Λίστα βασικών λογιστικών εγγράφων και κανόνες για την εκτέλεσή τους

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Πολλές λειτουργίες πραγματοποιούνται καθημερινά στην επιχείρηση. Οι λογιστές εκδίδουν τιμολόγια σε αντισυμβαλλόμενους και τους στέλνουν χρήματα, υπολογίζουν μισθούς, πρόστιμα, υπολογίζουν αποσβέσεις, συντάσσουν εκθέσεις κ.λπ. Καθημερινά εκδίδονται δεκάδες έγγραφα διαφόρων ειδών: διοικητικά, εκτελεστικά, πρωτογενή. Η τελευταία ομάδα έχει μεγάλη σημασία για τις δραστηριότητες της επιχείρησης.

Τι είναι τα "κύρια έγγραφα";

Κάθε γεγονός της οικονομικής ζωής του οργανισμού πρέπει να επιβεβαιώνεται με χαρτί. Σχηματίζεται τη στιγμή της επέμβασης ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της. Η κατάρτιση των καταχωρήσεων, η αναφορά πραγματοποιείται με βάση τις πληροφορίες που καθορίζονται στα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα. Η λίστα τους είναι μεγάλη. Στο άρθρο θα εξετάσουμε το κύριο, πιο συχνά χρησιμοποιούμενοέγγραφα.

Γιατί χρειαζόμαστε πρωτοβάθμιο;

Η κύρια τεκμηρίωση αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο της λογιστικής. Όπως προαναφέρθηκε, σχηματίζεται τη στιγμή της συναλλαγής ή αμέσως μετά το τέλος της συναλλαγής και αποτελεί απόδειξη της πραγματικότητας του ενός ή του άλλου γεγονότος της οικονομικής ζωής της επιχείρησης.

Η λίστα με τα κύρια λογιστικά έγγραφα για μία συναλλαγή μπορεί να περιλαμβάνει:

1. Σύμβαση.
2. Λογαριασμός.
3. Απόδειξη μετρητών ή άλλο παραστατικό πληρωμής.
4. Δελτίο αποστολής.
5. Πράξη ολοκλήρωσης.

Απαιτούμενες λεπτομέρειες

Επί του παρόντος, υπάρχουν ενοποιημένες μορφές πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Χρησιμοποιούνται για να αντικατοπτρίζουν πληροφορίες σχετικά με διαφορετικές λειτουργίες, αντίστοιχα, η λίστα των στηλών σε αυτές είναι διαφορετική. Εν τω μεταξύ, όλα τα κύρια έγγραφα περιέχουν ενιαίες υποχρεωτικές λεπτομέρειες. Μεταξύ αυτών:

1. Όνομα εταιρείας.
2. Όνομα εγγράφου (για παράδειγμα, "κουπόνι μετρητών").
3. Ημερομηνία σχηματισμού.
4. Περιεχόμενο της πράξης στην οποία συντάσσεται το έγγραφο. Για παράδειγμα, κατά τη συμπλήρωση ενός τιμολογίου, η αντίστοιχη στήλη μπορεί να αναφέρει "Μεταφορά υλικών προς επεξεργασία".
5. Χρήμα και φυσικοί δείκτες. Τα πρώτα χρησιμοποιούνται για να αντικατοπτρίζουν το κόστος, τα δεύτερα - ποσότητες, βάρη, κ.λπ.
6. Θέσεις υπευθύνων υπαλλήλων ("αρχιλογιστής", "αποθηκάριος" κ.λπ.).
7. Υπογραφές προσώπων που εμπλέκονται στη συναλλαγή.

Σημαντική στιγμή

Το κύριο έγγραφο που περιέχει όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες έχει νομική ισχύ.

Λάβετε υπόψη ότι τα έγγραφα που έχουν εκτελεστεί σωστά μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε δικαστικές διαδικασίες ως απόδειξη της εγκυρότητας (ή της ακυρότητας) των αξιώσεων. Πολλά έγγραφα συντάσσονται από εργολάβους. Είναι απαραίτητο να ελέγχετε προσεκτικά την ορθότητα της εγγραφής και σε καμία περίπτωση να μην βάζετε υπογραφές για προμηθευτές (εργολάβους κ.λπ.) εάν δεν το έχουν κάνει.

