Οργάνωση διαχείρισης επιχειρήσεων: λειτουργίες, μέθοδοι και στόχοι

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Η επιχείρηση επηρεάζεται από πολλούς παράγοντες: τον ανταγωνισμό σε συνεχείς δραστηριότητες, την οικονομική κατάσταση του πληθυσμού, την ποιότητα των προσφερόμενων αγαθών και υπηρεσιών, την τοποθεσία της εταιρείας και την απόστασή της από τα σημεία πώλησης κ.λπ. Αλλά ίσως το πιο σημαντικό πράγμα από το οποίο εξαρτάται η επιτυχία της εταιρείας είναι η οργάνωση της διοίκησης επιχειρήσεων. Πολλά εξαρτώνται από αυτόν τον παράγοντα. Αν όχι όλα. Με λάθος διαχείριση, ακόμα και το καλύτερο προϊόν είτε δεν θα γίνει στον απαιτούμενο όγκο είτε θα χάσει τις προθεσμίες εκτέλεσης. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε τους κύριους οργανισμούς διαχείρισης επιχειρήσεων και θα αναλύσουμε τα λάθη που δεν πρέπει να γίνουν.

Η ουσία της διαδικασίας διαχείρισης του οργανισμού

Η οργάνωση της διοίκησης επιχειρήσεων είναι μια σκόπιμη και ελεγχόμενη δραστηριότητα, η οποία είναι ένας συνδυασμός διαφόρων μεθόδων παρακίνησης και ελέγχου της εργασίας μιας ομάδας για την επίτευξη του καθορισμένου στόχου (αυτό περιλαμβάνει τόσο τον παγκόσμιο στόχο του οργανισμού όσο και σύντομο -προθεσμίες, όπως η αύξηση της αγοράς πωλήσεων,βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων, βελτίωση της αποτελεσματικότητας των πωλήσεων, και ούτω καθεξής).

Η οργάνωση της δομής διαχείρισης της επιχείρησης χωρίζεται σε τμήματα διαχείρισης και διαχείρισης, όπου ο διευθυντής είναι η διεύθυνση, ο διευθυντής και το τμήμα πληροφοριών (ονομάζεται επίσης διοικητικός και διαχειριστικός μηχανισμός) και η διαχείριση είναι τα οργανωτικά τμήματα εμπλέκονται στην παραγωγική διαδικασία. Η επιτυχία του οργανισμού θα έγκειται στον σωστό συντονισμό και των δύο στοιχείων.

Στόχοι του συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων

Για να κατανοήσουμε το ζήτημα της οργάνωσης ενός συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων, είναι απαραίτητο να προσδιορίσουμε τους στόχους του. Μπορεί να είναι διαφορετικά, αλλά συνδυάζονται σε τέσσερα κύρια μπλοκ:

• Οικονομικό - με στόχο την αύξηση των πωλήσεων και την αύξηση των κερδών της επιχείρησης.
• Παραγωγή-εμπορική - η εκπλήρωση δεδομένου όγκου παραγωγής και πωλήσεων του προϊόντος, με στόχο τη διασφάλιση του οικονομικού στόχου, των συμβατικών υποχρεώσεων κ.λπ.
• Επιστημονική και τεχνική - με στόχο την απόκτηση των απαραίτητων τεχνικών χαρακτηριστικών του προϊόντος, με στόχο τη βελτίωση της ποιότητας, καθώς και την αύξηση της παραγωγικότητας ως αποτέλεσμα της τεχνολογικής βελτίωσης.
• Κοινωνικά - με στόχο την κάλυψη των αναγκών του εκτελεστικού προσωπικού.

