Τα λογιστικά έγγραφα είναι Η έννοια, οι κανόνες εγγραφής και αποθήκευσης λογιστικών εγγράφων. 402-FZ "Σχετικά με τη Λογιστική". Άρθρο 9. Πρωτεύοντα λογιστικά έγγραφα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η σωστή εκτέλεση της λογιστικής τεκμηρίωσης είναι πολύ σημαντική για τη διαδικασία δημιουργίας λογιστικών πληροφοριών και προσδιορισμού φορολογικών υποχρεώσεων. Επομένως, είναι απαραίτητο να αντιμετωπίζετε τα έγγραφα με ιδιαίτερη προσοχή.

Ειδικοί λογιστικών υπηρεσιών, εκπρόσωποι μικρών επιχειρήσεων που τηρούν ανεξάρτητα αρχεία θα πρέπει να γνωρίζουν τις κύριες απαιτήσεις για τη δημιουργία, το σχεδιασμό, τη μετακίνηση, την αποθήκευση των χαρτιών.

Έννοια εγγράφου

Οι κανονιστικές πράξεις για τη λογιστική δεν αποκαλύπτουν την έννοια του εγγράφου. Επομένως, αξίζει να χρησιμοποιήσετε τον ορισμό που καθορίζεται από το GOST R ISO 15489-1-2007.

Τα λογιστικά έγγραφα είναι αναγνωρίσιμες πληροφορίες που καταγράφονται σε φορέα υλικού, δημιουργούνται, λαμβάνονται και αποθηκεύονται από άτομο ή οργανισμό ως αποδεικτικό στοιχείο κατά την επιβεβαίωση επιχειρηματικών δραστηριοτήτων ή νομικώνυποχρεώσεις.

Τα κύρια έγγραφα είναι έγγραφα που περιέχουν δεδομένα πηγής σχετικά με διαδικασίες και λειτουργίες. Αυτά είναι λογιστικά έγγραφα που χρησιμεύουν ως βάση για λογιστικές εγγραφές.

Κύρια λογιστικά έγγραφα είναι τα έγγραφα με τα οποία καταχωρούνται τα γεγονότα της οικονομικής δραστηριότητας. Αυτή η έννοια του ομοσπονδιακού νόμου "για τη λογιστική" ρυθμίζεται από άρθρα.

Η βασική απαίτηση που τίθεται για τη σύνταξή τους είναι ότι πρέπει να καταρτίζονται όταν εκτελείται το γεγονός της οικονομικής δραστηριότητας ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της (αν είναι δυνατόν).

Primary papers

Το κύριο λογιστικό έγγραφο πρέπει να συντάσσεται κατά τη στιγμή της επιχειρηματικής συναλλαγής και εάν αυτό δεν είναι δυνατό, αμέσως μετά την ολοκλήρωσή του.

Τα κύρια κύρια έγγραφα είναι:

1. Δελτίο αποστολής, με τη μορφή TORG-12.
2. RKO και PKO.
3. Λογιστική αναφορά.
4. Αναφορά εξόδων.

Ποικιλίες βασικών εγγράφων

Καμία κανονιστική πράξη δεν περιέχει ομαδοποίηση και ταξινόμηση λογιστικών εγγράφων. Μπορούν να διακριθούν οι ακόλουθοι τύποι λογιστικών εγγράφων, αυτά είναι έγγραφα που λαμβάνονται υπόψη:

1. Τόποι συλλογής τους: εξωτερικοί και εσωτερικοί.
2. Ισχύουσες φόρμες ντοκιμαντέρ: μη ενοποιημένες (δημιουργήθηκαν σύμφωνα με τις φόρμες που αναπτύχθηκαν ανεξάρτητα από τον οργανισμό), ενοποιημένες (δημιουργήθηκαν σύμφωνα με τις φόρμες που περιέχονται στο άλμπουμενοποιημένες φόρμες).
3. Τύπος φορέα πληροφοριών: ηλεκτρονικός και έντυπος.
4. Όγκος δεδομένων: σύνοψη και κύριος.
5. Είδος υποχρεώσεων, λογιστικοί τομείς, περιουσιακά στοιχεία: λογιστική για συναλλαγές σε μετρητά, λογιστική για τα δεδουλευμένα και πληρωμή των μισθών, λογιστική για αποθέματα, λογιστική για πάγια στοιχεία, κ.λπ.

Κύρια λογιστικά έντυπα

Η εγγραφή στη λογιστική των λογιστικών εγγράφων είναι, πρώτα απ 'όλα, η χρήση ενοποιημένων και ανεξάρτητα αναπτυγμένων εντύπων. Η χρήση πολλών ενοποιημένων από το 2013 δεν είναι υποχρεωτική.