Η κύρια τεκμηρίωση πρέπει να διατηρηθεί προσεκτικά.

Χρειάζομαι κύρια σφράγιση;

Στην πράξη, πολλοί αντισυμβαλλόμενοι ισχυρίζονται ότι δεν υπάρχει στο έντυπο TTN και σε ορισμένα άλλα έγγραφα. Υπενθυμίζουμε ότι από το 2015, οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν εξαιρεθεί από την υποχρέωση να έχουν σφραγίδα. Τέτοιες επιχειρήσεις μπορούν να το χρησιμοποιήσουν κατά την κρίση τους. Εάν είναι, τότε οι πληροφορίες σχετικά με την παρουσία του πρέπει να αναγράφονται στη λογιστική πολιτική.

Σε περίπτωση που ο αντισυμβαλλόμενος επιμένει να χρησιμοποιεί τη σφραγίδα κατά την καταχώριση του πρωτεύοντος και η εταιρεία έχει το δικαίωμα να μην το θέσει για νομικούς λόγους, πρέπει να αποσταλεί στον αντισυμβαλλόμενο γραπτή ειδοποίηση με συνδέσμους προς τους κανονισμούς που διέπουν αυτό τεύχος.

Συμφωνία

Εάν ο αντισυμβαλλόμενος είναι μακροπρόθεσμος εταίρος, τότε είναι πολύ πιθανό να συνάψετε συμφωνία για πολλές συναλλαγές. Σε αυτή την περίπτωση, είναι σημαντικό να καθοριστούν με σαφήνεια οι προθεσμίες εκπλήρωσης των υποχρεώσεων, η σειρά και η διαδικασία υπολογισμού και άλλες αποχρώσεις. Η σύμβαση μπορεί να συνταχθεί για την πώληση αγαθών, την παροχή υπηρεσιώνή παραγωγική εργασία. Αξίζει να πούμε ότι το αστικό δίκαιο επιτρέπει και την προφορική σύναψη συμφωνίας. Ωστόσο, στις επιχειρηματικές δραστηριότητες, κατά κανόνα, χρησιμοποιούνται γραπτές μορφές συμβάσεων.

Τιμολόγιο

Σε αυτό το έγγραφο, ο προμηθευτής υποδεικνύει το ποσό που θα μεταφερθεί στον αντισυμβαλλόμενο για αγαθά, υπηρεσίες ή έργα. Κατά την πραγματοποίηση μιας πληρωμής, από προεπιλογή, θεωρείται ότι το υποκείμενο συμφωνεί με τη συναλλαγή.

Το τιμολόγιο πρέπει να υπάρχει:

1. Όνομα εγγράφου.
2. Όνομα των υπηρεσιών (αγαθών, έργων) για τις οποίες πραγματοποιείται η πληρωμή.
3. Κόστος.
4. Συνολικό ποσό.
5. Λεπτομέρειες πληρωμής.

Προς το παρόν, ολόκληρη η λίστα των λογιστικών εγγράφων περιέχεται στο πρόγραμμα 1C, επομένως η επεξεργασία τους γίνεται αυτόματα.

Λάβετε υπόψη ότι το τιμολόγιο έχει μικρή αξία για τις ρυθμιστικές αρχές. Σε αυτό, ο πωλητής καθορίζει την καθορισμένη τιμή. Από τη θέση του λογιστή, το τιμολόγιο είναι το πιο σημαντικό πρωτογενές έγγραφο βάσει του οποίου σχηματίζονται οι λογιστικές εγγραφές.

Το Invoice λειτουργεί ως τύπος τιμολογίου. Αυτό το έγγραφο περιέχει μια ειδική γραμμή για τον καθορισμό των ποσών ΦΠΑ.