Ο οικονομικός στόχος είναι κυρίαρχος, ενώ οι άλλοι τρεις λειτουργούν γι' αυτόν, αλληλοσυμπληρώνονται. Συνήθως η επιχείρηση εργάζεται ταυτόχρονα σε καθένα από αυτά, φυσικά, κατανέμοντας τις ευθύνες μεταξύπροϊστάμενοι διαφορετικών τμημάτων. Δείκτης επιτυχημένης εργασίας για την υλοποίηση των στόχων του οργανισμού θα είναι η αύξηση των πωλήσεων και η αύξηση του συνολικού κέρδους της εταιρείας, δηλαδή η εκπλήρωση του οικονομικού της στόχου.

Λειτουργίες του συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων

Ο διαχωρισμός και η εξειδίκευση της διοίκησης και των δραστηριοτήτων της ονομάζονται από τον οργανισμό λειτουργίες της διοίκησης επιχειρήσεων. Σύμφωνα με την αρχή του μακροπρόθεσμου, υπάρχουν βασικές και συγκεκριμένες λειτουργίες διαχείρισης. Οι κύριες (είναι επίσης μόνιμες) λειτουργίες είναι ο προγραμματισμός, η οργάνωση, η παρακίνηση και ο έλεγχος.

• Ο προγραμματισμός στοχεύει στον προσδιορισμό των προοπτικών για την ανάπτυξη της οικονομίας, στην πρόβλεψη της μελλοντικής της κατάστασης και στον προσδιορισμό του ρόλου της επιχείρησης στην εικόνα που προκύπτει. Με βάση τα αποτελέσματα που προέκυψαν, καταρτίζεται ένα περαιτέρω σχέδιο δράσης. Ο προγραμματισμός περιλαμβάνει πολλά διαδοχικά στάδια: μια ιδέα (θεωρητική βάση, μια ιδέα), μια πρόβλεψη (πρόβλεψη επιχειρηματικών ευκαιριών με επιστημονική αιτιολόγηση), ένα πρόγραμμα (τελικός σχηματισμός περαιτέρω δραστηριοτήτων με υπολογισμό των πόρων που απαιτούνται για την υλοποίηση).
• Ο οργανισμός στοχεύει στη διαμόρφωση ηγεσίας, ρύθμιση των σχέσεων μεταξύ των συστημάτων διαχείρισης και διαχείρισης, βελτιώνει επίσης την αποτελεσματικότητα όλων των άλλων λειτουργιών λόγω του γεγονότος ότι δημιουργεί ένα σαφές σύστημα διευθυντών και διασφαλίζει την επιτυχία τους αλληλεπίδραση.
• Το κίνητρο βοηθά στην εύρεση των λόγων που βοηθούν την ομάδα να επιτύχει τα καθήκοντα που της έχουν ανατεθεί, τους παρέχει, διεγείροντας έτσι την αποτελεσματική δραστηριότητα.
• Έλεγχος - το τελικό στάδιο, το οποίο διεξάγει την παρατήρηση με σκοπό την επαλήθευση. Το κύριο καθήκον αυτής της συνάρτησης είναι να διορθώσει τη στρατηγική που δημιουργήθηκε. Ο Έλεγχος καθορίζει ρυθμιστικούς δείκτες, στη συνέχεια μετρά και τους αναλύει, μετά τον οποίο καθορίζει ενέργειες που συμβάλλουν στη βελτίωση αυτών των δεικτών. Οι συστάσεις μπορεί να είναι διαφορετικές: αναθεώρηση στόχων, ανακατανομή εργασιών, προσέλκυση προσωπικού, βελτίωση της οργάνωσης της διαχείρισης της επιχείρησης.

Οι συγκεκριμένες λειτουργίες επηρεάζουν έναν συγκεκριμένο τομέα δραστηριότητας και οφείλονται στον διαχωρισμό της δομής διαχείρισης. Το αντικείμενο της λειτουργίας λαμβάνεται ως ξεχωριστός σύνδεσμος, για παράδειγμα, μάρκετινγκ, τμήμα πωλήσεων, σύστημα διαχείρισης. Συνήθως είναι βραχυπρόθεσμα και εστιάζουν στην περιοχή που δεν παρουσιάζει ικανοποιητικά αποτελέσματα στο στάδιο ελέγχου.