Όλα τα βασικά έντυπα πρέπει να εγκρίνονται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Τα ακόλουθα είναι προς το παρόν υποχρεωτικά:

1. Σύμφωνα με τη λογιστική των υπηρεσιών μεταφοράς φορτίου (272-P της Κυβέρνησης).
2. Σύμφωνα με τη λογιστική της εργασίας, η πληρωμή της (1-P της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής).
3. Λογιστική για συναλλαγές με μετρητά (88-P της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής, 3210-U της Τράπεζας της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Το τυπικό έντυπο παρέχεται επίσης για την εντολή πληρωμής. Κατά τη διαδικασία έκδοσης ενιαίων εντύπων, είναι υποχρεωτική η συμπλήρωση λογιστικών εγγράφων, δηλαδή όλων των παρεχόμενων στηλών (γραμμών). Εάν λείπει κάποια πληροφορία, θα πρέπει να μπει μια παύλα στην αντίστοιχη στήλη.

Αξίζει να σημειωθεί ότι η χρήση λογιστικών εγγράφων, τα οποία επί του παρόντος δεν απαιτούνται, εξακολουθεί να χρησιμοποιείται σε οργανισμούς. Λαμβάνοντας υπόψη τις εσωτερικές ανάγκες της επιχείρησης, αυτά τα έντυπα μπορούν να οριστικοποιηθούν. Μπορούν να γίνουν πιο κατάλληλα και βολικά για τον καθορισμό συγκεκριμένων επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Για παράδειγμα, μπορείτεΑρνηθείτε να χρησιμοποιήσετε υλικά εκτύπωσης και σημάδια στην μπροστινή και πίσω όψη.

Έγκριση πρωτογενών λογιστικών εγγράφων

Οι οργανισμοί υποχρεούνται να εγκρίνουν τα ισχύοντα κύρια έντυπα (4 παράγραφος 1/2008-PBU). Είναι σημαντικό να θυμάστε, ωστόσο, ότι η απλή σύνδεση με το άλμπουμ Uniform Forms δεν αρκεί.

Η λογιστική πολιτική θα πρέπει να παραθέτει τους συγκεκριμένους τύπους εγγράφων από τα λευκώματα που θα χρησιμοποιήσει ο οργανισμός, καθώς και μια λίστα προσώπων που έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν κύρια έγγραφα.

Τα έντυπα μπορούν επίσης να εγκριθούν από άλλους τοπικούς κανονισμούς. Για παράδειγμα, εντολή έγκρισης των εντύπων πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Η λογιστική πολιτική πρέπει να περιέχει έναν σύνδεσμο προς μια τέτοια παραγγελία.

Απαιτούμενα στοιχεία λογιστικών εγγράφων

Το 402-FZ ρυθμίζει τις απαιτήσεις για τις υποχρεωτικές λεπτομέρειες των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Υπάρχουν επτά τέτοιες λεπτομέρειες:

1. Ημερομηνία του εγγράφου.
2. Το όνομά του.
3. Όνομα της οικονομικής οντότητας που συνέταξε το έγγραφο.
4. Περιεχόμενο επιχειρηματικών γεγονότων.
5. Το ποσό της νομισματικής ή φυσικής μέτρησης (με μονάδες).
6. Ονόματα θέσεων των υπεύθυνων για τη συναλλαγή.
7. Υπογραφές με μεταγραφές υπευθύνων.

Ορισμένα έγγραφα που δεν αποτελούν κύρια τεκμηρίωση μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως τέτοια.

Αν ένας οργανισμός αντικατοπτρίζει το κόστος του ενοικίου, τότε τέτοια λογιστικά έγγραφα είναι πράξεις και σύμβαση μίσθωσης. 611 και 622 άρθρα του Αστικού Κώδικακαθορίζει ότι στην περίπτωση αυτή πρέπει να συντάσσονται διμερείς πράξεις αποδοχής και μεταβίβασης του αντικειμένου αναφοράς. Αν λάβουμε υπόψη το άρθρο 753 του Αστικού Κώδικα, τότε οι μονομερείς πράξεις μπορούν να χρησιμεύσουν ως πρωταρχικά έγγραφα.

Τεκμηρίωση στη λογιστική

Είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη ειδικές περιπτώσεις που συμβαίνουν συχνά κατά την προετοιμασία της τεκμηρίωσης.

Απόρριψη της χρήσης σφραγίδων. Ο κύριος σκοπός της σφραγίδας είναι η πιστοποίηση της υπογραφής που έχει βάλει ο υπεύθυνος. Από το 2015, οι επιχειρήσεις δεν υποχρεούνται να σφραγίζουν. Οι πληροφορίες για τον Τύπο θα πρέπει να αντικατοπτρίζονται στον Καταστατικό Χάρτη του οργανισμού (82-FZ). Η σφραγίδα απαιτείται μόνο όταν απαιτείται από τους ομοσπονδιακούς κανονισμούς.