Τεκμηρίωση πληρωμής

Μπορείτε να επιβεβαιώσετε το γεγονός της πληρωμής με απόδειξη μετρητών ή άλλο παρόμοιο έγγραφο. Η πληρωμή επιβεβαιώνει το γεγονός της πληρωμής για την προμήθεια προϊόντων, υπηρεσιών, εργασίας. Ο συγκεκριμένος τύπος εγγράφου επιλέγεται ανάλογα με τη μέθοδοπληρωμή: μετρητά ή τραπεζικό έμβασμα.

Ένα από τα πιο δημοφιλή έγγραφα διακανονισμού είναι μια εντολή πληρωμής. Είναι εντολή από τον κάτοχο λογαριασμού για την τράπεζα να μεταφέρει χρήματα στον καθορισμένο λογαριασμό. Το έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά την πληρωμή υπηρεσιών, αγαθών, πληρωμής προκαταβολής, αποπληρωμής δανείου κ.λπ.

Σε περίπτωση κρατήσεων στον προϋπολογισμό, συμπληρώνεται το πεδίο 22 «Κωδικός». Στην εντολή πληρωμής, αυτή η στήλη υποδεικνύει το UIN (μοναδικό αναγνωριστικό). Χάρη σε αυτόν, η φορολογική αρχή αναγνωρίζει τον πληρωτή.

Το πεδίο "Κωδικός" στην εντολή πληρωμής μπορεί να συμπληρωθεί με διάφορους τρόπους. Εξαρτάται από το πώς ακριβώς εκπληρώνει η οντότητα την υποχρέωσή της έναντι του προϋπολογισμού: οικειοθελώς ή κατόπιν αιτήματος της ρυθμιστικής αρχής.

Δελτίο αποστολής

Το έντυπο TTN συντάσσεται από τον αποστολέα. Η φορτωτική αποτελεί τη βάση για τη μεταφορά των εμπορευμάτων στον παραλήπτη. Το έγγραφο συντάσσεται σε 4 αντίγραφα. Σύμφωνα με το TTN, ο πωλητής λαμβάνει υπόψη την πώληση και ο αγοραστής λαμβάνει την παράδοση των αγαθών.

Λάβετε υπόψη ότι το TTN συντάσσεται κατά τη μεταφορά εμπορευμάτων από τις δυνάμεις της εταιρείας. Εάν η μεταφορά πραγματοποιείται από τρίτη εταιρεία, εκδίδεται έντυπο 1-T.

Ένα άλλο σημαντικό σημείο: οι πληροφορίες στο TTN πρέπει να ταιριάζουν με τις πληροφορίες στο τιμολόγιο.

Πράξη ολοκληρωμένης εργασίας

Αυτό το έγγραφο συντάσσεται μεταξύ του πελάτη και του προμηθευτή. Η πράξη αποτελεί επιβεβαίωση της εκτέλεσης της εργασίας, της παροχής υπηρεσιών με συμφωνημένο κόστος εντός των όρων που καθορίζονται από τη συμφωνία. Με απλά λόγια, αυτόαναφορά του εργολάβου στον πελάτη.

Προς το παρόν, δεν έχει εγκριθεί μια ενοποιημένη μορφή της πράξης. Η εταιρεία έχει το δικαίωμα να αναπτύξει από μόνη της ένα έντυπο και να το διορθώσει στη λογιστική πολιτική.

Οι κύριες λεπτομέρειες της πράξης είναι:

1. Αριθμός και ημερομηνία εγγραφής στα λογιστικά βιβλία.
2. Ημερομηνία σύνταξης.
3. Λεπτομέρειες της σύμβασης σύμφωνα με την οποία σχηματίζεται η πράξη.
4. Διάρκεια, όγκος, κόστος εργασίας.
5. Λεπτομέρειες του λογαριασμού προς πληρωμή.
6. Όνομα πελάτη και εργολάβου.
7. Υπογραφές των μερών στη συναλλαγή.

Η πράξη συντάσσεται πάντα σε δύο αντίτυπα.