Δομές διαχείρισης επιχειρήσεων

Με βάση τις καθορισμένες λειτουργίες, η επιτυχής εκτέλεση των οποίων απαιτεί διαφορετικές ικανότητες, διαμορφώνεται η σύνθεση της διοίκησης, η οποία μπορεί να είναι ένα άτομο, ένα τμήμα ή ένα τμήμα διευθυντών. Η οργάνωση ενός συστήματος διαχείρισης επιχείρησης συνεπάγεται την επιλογή της καταλληλότερης επιλογής. Με βάση την ποσότητα της απαραίτητης εξουσίας, διακρίνονται έξι δομές διαχείρισης:

• Γραμμικό. Σε μια τέτοια δομή, η διαχείριση πραγματοποιείται από το αφεντικό στον υφιστάμενο κατά μήκος της ιεραρχίας. Μια σημαντική απόχρωση είναι ότι οι παραγγελίες προέρχονται από ένα μόνο άτομο. Είναι πολύ σημαντικό να επιλέξετε τον βέλτιστο αριθμό εργαζομένων για έναν διευθυντή, θα εξαρτηθεί από αυτόαποδοτικότητα. Ένα τέτοιο σύστημα έχει τα μειονεκτήματά του, για παράδειγμα, μια πολύπλοκη διαδικασία λήψης αποφάσεων - για να λάβει έγκριση για οποιαδήποτε ενέργεια, ένας υφιστάμενος πρέπει να στραφεί σε όλους εκείνους που βρίσκονται υψηλότερα στην ιεραρχία, με αποτέλεσμα να υπάρχει αργή αντίδραση στην σχέση ακόμη και με τα πιο σημαντικά ζητήματα, καθώς και η διαφθορά και η ίντριγκα είναι επίσης αχαλίνωτες.
• Λειτουργικό. Σε έναν τέτοιο οργανισμό διαχείρισης επιχειρήσεων, λειτουργίες κοινές σε πολλά τμήματα μεταφέρονται σε ένα τμήμα ή σε ένα άτομο που εκτελεί εντολές από πολλά αφεντικά. Το πλεονέκτημα της δομής είναι η πλήρης εξάλειψη του διπλασιασμού της εργασίας του ερμηνευτή, το μείον είναι η έλλειψη ενότητας παραγγελιών, η οποία, καθώς αυξάνεται η πολυπλοκότητα, μπορεί να επιβραδύνει τη ροή εργασίας.
• Γραμμικό-λειτουργικό. Αυτή η δομή συνδυάζει τα δύο προηγούμενα: οι αποφάσεις αναπτύσσονται από ειδικευμένους ειδικούς, μετά από τις οποίες δίνονται εντολές κάτω από την ιεραρχία.
• Στόχευση προγράμματος. Με μια τέτοια διαχείριση της οργάνωσης της εργασίας στην επιχείρηση, κατανέμονται οι ηγέτες κάθε μεμονωμένου έργου, μετά από το οποίο δίνουν εντολές που στοχεύουν στην επίτευξη μεμονωμένων στόχων της εταιρείας. Ο διευθυντής λαμβάνει καθήκοντα από τον διευθυντή ή τον αναπληρωτή του, ενώ έχει ένα επιτελείο υπαλλήλων που υπάγεται σε αυτόν. Με την πάροδο του χρόνου, αυτά τα τμήματα συχνά εξελίσσονται σε ανεξάρτητες εσωτερικές εταιρείες.
• Matrix. Μια τέτοια δομή συνδυάζει ταυτόχρονα μια γραμμική, στοχευμένη στο πρόγραμμα και λειτουργική οργάνωση.
• Η διάρθρωση του τμήματος συνδυάζει αρχές προϊόντων και περιφερειακών αρχών. Τα θεμελιώδη μέρη εδώ θα είναι τμήματα προικισμένα μεμια ορισμένη ανεξαρτησία, που συνάπτουν συμβατικές σχέσεις μεταξύ τους και χρηματοδοτούνται ανεξάρτητα μέσω του κέρδους. Ταυτόχρονα, η διοίκηση λαμβάνει αποφάσεις μακροπρόθεσμα.

