Ενδιαφερόμενοι του έργου. Συγγραφείς και υπεύθυνοι έργων

2024 Συγγραφέας: Howard Calhoun | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2023-12-17 10:23

Για να ανταγωνιστούν με επιτυχία στη σημερινή αγορά και να είναι επιτυχημένες στις προσπάθειές τους, πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν τη μέθοδο του έργου. Σας επιτρέπει να αποκτήσετε ένα τελικό προϊόν υψηλής ποιότητας σε περιορισμένο χρόνο. Για να κάνετε αυτή τη διαδικασία αποτελεσματική, πρέπει να γνωρίζετε την ουσία, τις ιδιαιτερότητες και τα χαρακτηριστικά εφαρμογής της.

Ορισμός της έννοιας

Η λέξη "project" προέρχεται από τα αγγλικά. έργο, από λατ. projectus «πεταχτεί προς τα εμπρός, προεξέχει» και έχει αρκετές σημασίες ανάλογα με την περιοχή στην οποία εφαρμόζεται. Στη διαχείριση, πρόκειται για μια επιχείρηση περιορισμένου χρόνου, σκοπός της οποίας είναι να δημιουργήσει ένα νέο, μοναδικό προϊόν, υπηρεσία ή αποτέλεσμα. Η υλοποίηση αυτού του συνόλου δραστηριοτήτων προβλέπει τη λήψη οφελών για τους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς του έργου (πελάτες, επενδυτές, προμηθευτές). Αυτή η μορφή εργασίας χρησιμοποιείται ευρέως από εταιρείες κατασκευών, μηχανικών, εταιρικού λογισμικού ή μάρκετινγκ, ορισμένες ομάδες ανθρώπων και επιτυχημένες εταιρείες καταφεύγουν σε αυτήν τη μέθοδο στις δραστηριότητές τους.προσωπικότητα.

Λειτουργίες

Είναι ένα έργο, όχι ένα σύνολο εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν, εάν η δραστηριότητα που πρόκειται να εκτελεστεί έχει ορισμένα χαρακτηριστικά, συγκεκριμένα:

• περιορίζεται χρονικά (μια εκδήλωση που συλλαμβάνεται έχει ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία λήψης του τελικού αποτελέσματος ή ως αποτέλεσμα αναμένεται ένα συγκεκριμένο προϊόν ή υπηρεσία);
• Η μοναδικότητα είναι ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά της υλοποίησής του, ενώ μπορεί να είναι νέα μόνο για τον διοργανωτή ή τους συμμετέχοντες στο έργο και όχι για όλους τους εργαζόμενους.
• όριο κεφαλαίων και άλλων πόρων που απαιτούνται για την εκτέλεση αυτής της διαδικασίας (χρόνος, χρήμα, εργασία, τεχνική υποστήριξη).

Στη ζωή ενός απλού ανθρώπου, ένα έργο μπορεί να είναι η μετακόμιση σε άλλη πόλη, η αγορά ενός νέου σπιτιού, η αναζήτηση εργασίας, η έναρξη μιας επιχείρησης κ.λπ., στις επιχειρήσεις είναι η δημιουργία ενός νέου προϊόντος, η επέκταση του αγορά, ξεκινώντας μια νέα διαφημιστική καμπάνια, δημιουργώντας νέες παραγωγικές δυνατότητες. Είναι αυτή η μέθοδος που σας επιτρέπει να κάνετε νέα βήματα στις δραστηριότητες οργανισμών ή ατόμων, έτσι ώστε οι ενδιαφερόμενοι του έργου να τη χρησιμοποιούν όταν αναπτύσσουν οποιεσδήποτε καινοτομίες.

