Δείγμα ρύθμισης αλληλεπίδρασης μεταξύ τμημάτων, παραδείγματα

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Κάθε επιχείρηση διαθέτει τοπικά έγγραφα που ρυθμίζουν τις δραστηριότητές της. Ένα από τα πιο σημαντικά είναι η ρύθμιση της αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων (ένα δείγμα εγγράφου θα περιγραφεί παρακάτω). Για τον επικεφαλής του οργανισμού, είναι ένα αποτελεσματικό εργαλείο διαχείρισης. Ας εξετάσουμε λεπτομερώς ένα δείγμα κανονισμού αλληλεπίδρασης μεταξύ τμημάτων.

Απαιτήσεις

Ποιος πρέπει να είναι ο κανονισμός; Η αλληλεπίδραση μεταξύ των τμημάτων λογιστικής και οικονομικής υπηρεσίας, των υπαλλήλων προσωπικού και της μονάδας διακανονισμού και προγραμματισμού, άλλων δομικών μονάδων της επιχείρησης είναι αναπόφευκτη στη διαδικασία της δραστηριότητας. Παράλληλα, η επαφή των εργαζομένων θα πρέπει να διασφαλίζει την υλοποίηση των καθηκόντων που έχουν τεθεί στο συντομότερο δυνατό χρόνο. Ένα δείγμα της ρύθμισης της αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων, πρώτα απ 'όλα, θα πρέπει να είναι διαθέσιμο στους ερμηνευτές. Εάν ο υπεύθυνος για την ανάπτυξή του γράψει όλες τις διατάξεις, αλλά οι υφιστάμενοι δεν μπορούν να καταλάβουν τίποτα, δεν θα υπάρχει νόημα στο έγγραφο. Από αυτή την άποψη, τη διαμόρφωση ενός δείγματος κανονισμούαλληλεπιδράσεις μεταξύ των τμημάτων, τρεις βασικές αρχές πρέπει να ληφθούν υπόψη:

1. Το έγγραφο συντάσσεται με βάση το μοντέλο επιχειρηματικής διαδικασίας. Η ποιότητα των κανονισμών θα εξαρτηθεί άμεσα από την πληρότητα του συστήματος.
2. Η δομή του εγγράφου καθορίζεται από το μοντέλο διαδικασίας. Όλα τα σημεία του προγράμματος πρέπει να υπάρχουν στους κανονισμούς.
3. Η παρουσίαση των πληροφοριών πραγματοποιείται σε επίσημη, στεγνή γλώσσα. Συνιστάται η χρήση σύντομων απλών προτάσεων στο κείμενο του εγγράφου. Οι διατάξεις θα πρέπει να διατυπώνονται με σαφήνεια. Όλες οι συντμήσεις και οι όροι πρέπει να είναι γραμμένες.

Στόχοι

Δείγμα ρύθμισης αλληλεπίδρασης μεταξύ τμημάτων παρέχει:

1. Εγκατάσταση και τήρηση τάξης στην προετοιμασία της τεκμηρίωσης, αποτελεσματική επαφή μεταξύ των δομικών μονάδων.
2. Πρόληψη καταστάσεων σύγκρουσης στην ομάδα. Εάν τα προγράμματα αλληλεπίδρασης για την εργασία έχουν καθοριστεί εκ των προτέρων, το μερίδιο συμμετοχής του ενός ή του άλλου υπαλλήλου στις διαδικασίες, δεν θα προκύψουν διαφωνίες.
3. Γρήγορη είσοδος στην ομάδα των νεοφερμένων. Ο κανονισμός βοηθά στην κατανόηση της δομής των αλληλεπιδράσεων, υποδεικνύει ποια έγγραφα θα χρησιμοποιήσει ο υπάλληλος, με ποιες υπηρεσίες θα επικοινωνήσει.
4. Έλεγχος πειθαρχίας.
5. Ταχύτερη μεταφορά υποθέσεων σε άλλον υπάλληλο (όταν φεύγεις ή πηγαίνεις διακοπές).
6. Πρόληψη απώλειας οικονομικών, ανθρώπινων και χρονικών πόρων.

Δομή

Ποια είναι η ρύθμιση της αλληλεπίδρασης μεταξύτα τμήματα μπορούν να θεωρηθούν σωστά καταρτισμένα; Συνήθως, ένα έγγραφο περιλαμβάνει τις ακόλουθες ενότητες:

1. Γενικές διατάξεις.
2. Ορισμοί, όροι και συντομογραφίες.
3. Περιγραφές διεργασιών.
4. Υπευθυνότητα.
5. Έλεγχος.