Κοινωνικά πρότυπα που επηρεάζουν την επιλογή της δομής διαχείρισης της επιχείρησης

Η οργάνωση της δομής διαχείρισης της επιχείρησης θα πρέπει να επιλέγεται από ορισμένα κοινωνικά πρότυπα που έχουν αντίκτυπο στην πορεία των δραστηριοτήτων της εταιρείας στο σύνολό της. Αυτοί οι νόμοι περιλαμβάνουν:

• Ο τεχνικός και οικονομικός νόμος, που αποκαλύπτει την ουσία της τεχνικής πλευράς της παραγωγής, αντανακλά τη σχέση του ανθρώπου με την τεχνολογία και τη φύση.
• Κοινωνικοί και κοινωνικοοικονομικοί νόμοι που δείχνουν την ουσία της σχέσης μεταξύ των επιμέρους τάξεων.
• Νομικά.
• Κοινωνιοψυχολογικοί νόμοι που δείχνουν την ουσία της σχέσης μεταξύ των εργαζομένων και ολόκληρων τμημάτων της εταιρείας, την αλληλεπίδρασή τους μεταξύ τους.

Η αρχή της αποτελεσματικής κατασκευής της δομής διαχείρισης της επιχείρησης

Η επιτυχής οργάνωση της διοίκησης επιχειρήσεων ξεκινά με ορισμένους κανόνες κατασκευής, αρχές στις οποίες πρέπει να βασίζεστε κατά την επιλογή της δομής και των μεθόδων διαχείρισης. Πρώτον, δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι η κύρια πηγή αύξησης της παραγωγικότητας είναι πάντα ένα άτομο, επομένως, με βάση τις ψυχολογικές και κοινωνικές του ιδιότητες, θα πρέπει να καταρτιστεί ένα αποτελεσματικό πρόγραμμα εργασίας της εταιρείας. Επιπλέον, εάν παρέχετε σε υπαλλήλους ή τμήματα κάποιααυτονομία, η αποτελεσματικότητά τους θα αυξηθεί σημαντικά. Ωστόσο, η ελευθερία των εργαζομένων πρέπει να συνδυάζεται με συγκεντρωτισμό και να αφήνει τους βασικούς στόχους στους εργαζόμενους - πρότυπα ποιότητας, πολιτική της εταιρείας.

Η επόμενη αρχή είναι ότι ο σχεδιασμός πρέπει πάντα να έχει μακροπρόθεσμη προοπτική και να βασίζεται σε μια συνεχώς μεταβαλλόμενη αγορά. Η εταιρεία πρέπει επίσης να είναι έτοιμη να επεκτείνει το προσωπικό εάν χρειαστεί. Όταν επιλέγετε ένα σύστημα διαχείρισης, είναι απαραίτητο να εστιάσετε στις πιο απλές και κατανοητές μορφές, να μην περιπλέκετε τη διαδικασία διαχείρισης. Και φυσικά, μην ξεχνάτε τα συμφέροντα των καταναλωτών.

Μέθοδοι συστήματος διαχείρισης επιχειρήσεων

Μια μέθοδος διαχείρισης είναι ένας τρόπος επηρεασμού των εργαζομένων και της ομάδας στο σύνολό της, σκοπός της οποίας είναι να διασφαλιστεί ο συντονισμός της εργασίας τους για την επίτευξη των απαραίτητων αποτελεσμάτων. Σύμφωνα με το περιεχόμενο, οι μέθοδοι οργάνωσης της διαχείρισης επιχειρήσεων χωρίζονται σε τρεις μεγάλες ομάδες:

• Οι διοικητικές μέθοδοι βασίζονται στην υποταγή των εργαζομένων στην ιεραρχία και διακρίνονται, με τη σειρά τους, σε οργανωτικές και διευθυντικές. Τα πρώτα καλύπτουν ολόκληρες δομές διαχείρισης και δίνουν σαφή κατανομή των ευθυνών, εμφανίζονται στις γενικές οδηγίες και κανόνες της επιχείρησης. Τα τελευταία αποτελούν μια άμεση απάντηση και εμφανίζονται με τη μορφή παραγγελιών.
• Οι οικονομικές μέθοδοι βασίζονται στο ενδιαφέρον για τα αποτελέσματα της παραγωγής και στοχεύουν στην ενθάρρυνση των εργαζομένων να επιτύχουν τους στόχους που τους έχει θέσει η διοίκηση. Αυτό περιλαμβάνει χρηματικά κίνητρα για τους εργαζόμενους με τη μορφή μπόνους, καθώς και υλικάευθύνη για την εργασία που εκτελείται.
• Οι κοινωνικο-ψυχολογικές μέθοδοι βασίζονται στην ψυχολογική κατάσταση των εργαζομένων και περιλαμβάνουν ποικίλο εκπαιδευτικό και εκπαιδευτικό έργο, τη δημιουργία ευνοϊκού περιβάλλοντος εργασίας και τη διευθέτηση κοινωνικών δεσμών στην ομάδα, τη συμμετοχή των εργαζομένων στη διοίκηση.

Σύνθεση της ηγεσίας του οργανισμού

Η οργάνωση της διαχείρισης προσωπικού στην επιχείρηση πραγματοποιείται με τη βοήθεια ανώτερων στελεχών που διορίζονται από τον ιδιοκτήτη της εταιρείας ή το συμβούλιο των ιδρυτών. Ο μηχανισμός διαχείρισης πρέπει να περιλαμβάνει τέσσερις τομείς: γενικό, τεχνικό, οικονομικό και επιχειρησιακό.

Η γενική διοίκηση ενώνει όλους τους διευθυντές γραμμής και ηγείται του διευθυντή της επιχείρησης, ο οποίος, με τη σειρά του, βασίζεται σε αναπληρωτές και βοηθούς. Επικεφαλής της τεχνικής διεύθυνσης είναι ο αρχιμηχανικός του οργανισμού, ο οποίος είναι συνήθως ο πρώτος αναπληρωτής διευθυντής της επιχείρησης. Ωστόσο, το κύριο καθήκον της είναι η διαχείριση του ερευνητικού έργου. Επικεφαλής της οικονομικής υπηρεσίας είναι ο προϊστάμενος λογιστής, ο οποίος υπάγεται στο τμήμα προγραμματισμού και οικονομίας, στο τμήμα εργασίας, στο λογιστήριο, στο τμήμα logistics, στο οικονομικό τμήμα και στο τμήμα μάρκετινγκ.

Η υπηρεσία επιχειρησιακής διαχείρισης αποτελείται από ένα τμήμα παραγωγής και αποστολής και ένα γραφείο σχεδιασμού και αποστολής. Προϊστάμενος της επιχειρησιακής υπηρεσίας ορίζεται ο αποστολέας σε υπηρεσία.

Περαιτέρω διαχείριση καθορίζεται με βάση τους όγκους παραγωγής και περιλαμβάνει διευθυντές καταστημάτων, εργοδηγούς.

Συνεργασία με το προσωπικό της επιχείρησης

Είναι απαραίτητο να αναλυθεί λεπτομερέστερα η εργασία με το προσωπικό της επιχείρησης. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ένα άτομο είναι ο κύριος πόρος ενός οργανισμού, επομένως, πρέπει να του δοθεί η μέγιστη προσοχή.

