύναμα σταθερών επαναλαμβανόμενων συναρτήσεων και οι γραμμές αντιπροσωπεύουν ασυνήθιστες, περιοδικά μεταβαλλόμενες εργασίες, προϊόντα, έργα.

Εάν ένας οργανισμός εκτελεί πολλές ξεχωριστές εργασίες (έργα) ταυτόχρονα, οι ομάδες που τις εκτελούν ενεργούν σαν να "διασχίζουν" την παραδοσιακή δομή "σταλικής γραμμής", δημιουργώντας μια μήτρα εργασιών και λειτουργιών.

Κάθε στοιχείο του πίνακα - μια θέση ή μια οργανωτική μονάδα - είναι δύο κέντρα λήψης αποφάσεων: ένας διαχειριστής λειτουργιών και ένας διευθυντής εργασιών (έργου). Και τα δύο συστήματα διασταυρώνονται ως αποτέλεσμα της διείσδυσης της παλιάς διαίρεσης σε λειτουργίες με τη νέα διαίρεση σε έργα. Αυτό οδηγεί στη μεταφορά πληροφοριών και στο συντονισμό της εργασίας σε οριζόντια διάταξη, και η εκφόρτωση συνήθως υπερφορτώνει κάθετα κανάλια (ιεραρχική διαίρεση ανά συνάρτηση).

Στη δομή μήτρας, η οποία χρησιμοποιεί δύο επικαλυπτόμενους κανόνες ομαδοποίησης, υπάρχουν τέτοια δομικά χαρακτηριστικά της διαχείρισης επιχειρήσεων όπως:

• υψηλός βαθμός εξειδίκευσης επαγγελματικού τύπου;
• βαθιά αποκέντρωση;
• μικρός βαθμός επισημοποίησης.

Δομή μήτρας στην πράξη

Η παγκοσμίου φήμης αμερικανική αυτοκινητοβιομηχανία Ford χρησιμοποίησε μια προσέγγιση συστοιχίας για να δημιουργήσει ένα από τα πιο δημοφιλή μοντέλα της, δηλαδή το Ford Focus. Η ομάδα που δημιουργήθηκε για το σκοπό αυτό ονομαζόταν «ομάδαεπικεντρώνεται , συμπεριλαμβανομένων μηχανικών, σχεδιαστών, ειδικών μάρκετινγκ και παραγωγής. Η οργάνωση της εργασίας του επικεφαλής πραγματοποιήθηκε από ειδικούς από άλλους τομείς της εταιρείας. Χάρη στην εφαρμογή αυτής της δομής και τη συγκέντρωση ειδικών, το έργο για τη δημιουργία ένα νέο μοντέλο ήταν επιτυχημένο τουλάχιστον ένα χρόνο νωρίτερα, από ό,τι θα μπορούσε να είχε επιτευχθεί χρησιμοποιώντας την προηγούμενη προσέγγιση της εταιρείας.

Οι ακόλουθες εταιρείες χρησιμοποιούν επίσης τη δομή του πίνακα: Prudential, General Motors, NCR, American Cyanamid και Manhattan Bank. Ωστόσο, η δομή του matrix, παρά τις προσπάθειες που έγιναν για την υλοποίηση και την απόπειρα υλοποίησης, δεν βρήκε εφαρμογή σε εταιρείες όπως η Philips ή η Citibank. Η παραπάνω κατάσταση προϋποθέτει ότι η δομή του πίνακα δεν είναι μια καθολική δομή κατάλληλη για εφαρμογή σε οποιαδήποτε επιχείρηση.

Παράδειγμα δομής πίνακα

Το παρακάτω σχήμα δείχνει ένα παράδειγμα δομής ελέγχου πίνακα και ένα διάγραμμα των σχέσεων μέσα σε αυτόν.

Όπως φαίνεται από το σχήμα, η δομή περιέχει τόσο την αρχή του λειτουργικού όσο και του σχεδιαστικού διαχωρισμού των συνδέσμων υποταγής.