Οι νομοθετικές πράξεις, οι GOST και άλλα έγγραφα μπορούν να χρησιμεύσουν ως πηγές ορισμών. Οι τελευταίες, ειδικότερα, περιλαμβάνουν Διαταγές υπουργείων, υπηρεσιών, κυβερνητικών διαταγμάτων. Παράλληλα, στους κανονισμούς αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων θα πρέπει να περιλαμβάνονται παραπομπές σε κανονιστικά έγγραφα, οι διατάξεις των οποίων χρησιμοποιήθηκαν. Το δείγμα για τις εγκαταστάσεις υγείας, ειδικότερα, περιέχει ενδείξεις των Διαταγών του Υπουργείου Υγείας και Κοινωνικής Ανάπτυξης, του Υπουργείου Υγείας της περιφέρειας.

Αίτηση

Συνήθως περιέχει ένα γραφικό μοντέλο της επιχειρηματικής διαδικασίας. Απεικονίζεται ως ένα διάγραμμα που αποτελείται από πολλά μπλοκ. Η γραφική εικόνα μπορεί να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας προϊόντα λογισμικού υπολογιστή. Τα συστήματα αντικατοπτρίζουν μια συγκεκριμένη διαδικασία για την εκτέλεση ορισμένων εργασιών. Η οπτικοποίηση είναι πιο βολική από το κείμενο. Το διάγραμμα δείχνει ξεκάθαρα την αρχή της διαδικασίας και κάθε στάδιο, τη σχέση μεταξύ τους και το τελικό αποτέλεσμα. Αυτό το μοντέλο χρησιμοποιείται συχνά από τους προγραμματιστές των κανονισμών για την αλληλεπίδραση μεταξύ των τμημάτων της εταιρείας σύμφωνα με το 223-FZ. Το σχήμα επισημαίνει βασικές παραμέτρους όπως εκροές και εισροές, συμμετέχοντες και πελάτες. Εάν ένας αρχάριος εξοικειωθεί με ένα τέτοιο μοντέλο, θα καταλάβει αμέσως τις ιδιαιτερότητες της διαδικασίας και θα είναι έτοιμος να εφαρμόσει μια συγκεκριμένη εργασία.

Οδηγίες

Στο πρώτο στάδιο, πρέπει να προσδιορίσετε το θέμα του εγγράφου και τα αρμόδια πρόσωπα, δηλαδή ποιοισυντάσσει και ποιους κανονισμούς. Η αλληλεπίδραση μεταξύ των λογιστικών τμημάτων, ειδικότερα, πραγματοποιείται σύμφωνα με ένα σαφές σχέδιο, που κατοχυρώνεται στη νομοθεσία. Σε αυτή τη δομική μονάδα, υπάρχει πάντα το πιο σημαντικό άτομο υπεύθυνο για τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις αναφοράς. Μπορεί να γίνει ο υπεύθυνος για την κατάρτιση των κανονισμών για την αλληλεπίδραση μεταξύ των τμημάτων. Ένα δείγμα εγγράφου θα πρέπει να συζητηθεί από όλους τους εργαζόμενους. Για αυτό διοργανώνεται γενική συνέλευση. Εάν το έγγραφο ρυθμίζει μια διαδικασία κατά την οποία τα συμφέροντα περισσότερων από δύο τμημάτων συγκρούονται, τότε είναι σημαντικό να εμπλακούν βασικοί υπάλληλοι στη συζήτηση. Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την ανάπτυξη θα πρέπει να εξηγήσει στους συναδέλφους τη σημασία της εφαρμογής των κανόνων.

Περιγραφή διεργασιών

Ο όγκος του θα εξαρτηθεί από την πολυπλοκότητα της αλληλεπίδρασης. Εάν η διαδικασία είναι απλή και ο υπεύθυνος για αυτήν υπάλληλος κατανοεί καλά όλα τα στάδια υλοποίησης, τότε ο ίδιος μπορεί να καταρτίσει ένα σχέδιο εργασίας με άλλες δομικές μονάδες. Μετά από αυτό, θα πρέπει να συζητήσει το έγγραφο με τους υπόλοιπους συμμετέχοντες. Εάν η επιχειρηματική διαδικασία είναι πολύπλοκη, τότε κάθε εργαζόμενος αναπτύσσει το δικό του μέρος του μοντέλου. Μετά από αυτό, όλα τα έργα συγκεντρώνονται και συζητούνται. Κατά την εξοικείωση με το βασικό έγγραφο, όλοι οι ενδιαφερόμενοι υπάλληλοι μπορούν να προτείνουν ορισμένες διορθώσεις και προσθήκες. Μετά από αυτό, οι κανόνες αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων της εταιρείας μεταφέρονται στον επικεφαλής.