Βασικοί συμμετέχοντες στη διαδικασία

Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει άτομα (οργανισμούς) που επωφελούνται άμεσα από την υλοποίηση της επιδιωκόμενης επιχείρησης. Αυτά περιλαμβάνουν:

• Εμπνευστές - άτομα που υποστηρίζουν την ανάγκη για ένα έργο. Μπορούν να είναι υπάλληλοι οποιουδήποτε επιπέδου εντός και εκτός της εταιρείας.
• Χορηγοί είναι κυρίως υπάλληλοι ανώτερωνσύνδεσμος της εταιρείας που επιβλέπουν την πορεία της από την πλευρά του πελάτη. Επιβλέπουν την υλοποίηση αυτού του συνόλου δραστηριοτήτων και παρέχουν πηγές χρηματοδότησης έργων, υλική και άλλα είδη υποστήριξης, καθώς και την απόκτηση των προγραμματισμένων οφελών για τον οργανισμό. Οι χορηγοί διορίζουν έναν διευθυντή που θα ηγείται της διαδικασίας, θα του παρέχει όλα τα απαραίτητα κεφάλαια και θα αναφέρει την πρόοδο των ενεργειών στα ανώτερα στελέχη (διευθύνων σύμβουλος, διοικητικό συμβούλιο κ.λπ.).
• Ο διαχειριστής έργου είναι ο υπεύθυνος για την υλοποίηση της συγκεκριμένης επιχείρησης. Τα καθήκοντά του είναι: ο έλεγχος της έγκαιρης επίτευξης του τελικού αποτελέσματος, η εξοικονόμηση του επιπέδου του ορίου των παρεχόμενων πόρων και η υψηλή ποιότητα του τελικού προϊόντος ή υπηρεσίας. Ασχολείται με το έργο σε καθημερινή βάση, διαχειρίζεται τις ενέργειες της ομάδας, ελέγχει την εκπλήρωση των καθορισμένων απαιτήσεων, λαμβάνει υπόψη και συμφωνεί με τις επιθυμίες όλων των ενδιαφερομένων και, εάν χρειάζεται, λαμβάνει βοήθεια από τον διαχειριστή ή ομάδα ειδικών που δημιουργήθηκε προσωρινά για την επίλυση των εργασιών.

Αυτοί οι συμμετέχοντες στο έργο γίνονται τελικά ιδιοκτήτες του τελικού προϊόντος (αποτέλεσμα), επομένως, υπαγορεύουν τις απαιτήσεις τους για το έργο, το χρηματοδοτούν επενδύοντας δικά τους ή εξωτερικά κεφάλαια και επίσης συνάπτουν συμβάσεις με αναδόχους που είναι απαραίτητοι για το προγραμματισμένο δραστηριότητες.

Πραγματοποιοί του σχεδίου

Μέλη της ομάδας σχεδίου είναι άτομα ή οντότητες που συμμετέχουν στην επιχείρηση ή εκείνα τα μέρη πουτων οποίων τα συμφέροντα μπορεί να επηρεαστούν από την επίτευξη του στόχου.

Ανάλογα με το βαθμό συμμετοχής σε αυτό το είδος δραστηριότητας, υπάρχουν τρεις κύριες ομάδες ομοϊδεατών:

• Η κύρια ομάδα είναι υπάλληλοι (οργανισμοί) που εμπλέκονται άμεσα στην υλοποίηση του σχεδίου.
• Ευρυμένη ομάδα - επαγγελματίες που παρέχουν έμμεσα επαγγελματική βοήθεια.
• Ενδιαφερόμενοι του έργου (εσωτερικοί και εξωτερικοί) - οργανισμοί ή εργαζόμενοι που επηρεάζουν τους εκπροσώπους της πρώτης και της δεύτερης ομάδας, ενώ δεν εμπλέκονται σε άμεση αλληλεπίδραση με τους άμεσους συμμετέχοντες. Κάνουν τις δικές τους προσαρμογές στην πορεία της διαδικασίας ή αισθάνονται άμεσα τον αντίκτυπο της εφαρμογής του σχεδίου στις δραστηριότητές τους.