Πρέπει να υπάρχει στα ακόλουθα έγγραφα: πιστοποιητικά διπλής αποθήκης, πράξεις εργατικών ατυχημάτων, έγγραφα που υποβάλλονται στις τελωνειακές αρχές, πληρεξούσιο που σας επιτρέπει να εκπροσωπείτε τα συμφέροντα μιας νομικής οντότητας στα δικαστήρια.

Η σφραγίδα δεν είναι υποχρεωτική προϋπόθεση, ωστόσο, η παρουσία της μπορεί να προβλέπεται από το έντυπο του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου, το οποίο εγκρίνεται από τον επικεφαλής της επιχειρηματικής οντότητας.

Έγγραφα που έχουν συνταχθεί σε ξένη γλώσσα. Τα έγγραφα μόνο στα ρωσικά μπορούν να γίνουν δεκτά για λογιστική. Εάν το έγγραφο έχει συνταχθεί σε άλλη γλώσσα, τότε πρέπει να υπάρχει μετάφραση στα ρωσικά και πρέπει να είναι γραμμή προς γραμμή. Δεν απαιτείται πιστοποίηση της μετάφρασης, εκτός από τις περιπτώσεις που ορίζονται από τη Σύμβαση της Χάγης:

1. Μετρητές χωρίς ρούβλια στα κύρια λογιστικά έγγραφα. Τα δεδομένα κόστους στα λογιστικά έγγραφα ενδέχεται να αντικατοπτρίζονται σε συμβατικές μονάδες, σε νόμισμα, σε ρούβλια.
2. Πρωτοβάθμια σε ηλεκτρονική μορφή.

Το 402-FZ επιτρέπει στις επιχειρηματικές οντότητες να εκδίδουν κύρια έγγραφα όχι μόνο σε έντυπη μορφή, αλλά και σε ηλεκτρονική μορφή.

Το ηλεκτρονικό έγγραφο πρέπει να περιέχει όλα τα απαιτούμενα στοιχεία που ορίζονται για τα λογιστικά έγγραφα, καθώς και μια ηλεκτρονική υπογραφή.

Οι ηλεκτρονικές υπογραφές διατίθενται σε τρεις ποικιλίες - απλές, βελτιωμένες χωρίς πιστοποίηση, βελτιωμένες πιστοποιημένες. Σύμφωνα με το Υπουργείο Οικονομικών, μπορεί να χρησιμοποιηθεί οποιαδήποτε από αυτές τις τρεις υπογραφές.

Εξουσιοδότηση για υπογραφή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων

Ένας υπάλληλος ενός οργανισμού έχει το δικαίωμα να υπογράψει εάν έχει συνταχθεί ένα από τα ακόλουθα έγγραφα:

1. Εξουσιοδότηση υπογραφής του πρωτοβάθμιου (άρθρο 185-189 Αστικού Κώδικα).
2. Παραγγελία στα δεξιά της υπογραφής.

Σε σύγκριση με μια εντολή που παρέχει το δικαίωμα υπογραφής, μπορεί να εκδοθεί πληρεξούσιο και σε άτομα που δεν είναι υπάλληλοι του οργανισμού. Κατόπιν συμφωνίας των μερών, ένα φαξ μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την υπογραφή πρωτογενών εγγράφων (άρθρο 160 ΑΚ).

Πρόγραμμα ροής εργασιών στη λογιστική

Ένα χρονοδιάγραμμα ροής εργασιών είναι μια περιγραφή, η οποία μπορεί να λάβει τη μορφή πίνακα ή διαγράμματος, των διαδικασιών για τη δημιουργία, τη μετακίνηση, την επεξεργασία, την αποθήκευση λογιστικών εγγράφων. Το χρονοδιάγραμμα μπορεί να εγκριθεί ως παράρτημα στη λογιστική πολιτική ή ως τοπική κανονιστική πράξη. Στη δεύτερη περίπτωση, η λογιστική πολιτική θα πρέπει να περιέχει έναν σύνδεσμο προς αυτήν την πράξη.

Το πρόγραμμα ροής εργασιών πρέπει απαραίτητα να αντικατοπτρίζει:

1. Όροι κατά τους οποίους τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται, να διαβιβάζονται, να υποβάλλονται σε επεξεργασία, να αποθηκεύονται.
2. Θέσεις των προσώπων που είναι υπεύθυνα για πράξεις που αντικατοπτρίζονται στο πρόγραμμα ροής εργασιών (105-P του Υπουργείου Οικονομικών).