Φόρμα M-15

Αυτή η συντομογραφία χρησιμοποιείται για να αναφέρεται σε ένα τιμολόγιο για την έκδοση εξερχόμενων αγαθών. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό το έγγραφο δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά χρησιμοποιείται συχνά από επιχειρήσεις.

Τιμολόγιο για την αποδέσμευση υλικών στο πλάι εκδίδεται εάν είναι απαραίτητο να μεταφερθούν τιμαλφή από το κεντρικό (κεντρικό) γραφείο σε απομακρυσμένα τμήματα ή άλλες εταιρείες (εάν υπάρχει ειδική συμφωνία).

Κανόνες φόρμας M-15

Στο πρώτο μέρος της εργασίας, τοποθετείται ένας αριθμός, σύμφωνα με τη ροή εγγράφων της επιχείρησης. Εδώ θα πρέπει επίσης να αναφέρετε το πλήρες όνομα της εταιρείας και το OKPO.

Ο πρώτος πίνακας αντικατοπτρίζει την ημερομηνία του παραστατικού, τον κωδικό συναλλαγής (εάν χρησιμοποιείται το αντίστοιχο σύστημα), το όνομα της δομικής μονάδας, το πεδίο δραστηριότητας της επιχείρησης που εκδίδει το τιμολόγιο.

Ομοίωςαναφέρονται πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη και τον υπεύθυνο για την παράδοση. Ακολουθεί σύνδεσμος προς το έγγραφο σύμφωνα με το οποίο εκδίδεται το τιμολόγιο. Μπορεί να είναι ένα συμβόλαιο, μια παραγγελία κ.λπ.

Στον κύριο πίνακα, οι στήλες 1 και 2 υποδεικνύουν τον λογιστικό υπολογαριασμό και τον αναλυτικό λογιστικό κωδικό για όλα τα υλικά προς διαγραφή.

Στη συνέχεια, καταχωρούνται τα ακόλουθα δεδομένα στις στήλες 3-15:

• όνομα υλικών με μεμονωμένα χαρακτηριστικά, μάρκα, μέγεθος, ποιότητα;
• αριθμός μετοχών (εάν δεν υπάρχει, το κελί δεν έχει συμπληρωθεί);
• κωδικός μονάδας;
• όνομα μονάδας μέτρησης;
• ποσότητα αγαθών που μεταφέρθηκαν;
• πληροφορίες σχετικά με τα πραγματικά αντικείμενα που απελευθερώνονται από την αποθήκη (θα συμπληρωθούν από τον αποθηκευτή);
• συνολικό κόστος υλικών;
• τιμή χωρίς ΦΠΑ;
• Ποσό κατανεμημένο ΦΠΑ;
• συνολικό κόστος συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ;
• αριθμός αποθέματος υλικού;
• αριθμός διαβατηρίου (εάν υπάρχει);
• αριθμός εγγραφής σύμφωνα με την κάρτα λογαριασμού.

Το τιμολόγιο υπογράφεται από τον λογιστή, τον υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για την αποδέσμευση τιμαλφών από την αποθήκη και τον παραλήπτη.

Προηγμένες αναφορές στο "1C"

Ο σχηματισμός εγγράφων αναφοράς είναι μία από τις πιο συνηθισμένες ενέργειες ενός λογιστή. Πολλοί διακανονισμοί που πραγματοποιούνται σε μετρητά γίνονται με προκαταβολικά έγγραφα. Αυτά περιλαμβάνουν έξοδα ταξιδιού, οικιακές αγορές κ.λπ.

Συχνά, οι υπάλληλοι της επιχείρησης λαμβάνουν κεφάλαια από το ταμείο για τα έξοδα του νοικοκυριού. Αφού αποκτήσουν τα απαραίτητα τιμαλφή (για παράδειγμα, χαρτικά), οι υπάλληλοι αναφέρουν και παρέχουν δικαιολογητικά στο λογιστήριο.