Πιθανοί συμμετέχοντες στην επιχείρηση

Μερικές φορές εμπλέκονται εξωτερικά άτομα ή οργανισμοί για να πετύχουν αυτό το σύνολο εκδηλώσεων. Δηλαδή:

• Οι επενδυτές είναι άτομα που επενδύουν σε ένα έργο, για παράδειγμα, με τη μορφή δανείων. Μερικές φορές ο επενδυτής είναι ο πελάτης, διαφορετικά είναι τράπεζες, funds και άλλες μεγάλες εταιρείες.
• Εργολάβοι - μέρη που αναλαμβάνουν υποχρεώσεις να εκτελέσουν εργασίες σύμφωνα με τη συμφωνία (σύμβαση). Μπορεί να είναι είτε μέρος των εργασιών, είτε ολόκληρο το έργο. Αναθέστε τον κύριο ανάδοχο και τον υπεργολάβο, ο οποίος συνάπτει συμβατική σχέση μαζί του και παρέχει μέρος των συμφωνημένων υπηρεσιών.
• Προμηθευτές - ενδιαφερόμενοι φορείς του έργου, που παρέχουν στον πελάτη τα απαραίτητα υλικά, τεχνικό εξοπλισμό κ.λπ.
• Κυβερνητικά όργανα - ο διοικητικός μηχανισμός του οικισμού,που παρακολουθεί την εφαρμογή κοινωνικών, περιβαλλοντικών, κοινοτικών και κυβερνητικών απαιτήσεων.
• Καταναλωτές - άτομα που αγοράζουν τελικά προϊόντα ή χρησιμοποιούν το τελικό αποτέλεσμα που καθορίζει την επιθυμία για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία και παρέχει ζήτηση για αυτά.

Η δυνατότητα συμμετοχής αυτών των μερών στο έργο εξαρτάται από τον τύπο, τον τύπο, την κλίμακα και τον βαθμό πολυπλοκότητάς του. Η εργασία ενός μάνατζερ πρέπει απαραίτητα να καλύπτει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και να προβλέπει τον συντονισμό των απαιτήσεών τους.

Ποιος επιβλέπει τη διαδικασία;

Οι συντάκτες των έργων είναι, κατά κανόνα, ειδικοί (αρχιτέκτονες, σχεδιαστές, κατασκευαστές) και ο διαχειριστής διασφαλίζει την υλοποίηση της προγραμματισμένης επιχείρησης. Πρόκειται για υπάλληλο διευθυντικού επιπέδου, επικεφαλής του τμήματος. Στις αρμοδιότητές του περιλαμβάνονται η παρακολούθηση της έγκαιρης υλοποίησης του σχεδίου, η χρήση των διαθέσιμων πόρων και η ποιότητα του τελικού προϊόντος.

Η προτεραιότητα είναι η πρώτη πτυχή, καθώς σας επιτρέπει να αποφύγετε υπερβάσεις κόστους και προβλήματα κατά τη διάρκεια της εργασίας. Επομένως, κατά τη διαχείριση ενός έργου, η εστίαση είναι πάντα στο χρονοδιάγραμμα της επιχείρησης.

Λειτουργίες Project Manager

Η αποτελεσματικότητα της διαχείρισης επιχειρήσεων εξαρτάται άμεσα από τη σωστή κατανομή ισχύος μεταξύ απλών εκτελεστών, βασικών μελών της ομάδας και του διευθυντή. Οι εξουσίες και οι λειτουργικές αρμοδιότητες για το τελευταίο καθορίζονται είτε από τον πελάτη είτε από τον καταστατικό του έργου (εφόσον πραγματοποιείται εντός της εταιρείας).

ΚΟι κύριες αρμοδιότητες ενός διευθυντή περιλαμβάνουν:

• Οργανώστε τη δομή της ιδέας και σχηματίστε την ομάδα διαχείρισης της επιχείρησης.
• Αναζητήστε τα απαραίτητα κεφάλαια και πόρους για την υλοποίησή του.
• Ανάλυση του αντίκτυπου των ενδιαφερόμενων μερών του έργου στην πρόοδο της διαδικασίας.
• Εκπαίδευση του προσωπικού που είναι απαραίτητο για την ολοκλήρωση των εργασιών, τα κίνητρά τους.
• Διαμόρφωση των όρων αναφοράς και αρμοδιοτήτων για όλους τους συμμετέχοντες, καθορισμός του επιπέδου ευθύνης της ομάδας διαχείρισης έργου.
• Ανάπτυξη επιχειρηματικού σχεδίου και χρονοδιαγράμματος, υπολογισμός του προϋπολογισμού και κατάρτιση προϋπολογισμού, ανάλυση πιθανών κινδύνων και εύρεση τρόπων εξάλειψής τους.
• Παρακολούθηση της υλοποίησης όλων των τύπων εργασιών σύμφωνα με το σχέδιο.
• Υπογραφή συμβάσεων για την εκτέλεση εργασιών, παρακολούθηση της εκτέλεσής τους και έγκαιρο κλείσιμο.
• Δημιουργία επικοινωνίας μεταξύ της ομάδας διαχείρισης και άλλων συμμετεχόντων στο έργο.
• Λήψη υλικού αναφοράς και ανάλυσή τους.
• Επικοινωνία με τον πελάτη για την παροχή όλων των πληροφοριών που τον ενδιαφέρουν, καθώς και για την απόκτηση πληροφοριών σχετικά με τις επιθυμίες ή απαιτήσεις για το τελικό αποτέλεσμα.
• Παρακολούθηση της εργασίας όλων των συμμετεχόντων στο έργο και έγκαιρη λήξη της.