Περιοδικό για τη λογιστική της κύριας τεκμηρίωσης

Η τήρηση ενός τέτοιου ημερολογίου είναι περισσότερο κανόνας ορθολογικής διαχείρισης εγγράφων, παρά λογιστικής. Είναι απαραίτητο για την εγγραφή λογιστικών παραστατικών - εισερχόμενα και εξερχόμενα πρωτογενή παραστατικά. Οι ειδικοί συμβουλεύουν να κρατάτε ένα παρόμοιο ημερολόγιο σε περιπτώσεις που η λογιστική διενεργείται χωρίς τη χρήση εξειδικευμένων λογιστικών προγραμμάτων.

Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείται 1C, μπορεί να δημιουργηθεί και να εκτυπωθεί ένα ημερολόγιο τεκμηρίωσης το συντομότερο απαραίτητο. Έτσι, το μητρώο παραστατικών παραλαβής θα εμφανίζει τα έγγραφα των προμηθευτών και το μητρώο ταμειακών εγγράφων, αντίστοιχα, τα έγγραφα στο ταμείο της επιχείρησης.

Η λογιστική, σε αντίθεση με τη φορολογική λογιστική, επιτρέπει την αντανάκλαση των γεγονότων της οικονομικής δραστηριότητας ελλείψει πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, αλλά μόνο εάν παραληφθούν αργότερα.

Σε αυτήν την περίπτωση, τα γεγονότα της οικονομικής δραστηριότητας θα πρέπει να καταγράφονται χρησιμοποιώντας την εκτιμώμενη αξία. Μόλις φτάσει το έγγραφο, δεν αντιστρέφεται. Είναι απαραίτητο μόνο να διορθώσετε την ημερομηνία παραλαβής του.

Αυτή η προσέγγισηρυθμίζεται από 21/2008-PBU, 119n-P του Υπουργείου Οικονομικών, AKPI16-443-R VS.

Τα έγγραφα που σχετίζονται με συναλλαγές διαμεσολαβητών αποτελούν εξαίρεση σε αυτή τη διαδικασία. Ο διαμεσολαβητής υποχρεούται να μεταφέρει όλα τα έγγραφα. Σε περιπτώσεις που η έκθεση για την ολοκληρωμένη συναλλαγή συντάσσεται με λάθη ή ανακρίβειες, ο εντολέας μπορεί να έχει το δικαίωμα να εγείρει αντιρρήσεις εντός 30 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής της (άρθρα 999, 1008 Αστικού Κώδικα).

Αποθήκευση και καταστροφή λογιστικών εγγράφων

Η σειρά αποθήκευσης της πρωτοβάθμιας καθορίζεται από το 558-Π του Υπουργείου Πολιτισμού. Η συνολική περίοδος αποθήκευσης της τεκμηρίωσης, σύμφωνα με το 402-FZ "Σχετικά με τη Λογιστική", Άρθρο 9, είναι 5 έτη. Ο επικεφαλής της επιχείρησης είναι υπεύθυνος για την οργάνωση της αποθήκευσης της τεκμηρίωσης.

Ορισμένα έγγραφα πρέπει να διατηρηθούν για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα:

1. Σχετικά με την απόκτηση κινητής περιουσίας - τουλάχιστον 10 έτη.
2. Για συναλλαγές με ακίνητα - επ' αόριστον.
3. Πληρωμές μερισμάτων και ταξιδιωτικά πιστοποιητικά για επαγγελματικά ταξίδια στον Άπω Βορρά - 75 χρόνια.

Εάν οι εσωτερικές εγγραφές έχουν λήξει, μπορούν να καταστραφούν. Η απόφαση για το ενδεχόμενο καταστροφής θα πρέπει να λαμβάνεται από επιτροπή εμπειρογνωμόνων, που δημιουργείται κάθε χρόνο ή θα ενεργεί μόνιμα. Με βάση τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων μιας τέτοιας επιτροπής, θα πρέπει να συνταχθεί μια πράξη, η οποία να αντικατοπτρίζει τον κατάλογο των εγγράφων που πρέπει να καταστραφούν.

Μια επιχείρηση μπορεί να ρευστοποιήσει την τεκμηρίωση μόνη της ή μεταφέροντάς την σε εξειδικευμένοοργάνωση.

ευθύνη για την αποθήκευση των κύριων εγγράφων

Προβλέπονται κυρώσεις για κατάφωρες παραβιάσεις των απαιτήσεων λογιστικής και χρηματοοικονομικής αναφοράς. Ένα από τα πιο αγενή έγγραφα είναι η έλλειψη υποχρεωτικών πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, λογιστικών μητρώων, οικονομικών καταστάσεων και έκθεσης ελέγχου για μια οικονομική οντότητα.

Εάν διαπιστωθούν τέτοιες παραβάσεις, επιβάλλονται πρόστιμα στα ακόλουθα ποσά:

1. Αξιωματούχοι - 5-10 χιλιάδες ρούβλια.
2. Επαναλαμβανόμενη παράβαση από αξιωματούχους - 10-20 χιλιάδες ρούβλια ή αποκλεισμός για 1-2 χρόνια.