Ο επικεφαλής της εταιρείας σε αυτή τη δομή έχει αρκετούς αναπληρωτές. διευθυντής για τομείς: μάρκετινγκ, Ε&Α, παραγωγή, οικονομία και χρηματοοικονομικά, τεχνικό τμήμα. Αυτή η λίστα μπορεί να διαφέρει από εταιρεία σε εταιρεία. Καθένας από αυτούς τους αναπληρωτές οι διευθυντές φέρουν τις λειτουργικές τους ευθύνες ανάλογα με το προφίλ.

Στην υποταγή καθενός από αυτά μπορείτε να δείτε λειτουργικάυπαλλήλους. Εάν πάρουμε το τμήμα προσωπικού, τότε ο διευθυντής προσωπικού θα υπάγεται στον αναπληρωτή προσωπικού. Εάν πάρουμε έναν βοηθό μάρκετινγκ, τότε ένας ειδικός μάρκετινγκ θα είναι υποδεέστερος, κ.λπ.

Ο Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού εκτελεί τα λειτουργικά του καθήκοντα στον τομέα της εργασίας προσωπικού, αλλά ταυτόχρονα έχει και έναν άλλο διαχειριστή έργου (όχι μόνο λειτουργικό). Αυτός ο υπάλληλος υπακούει και εκπληρώνει τις εντολές του διευθυντή του έργου του στον οποίο ήταν προσκολλημένος. Αυτό αναδεικνύει την ουσία της διπλής αλυσίδας εντολών.

Ομοίως, μπορείτε να πάρετε το παράδειγμα ενός ειδικού προμηθειών. Αφενός, στο πλαίσιο της οργανωτικής δομής, αναφέρεται στον προϊστάμενο του τμήματος προμηθειών, αφετέρου, συμμετέχοντας στο έργο, αναφέρεται στον υπεύθυνο του έργου για την εκτέλεση της λειτουργίας προμήθειας.

Πότε πρέπει να εφαρμόσετε τη δομή του πίνακα;

Η δομή ελέγχου μήτρας και το σχήμα εφαρμογής της είναι δυνατά στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• Όταν το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης ασκεί ισχυρή πίεση σε αυτήν, για παράδειγμα, σε περίπτωση υψηλού ανταγωνισμού στην αγορά. Μέσω της υιοθέτησης ολοκληρωμένων μέτρων όλων των κελιών της δομής της συστοιχίας, μπορείτε γρήγορα και αποτελεσματικά να προσελκύσετε την προσοχή των καταναλωτών.
• Σε μια κατάσταση όπου μια επιχείρηση επεξεργάζεται αμέτρητες ποσότητες δεδομένων και πληροφοριών. Η χρήση αυτής της δομής διευκολύνει πολύ την κατανομή των ευθυνών και τον συντονισμό των εργασιών.
• Σε περίπτωση που οι πόροι στους οποίους βρίσκεται ο οργανισμός είναι περιορισμένοι, η δομή του πίνακα αποδεικνύεται ότι εξοικονομείαπόφαση. Μέσω της χρήσης περιορισμένων πόρων, όπως οι ειδικοί στην παραγωγή, μπορεί να χρησιμοποιηθεί όχι μόνο το τμήμα που παράγει το προϊόν Α, αλλά και το τμήμα που παράγει το προϊόν Β.

Παρά τις δυσκολίες που συνεπάγεται η δημιουργία μιας δομής ενεργού πίνακα, λειτουργεί σε επιχειρήσεις και συχνά συμβάλλει στην επιτυχία και στην επιτάχυνση του χρόνου των έργων.

Βασικές αρχές σχηματισμού

Στη δομή ελέγχου μήτρας και το σχήμα σχηματισμού του, διακρίνονται δύο ξεχωριστά μέρη: σταθερό και μεταβλητό. Το σταθερό μέρος αποτελείται από οργανικές μονάδες ειδικές για τη δομή του προσωπικού (γενική διοίκηση), ενώ το μεταβλητό μέρος αποτελείται από ομάδες εργαζομένων που έχουν ανατεθεί σε μια συγκεκριμένη υποχρέωση (έργο). Μετά την ολοκλήρωση αυτού του έργου, αυτές οι ομάδες χωρίζονται και μπορούν να αναδημιουργηθούν ανάλογα με τις ανάγκες του ιδρύματος.