Ο λογιστής, με τη σειρά του, πρέπει να καταγράψει όλα τα έξοδα στο λογιστικό σύστημα. Μπορείτε να ανοίξετε τις "Αναφορές εκ των προτέρων" στο "1C" στην ενότητα "Τράπεζα και ταμεία", υποενότητα "Ταμείο". Η εισαγωγή ενός νέου εγγράφου πραγματοποιείται με το κουμπί "Δημιουργία".

Στην κορυφή της φόρμας υποδεικνύονται:

1. Όνομα εταιρείας.
2. Αποθήκη όπου θα πιστωθούν πρόσφατα τιμαλφή.
3. Αναφορά υπαλλήλων για τα κεφάλαια που ελήφθησαν έναντι της αναφοράς.

Το έγγραφο περιέχει 5 σελιδοδείκτες. Στην ενότητα "Προκαταβολές", επιλέξτε το έγγραφο για το οποίο εκδόθηκαν τα κεφάλαια:

1. Έγγραφο χρημάτων.
2. Εντολή μετρητών.
3. Χρέωση από λογαριασμό.

Εάν τα αγαθά αγοράστηκαν με τα χρήματα που εκδόθηκαν, εμφανίζονται στην καρτέλα με το ίδιο όνομα. Στην ενότητα "Δοχείο", υποδείξτε πληροφορίες σχετικά με το επιστρεφόμενο δοχείο (για παράδειγμα, μπουκάλια νερού). Η καρτέλα "Πληρωμή" αντικατοπτρίζει πληροφορίες σχετικά με τα μετρητά που καταβλήθηκαν στους προμηθευτές για την αγορά ενός αντικειμένου ή που εκδόθηκαν έναντι μιας επερχόμενης παράδοσης.

Στην ενότητα "Άλλα", αναφέρονται δεδομένα για τα έξοδα ταξιδιού: μεροκάματο, κόστος καυσίμων, εισιτήρια κ.λπ.

Φόρμα "Καθολική"

Στη λίστα των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων υπάρχει ένα χαρτί που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διάφορες καταστάσεις. Χρησιμοποιείται στο σχηματισμό τόσο της λογιστικής όσο καιφορολογική αναφορά. Είναι για τη λογιστική. Το έντυπο απαιτείται, εάν είναι απαραίτητο, για τη διόρθωση του λάθους που έγινε. Επιπλέον, το έγγραφο απαιτείται κατά την εκτέλεση πράξεων που απαιτούν επεξηγήσεις, απεικόνιση του υπολογισμού, επιβεβαίωση συναλλαγών, εάν δεν υπάρχουν άλλα έγγραφα.

Nuance

Αξίζει να πούμε ότι μια επιχείρηση έχει το δικαίωμα να επιβεβαιώσει την ολοκλήρωση συναλλαγών που δεν απαιτούν την εκτέλεση τυπικών (τυποποιημένων, ενοποιημένων) εντύπων, όχι με τη βοήθεια πιστοποιητικού, αλλά μέσω πρωτογενούς λογιστικής που έχει αναπτυχθεί ανεξάρτητα έγγραφα. Η λίστα τους, ωστόσο, θα πρέπει να καθοριστεί στην οικονομική πολιτική της εταιρείας.

Κανόνες για τη σύνταξη πιστοποιητικού

Μία ενιαία φόρμα δεν έχει εγκριθεί για αυτό το έγγραφο. Κατά συνέπεια, οι ειδικοί μπορούν να το συντάξουν σε δωρεάν μορφή ή να χρησιμοποιήσουν πρότυπα που έχουν αναπτυχθεί στην επιχείρηση. Μεταξύ των υποχρεωτικών πληροφοριών που πρέπει να περιέχει το πιστοποιητικό, πρέπει να σημειωθεί:

1. Πληροφορίες για την επιχείρηση.
2. Ημερομηνία και λόγοι σύνταξης.
3. Κύρια λογιστικά έγγραφα και λογιστικά μητρώα, στα οποία επισυνάπτεται πιστοποιητικό.
4. Υπογραφή υπεύθυνου υπαλλήλου.

Μπορείτε να γράψετε σε ένα κανονικό λευκό φύλλο Α4 ή σε επιστολόχαρτο της εταιρείας.