Το εύρος των λειτουργικών καθηκόντων ενός διευθυντή είναι αρκετά μεγάλο και μόνο με συγκεκριμένες γνώσεις και προσεκτική οργάνωση των δραστηριοτήτων του μπορεί να εξασφαλίσει την επιτυχία της επιχείρησης.

Ένωση καλλιτεχνών

Για την υλοποίηση του έργου, ο διαχειριστής δημιουργεί 2ομάδες εργαζομένων: ομάδα έργου και διευθυντικός σύνδεσμος. Το τελικό αποτέλεσμα εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ποιότητα της εργασίας που εκτελείται από αυτές τις δύο οργανωτικές δομές.

Ομάδα έργου - πρόκειται για ειδικούς ή/και οργανισμούς που εκτελούν εργασίες εντός της επιχείρησης και είναι υπεύθυνοι έναντι της διοίκησης για την εφαρμογή και την ποιότητά τους. Αυτή η ομάδα δημιουργείται για τη διάρκεια των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων. Μπορεί να περιλαμβάνει τόσο εσωτερικό όσο και προσελκόμενο εργατικό προσωπικό (ομάδες).

Η ομάδα διαχείρισης περιλαμβάνει υπαλλήλους της πρώτης ομάδας που σχετίζονται άμεσα με την επίβλεψη της διαδικασίας και τη λήψη διοικητικών αποφάσεων. Η επιτυχία της επιχείρησης, ο αριθμός των κινδύνων και των προβλημάτων που προκύπτουν κατά την επίλυση προβλημάτων εξαρτώνται από το πώς ο διευθυντής επιλέγει σωστά τους ερμηνευτές σε αυτήν την ομάδα.

Οι υπάλληλοι του διευθυντικού επιπέδου, όπως κανένας άλλος, είναι υπεύθυνοι για την υλοποίηση του πεδίου εργασίας τους, η κλίμακα του οποίου μπορεί να είναι διαφορετική: από την προετοιμασία ενός εγγράφου έως ένα ολοκληρωμένο υποέργο. Μερικές φορές ο επικεφαλής της επιχείρησης συγκεντρώνει μια ομάδα βασικού προσωπικού (υποομάδα), η οποία σχηματίζεται σύμφωνα με τα πακέτα των απαραίτητων εργασιών ή υποέργων.

Για να διασφαλιστεί η έγκαιρη εφαρμογή του καθορισμένου σχεδίου, είναι απαραίτητο κάθε εργαζόμενος να γνωρίζει το εύρος των λειτουργικών του καθηκόντων, τις απαιτήσεις για την εργασία που εκτελείται, το επίπεδο προσωπικής ευθύνης, το χρονοδιάγραμμα και τις μορφές αναφορά για τις δραστηριότητές τους.