Δήλωση

Μπορεί να γίνει απευθείας. Σε αυτή την περίπτωση, ο ίδιος ο επικεφαλής υπογράφει τους κανόνες αλληλεπίδρασης μεταξύτμήματα της εταιρείας. Ένα δείγμα εγγράφου μπορεί επίσης να εγκριθεί έμμεσα. Σε αυτή την περίπτωση, ο αρχηγός εκδίδει εντολή. Τα στοιχεία εγγραφής της διοικητικής πράξης καταχωρούνται στη σφραγίδα έγκρισης.

Οι ιδιαιτερότητες της εργασίας του υπεύθυνου προσώπου

Σε ορισμένους οργανισμούς, η θέση ενός διαχειριστή ποιότητας παρέχεται στο κράτος. Στην πράξη, έχουν αναπτυχθεί ορισμένα στάδια προετοιμασίας εγγράφων. Πρέπει να τηρούνται από τον διευθυντή που καταρτίζει τους κανόνες αλληλεπίδρασης μεταξύ των τμημάτων. Παράδειγμα βασικών βημάτων:

1. Ορισμός διεργασιών.
2. Δημιουργία γραφήματος.
3. Λεπτομερής περιγραφή.
4. Σύνθεση κειμένου.

Υπεύθυνος ειδικός μελετά το ωράριο των εργαζομένων σε διάφορα τμήματα. Αυτό είναι απαραίτητο για τη σύνταξη μιας περιγραφής τυπικών καταστάσεων που περιλαμβάνονται στους κανονισμούς για την αλληλεπίδραση μεταξύ των τμημάτων. Παράδειγμα: "Το πρατήριο βενζίνης ελέγχεται με τη χρήση τεχνικών μέσων όπως… Μια αναφορά δημιουργείται μετά την ολοκλήρωση της επιθεώρησης."

Ορισμός του τελικού στόχου

Ο υπεύθυνος για την κατάρτιση των κανονισμών πρέπει να έχει ιδέα για όλες τις διαδικασίες, να γνωρίζει τα καθήκοντα των εργαζομένων, να έχει τα κατάλληλα προσόντα και το επίπεδο επαγγελματισμού. Ο σκοπός του εγγράφου πρέπει να είναι σαφής στους εργαζόμενους. Διαφορετικά, η εφαρμογή των κανονισμών θα επιβαρύνει επιπλέον τους εργαζόμενους.

Βελτιστοποίηση και σχεδίαση

Ολοκληρωμένη μελέτη των διαδικασιών που λαμβάνουν χώρα στην επιχείρηση, σας επιτρέπει να προσδιορίσετεαδύναμα σημεία. Η ανάλυση καταστάσεων, αποτελεσμάτων, λειτουργιών καθιστά δυνατή τη βελτιστοποίηση των δραστηριοτήτων. Αυτό, με τη σειρά του, μας επιτρέπει να διαμορφώσουμε διάφορα σενάρια για περαιτέρω ανάπτυξη. Έτσι, η επιχείρηση μπορεί να αφήσει τα πάντα ως έχουν, να δημιουργήσει ένα νέο μοντέλο εργασίας ή να διορθώσει το παλιό.

Nuances

Είναι σημαντικό κάθε εργαζόμενος να κατανοεί ξεκάθαρα τι πρέπει να κάνει και πώς τα αποτελέσματα που θα επιτευχθούν θα επηρεάσουν τα κέρδη του. Γι' αυτό είναι απαραίτητο να συζητηθεί ο κανονισμός πριν από την έγκρισή του. Ο βασικός ρόλος στην προετοιμασία του εγγράφου ανατίθεται, φυσικά, στον επικεφαλής της ομάδας εργασίας (έργου). Το καθήκον αυτού του ειδικού είναι να εγείρει κρίσιμα ερωτήματα. Πρέπει να είναι σε θέση να παρουσιάσει ένα σαφές μοντέλο διαδικασίας. Κάθε συμμετέχων βλέπει την εικόνα με τα μάτια του. Πρέπει να υπάρχει κοινή αντίληψη. Κάθε συμμετέχων πρέπει να εξηγήσει την ευθύνη για τη δημιουργία των κανονισμών. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι ομάδες είναι δύσπιστες σχετικά με την εφαρμογή ενός τέτοιου εγγράφου. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα της διαδικασίας, η θέσπιση κανονισμών διαρκεί 4-12 μήνες.