Η εργασία με το προσωπικό ξεκινά με την προσαρμογή. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την πρακτική εξοικείωση των ανθρώπων με τις ευθύνες τους, τη σαφή κοινοποίηση σε αυτούς όλων των απαραίτητων πληροφοριών, κανόνων και κανονισμών της επιχείρησης, τους στόχους της, καθώς και τη δημιουργία διαπροσωπικών σχέσεων μεταξύ των εργαζομένων.

Δεν πρέπει να ξεχνάμε την ανάπτυξη του προσωπικού, βελτιώνοντας τον επαγγελματισμό τους. Όλα ξεκινούν με την κατανόηση των εργαζομένων σχετικά με την ανάγκη για συνεχή εκπαίδευση και αυτο-ανάπτυξη, επίγνωση του ρόλου τους στην ομάδα και αυξημένη ευθύνη για τα αποτελέσματά τους. Για τους σκοπούς αυτούς πραγματοποιούνται εκπαιδευτικές εκδηλώσεις και επιμορφώσεις. Η ανάπτυξη βασίζεται στη μάθηση, η οποία πρέπει να διαχειρίζεται και να χρηματοδοτείται από τον οργανισμό. Ένα σημαντικό πλεονέκτημα για τους υπαλλήλους θα είναι η ευκαιρία για ανάπτυξη σταδιοδρομίας με προηγμένη εκπαίδευση.

Η ανάλυση της οργάνωσης της διοίκησης επιχειρήσεων καθιστά σαφές τον υψηλό ρόλο της παρακίνησης του προσωπικού. Το κίνητρο είναι μια διαδικασία ενθάρρυνσης των εργαζομένων να εργαστούν αποτελεσματικά και βασίζεται σε διοικητικές, οικονομικές και κοινωνικο-ψυχολογικές μεθόδους επιρροής. Η δομή οποιουδήποτε από τα κίνητρα αποτελείται από τρία κύρια μέρη: τον προσδιορισμό της ανάγκης των εργαζομένων, την ανταμοιβή που μπορεί να λάβει ο εργαζόμενος και την ανάθεση της ενέργειας που απαιτείται για την ικανοποίηση της ανάγκης.

Για τους σκοπούς της παρακίνησης του προσωπικού, όπωςανάγκες, όπως φυσιολογικές, κοινωνικές, ψυχολογικές, η αναγνώριση από την κοινωνία της προσωπικότητάς του, η ανάγκη για αυτοέκφραση, η συμμετοχή σε μια καλή δουλειά και άλλες.

Συμπέρασμα

Οργάνωση σχεδιασμού διαχείρισης επιχειρήσεων είναι μια πολύπλοκη και πολύπλευρη διαδικασία που χρειάζεται εξειδικευμένη ανάπτυξη από επαγγελματίες. Με την ανάπτυξη της εταιρείας, υπάρχει μια τάση να περιπλέκεται η οργανωτική και διοικητική δομή, αυξάνοντας την κλίμακα της. Ο κύριος στόχος κάθε επιχείρησης είναι η εφαρμογή των καθορισμένων προτύπων, για τα οποία είναι απαραίτητο να φέρει το επίπεδο πειθαρχίας στο απαιτούμενο επίπεδο. Για να γίνει αυτό, κάθε εταιρεία επιλέγει τις καταλληλότερες μεθόδους επιρροής και διαχείρισης για τη δομή της.

Οικονομία και η διαχείριση επιχειρήσεων συνδέονται στενά. Με τη σωστή προσέγγιση στην επιλογή της διοίκησης της εταιρείας, τη συνεργασία με τους υπαλλήλους, τις μεθόδους τόνωσης του προσωπικού για την επίτευξη των επιθυμητών αποτελεσμάτων, η εταιρεία θα αναπτύξει και θα αυξήσει τα κέρδη της. Με μια λανθασμένη προσέγγιση, όλα θα είναι ακριβώς το αντίθετο. Γι' αυτό ο οργανισμός διαχείρισης θα πρέπει να δίνει τη μέγιστη προσοχή και να αναλύει περιοδικά τα αποτελέσματα των δραστηριοτήτων διαχείρισης.