Εντοπισμός των ενδιαφερομένων στο έργο

Οποιοδήποτε σύνολο ενεργειών στοχεύει στην επίτευξη του τελικού αποτελέσματος. Το τελικό προϊόν είναι το όραμα του πελάτη. Όταν ξεκινάτε μια εκδήλωση, είναι δύσκολο να πούμε εάν το αποτέλεσμα θα ανταποκριθεί στις προσδοκίες. Για να είναι επιτυχής ο σχεδιασμός, πρέπει να εντοπιστούν οι πηγές αβεβαιότητας. Συχνά οι λόγοι για την αποτυχία είναι οι χαμένες προσδοκίες από το έργο, το οποίο πρέπει να κάνει αλλαγές στην πορεία της εργασίας. Οι εμπνευστές τέτοιων αλλαγών είναι συχνά ενδιαφερόμενοι φορείς του έργου. Ένα παράδειγμα θα ήταν οι χορηγοί, οι προμηθευτές, οι αρχές κ.λπ. Έχουν το δικαίωμα να υποβάλλουν τις επιθυμίες τους για αποτελέσματα, τα οποία μπορεί να διαφέρουν μεταξύ τους.

Εάν τα παραπάνω πρόσωπα ή οργανισμοί μπορούν να επηρεάσουν την πορεία του έργου και ο διευθυντής δεν το γνώριζε ή δεν το έλαβε υπόψη, τότε η παρέμβασή τους θα αλλάξει την πορεία ολόκληρης της προγραμματισμένης επιχείρησης και θα έχει για να κάνετε προσαρμογές στην πορεία. Δεν πρέπει να υπάρχουν ελλείψεις στη δουλειά ενός διευθυντή.

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για τον εντοπισμό αντιπροσώπων ή εταιρειών για τις οποίες η υλοποίηση της πρόθεσης μπορεί να έχει τη σημασία της:

• Ταξινόμηση, δηλαδή ξεχωρίζοντας όλες τις επιχειρήσεις, ομάδες, πρόσωπα που έχουν οποιαδήποτε σχέση με το έργο. Αυτό περιλαμβάνει: χορηγούς, πελάτες, προμηθευτές, χρήστες προϊόντων, διευθυντές, ανταγωνιστές, στελέχη, επιχειρηματικούς εταίρους, μέσα ενημέρωσης, αρχές κ.λπ. Εδώ συντάσσεται μια πλήρης λίστα όλων των πιθανών ενδιαφερόμενων μερών και εάν καθορίζεται κάποιο όφελος για αυτούς.
• Υποψηφιότητα, η ουσία της οποίας είναι ότι ο ηγέτης καθορίζει τον κύριο ενδιαφερόμενο, για παράδειγμα, τον χορηγό, τον επικεφαλής της εταιρείας, ο οποίος καταρτίζει έναν κατάλογο όλων των συμμετεχόντων, στην ισχύ τουεπηρεάζουν την πορεία της επιχείρησης.
• Τεκμηρίωση μελέτης.

Η επιτυχία της επιχείρησης και ο αριθμός των προβλημάτων που προκύπτουν εξαρτώνται από την πληρότητα του ορισμού των ενδιαφερόμενων μερών του έργου.

Έλεγχος στην εφαρμογή του σχεδίου

Η εκπλήρωση του σχεδίου παρακολουθείται με τη διεξαγωγή συναντήσεων ομάδας, τα μέλη της οποίας παρέχουν πληροφορίες για τον όγκο της εργασίας που εκτελείται και ταυτόχρονα υποδεικνύουν πόσο χρόνο χρειάζεται ακόμα για την έγκαιρη ολοκλήρωση των εργασιών. Αυτά τα δεδομένα ελέγχονται σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα του ημερολογίου. Εάν προβλέπεται καθυστέρηση, τότε εξετάζονται διάφορες επιλογές για την επίλυση του προβλήματος και μία από αυτές λαμβάνεται για εκτέλεση. Με τους ίδιους τρόπους, το ζήτημα επιλύεται με απόκλιση από το ύψος των παρεχόμενων κεφαλαίων και πόρων, καθώς και από το τελικό επίπεδο ποιότητας.

Η υλοποίηση του έργου είναι ένας καλός τρόπος για οργανισμούς των οποίων οι δραστηριότητες στοχεύουν στην ανάπτυξη της εταιρείας. Η γνώση των στοιχείων της διαδικασίας σχεδιασμού σάς επιτρέπει να έχετε καλά αποτελέσματα με ελάχιστο κόστος σε σύντομο χρονικό διάστημα και η συντονισμένη αλληλεπίδραση με τους ενδιαφερόμενους φορείς του έργου ανοίγει νέους ορίζοντες για την επιχειρηματική δραστηριότητα.