Εισαγωγικά χαρακτηριστικά

Για να εισαγάγετε έναν νέο κανονισμό, πρέπει:

1. Αναγνώριση προηγούμενων εγγράφων ως μη έγκυρα.
2. Εισαγάγετε νέες τοπικές πράξεις για την ενεργοποίηση του κανονισμού.
3. Αναπτύξτε τα απαραίτητα έγγραφα για την εφαρμογή των εγκεκριμένων κανόνων.
4. Προτιμήστε ή εφαρμόστε νέες ενότητες αυτοματοποιημένων βάσεων πληροφοριών.
5. Δημιουργήστε φόρμες μη τυποποιημένων εγγράφων.
6. Αλλαγή ή συμπλήρωση προσωπικούπρόγραμμα.
7. Εύρεση υποψηφίων για νέες θέσεις, διορισμός ή μεταφορά εργαζομένων.
8. Διδάξτε στους ερμηνευτές τους νέους κανόνες.
9. Προβολή επικοινωνίας με τους εργαζόμενους.
10. Εκτέλεση δοκιμαστικής εφαρμογής του κανονισμού.
11. Διορθώστε το κείμενο με βάση τα αποτελέσματα της πειραματικής εκτέλεσης.
12. Κάντε πράξη την τελική έκδοση του εγγράφου.
13. Καθορισμός διαδικασιών για τον ποιοτικό έλεγχο του κανονισμού.

Αφού καθοριστούν τα μέτρα για την εφαρμογή του εγγράφου, ο διαχειριστής εκδίδει εντολή. Να σημειωθεί ότι λόγω της διάρκειας των εκδηλώσεων, η ημερομηνία έγκρισης και άμεσης έναρξης ισχύος του κανονισμού θα διαφοροποιηθεί. Ας εξετάσουμε περαιτέρω τα κύρια λάθη που κάνουν οι εργαζόμενοι κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου.

Ασυνέπεια με την πρακτική

Είναι σημαντικό να ανατεθεί η δημιουργία κανονισμών σε έναν υπάλληλο που σχετίζεται άμεσα με τις εργασιακές δραστηριότητες στην επιχείρηση. Ας υποθέσουμε ότι η οργάνωση έχει γίνει πολύ μεγάλη. Η ηγεσία μπορεί κάλλιστα να αντέξει οικονομικά να σχηματίσει μια ειδική υπηρεσία, τα καθήκοντα της οποίας θα περιλαμβάνουν την επίλυση προβλημάτων ανάπτυξης. Αντίστοιχα, το τμήμα θα ορίσει το καθήκον να περιγράψει όλες τις διαδικασίες της επιχείρησης. Αλλά ο σκοπός αυτού του γεγονότος δεν είναι σημαντικός για αυτούς. Εάν οι ρυθμίσεις γίνονται από άτομα που δεν εμπλέκονται σε πραγματικές δραστηριότητες, τότε ο υπάλληλος που το διαχειρίζεται δεν θα εκτελέσει το σχέδιο. Συνεπώς, το έγγραφο δεν έχει νόημα να λειτουργεί.

Έλλειψη ευελιξίας

Πολλοί υπεύθυνοι προσπαθούν για το μέγιστολεπτομέρεια. Αυτή η κατάσταση προκαλείται από άγνοια των διαφορών μεταξύ της προετοιμασίας των κανονισμών και της περιγραφής των πραγματικών διαδικασιών παραγωγής. Εάν το καθήκον είναι η αυτοματοποίηση των λειτουργιών, η λεπτομέρειά τους προορίζεται να βοηθήσει τους υπαλλήλους. Η ανάγκη για ρυθμίσεις προκύπτει όταν πολλά άτομα συμμετέχουν στην παραγωγή. Οι ενέργειές τους είναι συχνά διπλές, αλλά κάθε άτομο ερμηνεύει αυτήν ή εκείνη τη λειτουργία με τον δικό του τρόπο. Ο κανονισμός αποσκοπεί στην επίλυση διαφορών. Θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι οι υπάλληλοι του οργανισμού πρέπει να έχουν μια ορισμένη ελευθερία δράσης, επιτρέποντάς τους να λάβουν τη μία ή την άλλη απόφαση ανάλογα με την κατάσταση. Για παράδειγμα, ένας πελάτης μπορεί να απαντηθεί αμέσως αντί μετά από κάποιο χρονικό διάστημα.