Κατά τη μεταγλώττιση, πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί για να μην κάνετε λάθη. Όσο πιο λεπτομερής είναι η αναφορά, τόσο λιγότερες επιπλέον ερωτήσεις έχουν οι επιθεωρητές.

Το έγγραφο θα πρέπει, φυσικά, να περιέχει μόνο αξιόπιστες πληροφορίες. Εάν, κατά τη διάρκειαθα εντοπιστούν ορθογραφικά λάθη, είναι προτιμότερο να συντάξετε ξανά ένα πιστοποιητικό.

Λειτουργίες αποθήκευσης

Τα πάντα που σχετίζονται με πρωτογενή λογιστικά έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται στην επιχείρηση για τουλάχιστον 5 χρόνια. Ο υπολογισμός αυτής της περιόδου ξεκινά από την ημερομηνία λήξης της περιόδου αναφοράς κατά την οποία εκδόθηκαν τα χαρτιά.

Extra

Το Primary μπορεί να εκδοθεί σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Πρόσφατα, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις προτιμούν την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Αυτό είναι κατανοητό: χρειάζεται πολύ λιγότερος χρόνος για την επεξεργασία και αποστολή των εγγράφων.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα πρέπει να είναι πιστοποιημένα με ψηφιακή υπογραφή (βελτιωμένη ή κανονική - κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των αντισυμβαλλομένων).

Υπευθυνότητα

Η κύρια τεκμηρίωση είναι το πιο σημαντικό στοιχείο της επιχειρηματικής ζωής μιας επιχείρησης. Σε περίπτωση απουσίας του, η εταιρεία θα αντιμετωπίσει σοβαρές κυρώσεις από τις ρυθμιστικές αρχές. Επίσης, θα επιβληθούν κυρώσεις σε περίπτωση εντοπισμού σφαλμάτων στην κύρια τεκμηρίωση, ανακριβών στοιχείων.

Η παραβίαση των κανονισμών τιμωρείται όχι μόνο από τον Φορολογικό Κώδικα, αλλά και από τον Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων. Εάν υπάρχουν λόγοι, οι δράστες ενδέχεται επίσης να διωχθούν.

Συμπέρασμα

Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ποικιλία εγγράφων στις εργασίες μιας επιχείρησης. Ταυτόχρονα, ορισμένα από αυτά μπορεί να έχουν ενιαία μορφή και μερικά μπορεί να αναπτυχθούν ανεξάρτητα από την εταιρεία. Ανεξάρτητα από αυτό, ωστόσο, όλα τα απαιτούμενα στοιχεία πρέπει να υπάρχουν στα έγγραφα.

Ορισμένες επιχειρήσεις εξασκούν τη χρήση συνδυασμένων εγγράφων. Ομιλίαμιλάμε για ενιαία έντυπα, συμπληρωμένα σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων του οργανισμού.

Είναι σημαντικό να αντικατοπτρίζονται οι επιλεγμένοι τύποι κύριας τεκμηρίωσης στη λογιστική πολιτική της επιχείρησης. Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων της εταιρείας μπορεί να προκύψει η ανάγκη για νέα έγγραφα. Εάν έχουν αναπτυχθεί από την επιχείρηση, τότε θα πρέπει να αναφέρονται στη λογιστική πολιτική.

Λάβετε υπόψη ότι ο αντισυμβαλλόμενος μπορεί επίσης να αναπτύξει ανεξάρτητα ορισμένες μορφές τίτλων. Είναι απαραίτητο να αναφέρεται στην οικονομική πολιτική ότι η εταιρεία αποδέχεται τέτοια έγγραφα από αντισυμβαλλόμενους.

Για την καταγραφή πολλών συναλλαγών, οι οργανισμοί δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούν ενοποιημένες μορφές κύριας τεκμηρίωσης. Ωστόσο, αν μιλάμε για συναλλαγές με μετρητά, τότε αυτές εκτελούνται αποκλειστικά με εγκεκριμένες εντολές και άλλα παραστατικά πληρωμής.