Έτσι, το μεταβλητό μέρος της δομής περιλαμβάνει οργανικές θέσεις ή σύνολα θέσεων που δημιουργούνται από συνδεδεμένους υπαλλήλους, ως μέρος των λειτουργιών που συνθέτουν την παραγωγική διαδικασία (για παράδειγμα, έρευνα και ανάπτυξη, σχεδιασμός, αγορά, παραγωγή, πωλήσεις), για την υλοποίηση μεμονωμένων έργων. Ανάλογα με τον τύπο της επιχείρησης, διορίζονται διευθυντές έργων και άλλοι υπάλληλοι τμημάτων του κλάδου. Το σταθερό μέρος αυτής της δομής αποτελείται από τις τυπικές υποστηρικτικές οργανωτικές μονάδες (π.χ. προσωπικό, οικονομικά, λογιστικά κ.λπ.) που απαιτούνται γιααποτελεσματική διαχείριση των ιδρυμάτων.

Η δομή διαχείρισης του πίνακα και το σχήμα της δομής του είναι ένας πίνακας στον οποίο οι στήλες είναι μια λειτουργική ιεραρχία και οι σειρές των συνδέσμων είναι μια τεχνική ιεραρχία. Έτσι, τα εκτελεστικά κελιά (τμήματα) αναφέρονται στον λειτουργικό διευθυντή στο κάθετο σύστημα, ενώ στο οριζόντιο σύστημα εξαρτώνται από τους συντονιστές του έργου.

Το όνομα της δομής του πίνακα προέρχεται από τα μαθηματικά: στην επιστήμη, ο όρος "μήτρα" αναφέρεται σε έναν ορθογώνιο πίνακα πραγματικών αριθμών που χαρακτηρίζει την ανάδραση γραμμών και στηλών. Μαζί, αυτό δημιουργεί έναν πίνακα που καθορίζει τη σχέση μεταξύ των στοιχείων της γραμμής και των στηλών.

Σε ένα οργανόγραμμα μήτρας, οι σειρές αντιπροσωπεύουν συνήθως ασυνήθιστες, επαναλαμβανόμενες υποθέσεις, ενώ οι στήλες είναι το ισοδύναμο μόνιμων, επαναλαμβανόμενων λειτουργιών που εκτελούνται από ομάδες προσωπικού. Εάν πολλά ή δώδεκα μεγάλα έργα εκτελούνται ταυτόχρονα, τότε οι ομάδες που εκτελούν αυτές τις εργασίες ενεργούν σαν «σταυρωτά» της παραδοσιακής δομής της γραμμής προσωπικού, δημιουργώντας μια μήτρα αντικειμενικών-λειτουργικών εργασιών. Ένα χαρακτηριστικό γνώρισμα της δομής του πίνακα είναι η απόκλιση από την αρχή του αποκλειστικού ελέγχου.

Συμπέρασμα

Η δομή της μήτρας μπορεί να θεωρηθεί ως μια καθολική λύση, ειδικά σε εκείνα τα ιδρύματα όπου εκτελούνται σύνθετες μεμονωμένες εργασίες που απαιτούν συντονισμό και συνεργασία ειδικών από διάφορους κλάδους. Επομένως, η μήτραΗ δομή είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε επιστημονικά και ερευνητικά ινστιτούτα, γραφεία σχεδιασμού, ερευνητικά κέντρα κ.λπ. Επί του παρόντος, μια τέτοια δομή χρησιμοποιείται επίσης σε πολλά μεγάλα ιδρύματα (συμμετοχές, εταιρείες), καθώς και σε εταιρείες συμβούλων οργανώσεων και διαφημιστικά γραφεία. Η δομή της μήτρας είναι ευέλικτη και επιτρέπει την αλληλεπίδραση μεταξύ των ανθρώπων σε όλα τα επίπεδα διαχείρισης του οργανισμού.