Μεγάλος όγκος και πολυπλοκότητα κειμένου

Κανονισμοί που αποτελούνται από 5-7 σελίδες θεωρούνται βέλτιστοι. Ταυτόχρονα, το περιεχόμενό του θα πρέπει να είναι ευρύχωρο, αλλά σύντομο. Δεν συνιστάται η χρήση σύνθετων, πολυμερών προτάσεων. Το κείμενο πρέπει να είναι κατανοητό. Επιπλέον, θα πρέπει να προσέξετε τους όρους. Δεν πρέπει να αντικαθιστάτε τις έννοιες με συνώνυμα, να χρησιμοποιείτε συντομογραφίες χωρίς αποκωδικοποίηση.

Αλληλεπίδραση μεταξύ ασφάλειας πληροφοριών και τμημάτων πληροφορικής

Επί του παρόντος, σε πολλές επιχειρήσεις, οι επαφές αυτών των υπηρεσιών είναι πολύ δύσκολες. Οι δυσκολίες συνδέονται με εσωτερικές συγκρούσεις των τμημάτων πληροφορικής και ασφάλειας πληροφοριών. Υπάρχουν πολλές επιλογές για τη διασφάλιση της αποτελεσματικής συνεργασίας τους. Το πρώτο και απλούστερο είναι η παρουσία εργαζομένων (ένας ή περισσότεροι) που ειδικεύονται στην ασφάλεια πληροφοριών εντός της υπηρεσίας πληροφορικής. Κανόνες αλληλεπίδρασης μεταξύ τμημάτων πληροφορικής καιΤο IB σε αυτή την περίπτωση αντικατοπτρίζει τυπικές προσεγγίσεις συνεργασίας. Η οργάνωση της εργασίας πραγματοποιείται με βάση το επικρατέστερο στερεότυπο ότι η ασφάλεια των πληροφοριών αποτελεί μέρος της παροχής τεχνολογίας πληροφοριών. Εάν δεν υπάρχουν συγκρούσεις μεταξύ αυτών των υπηρεσιών στην επιχείρηση, τότε ο διευθυντής μπορεί να σκεφτεί να οργανώσει την υπηρεσία ασφάλειας πληροφοριών ως ξεχωριστή δομή του τμήματος IT. Ως εκ τούτου, θα είναι απαραίτητο να διατεθούν περισσότεροι πόροι, συμπεριλαμβανομένων των οικονομικών, για να διασφαλιστούν τέτοιες δραστηριότητες.

Τυπικό δείγμα

Οι Γενικές Διατάξεις καθορίζουν:

1. Ο σκοπός του εγγράφου. Κατά κανόνα, υπάρχει μια τέτοια φράση: "Ο παρών κανονισμός καθορίζει τη διαδικασία …".
2. Εύρος. Ο κανονισμός μπορεί να ισχύει για εργαζομένους ή εγκαταστάσεις.
3. Ρυθμιστικά έγγραφα σύμφωνα με τα οποία εκπονήθηκε η πράξη.
4. Κανόνες για έγκριση, προσαρμογή, ακύρωση κανονισμών.

Στην ενότητα "Όροι, συντομογραφίες, ορισμοί" δίνονται οι έννοιες που χρησιμοποιούνται στο έγγραφο. Όλες οι συντομογραφίες πρέπει να είναι γραμμένες. Οι όροι πρέπει να δίνονται με αλφαβητική σειρά. Κάθε έννοια υποδεικνύεται σε μια νέα γραμμή σε μονάδες. η. Ο ορισμός του όρου δίνεται χωρίς τη λέξη «αυτό», μέσω παύλας. Στην ενότητα "Περιγραφή διαδικασίας", δίνεται μια περιγραφή βήμα προς βήμα. Συνιστάται η εισαγωγή υποπαραγράφων. Κάθε ένα από αυτά θα αντιστοιχεί σε ένα συγκεκριμένο στάδιο. Στην ίδια ενότητα αναφέρονται οι εργαζόμενοι που εμπλέκονται στην εκτέλεση ορισμένων εργασιών. Δεν περιγράφονται μόνο οι ενέργειες, αλλά και τα αποτελέσματά τους.

Υπευθυνότητα και έλεγχος

Οι κανονισμοί πρέπει να περιέχουν ένδειξη της δυνατότητας επιβολής κυρώσεων σε άτομα που δεν συμμορφώνονται με τις διατάξεις. Η ευθύνη επιτρέπεται βάσει του νόμου. Μπορεί να είναι ποινικό, διοικητικό ή πειθαρχικό. Είναι υποχρεωτικό να αναγράφεται το ονοματεπώνυμο και η θέση του υπαλλήλου που παρακολουθεί την εφαρμογή των κανονισμών.